Myślisz o RFP Digital Signage? Nie rób tego!

Bądźmy szczerzy: zapytania ofertowe są okropne dla wszystkich zaangażowanych.

Zapytania ofertowe od dawna są podstawowym procesem pozyskiwania i wyboru dostawców technologii dla organizacji każdej wielkości. Ale są czasochłonne, hiperbiurokratyczne i bardzo często nie są tak skuteczne w poszukiwaniu najbardziej odpowiedniego rozwiązania i dostawcy.

Chociaż zapytanie ofertowe może wymusić strukturę i dyscyplinę, może skutkować wyborem niewłaściwego dostawcy ze względu na sposób oceny i punktacji zgłoszeń. Zapytania ofertowe mogą również zniechęcić najbardziej odpowiednich dostawców nawet do pogoni za firmą, ze względu na cały czas potrzebny na zareagowanie na możliwość, która może, ale nie musi, zadziałać. Albo nawet bądź prawdziwy.

Jeśli jesteś użytkownikiem końcowym, który po raz pierwszy pozyskuje technologię digital signage lub chcesz wymienić lub odświeżyć to, co już masz, dobrze się zastanów, czy wykonanie zapytania ofertowego jest najlepszym sposobem na znalezienie rozwiązania. Istnieją znacznie mniej pracochłonne sposoby na znalezienie tego, czego potrzebujesz, i prawdopodobnie będą one bardziej skuteczne w określaniu właściwej opcji.

Jeśli pracujesz dla dużej korporacji lub jednostki rządowej ze sztywnymi procedurami zakupowymi, które wymagają zapytań ofertowych, cóż… Godspeed. Robisz to.

Ale jeśli nie, spójrzmy na kilka łatwiejszych ścieżek.

Po pierwsze, oto kilka twardych prawd na temat zapytań ofertowych:

• Odbiorcy zwykle im nie ufają. Martwią się, słusznie lub nie, że zapytania ofertowe są skierowane do preferowanych już dostawców, a nawet, że pytania RFP zostały opracowane przez dostawców, którzy są już blisko użytkownika końcowego;
• Odbiorcy martwią się również, że zapytanie ofertowe i jego proces to tylko ćwiczenia z optyki, a decyzja została już podjęta (ale „zasady” mówią, że taką możliwość należy przedstawić wielu dostawcom);
• Odbiorcy przyglądają się rozmiarowi możliwości i porównują to z ilością czasu potrzebnego na przygotowanie odpowiedzi. W wielu przypadkach dyrektorzy sprzedaży zdecydują się zamiast tego, aby ich ludzie koncentrowali się na poszukiwaniu okazji, o których wiedzą, że mają realne szanse na zaistnienie;
• Rozmiar dokumentu RFP może bezpośrednio korelować z prawdopodobieństwem otrzymania odpowiedzi. Innymi słowy, jeśli zapytanie ofertowe jest ponad 100-stronicowym dokumentem wypełnionym niekończącymi się pytaniami, wielu dostawców przejdzie. Jeśli lista pytań RFP jest krótka, a zadawane pytania są trafne i mądre, więcej dostawców odpowie;
• Jeśli RFP zarzuci szeroką sieć na dziesiątki potencjalnych dostawców, sprzedawcy pomyślą, że to tylko wyprawa na ryby, a osoby wystawiające RFP będą czytać odpowiedzi o 3 nad ranem, próbując przebić się przez stos. Nikt nie wygrywa.

Jest lepszy sposób…

Opracuj bardzo jasną, wyraźną narrację o tym, co jest potrzebne w zakresie technologii i jak będzie ona działać w organizacji. Chcesz zrozumieć, do czego jest potrzebna technologia, ale co więcej, powinieneś w pełni określić, w jaki sposób będzie ona zarządzana.

Na przykład, czy firma chce kupić oprogramowanie i hostować je na własnych serwerach, za własną zaporą sieciową. A może chce efektywnie „wynająć” technologię, używając oprogramowania jako usługi (SaaS), która widzi infrastrukturę hostowaną w chmurze i centralne operacje obsługiwane przez dostawcę usług.

Kto będzie „właścicielem” sieci ekranów w organizacji? Kto będzie planował, biegał i oglądał rzeczy? Czy to jedna osoba? Zespół wewnętrzny? Nowe miejsca pracy? A może większość lub całość prac zostanie zlecona usługodawcy?

