Vous songez à un appel d'offres pour l'affichage numérique ? Ne le faites pas !

Soyons honnêtes : les appels d'offres sont plutôt horribles, pour toutes les personnes impliquées.

Les demandes de propositions sont depuis longtemps le processus de référence pour rechercher et sélectionner des fournisseurs de technologie pour les organisations de toutes tailles. Mais ils sont chronophages, hyper-bureaucratiques et très souvent peu efficaces pour découvrir la solution et le fournisseur les plus adaptés.

Bien qu'un appel d'offres puisse imposer une structure et une discipline, il peut en résulter la sélection d'un mauvais fournisseur en raison de la manière dont les soumissions sont évaluées et notées. Les appels d'offres peuvent également dissuader les fournisseurs les plus appropriés de ne même pas courir après l'entreprise, en raison de tout le temps nécessaire pour répondre à une opportunité qui peut ou non fonctionner. Ou même être réel.

Si vous êtes un utilisateur final, vous procurez une technologie d'affichage numérique pour la première fois, ou si vous souhaitez remplacer ou rafraîchir ce que vous avez déjà en place, réfléchissez sérieusement à la question de savoir si faire un appel d'offres est le meilleur moyen de trouver une solution. Il existe des moyens beaucoup moins laborieux de trouver ce dont vous avez besoin, et ils seront probablement plus efficaces pour vous aider à identifier la bonne option.

Si vous travaillez pour une grande entreprise ou une entité gouvernementale avec des processus d'approvisionnement rigides qui exigent des appels d'offres, eh bien… Godspeed. Vous le faites.

Mais sinon, regardons quelques chemins plus faciles.

Tout d'abord, voici quelques dures vérités sur les appels d'offres :

• Les destinataires n'ont pas tendance à leur faire confiance. Ils craignent, à tort ou à raison, que les appels d'offres soient orientés vers des fournisseurs déjà privilégiés, ou même que les questions des appels d'offres aient été élaborées par des fournisseurs déjà proches de l'utilisateur final ;
• Les destinataires craignent également que l'appel d'offres et son processus ne soient que des exercices d'optique et que la décision ait déjà été prise (mais les «règles» indiquent que l'opportunité doit être présentée à plusieurs fournisseurs);
• Les destinataires examinent la taille de l'opportunité et la comparent au temps nécessaire pour élaborer une réponse. Dans de nombreux cas, les directeurs des ventes choisiront plutôt de garder leurs employés concentrés sur la recherche d'opportunités dont ils savent qu'elles ont de réelles chances de se produire ;
• La taille du document RFP peut être directement corrélée à la probabilité d'obtenir des réponses. En d'autres termes, si la demande de propositions est un document de plus de 100 pages rempli de questions sans fin, de nombreux fournisseurs accepteront. Si la liste de questions de l'appel d'offres est courte et que les questions posées sont pertinentes et intelligentes, davantage de fournisseurs répondront ;
• Si l'appel d'offres jette un large filet sur des dizaines de fournisseurs potentiels, les vendeurs penseront qu'il ne s'agit que d'un voyage de pêche, et les personnes qui émettront l'appel d'offres liront les réponses à 3 heures du matin, essayant de passer à travers la pile. Personne ne gagne.

Il y a une meilleure façon…

Développez un récit très clair et précis sur ce qui est nécessaire en termes de technologie et comment cela fonctionnera au sein de l'organisation. Vous voulez comprendre ce que vous avez besoin de faire avec la technologie, mais plus précisément, vous devez définir pleinement comment elle sera gérée.

Par exemple, l'entreprise souhaite-t-elle acheter le logiciel et l'héberger sur ses propres serveurs, derrière son propre pare-feu ? Ou veut-il effectivement « louer » la technologie, en utilisant un logiciel en tant que service (SaaS) qui voit l'infrastructure hébergée dans le cloud et les opérations centrales gérées par le fournisseur de services.

Qui « possédera » le réseau d'écrans au sein de l'organisation ? Qui planifiera, dirigera et surveillera les choses ? Est-ce une personne? Une équipe interne ? Nouveaux employés? Ou une grande partie ou la totalité du travail sera-t-elle sous-traitée à un fournisseur de services ?

