¡No te detengas! Aprenda a administrar su negocio mientras está de vacaciones

1. Si es dueño de una pequeña empresa, planifique sus vacaciones con anticipación
2. Prepara a tu equipo para gestionar negocios de forma remota
3. Delega responsabilidades para el período de tu ausencia
4. Programa las actividades con anticipación
5. No fijes los plazos para el periodo vacacional
6. Establece la comunicación con tu equipo
7. Informa a tus clientes con antelación
8. Usa herramientas tecnológicas para estar al día
9. Prepárate para emergencias

Herramientas útiles:
1. Newoldstamp - Marketing de firma de correo electrónico
2. SendGrid: generador y remitente de correo electrónico
3. Boomerang - Herramienta para programar correos electrónicos
4. Mailtrack: el enlace del correo electrónico abre el seguimiento
5. Canva - Herramienta online para hacer diseños

“No he tenido vacaciones en cinco años”, es una historia típica que uno puede escuchar del propietario de una pequeña empresa , fundador o gerente de nivel C. Los argumentos habituales son "es irresponsable dejar el negocio sin gestionar" y "¿y si pasa algo y no estoy allí para tomar medidas?"

Aún así, todos somos humanos, y simplemente necesitamos descansar de vez en cuando. No solo cada cinco años, sino regularmente. Sin esta recarga, es probable que nos quememos, seamos gerentes o no. Además, si una empresa no puede sobrevivir unas pocas semanas sin su alta dirección, ¿de qué sirve su equipo?

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Si tener unas vacaciones de una semana o dos parece algo que no puede pagar, generalmente se debe a una (o más) de las siguientes razones:

• haces todo tu mismo
• No puedes delegar
• No confías en tu equipo para tomar decisiones
• Hay algo mal con la comunicación dentro de su empresa
• Tienes demasiado miedo de que algo pueda salir mal en tu ausencia.
• Hay muy pocas personas en su empresa y usted participa activamente en la mayoría de los procesos comerciales
• Tu negocio es demasiado joven
• Eres el único empleado de tu empresa.

A menos que su razón para no tomarse unas vacaciones sea alguna de las tres últimas, simplemente está poniendo excusas en lugar de ser un buen gerente.

En cualquier caso, ir de vacaciones requiere preparación y tu disponibilidad, al menos parcial, durante el tiempo libre. Si quieres disfrutar de tus vacaciones Y trabajar a distancia al mismo tiempo, veamos de qué te tienes que encargar.

Si es propietario de una pequeña empresa, planifique sus vacaciones con anticipación

En primer lugar, planifique sus vacaciones con anticipación. Sería irresponsable de tu parte dejar todo como está y seguir disfrutando del tiempo libre.

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Permítase algo de tiempo antes de las vacaciones para arreglar las cosas y despejar su agenda:

• Asegúrese de revisar su calendario y elegir el momento en que no hay actividades planificadas. Al menos, asegúrese de que puede mover algunos de ellos más adelante.
• Avisa a tu equipo de tus planes de vacaciones, para que no les sorprenda. Asegúrese de que su próxima persona a cargo esté trabajando durante el tiempo de su ausencia.
• Comuníquese con los clientes que está administrando, así como con sus socios comerciales, e infórmeles sobre su período OOO planificado.

Para minimizar los riesgos asociados con su ausencia, el mejor consejo sería planificar sus vacaciones para el momento más lento para su negocio. Si eso coincide con los días festivos, asegúrese de que al menos alguien pueda quedar a cargo.

Prepare a su equipo para administrar negocios de forma remota

Tenga una conversación abierta con sus empleados sobre la resolución de problemas y la toma de decisiones. Pregúntales qué harían en una situación determinada si no estuvieras presente. Es posible que escuche algunas buenas respuestas e ideas. Mejor empieza a tener estas conversaciones desde el principio, para que el equipo esté preparado para tu ausencia.

Sería mejor no tomarse unas largas vacaciones de golpe. Tómate unos días libres cuando tengas reuniones o simplemente trabajes desde casa. Vea cómo va y cómo se resuelven los problemas. Si todo funciona sin problemas sin sus participantes activos, el equipo podría estar listo para las vacaciones de su jefe.

