Não pare! Aprenda a gerenciar seus negócios enquanto estiver de férias

1. Se você é proprietário de uma pequena empresa, planeje suas férias com antecedência
2. Prepare sua equipe para gerenciar negócios remotamente
3. Delegue responsabilidades pelo período de sua ausência
4. Programe as atividades com antecedência
5. Não defina os prazos para o período de férias
6. Defina a comunicação com sua equipe
7. Informe seus clientes com antecedência
8. Use ferramentas técnicas para ficar atento
9. Prepare-se para emergências

Ferramentas úteis:
1. Newoldstamp - Marketing de assinatura de e-mail
2. SendGrid - Criador e remetente de e-mail
3. Boomerang - Ferramenta para agendamento de emails
4. Mailtrack - O link de e-mail abre o rastreamento
5. Canva - Ferramenta online para fazer desenhos

“Eu não tiro férias há cinco anos” – é uma história típica que se pode ouvir de um pequeno empresário , fundador ou gerente de nível C. Os argumentos usuais são “é irresponsável deixar o negócio sem gerenciamento” e “e se algo acontecer e eu não estiver lá para agir?”

Ainda assim, somos todos humanos e simplesmente precisamos descansar de vez em quando. Não apenas a cada cinco anos, mas regularmente. Sem essa recarga, é provável que nos esgotemos, gestores ou não. Além disso, se uma empresa não pode sobreviver algumas semanas sem sua alta administração, então qual é a utilidade de sua equipe?

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Se tirar férias por uma ou duas semanas parece algo que você não pode pagar, isso geralmente se deve a um (ou mais) dos seguintes motivos:

• Você faz tudo sozinho
• Você não pode delegar
• Você não confia em sua equipe para tomar decisões
• Há algo errado com a comunicação dentro da sua empresa
• Você tem muito medo de que algo possa dar errado na sua ausência
• Há muito poucas pessoas em sua empresa e você está ativamente envolvido na maioria dos processos de negócios
• Seu negócio é muito jovem
• Você é o único funcionário da sua empresa

A menos que seu motivo para não tirar férias seja um dos três últimos, você está apenas dando desculpas em vez de ser um bom gerente.

De qualquer forma, sair de férias requer preparação e disponibilidade – pelo menos parcial – durante o tempo de folga. Se você quiser aproveitar suas férias E trabalhar remotamente ao mesmo tempo, vamos ver o que você precisa cuidar.

Se você é proprietário de uma pequena empresa, planeje suas férias com antecedência

Em primeiro lugar, planeje suas férias com antecedência. Seria irresponsável de sua parte deixar tudo como está e continuar aproveitando o tempo livre.

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Permita-se algum tempo antes das férias para resolver as coisas e limpar sua agenda:

• Certifique-se de revisar seu calendário e escolher o horário em que nenhuma atividade está planejada. Pelo menos, certifique-se de que você pode mover alguns deles para mais tarde.
• Avise sua equipe sobre seus planos de férias, para que não seja surpresa para eles. Certifique-se de que seu próximo responsável esteja trabalhando durante o tempo de sua ausência.
• Entre em contato com os clientes que você está gerenciando, bem como com seus parceiros de negócios, e conte a eles sobre o período OOO planejado.

Para minimizar os riscos associados à sua ausência, o melhor conselho seria planejar suas férias para o período mais lento para o seu negócio. Se isso coincidir com os feriados, certifique-se de que pelo menos alguém possa ficar no comando.

Prepare sua equipe para gerenciar negócios remotamente

Tenha uma conversa aberta com seus funcionários sobre resolução de problemas e tomada de decisões. Pergunte a eles o que eles fariam em uma determinada situação se você não estivesse por perto. Você pode ouvir algumas boas respostas e ideias. Melhor começar a ter essas conversas desde o início, para que a equipe esteja pronta para sua ausência.

Seria melhor não tirar férias longas de uma vez. Tire alguns dias de folga quando estiver tendo reuniões ou simplesmente trabalhe em casa. Veja como vai e como os problemas são resolvidos. Se tudo correr bem sem seus participantes ativos, a equipe pode estar pronta para as férias de seu chefe.

