Bir Digital Signage RFP'sini mi Düşünüyorsunuz? Yapma!

Dürüst olalım: RFP'ler, dahil olan herkes için biraz korkunç.

Teklif Talepleri, her büyüklükteki kuruluş için teknoloji sağlayıcıları bulmak ve seçmek için uzun süredir başvurulan bir süreç olmuştur. Ancak zaman alıcıdırlar, aşırı bürokratiktirler ve çoğu zaman en uygun çözümü ve sağlayıcıyı keşfetmede o kadar etkili değildirler.

Bir RFP bir yapı ve disiplini zorunlu kılabilirken, gönderimlerin değerlendirilme ve puanlanma şekli nedeniyle yanlış satıcının seçilmesine neden olabilir. RFP'ler, aynı zamanda, işe yarayabilecek ya da yürümeyebilecek bir fırsata yanıt vermek için gereken tüm zaman nedeniyle, en uygun satıcıları işin peşinden koşmaktan bile vazgeçirebilir. Hatta gerçek ol.

Dijital tabela teknolojisini ilk kez kullanan bir son kullanıcıysanız veya halihazırda sahip olduklarınızı değiştirmek veya yenilemek istiyorsanız, bir RFP yapmanın bir çözüme ulaşmanın en iyi yolu olup olmadığı konusunda iyi ve sert bir düşünün. İhtiyacınız olanı bulmanın çok daha az emek yoğun yolları vardır ve bunlar muhtemelen doğru seçeneği belirlemenize yardımcı olmada daha etkili olacaktır.

RFP'leri zorunlu kılan katı satın alma süreçlerine sahip büyük bir şirket veya devlet kuruluşu için çalışıyorsanız, iyi… Godspeed. Yapıyorsun.

Ama değilse, biraz daha kolay yollara bakalım.

İlk olarak, RFP'ler hakkında bazı katı gerçekler şunlardır:

• Alıcılar onlara güvenme eğiliminde değildir. Doğru ya da yanlış, RFP'lerin zaten tercih edilen satıcılara çarpıtıldığından veya hatta RFP sorularının satıcılar tarafından zaten son kullanıcıyla sıkı sıkıya bağlı olduğundan endişeleniyorlar;
• Alıcılar ayrıca RFP'den ve sürecinin yalnızca optik alıştırmalar olduğundan ve kararın çoktan verilmiş olduğundan endişeleniyor (ancak "kurallar", fırsatın birden fazla satıcının önüne konması gerektiğini söylüyor);
• Alıcılar, fırsatın boyutuna bakar ve bunu bir yanıt oluşturmak için gereken süreye karşı tartar. Çoğu durumda, satış direktörleri bunun yerine çalışanlarını gerçek şansları olduğunu bildikleri fırsatların peşinden koşmaya odaklamayı tercih edeceklerdir;
• RFP belgesinin boyutu, yanıt alma olasılığı ile doğrudan ilişkili olabilir. Başka bir deyişle, RFP sonsuz sorularla dolu 100'den fazla sayfalık bir belgeyse, birçok satıcı başarılı olacaktır. RFP soru listesi kısaysa ve sorulan sorular yerinde ve akıllıysa, daha fazla satıcı yanıt verecektir;
• RFP, düzinelerce potansiyel sağlayıcı arasında geniş bir ağ oluşturursa, satıcılar bunun sadece bir balık avı gezisi olduğunu düşünecek ve RFP'yi yayınlayan kişiler, yığını aşmaya çalışarak saat 3'te yanıtları okuyacak. Kimse kazanmaz.

Daha İyi Bir Yolu Var…

Teknoloji açısından neyin gerekli olduğu ve bunun kuruluş içinde nasıl çalışacağı hakkında çok net ve net bir anlatı geliştirin. Teknolojinin ne yapması gerektiğini anlamak istiyorsunuz, ancak daha da önemlisi, nasıl yönetileceğini tam olarak tanımlamanız gerekir.

Örneğin, şirket yazılımı satın alıp kendi güvenlik duvarının arkasında kendi sunucularında barındırmak istiyor mu? Yoksa bulutta barındırılan altyapıyı ve hizmet sağlayıcı tarafından gerçekleştirilen merkezi operasyonları gören bir hizmet olarak yazılımı (SaaS) kullanarak teknolojiyi etkin bir şekilde “kiralamak” mı istiyor?

Kuruluş içindeki ekran ağına kim "sahip olacak"? İşleri kim planlayacak, çalıştıracak ve izleyecek? Bu bir kişi mi? İç ekip mi? Yeni işe alınanlar mı? Yoksa işin çoğu veya tamamı bir hizmet sağlayıcıya mı devredilecek?