Delegar responsabilidades para el período de su ausencia

Si crees que delegar no funciona, te equivocas. Los mejores gerentes son personas que delegan una gran parte de su trabajo a otros en lugar de hacerlo todo por su cuenta.

Para comenzar a delegar responsabilidades, primero debe identificar y enumerar sus actividades. Priorícelos y piense en quién más puede hacer estas tareas en su lugar.

Para empezar, asigne a la segunda persona a cargo que administrará el negocio en su lugar. Puede ser su asistente personal o su cofundador, o cualquiera de los gerentes de nivel C de su directorio.

Aún mejor es delegar responsabilidades por el período de su ausencia a diferentes personas. Sin embargo, asegúrese de no sobrecargarlos con trabajo adicional y asegúrese de que se sientan cómodos con sus roles temporales. Para darte algunas ideas, elige a las siguientes personas de tu equipo:

• Alguien responsable de los clientes.
• Alguien responsable de los socios comerciales
• Alguien responsable de la hoja de ruta
• Alguien responsable de los asuntos relacionados con la oficina.
• Alguien responsable de la comunicación con los usuarios.

Programar actividades con anticipación

Puedes hacerlo en los siguientes pasos:

• Mire cuidadosamente su calendario y vea lo que ha planeado.
• Priorizar las actividades.
• Programe las actividades más urgentes o esenciales para el período anterior a sus vacaciones planificadas.
• Aplaza las menos importantes para cuando estés de vuelta.
• Comparta su horario con su equipo y/o su segundo al mando.

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De esta manera, estará seguro de supervisar los asuntos más apremiantes y no se perderá la toma de decisiones. En caso de que surjan nuevas actividades durante sus vacaciones, puede delegarlas a sus empleados o tratar de trasladarlas después de que haya regresado de las vacaciones.

No fijar los plazos para el periodo vacacional

Es importante que no establezca hitos de desarrollo importantes para el período posterior a sus vacaciones. Lo más probable es que requieran tu aprobación y no querrás pasar la mayor parte de tus vacaciones trabajando. Por lo tanto, trate de cumplir con los plazos antes o después de irse de vacaciones.

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Si ha pospuesto algunos plazos, asegúrese de tener suficiente tiempo para cumplirlos cuando regrese. Recuerda que volver al trabajo requiere un tiempo de adaptación, lo que significa que los primeros días no serán tan productivos como te gustaría que fueran.

Establece la comunicación con tu equipo

Es importante que mantenga una comunicación abierta con su equipo desde el principio. Todas las actividades comerciales deben ser transparentes y discutibles dentro de su equipo. Así los preparas para tomar decisiones y asumir responsabilidades.

Una vez que haya planeado un tiempo fuera, establezca una política de comunicación para el tiempo de su ausencia. Acuerde los momentos en los que tendrá una llamada de equipo o cuándo será más probable que responda a correos electrónicos y mensajes.

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Si todavía tiene miedo de que su decisión sea muy necesaria durante sus vacaciones, esté disponible para la comunicación. Ahora puede tener acceso a Internet casi desde cualquier parte del mundo, por lo que no debería ser un problema a menos que su tipo de vacaciones sea el montañismo. En la mayoría de los casos, podrá programar sus horarios en línea cuando su equipo pueda comunicarse con usted.

Esté disponible durante los horarios acordados y deje en claro que sus empleados pueden comunicarse con usted con respecto a cualquier pregunta urgente. Es importante discutir con ellos los casos en los que deben confiar en sí mismos para tomar decisiones y cuándo deben comunicarse con usted. Asegúrese de que no dependan únicamente de su opinión. De lo contrario, solo arruinaría sus vacaciones.

Informa a tus clientes con antelación

Ocúpate de informar a tus clientes de tus vacaciones con suficiente antelación. Lo mejor sería ponerse en contacto con ellos unos meses antes de sus vacaciones. Trate de no posponer esto hasta un mes antes de las vacaciones previstas.

Al comunicarse con los clientes con respecto a sus vacaciones:

• Diles las fechas de tus vacaciones.
• Pregúnteles si necesitan algo de usted que usted deba hacer antes de irse.
• No olvides presentarles a una persona que se hará cargo en tu ausencia.
• Proporcióneles una opción de emergencia (como un número de teléfono personal para llamar).