Delegue responsabilidades pelo período de sua ausência

Se você acha que delegar não funciona, está enganado. Os melhores gerentes são pessoas que delegam grande parte de seu trabalho a outras pessoas, em vez de fazer tudo por conta própria.

Para começar a delegar responsabilidades, primeiro você precisa identificar e listar suas atividades. Priorize-os e pense em quem mais pode fazer essas tarefas.

Para começar, atribua a segunda pessoa responsável que administrará o negócio em vez de você. Pode ser seu assistente pessoal ou seu cofundador, ou qualquer um dos gerentes de nível C em seu conselho.

Melhor ainda é delegar responsabilidades pelo período de sua ausência a pessoas diferentes. No entanto, certifique-se de não sobrecarregá-los com trabalho extra e certifique-se de que eles estejam confortáveis ​​com seus papéis temporários. Para lhe dar algumas ideias, escolha as seguintes pessoas da sua equipe:

• Alguém responsável pelos clientes
• Alguém responsável por parceiros de negócios
• Alguém responsável pelo roteiro
• Alguém responsável pelos assuntos relacionados ao escritório
• Alguém responsável pela comunicação com os usuários

Programe as atividades com antecedência

Você pode fazê-lo nas seguintes etapas:

• Dê uma olhada cuidadosa no seu calendário e veja o que você planejou.
• Priorize as atividades.
• Programe as atividades mais urgentes ou essenciais para o período anterior às férias planejadas.
• Adie os menos importantes para quando você voltar.
• Compartilhe sua agenda com sua equipe e/ou seu segundo em comando.

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Dessa forma, você terá a certeza de supervisionar as questões mais prementes e não deixará de tomar decisões. Caso surjam novas atividades durante as férias, você pode delegá-las aos seus funcionários ou tentar transferi-las para depois de voltar das férias.

Não defina os prazos para o período de férias

É importante que você não defina os marcos de desenvolvimento importantes para o período após as férias. Isso provavelmente exigiria sua aprovação, e você não quer acabar passando a maior parte de suas férias trabalhando. Portanto, tente cumprir os prazos antes ou depois de sair de férias.

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Se você adiou alguns prazos, certifique-se de ter tempo suficiente para cumpri-los depois de voltar. Lembre-se de que voltar ao trabalho requer algum tempo de adaptação, o que significa que os primeiros dias não serão tão produtivos quanto você gostaria que fossem.

Defina a comunicação com sua equipe

É importante que você mantenha uma comunicação aberta com sua equipe desde o início. Todas as atividades de negócios devem ser transparentes e discutíveis dentro de sua equipe. É assim que você os prepara para tomar decisões e assumir responsabilidades.

Depois de planejar um tempo de ausência, defina uma política de comunicação para o tempo de sua ausência. Combine os horários em que você terá uma chamada de equipe ou quando será mais provável que você responda a e-mails e mensagens.

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Se você ainda tem medo de que sua decisão seja muito necessária durante suas férias, fique disponível para comunicação. Agora você pode ter acesso à Internet quase de qualquer lugar do mundo, então não deve ser um problema, a menos que seu tipo de férias seja montanhismo. Na maioria dos casos, você poderá agendar seus horários on-line quando sua equipe puder entrar em contato com você.

Esteja disponível durante os horários acordados e deixe claro que seus funcionários podem entrar em contato com você em caso de dúvidas urgentes. É importante discutir com eles casos em que eles devem confiar em si mesmos para tomar decisões e quando devem entrar em contato com você. Certifique-se de que eles não dependem apenas da sua opinião. Caso contrário, só estragaria suas férias.

Informe seus clientes com antecedência

Cuide de informar seus clientes de suas férias com bastante antecedência. Seria melhor contatá-los alguns meses antes de suas férias. Tente não adiar isso até um mês antes dos feriados planejados.

Ao se comunicar com os clientes sobre suas férias:

• Diga-lhes as datas de suas férias.
• Pergunte se eles precisam de algo de você que você precisaria fazer antes de viajar.
• Não se esqueça de apresentá-los a uma pessoa que será responsável na sua ausência.
• Forneça uma opção de emergência (como um número de telefone pessoal para ligar).

