คิดเกี่ยวกับ RFP ป้ายดิจิตอล? อย่าทำมัน!

พูดตามตรง: RFP ค่อนข้างแย่สำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง

การขอข้อเสนอเป็นกระบวนการที่ต้องดำเนินการมาอย่างยาวนานในการจัดหาและคัดเลือกผู้ให้บริการเทคโนโลยีสำหรับองค์กรทุกขนาด แต่ต้องใช้เวลามาก เป็นระบบราชการมากเกินไป และมักไม่ค่อยมีประสิทธิภาพในการค้นหาโซลูชันและผู้ให้บริการที่เหมาะสมที่สุด

แม้ว่า RFP สามารถบังคับใช้โครงสร้างและระเบียบวินัยได้ แต่ก็อาจส่งผลให้มีการเลือกผู้ขายที่ไม่ถูกต้องเนื่องจากวิธีการประเมินและให้คะแนนการส่ง RFP ยังสามารถกีดกันผู้ขายที่เหมาะสมที่สุดจากการไล่ตามธุรกิจ เนื่องจากต้องใช้เวลาทั้งหมดในการตอบสนองต่อโอกาสที่อาจหรือไม่ได้ผล หรือแม้กระทั่งเป็นจริง

หากคุณเป็นผู้ใช้ปลายทาง การจัดหาเทคโนโลยีป้ายดิจิทัลเป็นครั้งแรก หรือเพื่อแทนที่หรือรีเฟรชสิ่งที่คุณมีอยู่แล้ว ให้คิดให้ดีและหนักแน่นว่าการทำ RFP เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการแก้ปัญหาหรือไม่ มีวิธีที่ใช้แรงงานน้อยมากในการค้นหาสิ่งที่คุณต้องการ และอาจมีประสิทธิภาพมากขึ้นในการช่วยคุณระบุตัวเลือกที่เหมาะสม

หากคุณทำงานให้กับองค์กรขนาดใหญ่หรือหน่วยงานของรัฐที่มีกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างที่เข้มงวดซึ่งกำหนดให้ RFPs ก็ … Godspeed คุณกำลังทำมัน

แต่ถ้าไม่ใช่ มาดูเส้นทางที่ง่ายกว่ากัน

ประการแรก ข้อเท็จจริงบางประการเกี่ยวกับ RFP มีดังนี้

• ผู้รับมักจะไม่ไว้วางใจพวกเขา พวกเขากังวลไม่ว่าจะถูกหรือผิดว่า RFP นั้นเบ้กับผู้ขายที่ต้องการอยู่แล้ว หรือแม้แต่คำถาม RFP นั้นถูกสร้างขึ้นโดยผู้ขายที่แน่นแฟ้นกับผู้ใช้ปลายทางอยู่แล้ว
• ผู้รับยังกังวลว่า RFP และกระบวนการของ RFP เป็นเพียงการฝึกทัศนวิสัย และการตัดสินใจนั้นได้ทำไปแล้ว (แต่ "กฎ" บอกว่าโอกาสต้องอยู่ต่อหน้าผู้ขายหลายราย)
• ผู้รับจะพิจารณาถึงขนาดของโอกาสและชั่งน้ำหนักเทียบกับระยะเวลาที่จำเป็นในการสร้างคำตอบ ในหลายกรณี ผู้อำนวยการฝ่ายขายจะเลือกให้พนักงานจดจ่อกับการไล่ตามโอกาสที่พวกเขารู้ว่ามีโอกาสเกิดขึ้นจริง
• ขนาดของเอกสาร RFP สามารถสัมพันธ์โดยตรงกับโอกาสที่จะได้รับคำตอบ กล่าวอีกนัยหนึ่ง ถ้า RFP เป็นเอกสาร 100 หน้าพร้อมคำถามที่ไม่รู้จบ ผู้ขายจำนวนมากจะยอมผ่าน หากรายการคำถาม RFP สั้น และคำถามที่ถามตรงประเด็นและฉลาด ผู้ขายจำนวนมากขึ้นจะตอบกลับ
• หาก RFP ทอดตาข่ายกว้างผ่านผู้ให้บริการที่มีศักยภาพหลายสิบราย ผู้ขายจะคิดว่ามันเป็นแค่ทริปตกปลา และผู้ที่ออก RFP จะอ่านคำตอบตอนตี 3 เพื่อพยายามฝ่าฟันอุปสรรค ไม่มีใครชนะ