No olvides hacer un seguimiento con tus clientes poco antes de tus vacaciones para recordarles las fechas en las que estarás fuera.

Usa herramientas tecnológicas para estar al tanto

Debido a que a menudo no es posible mantenerse alejado de ningún trabajo durante las vacaciones cuando usted es la persona que dirige el negocio , configure un entorno para el trabajo remoto. Instala todas las herramientas esenciales en tu smartphone o tablet, cualquiera que vayas a utilizar para el trabajo. También puede configurar notificaciones para todas sus herramientas para que no se pierda nada importante.

Estas son las herramientas que probablemente necesitará:

• Herramientas de comunicación

Configure su mensaje OOO en su correo electrónico, para que las personas no esperen una respuesta inmediata de su parte. Mencione a los responsables y diga cómo se le puede contactar en caso de emergencia. Puede cambiar la firma de su negocio para eso.

Asegúrese de que su teléfono tenga todas las aplicaciones de comunicación esenciales instaladas (Skype, Slack, etc.), para que pueda comunicarse con su equipo en tiempo real.

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• Herramientas de gestión de proyectos

¿Qué herramientas de gestión de proyectos está utilizando? Jira o Confluence pueden ser demasiado complejos para administrar su negocio desde un teléfono inteligente (en caso de que vaya a usar uno para el trabajo), así que considere usar algo más amigable, como Trello o Evernote.

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• Calendario

Asegúrese de que sus calendarios estén sincronizados con su cuenta de correo electrónico y herramientas de gestión de proyectos. Mantenga un registro de lo que está sucediendo consultando los calendarios diariamente.

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• Herramientas de informes

¿Cómo va a mantenerse actualizado sobre lo que se ha hecho dentro de un cierto período de tiempo? Su equipo puede usar hojas de cálculo, tableros kanban, tableros en tiempo real, etc. O simplemente puede pedirle a su segundo al mando que le envíe un breve resumen por correo electrónico al final de cada día.

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• Herramientas de programación para redes sociales

Si está utilizando sus cuentas sociales para dar a conocer su empresa o interactuar con clientes y clientes, es importante que utilice herramientas de programación como Hootsuite o Buffer. Con ellos, no tendrás que estar en línea todo el tiempo, mientras mantienes tu presencia social. Sin embargo, asegúrese de que las personas que interactúan con usted no se queden sin una respuesta.

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Prepárate para emergencias

No importa qué tan bien hayas planeado todo, hay ciertas cosas que quedan fuera de tu control. Ahora es el momento de cuestionarte: ¿Cuál es tu mayor miedo? ¿Qué puede pasar en la empresa en el peor de los casos? ¿Qué puede salir mal que requerirá una acción inmediata de la persona a cargo? Es posible que desee pensar en tales escenarios y proporcionar a su equipo instrucciones claras sobre cómo reaccionar.

Además de los desastres naturales (inundaciones) o los daños no intencionales causados ​​por el hombre (incendios), aún pueden ocurrir cosas menos catastróficas, como una escasez de energía o una pérdida de conectividad. Asegúrese de que los teléfonos de los respectivos proveedores de servicio y mantenimiento estén al alcance de todos para que el problema se pueda solucionar lo más rápido posible.

Resumen

No debe preocuparse demasiado cuando se va de vacaciones. Simplemente planifique con anticipación y asegúrese de que las responsabilidades principales se dividan entre los empleados. Lo más probable es que regreses gratamente sorprendido por el desempeño de tu equipo.

Sin embargo, si usted es el principal responsable de la toma de decisiones en la empresa, irse de vacaciones sin ninguna posibilidad de contactarlo es probablemente una irresponsabilidad. Planee estar en línea a las horas acordadas y prepárese para tener su mano en su teléfono. Aún así, trate de resistir la tentación de manejar el negocio como de costumbre mientras está de vacaciones.

Es importante mantener un equilibrio entre el trabajo y la vida, lo que significa tomarse un tiempo libre del trabajo y concentrarse en otras cosas: viajar, leer, caminar, relajarse, meditar, lo que sea. Tenga en cuenta que tomar vacaciones es esencial no solo para su propia salud sino también para la salud de su negocio.