Pensando em uma RFP de Sinalização Digital? Não faça isso!

Sejamos honestos: RFPs são meio horríveis, para todos os envolvidos.

As Solicitações de Propostas são há muito tempo o processo de busca e seleção de fornecedores de tecnologia para organizações de todos os tamanhos. Mas eles são demorados, hiperburocráticos e muitas vezes não são tão eficazes para descobrir a solução e o provedor mais adequados.

Embora uma RFP possa impor uma estrutura e disciplina, ela pode resultar na seleção do fornecedor errado devido à forma como os envios são avaliados e pontuados. As RFPs também podem dissuadir os fornecedores mais apropriados até mesmo de perseguir o negócio, por causa de todo o tempo necessário para responder a uma oportunidade que pode ou não dar certo. Ou até ser real.

Se você é um usuário final, adquirindo tecnologia de sinalização digital pela primeira vez ou para substituir ou atualizar o que já possui, pense bem se fazer uma RFP é a melhor maneira de chegar a uma solução. Existem maneiras muito menos trabalhosas de encontrar o que você precisa e provavelmente serão mais eficazes para ajudá-lo a identificar a opção certa.

Se você trabalha para uma grande corporação ou entidade governamental com processos rígidos de aquisição que exigem RFPs, bem... Godspeed. Você está fazendo isso.

Mas se não, vamos ver alguns caminhos mais fáceis.

Primeiro, aqui estão algumas verdades duras sobre RFPs:

• Os destinatários não tendem a confiar neles. Eles se preocupam, certo ou errado, que as RFPs sejam desviadas para fornecedores já preferidos, ou mesmo que as perguntas da RFP tenham sido elaboradas por fornecedores já próximos do usuário final;
• Os destinatários também se preocupam que a RFP e seu processo sejam apenas exercícios de ótica, e que a decisão já tenha sido tomada (mas as “regras” dizem que a oportunidade deve ser colocada na frente de vários fornecedores);
• Os destinatários analisam o tamanho da oportunidade e comparam isso com a quantidade de tempo necessária para elaborar uma resposta. Em muitos casos, os diretores de vendas optarão por manter seu pessoal focado na busca de oportunidades que eles sabem que têm chances reais de acontecer;
• O tamanho do documento RFP pode se correlacionar diretamente com a probabilidade de obter respostas. Em outras palavras, se a RFP for um documento de mais de 100 páginas cheio de perguntas intermináveis, muitos fornecedores não aceitarão. Se a lista de perguntas da RFP for curta e as perguntas feitas forem pontuais e inteligentes, mais fornecedores responderão;
• Se a RFP lançar uma ampla rede em dezenas de fornecedores em potencial, os fornecedores pensarão que é apenas uma viagem de pesca, e as pessoas que emitirem a RFP estarão lendo as respostas às 3 da manhã, tentando passar pela pilha. Ninguém ganha.

Há uma maneira melhor…

Desenvolva uma narrativa muito clara e nítida sobre o que é necessário em termos de tecnologia e como ela funcionará dentro da organização. Você quer entender o que você precisa que a tecnologia faça, mas, mais especificamente, você deve definir completamente como ela será gerenciada.

Por exemplo, a empresa quer comprar o software e hospedá-lo em seus próprios servidores, atrás de seu próprio firewall. Ou quer efetivamente “alugar” a tecnologia, usando software como serviço (SaaS) que vê a infraestrutura hospedada na nuvem e as operações centrais tratadas pelo provedor de serviços.

Quem será o “proprietário” da rede de telas dentro da organização? Quem vai planejar, executar e assistir as coisas? Essa é uma pessoa? Uma equipe interna? Novas contratações? Ou grande parte ou todo o trabalho será terceirizado para um provedor de serviços?

Quais são as características que sua organização precisa em um provedor de serviços? Você quer uma empresa que fabrica e oferece suporte a ótimos softwares, mas sai do caminho? Ou você quer uma empresa que possa ajudar desde o início – no estágio de idealização – sendo um parceiro durante todo o planejamento, implantação e operações contínuas.

Em cada caso, e em muitos outros, esses podem ser tipos muito diferentes de empresas. O problema é que as RFPs não são uma ótima maneira de extrair essas informações.

Uma Abordagem Diferente

Faça apenas uma mini RFP. Elabore um documento que seja apenas um punhado de perguntas-chave, focadas nas que realmente importam:

• Sua plataforma é confiável, segura e com suporte confiável?;
• Sua empresa é financeiramente viável e, portanto, permanecerá por três a cinco anos de contrato?;
• Sua plataforma está alinhada com nossas necessidades técnicas e operacionais e nossa abordagem planejada? Isso deve ser explicado em breve – como SaaS vs empresa;
• Descreva como você terá nosso apoio durante a vigência do contrato;
• Defina claramente o tamanho da oportunidade, cronogramas, status do orçamento (como "estamos prontos") e se há ou não um fornecedor preferencial ou estabelecido.

Existem algumas outras boas perguntas e declarações para inserir lá, portanto, não se limite às listadas acima. Apenas não vá em frente. Você não deve desperdiçar seu tempo, ou o dos fornecedores, fazendo perguntas sobre coisas como suporte para gifs animados ou feeds de mídia social. Muitas RFPs estão cheias de perguntas sobre se os fornecedores suportam ou fazem coisas que quase todos os fornecedores suportam e fazem.

As diferenças são menos na tecnologia e mais no estilo de trabalho, abordagem tecnológica e adequação ao mercado vertical. Por exemplo, existem plataformas de software voltadas para publicidade que provavelmente também podem funcionar em escolas, locais de trabalho ou assistência médica, mas existem plataformas especificamente otimizadas para esses mercados verticais e casos de uso.

Por exemplo, a Spectrio tem uma solução voltada para o ambiente do revendedor de automóveis – ajustada às suas necessidades, dinâmicas e sistemas de negócios.

Identificando opções

É provável que, principalmente se você já tiver uma rede de sinalização digital, tenha algumas ideias sobre o que deseja e com quem pode ser bom trabalhar. Envie a RFP para alguns deles que parecem ser o ajuste certo. Há pouca razão para eles não responderem.

Se você não conhece a tecnologia ou a empresa, contrate um consultor do setor de sinalização digital. Alguns podem querer um retentor e semanas de trabalho. Você provavelmente não precisa disso. Espera-se que outros consultores façam algumas horas com você para ajudar a definir suas necessidades e, em seguida, recomendar uma pequena lista de prestadores de serviços adequados.

Se você conseguir chegar a essa lista curta, envie aquela mini RFP, analise as respostas e, em seguida, convide três empresas para uma reunião – de preferência pessoalmente. Não faça isso uma hora. Faça disso uma manhã. Ou um dia. Quanto mais tempo você tiver para conversar, maior a probabilidade de ir além das discussões sobre recursos e especificações e entrar em uma conversa de qualidade sobre ideias e estilos de trabalho.

Se a tecnologia de sinalização digital for nova para você, talvez o consultor participe das apresentações para orientar a conversa e filtrar as respostas. Fornecedores que são bons em responder a RFPs e apresentações de vendas não são automaticamente bons também em entregar seus serviços.

Essas reuniões consumirão algum tempo, mas pense em dois ou três dias alocados para esse processo, em comparação com o que pode ser semanas e meses para fazer uma RFP completa. Isso é muito mais curto e fácil, e há uma boa chance de os resultados serem melhores também.