มีวิธีที่ดีกว่า…

พัฒนาคำบรรยายที่ชัดเจนและเฉียบคมเกี่ยวกับสิ่งที่จำเป็นในแง่ของเทคโนโลยีและวิธีการทำงานภายในองค์กร คุณต้องการเข้าใจสิ่งที่คุณต้องการให้เทคโนโลยีทำ แต่ยิ่งไปกว่านั้น คุณควรกำหนดอย่างครบถ้วนว่าจะจัดการอย่างไร

ตัวอย่างเช่น บริษัทต้องการซื้อซอฟต์แวร์และโฮสต์ซอฟต์แวร์บนเซิร์ฟเวอร์ของตนเอง ที่อยู่เบื้องหลังไฟร์วอลล์ของตนเองหรือไม่ หรือต้องการ "เช่า" เทคโนโลยีอย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้ซอฟต์แวร์เป็นบริการ (SaaS) ที่เห็นโครงสร้างพื้นฐานที่โฮสต์บนคลาวด์และปฏิบัติการกลางที่จัดการโดยผู้ให้บริการ

ใครจะ “เป็นเจ้าของ” เครือข่ายหน้าจอภายในองค์กร? ใครจะเป็นผู้วางแผน วิ่ง และเฝ้าดูสิ่งต่างๆ? เป็นคนๆ นั้นหรือเปล่า? ทีมงานภายใน? จ้างใหม่? หรืองานทั้งหมดหรือทั้งหมดจะจ้างผู้ให้บริการภายนอก?

ลักษณะที่องค์กรของคุณต้องการในผู้ให้บริการคืออะไร? คุณต้องการบริษัทที่ผลิตและสนับสนุนซอฟต์แวร์ที่ยอดเยี่ยมแต่ต้องพยายามหรือไม่? หรือคุณต้องการบริษัทที่สามารถช่วยเหลือได้ตั้งแต่เริ่มต้น – ในขั้นตอนของความคิด – เป็นพันธมิตรตลอดทางตลอดการวางแผน การเปิดตัว และการดำเนินงานต่อเนื่อง

ในแต่ละกรณี และอื่นๆ อีกมากมาย สิ่งเหล่านี้อาจเป็นบริษัทประเภทต่างๆ ได้ ปัญหาคือ RFP ไม่ใช่วิธีที่ดีในการล้อเลียนข้อมูลนั้น

แนวทางที่แตกต่าง

ทำเพียงแค่มินิ RFP สร้างเอกสารที่เป็นเพียงคำถามสำคัญเพียงไม่กี่ข้อ โดยเน้นที่คำถามที่สำคัญจริงๆ:

• แพลตฟอร์มของคุณเชื่อถือได้ ปลอดภัย และรองรับได้อย่างน่าเชื่อถือหรือไม่?;
• บริษัทของคุณมีฐานะทางการเงินที่ดีและจะอยู่ในสัญญาสามถึงห้าปีหรือไม่?;
• แพลตฟอร์มของคุณสอดคล้องกับความต้องการด้านเทคนิคและการดำเนินงานของเรา และวิธีการที่เราวางแผนไว้หรือไม่? ควรระบุข้อความโดยสังเขป เช่น SaaS เทียบกับองค์กร
• อธิบายว่าคุณจะสนับสนุนเราอย่างไรตามเงื่อนไขของข้อตกลง
• ระบุขนาดของโอกาสทางการขาย ไทม์ไลน์ สถานะของการจัดทำงบประมาณให้ชัดเจน (เช่น “เราพร้อมแล้ว”) และไม่ว่าจะมีผู้ขายที่ต้องการหรือมีหน้าที่รับผิดชอบหรือไม่