Kuruluşunuzun bir hizmet sağlayıcıda ihtiyaç duyduğu özellikler nelerdir? Harika yazılımlar yapan ve destekleyen, ancak aradan çekilen bir şirket mi istiyorsunuz? Veya başlangıçta - fikir aşamasında - planlama, kullanıma sunma ve devam eden operasyonlar boyunca ortak olmaya yardımcı olabilecek bir şirket mi istiyorsunuz?

Her durumda ve daha birçok durumda, bunlar çok farklı türde şirketler olabilir. Sorun şu ki, RFP'ler bu bilgiyi ortaya çıkarmanın harika bir yolu değil.

Farklı bir yaklaşım

Sadece mini bir RFP yapın. Gerçekten önemli olanlara odaklanan, yalnızca birkaç anahtar sorudan oluşan bir belge oluşturun:

• Platformunuz güvenilir, güvenli ve güvenilir bir şekilde destekleniyor mu?;
• Şirketiniz mali açıdan uygun mu ve bu nedenle, üç ila beş yıllık bir sözleşme için geçerli olacak mı?;
• Platformunuz teknik ve işletim ihtiyaçlarımızla ve planlı yaklaşımımızla uyumlu mu? Bu kısaca açıklanmalıdır – örneğin SaaS vs kurumsal;
• Anlaşma süresi boyunca nasıl arkamızda olacağınızı açıklayın;
• Fırsatın boyutunu, zaman çizelgelerini, bütçeleme durumunu ("gitmeye hazırız" gibi) ve tercih edilen veya yerleşik bir satıcı olup olmadığını açıkça belirtin.

Araya girecek başka güzel sorular ve ifadeler var, bu yüzden yukarıda listelenenlerle sınırlı kalmayın. Sadece devam etme. Animasyonlu gifler veya sosyal medya beslemeleri için destek gibi şeyler hakkında sorular sorarak zamanınızı veya satıcıları boşa harcamamalısınız. Pek çok RFP, satıcıların destekleyip desteklemediği veya hemen hemen her satıcının desteklediği ve yaptığı şeyleri yapıp yapmadığıyla ilgili sorularla doludur.

Farklılıklar teknolojide daha az, çalışma tarzı, teknoloji yaklaşımı ve pazara dikey uyumda daha fazladır. Örneğin, okullarda, işyerlerinde veya sağlık hizmetlerinde muhtemelen işi yapabilecek, tamamı reklamcılıkla ilgili yazılım platformları var, ancak bu dikey pazarlar ve kullanım durumları için özel olarak optimize edilmiş platformlar var.

Örneğin, Spectrio'nun tamamen otomobil satıcısı ortamıyla ilgili - ihtiyaçlarına, dinamiklerine ve iş sistemlerine göre ayarlanmış bir çözümü var.

Seçeneklerin Belirlenmesi

Şansınız, özellikle halihazırda bir dijital tabela ağınız varsa, ne istediğiniz ve kiminle çalışmanın iyi olabileceği konusunda bazı fikirleriniz vardır. RFP'yi uygun görünen birkaç kişiye gönderin. Cevap vermemeleri için çok az sebep var.

Teknolojiyi veya şirketi bilmiyorsanız, bir dijital tabela endüstrisi danışmanıyla görüşün. Bazıları bir hizmetli ve haftalarca çalışma isteyebilir. Muhtemelen buna ihtiyacın yok. Diğer danışmanlar, ihtiyaçlarınızı tanımlamanıza yardımcı olmak için birkaç saat sizinle birlikte çalışacaklarını ve ardından uygun hizmet sağlayıcıların kısa bir listesini önereceklerini umarlar.

Bu kısa listeye ulaşabilirseniz, o mini RFP'yi gönderin, yanıtları gözden geçirin ve ardından bir toplantı için belki üç şirkete sahip olun - ideal olarak şahsen. Bir saat yapmayın. Bir sabah yap. Ya da bir gün. Sohbet etmek için ne kadar çok zamanınız olursa, özellikler ve teknik özellikler tartışmalarının ötesine geçme ve fikirler ve çalışma stilleri hakkında kaliteli bir sohbete girme olasılığınız o kadar artar.

Digital Signage teknolojisi sizin için tamamen yeniyse, görüşmeye rehberlik etmesi ve yanıtları filtrelemesi için danışmanın sunumlara oturmasını sağlayabilirsiniz. RFP'lere ve satış sunumlarına yanıt vermede iyi olan satıcılar, hizmetlerini sunmada da otomatik olarak iyi değildir.

Bu toplantılar biraz zaman alacaktır, ancak tam bir RFP yapmak için haftalar ve aylar alabilecek sürelere kıyasla, bu sürece ayrılan iki veya üç günü düşünün. Bu çok daha kısa ve daha kolay ve sonuçların da daha iyi olması için iyi bir şans var.