Berpikir Tentang RFP Digital Signage? Jangan Lakukan!

Jujur saja: RFP agak buruk, untuk semua orang yang terlibat.

Permintaan untuk Proposal telah lama menjadi proses masuk untuk mencari dan memilih penyedia teknologi untuk organisasi dari semua ukuran. Tetapi mereka memakan waktu, sangat birokratis, dan seringkali tidak terlalu efektif dalam menemukan solusi dan penyedia yang paling cocok.

Meskipun RFP dapat menegakkan struktur dan disiplin, hal itu dapat mengakibatkan vendor yang salah dipilih karena cara pengajuan dinilai dan dinilai. RFP juga dapat menghalangi vendor yang paling tepat untuk mengejar bisnis, karena semua waktu yang dibutuhkan untuk menanggapi peluang yang mungkin berhasil atau tidak. Atau bahkan menjadi nyata.

Jika Anda adalah pengguna akhir, mencari teknologi signage digital untuk pertama kalinya, atau untuk mengganti atau menyegarkan apa yang sudah Anda miliki, pikirkan baik-baik apakah melakukan RFP adalah cara terbaik untuk mendapatkan solusi. Ada jauh lebih sedikit cara padat karya untuk menemukan apa yang Anda butuhkan, dan cara itu mungkin akan lebih efektif dalam membantu Anda mengidentifikasi opsi yang tepat.

Jika Anda bekerja untuk perusahaan besar atau entitas pemerintah dengan proses pengadaan kaku yang mengamanatkan RFP, ya… Insya Allah. Anda melakukannya.

Tetapi jika tidak, mari kita lihat beberapa jalur yang lebih mudah.

Pertama, berikut adalah beberapa kebenaran tentang RFP:

• Penerima tidak cenderung mempercayai mereka. Mereka khawatir, benar atau salah, bahwa RFP condong ke vendor yang sudah disukai, atau bahkan pertanyaan RFP dibuat oleh vendor yang sudah ketat dengan pengguna akhir;
• Penerima juga khawatir RFP dan prosesnya hanyalah latihan optik, dan bahwa keputusan telah dibuat (tetapi "aturan" mengatakan bahwa peluang harus diletakkan di depan banyak vendor);
• Penerima melihat ukuran peluang dan menimbangnya dengan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyusun respons. Dalam banyak kasus, direktur penjualan akan memilih untuk membuat orang-orang mereka tetap fokus mengejar peluang yang mereka tahu memiliki peluang nyata untuk terjadi;
• Ukuran dokumen RFP dapat langsung berkorelasi dengan kemungkinan mendapatkan tanggapan. Dengan kata lain, jika RFP adalah dokumen 100 halaman plus yang diisi dengan pertanyaan tanpa akhir, banyak vendor akan menerimanya. Jika daftar pertanyaan RFP pendek, dan pertanyaan yang diajukan tepat sasaran dan cerdas, lebih banyak vendor akan merespons;
• Jika RFP memberikan jaring yang lebar di lusinan penyedia potensial, vendor akan berpikir itu hanya perjalanan memancing, dan orang-orang yang mengeluarkan RFP akan membaca tanggapan pada pukul 3 pagi, mencoba melewati tumpukan itu. Tidak ada yang menang.

Ada Cara yang Lebih Baik…

Kembangkan narasi yang sangat jelas dan tajam tentang apa yang dibutuhkan dalam hal teknologi, dan bagaimana hal itu akan bekerja dalam organisasi. Anda ingin memahami apa yang Anda perlukan untuk dilakukan oleh teknologi, tetapi lebih penting lagi, Anda harus sepenuhnya menentukan cara pengelolaannya.

Misalnya, apakah perusahaan ingin membeli perangkat lunak dan menyimpannya di servernya sendiri, di belakang firewallnya sendiri. Atau apakah ia ingin "menyewa" teknologi secara efektif, menggunakan perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) yang melihat infrastruktur yang dihosting cloud dan operasi pusat ditangani oleh penyedia layanan.

Siapa yang akan "memiliki" jaringan layar dalam organisasi? Siapa yang akan merencanakan, menjalankan dan mengawasi sesuatu? Apakah itu satu orang? Tim internal? Pegawai baru? Atau akankah sebagian besar atau semua pekerjaan dialihdayakan ke penyedia layanan?

Apa karakteristik yang dibutuhkan organisasi Anda dalam penyedia layanan? Apakah Anda menginginkan perusahaan yang membuat dan mendukung perangkat lunak hebat, tetapi tidak berhasil? Atau apakah Anda menginginkan perusahaan yang dapat membantu sejak awal – pada tahap pembuatan ide – menjadi mitra sepanjang perencanaan, peluncuran, dan operasi berkelanjutan.