Jakie cechy potrzebuje Twoja organizacja od usługodawcy? Czy chcesz firmy, która tworzy i wspiera świetne oprogramowanie, ale schodzi z drogi? A może potrzebujesz firmy, która może pomóc od samego początku – na etapie tworzenia pomysłów – będąc partnerem przez cały proces planowania, wdrażania i bieżącej działalności.

W każdym przypadku i wielu innych mogą to być bardzo różne rodzaje firm. Problem polega na tym, że zapytania ofertowe nie są świetnym sposobem na wydobycie tych informacji.

Inne podejście

Zrób tylko mini zapytanie ofertowe. Stwórz dokument zawierający tylko kilka kluczowych pytań, skoncentrowanych na tych, które są naprawdę ważne:

• Czy Twoja platforma jest niezawodna, bezpieczna i niezawodnie obsługiwana?;
• Czy Twoja firma jest finansowo opłacalna i w związku z tym będzie działać przez trzy do pięciu lat umowy?;
• Czy Twoja platforma jest zgodna z naszymi potrzebami technicznymi i operacyjnymi oraz naszym planowanym podejściem? Należy to wyjaśnić w skrócie – na przykład SaaS vs enterprise;
• Opisz, w jaki sposób będziesz mieć nasze plecy w okresie obowiązywania umowy;
• Jasno określ wielkość możliwości, terminy, stan budżetowania (np. „jesteśmy gotowi do pracy”) oraz czy istnieje preferowany lub zasiedziały dostawca.

Jest tam kilka innych dobrych pytań i stwierdzeń, więc nie ograniczaj się do tych wymienionych powyżej. Po prostu nie idź dalej. Nie powinieneś tracić czasu ani czasu dostawców, wyrzucając pytania o takie rzeczy, jak obsługa animowanych gifów lub kanałów mediów społecznościowych. Wiele zapytań ofertowych jest wypełnionych pytaniami o to, czy dostawcy wspierają lub robią rzeczy, które prawie każdy dostawca obsługuje i robi.

Różnice są mniejsze w technologii, a bardziej w stylu pracy, podejściu technologicznym i dopasowaniu do pionu rynkowego. Na przykład istnieją platformy oprogramowania, które dotyczą wyłącznie reklamy, która prawdopodobnie może również działać w szkołach, miejscach pracy lub opiece zdrowotnej, ale istnieją platformy specjalnie zoptymalizowane pod kątem tych rynków pionowych i przypadków użycia.

Na przykład Spectrio ma rozwiązanie, które skupia się na środowisku dealerów samochodowych – dostrojone do jego potrzeb, dynamiki i systemów biznesowych.

Identyfikowanie opcji

Są szanse, szczególnie jeśli masz już sieć digital signage, masz kilka pomysłów na to, czego chcesz i z kim warto pracować. Wyślij zapytanie ofertowe do kilku z nich, którzy wydają się pasować. Nie ma powodu, dla którego nie odpowiadają.

Jeśli nie znasz technologii lub firmy, zaangażuj konsultanta z branży digital signage. Niektórzy mogą chcieć zaliczki i tygodni pracy. Prawdopodobnie tego nie potrzebujesz. Inni konsultanci, miejmy nadzieję, poświęcą kilka godzin na pomoc w określeniu Twoich potrzeb, a następnie zarekomendują krótką listę odpowiednich dostawców usług.

Jeśli możesz dostać się do tej krótkiej listy, wyślij to mini zapytanie ofertowe, przejrzyj odpowiedzi, a następnie zorganizuj spotkanie dla trzech firm – najlepiej osobiście. Nie zwlekaj z godziną. Zrób to rano. Albo dzień. Im więcej czasu masz na rozmowę, tym bardziej prawdopodobne jest, że wyjdziesz poza dyskusje na temat funkcji i specyfikacji i przejdziesz do jakościowej rozmowy o pomysłach i stylach pracy.

Jeśli technologia digital signage jest dla Ciebie zupełnie nowa, może poproś konsultanta o udział w prezentacjach, aby pokierować rozmową i przefiltrować odpowiedzi. Sprzedawcy, którzy są dobrzy w odpowiadaniu na zapytania ofertowe i prezentacje sprzedażowe, nie są również automatycznie dobrzy w dostarczaniu swoich usług.

Te spotkania zabiorą trochę czasu, ale pomyśl o dwóch lub trzech dniach przeznaczonych na ten proces, w porównaniu z tygodniami i miesiącami na wykonanie pełnego zapytania ofertowego. Jest to o wiele krótsze i łatwiejsze, i istnieje duża szansa, że ​​wyniki również będą lepsze.