Quelles sont les caractéristiques dont votre organisation a besoin chez un fournisseur de services ? Voulez-vous une entreprise qui crée et prend en charge des logiciels de qualité, mais qui s'écarte du chemin ? Ou voulez-vous une entreprise qui peut vous aider dès le début - au stade de l'idéation - en étant un partenaire tout au long de la planification, du déploiement et des opérations en cours.

Dans chaque cas, et bien d'autres encore, il peut s'agir de types d'entreprises très différents. Le problème est que les appels d'offres ne sont pas un excellent moyen de démêler ces informations.

Une approche différente

Faites juste un mini appel d'offres. Rédigez un document qui ne contient qu'une poignée de questions clés, axées sur celles qui comptent vraiment :

• Votre plate-forme est-elle fiable, sécurisée et prise en charge de manière fiable ? ;
• Votre entreprise est-elle financièrement viable et sera-t-elle donc en activité pendant les trois à cinq années d'un contrat ? ;
• Votre plate-forme correspond-elle à nos besoins techniques et opérationnels et à notre approche planifiée ? Cela devrait être expliqué en bref - comme SaaS vs entreprise ;
• Décrivez comment vous nous soutiendrez pendant la durée de l'accord ;
• Énoncez clairement la taille de l'opportunité, les échéanciers, l'état de la budgétisation (comme « nous sommes prêts ») et s'il existe ou non un fournisseur préféré ou titulaire.

Il y a d'autres bonnes questions et déclarations à y glisser, alors ne vous limitez pas à celles énumérées ci-dessus. Ne continuez pas indéfiniment. Vous ne devriez pas perdre votre temps, ni celui des fournisseurs, à poser des questions sur des choses comme la prise en charge des gifs animés ou des flux de médias sociaux. De nombreux appels d'offres sont remplis de questions sur le fait que les fournisseurs prennent en charge ou font des choses que presque tous les fournisseurs prennent en charge et font.

Les différences sont moins dans la technologie et plus dans le style de travail, l'approche technologique et l'adaptation au marché vertical. Par exemple, il existe des plates-formes logicielles entièrement dédiées à la publicité qui pourraient probablement également fonctionner dans les écoles, les lieux de travail ou les soins de santé, mais il existe des plates-formes spécifiquement optimisées pour ces marchés verticaux et ces cas d'utilisation.

Par exemple, Spectrio propose une solution entièrement dédiée à l'environnement des concessionnaires automobiles, adaptée à ses besoins, à sa dynamique et à ses systèmes commerciaux.

Identification des options

Il y a de fortes chances, en particulier si vous avez déjà un réseau d'affichage numérique en place, que vous ayez des idées sur ce que vous voulez et avec qui il pourrait être bon de travailler. Envoyez la demande de propositions à quelques-uns d'entre eux qui semblent être la bonne personne. Il y a peu de raisons pour qu'ils ne répondent pas.

Si vous ne connaissez pas la technologie ou l'entreprise, engagez un consultant de l'industrie de l'affichage numérique. Certains voudront peut-être un acompte et des semaines de travail. Vous n'en avez probablement pas besoin. D'autres consultants passeront, espérons-le, quelques heures avec vous pour vous aider à définir vos besoins, puis vous recommanderont une courte liste de prestataires de services appropriés.

Si vous pouvez accéder à cette liste restreinte, envoyez cette mini demande de propositions, passez au crible les réponses, puis invitez peut-être trois entreprises à une réunion, idéalement en personne. Ne faites pas une heure. Faites-en un matin. Ou une journée. Plus vous avez de temps pour discuter, plus vous aurez de chances d'aller au-delà des discussions sur les fonctionnalités et les spécifications et d'entrer dans une conversation de qualité sur les idées et les styles de travail.

Si la technologie d'affichage numérique est toute nouvelle pour vous, demandez peut-être au consultant d'assister aux présentations pour guider la conversation et filtrer les réponses. Les fournisseurs qui répondent bien aux appels d'offres et aux présentations de vente ne sont pas automatiquement bons non plus pour fournir leurs services.

Ces réunions prendront du temps, mais pensez à deux ou trois jours alloués à ce processus, par rapport à ce qui pourrait être des semaines et des mois pour faire un appel d'offres complet. C'est beaucoup plus court et plus facile, et il y a de fortes chances que les résultats soient meilleurs aussi.