Dalam setiap kasus, dan banyak lagi, ini bisa menjadi jenis perusahaan yang sangat berbeda. Masalahnya adalah bahwa RFP bukanlah cara yang bagus untuk mengeluarkan informasi itu.

Pendekatan yang Berbeda

Lakukan hanya RFP mini. Buat dokumen yang hanya berisi beberapa pertanyaan kunci, dengan fokus pada pertanyaan yang benar-benar penting:

• Apakah platform Anda andal, aman, dan didukung dengan andal?;
• Apakah perusahaan Anda layak secara finansial dan oleh karena itu, akan bertahan selama tiga hingga lima tahun kontrak?;
• Apakah platform Anda sesuai dengan kebutuhan teknis dan operasional kami, serta pendekatan yang kami rencanakan? Ini harus dijabarkan secara singkat – seperti SaaS vs perusahaan;
• Jelaskan bagaimana Anda akan mendukung kami selama jangka waktu perjanjian;
• Uraikan dengan jelas ukuran peluang, jadwal, status penganggaran (seperti "kami siap bekerja") dan apakah ada vendor yang disukai atau yang sudah ada atau tidak.

Ada beberapa pertanyaan dan pernyataan bagus lainnya untuk dimasukkan ke sana, jadi jangan dibatasi oleh yang tercantum di atas. Hanya saja, jangan terus-menerus. Anda tidak boleh membuang waktu Anda, atau waktu para vendor, dengan melontarkan pertanyaan tentang hal-hal seperti dukungan untuk gif animasi atau umpan media sosial. Banyak RFP diisi dengan pertanyaan tentang apakah vendor mendukung atau melakukan hal-hal yang didukung dan dilakukan oleh hampir semua vendor.

Perbedaannya lebih sedikit pada teknologi dan lebih pada gaya kerja, pendekatan teknologi, dan kecocokan dengan vertikal pasar. Misalnya, ada platform perangkat lunak yang semuanya tentang periklanan yang mungkin juga dapat berfungsi di sekolah, tempat kerja, atau perawatan kesehatan, tetapi ada platform yang secara khusus dioptimalkan untuk pasar vertikal dan kasus penggunaan tersebut.

Misalnya, Spectrio memiliki solusi yang semuanya tentang lingkungan dealer mobil – disesuaikan dengan kebutuhan, dinamika, dan sistem bisnisnya.

Mengidentifikasi Pilihan

Kemungkinannya adalah, terutama jika Anda sudah memiliki jaringan papan reklame digital, Anda memiliki beberapa gagasan tentang apa yang Anda inginkan dan siapa yang mungkin cocok untuk diajak bekerja sama. Kirim RFP ke beberapa dari mereka yang sepertinya cocok. Ada sedikit alasan mengapa mereka tidak menanggapi.

Jika Anda tidak tahu teknologi atau perusahaannya, hubungi konsultan industri papan nama digital. Beberapa mungkin menginginkan seorang punggawa dan berminggu-minggu kerja. Anda mungkin tidak membutuhkan itu. Konsultan lain diharapkan akan melakukan beberapa jam dengan Anda untuk membantu menentukan kebutuhan Anda, dan kemudian merekomendasikan daftar pendek penyedia layanan yang sesuai.

Jika Anda bisa mendapatkan daftar pendek itu, kirimkan mini RFP itu, saring tanggapannya, dan mungkin ada tiga perusahaan untuk rapat – idealnya secara langsung. Jangan sampai satu jam. Jadikan itu pagi. Atau sehari. Semakin banyak waktu yang Anda miliki untuk mengobrol, semakin besar kemungkinan Anda akan melampaui diskusi fitur dan spesifikasi dan menjadi percakapan berkualitas tentang ide dan gaya kerja.

Jika teknologi papan reklame digital semuanya baru bagi Anda, mungkin mintalah konsultan untuk ikut serta dalam presentasi untuk memandu percakapan dan menyaring tanggapan. Vendor yang pandai menanggapi RFP dan presentasi penjualan tidak otomatis juga baik dalam memberikan layanan mereka.

Pertemuan-pertemuan ini akan memakan waktu, tetapi pikirkan tentang dua atau tiga hari yang dialokasikan untuk proses ini, dibandingkan dengan apa yang mungkin memakan waktu berminggu-minggu dan berbulan-bulan untuk melakukan RFP penuh. Ini jauh lebih pendek dan lebih mudah, dan ada kemungkinan hasilnya akan lebih baik juga.