Não se esqueça de entrar em contato com seus clientes pouco antes de suas férias para lembrá-los das datas em que você estará ausente.

Use ferramentas tecnológicas para ficar atento

Como muitas vezes não é possível ficar longe de qualquer trabalho durante as férias quando você é a pessoa que administra o negócio , configure um ambiente para trabalho remoto. Instale todas as ferramentas essenciais em seu smartphone ou tablet, o que você vai usar para o trabalho. Você também pode configurar notificações para todas as suas ferramentas para não perder nada importante.

Aqui estão as ferramentas que você provavelmente precisará:

• Ferramentas de comunicação

Configure sua mensagem OOO em seu e-mail, para que as pessoas não esperem uma resposta imediata de você. Mencione os responsáveis ​​e diga como você pode ser contatado em caso de emergência. Você pode alterar sua assinatura comercial para isso.

Certifique-se de que seu telefone tenha todos os aplicativos de comunicação essenciais instalados (Skype, Slack etc.), para que você possa se comunicar com sua equipe em tempo real.

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• Ferramentas de gerenciamento de projetos

Quais ferramentas de gerenciamento de projetos você está usando? O Jira ou o Confluence podem ser muito complexos para gerenciar seus negócios a partir de um smartphone (caso você vá usar um para o trabalho), então considere usar algo mais amigável, como Trello ou Evernote.

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• Calendário

Certifique-se de que seus calendários estejam sincronizados com sua conta de e-mail e ferramentas de gerenciamento de projetos. Acompanhe o que está acontecendo verificando os calendários diariamente.

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• Ferramentas de relatórios

Como você vai se manter atualizado sobre o que foi feito dentro de um determinado período de tempo? Sua equipe pode usar planilhas, quadros kanban, painéis em tempo real, etc. Ou você pode simplesmente pedir ao seu segundo em comando que lhe envie um breve resumo por e-mail no final de cada dia.

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• Ferramentas de agendamento para mídias sociais

Se você estiver usando suas contas sociais para divulgar sua empresa ou interagir com clientes e consumidores, é importante usar ferramentas de agendamento como Hootsuite ou Buffer. Com eles, você não precisará estar online o tempo todo, mantendo sua presença social. No entanto, certifique-se de que as pessoas que se envolvem com você não fiquem sem uma resposta.

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Prepare-se para emergências

Não importa o quão bem você planejou tudo, há certas coisas que permanecem além do seu controle. Agora é a hora de se questionar: Qual é o seu maior medo? O que pode acontecer na empresa na pior das hipóteses? O que pode dar errado que exigirá ação imediata da pessoa responsável? Você pode pensar nesses cenários e fornecer à sua equipe instruções claras sobre como reagir.

Além de desastres naturais (inundações) ou danos não intencionais causados ​​pelo homem (incêndios), ainda há coisas menos catastróficas que podem ocorrer, como falta de energia ou perda de conectividade. Certifique-se de que os telefones dos respectivos provedores de serviço e manutenção estejam ao alcance de todos para que o problema possa ser resolvido o mais rápido possível.

Resumo

Você não deve se preocupar muito quando sair de férias. Basta planejar com antecedência e garantir que as principais responsabilidades sejam divididas entre os funcionários. Muito provavelmente, você voltará agradavelmente surpreso com o desempenho de sua equipe.

Se você é, no entanto, o principal tomador de decisões na empresa, sair de férias sem qualquer possibilidade de contato é provavelmente uma irresponsabilidade. Planeje estar on-line nos horários combinados e esteja pronto para ter a mão no telefone. Ainda assim, tente resistir à tentação de administrar os negócios como de costume durante as férias.

É importante manter um equilíbrio entre vida profissional e pessoal, o que significa tirar algum tempo fora do trabalho e se concentrar em outras coisas: viajar, ler, caminhar, relaxar, meditar, o que você quiser. Tenha em mente que tirar férias é essencial não apenas para sua própria saúde, mas para a saúde do seu negócio.