มีคำถามและข้อความดีๆ อื่นๆ ที่ควรทราบ ดังนั้นอย่าถูกจำกัดโดยสิ่งที่กล่าวมาข้างต้น อย่าเพิ่งไปต่อ คุณไม่ควรเสียเวลาหรือของผู้ขายเสียเวลาไปกับคำถามเกี่ยวกับสิ่งต่าง ๆ เช่นการสนับสนุน gif แบบเคลื่อนไหวหรือฟีดโซเชียลมีเดีย RFP จำนวนมากเต็มไปด้วยคำถามว่าผู้ขายสนับสนุนหรือทำสิ่งต่างๆ ที่ผู้ขายทุกรายสนับสนุนและทำหรือไม่

ความแตกต่างมีน้อยลงในด้านเทคโนโลยีและมากขึ้นในรูปแบบการทำงานแนวทางเทคโนโลยีและความเหมาะสมกับตลาดในแนวดิ่ง ตัวอย่างเช่น มีแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวกับการโฆษณาที่อาจใช้งานได้ในโรงเรียน สถานที่ทำงาน หรือการดูแลสุขภาพ แต่ก็มีแพลตฟอร์มที่ได้รับการปรับให้เหมาะสมโดยเฉพาะสำหรับตลาดแนวตั้งและกรณีการใช้งานเหล่านั้น

ตัวอย่างเช่น Spectrio มีโซลูชันที่เกี่ยวกับสภาพแวดล้อมของตัวแทนจำหน่ายรถยนต์ ซึ่งปรับให้เข้ากับความต้องการ ไดนามิก และระบบธุรกิจ

การระบุตัวเลือก

โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณมีเครือข่ายป้ายดิจิทัลอยู่แล้ว คุณมีแนวคิดบางอย่างเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการและใครที่น่าจะเหมาะที่จะร่วมงานด้วย ส่ง RFP ไปให้บางคนที่ดูเหมือนเหมาะสม มีเหตุผลเล็กน้อยที่พวกเขาจะไม่ตอบสนอง

หากคุณไม่รู้จักเทคโนโลยีหรือบริษัท จ้างที่ปรึกษาด้านอุตสาหกรรมป้ายดิจิทัล บางคนอาจต้องการรีเทนเนอร์และทำงานหลายสัปดาห์ คุณอาจไม่ต้องการสิ่งนั้น ที่ปรึกษาอื่นๆ หวังว่าจะช่วยเหลือคุณสองสามชั่วโมงเพื่อช่วยกำหนดความต้องการของคุณ จากนั้นจึงแนะนำรายชื่อผู้ให้บริการที่เหมาะสมโดยย่อ

หากคุณสามารถเข้าถึงรายการสั้นๆ นั้นได้ ให้ส่งมินิ RFP นั้นออกไป กรองคำตอบ จากนั้นอาจมีบริษัทสามแห่งในการประชุม เป็นการส่วนตัวในอุดมคติ อย่าทำให้เป็นชั่วโมง ทำให้เป็นเช้า หรือเป็นวัน ยิ่งคุณต้องสนทนากันมากขึ้น โอกาสที่คุณจะได้รับมากกว่าการอภิปรายเกี่ยวกับคุณสมบัติและข้อมูลจำเพาะ และการสนทนาที่มีคุณภาพเกี่ยวกับแนวคิดและรูปแบบการทำงาน

หากเทคโนโลยีป้ายดิจิทัลเป็นสิ่งใหม่สำหรับคุณ อาจมีที่ปรึกษานั่งในการนำเสนอเพื่อเป็นแนวทางในการสนทนาและกรองคำตอบ ผู้ขายที่ตอบสนองต่อ RFP และการนำเสนอการขายได้ดีนั้นไม่ดีโดยอัตโนมัติเช่นกันในการส่งมอบบริการของตน

การประชุมเหล่านี้จะต้องใช้เวลาพอสมควร แต่ลองนึกถึงเวลาสองหรือสามวันที่จัดสรรให้กับกระบวนการนี้ เทียบกับสิ่งที่อาจต้องใช้เวลาหลายสัปดาห์และหลายเดือนในการทำ RFP อย่างเต็มรูปแบบ วิธีนี้สั้นและง่ายกว่ามาก และมีโอกาสดีที่ผลลัพธ์จะดีขึ้นเช่นกัน