¿Está pensando en una RFP de señalización digital? ¡No lo hagas!

Seamos honestos: las RFP son un poco horribles para todos los involucrados.

Las solicitudes de propuestas han sido durante mucho tiempo el proceso de búsqueda y selección de proveedores de tecnología para organizaciones de todos los tamaños. Pero requieren mucho tiempo, son hiperburocráticos y muy a menudo no son tan efectivos para descubrir la solución y el proveedor más adecuados.

Si bien una RFP puede imponer una estructura y disciplina, puede resultar en la selección del proveedor incorrecto debido a la forma en que se evalúan y califican las presentaciones. Las RFP también pueden disuadir a los proveedores más apropiados de incluso perseguir el negocio, debido a todo el tiempo requerido para responder a una oportunidad que puede funcionar o no. O incluso ser real.

Si es un usuario final, obtiene tecnología de señalización digital por primera vez, o si quiere reemplazar o actualizar lo que ya tiene, piense bien si hacer una RFP es la mejor manera de llegar a una solución. Hay formas mucho menos laboriosas de encontrar lo que necesita, y probablemente serán más efectivas para ayudarlo a identificar la opción correcta.

Si trabaja para una gran corporación o entidad gubernamental con procesos de adquisición rígidos que exigen solicitudes de propuestas, bueno... Buena suerte. Lo estás haciendo.

Pero si no, echemos un vistazo a algunos caminos más fáciles.

Primero, aquí hay algunas verdades duras sobre las RFP:

• Los destinatarios no suelen confiar en ellos. Les preocupa, correcta o incorrectamente, que las solicitudes de propuestas estén sesgadas hacia proveedores ya preferidos, o incluso que las preguntas de las solicitudes de propuestas hayan sido elaboradas por proveedores que ya tienen una estrecha relación con el usuario final;
• A los destinatarios también les preocupa que la RFP y su proceso sean solo ejercicios ópticos, y que la decisión ya se haya tomado (pero las "reglas" dicen que la oportunidad debe presentarse frente a múltiples proveedores);
• Los destinatarios analizan el tamaño de la oportunidad y lo comparan con la cantidad de tiempo necesario para elaborar una respuesta. En muchos casos, los directores de ventas optarán por mantener a su gente enfocada en perseguir oportunidades que saben que tienen posibilidades reales de suceder;
• El tamaño del documento RFP puede correlacionarse directamente con la probabilidad de obtener respuestas. En otras palabras, si la RFP es un documento de más de 100 páginas lleno de preguntas interminables, muchos proveedores aceptarán. Si la lista de preguntas de la RFP es corta y las preguntas formuladas son precisas e inteligentes, más proveedores responderán;
• Si la RFP arroja una amplia red entre docenas de proveedores potenciales, los vendedores pensarán que es solo un viaje de pesca, y las personas que emiten la RFP estarán leyendo las respuestas a las 3 AM, tratando de pasar por la pila. nadie gana

Hay una manera mejor…

Desarrolle una narrativa muy clara y nítida sobre lo que se necesita en términos de tecnología y cómo funcionará dentro de la organización. Desea comprender para qué necesita la tecnología, pero más concretamente, debe definir completamente cómo se administrará.

Por ejemplo, ¿quiere la empresa comprar el software y alojarlo en sus propios servidores, detrás de su propio firewall? ¿O quiere "alquilar" de manera efectiva la tecnología, utilizando software como servicio (SaaS) que ve la infraestructura alojada en la nube y las operaciones centrales manejadas por el proveedor de servicios?

¿Quién será el “dueño” de la red de pantallas dentro de la organización? ¿Quién planificará, ejecutará y vigilará las cosas? ¿Es esa una persona? ¿Un equipo interno? ¿Nuevas contrataciones? ¿O gran parte o todo el trabajo se subcontratará a un proveedor de servicios?

¿Cuáles son las características que su organización necesita en un proveedor de servicios? ¿Quiere una empresa que fabrique y admita un gran software, pero que se haga a un lado? ¿O desea una empresa que pueda ayudarlo desde el principio, en la etapa de ideación, siendo un socio durante todo el proceso de planificación, implementación y operaciones en curso?

En cada caso, y muchos más, pueden ser tipos de empresas muy diferentes. El problema es que las RFP no son una excelente manera de obtener esa información.

Un enfoque diferente

Haz solo una mini RFP. Elabore un documento que sea solo un puñado de preguntas clave, centrado en las que realmente importan:

• ¿Es su plataforma confiable, segura y con soporte confiable?;
• ¿Es su empresa financieramente viable y, por lo tanto, estará presente durante los tres a cinco años de un contrato?;
• ¿Su plataforma se alinea con nuestras necesidades técnicas y operativas y con nuestro enfoque planificado? Esto debe explicarse brevemente, como SaaS vs empresa;
• Describa cómo nos respaldará durante el término del acuerdo;
• Explique claramente el tamaño de la oportunidad, los plazos, el estado del presupuesto (como "estamos listos para empezar") y si hay o no un proveedor preferido o titular.

Hay algunas otras buenas preguntas y afirmaciones para incluir allí, así que no se limite a las enumeradas anteriormente. No sigas y sigas. No debería perder su tiempo, ni el de los proveedores, recitando preguntas sobre cosas como soporte para gifs animados o feeds de redes sociales. Muchas RFP están llenas de preguntas sobre si los proveedores respaldan o hacen cosas que casi todos los proveedores respaldan y hacen.

Las diferencias están menos en la tecnología y más en el estilo de trabajo, el enfoque tecnológico y el ajuste al mercado vertical. Por ejemplo, hay plataformas de software que tienen que ver con la publicidad que probablemente también podrían funcionar en escuelas, lugares de trabajo o atención médica, pero hay plataformas que están específicamente optimizadas para esos mercados verticales y casos de uso.

Por ejemplo, Spectrio tiene una solución que tiene que ver con el entorno de los concesionarios de automóviles, adaptada a sus necesidades, dinámicas y sistemas comerciales.

Identificación de opciones

Lo más probable es que, especialmente si ya tiene una red de señalización digital, tenga algunas ideas sobre lo que quiere y con quién podría trabajar. Envíe la RFP a algunos de ellos que parezcan ser los adecuados. Hay pocas razones por las que no respondan.

Si no conoce la tecnología o la empresa, contrate a un consultor de la industria de señalización digital. Algunos podrían querer un anticipo y semanas de trabajo. Probablemente no necesites eso. Es de esperar que otros consultores pasen algunas horas con usted para ayudarlo a definir sus necesidades y luego recomendar una breve lista de proveedores de servicios adecuados.

Si puede llegar a esa lista corta, envíe esa mini RFP, analice las respuestas y luego tenga quizás tres empresas para una reunión, idealmente en persona. No lo hagas una hora. Que sea una mañana. O un día. Cuanto más tiempo tenga para conversar, más probable será que vaya más allá de las discusiones sobre características y especificaciones y entre en una conversación de calidad sobre ideas y estilos de trabajo.

Si la tecnología de señalización digital es completamente nueva para usted, tal vez haga que el consultor participe en las presentaciones para guiar la conversación y filtrar las respuestas. Los proveedores que son buenos para responder a las RFP y las presentaciones de ventas no son automáticamente buenos también para brindar sus servicios.

Estas reuniones consumirán algo de tiempo, pero piense en dos o tres días asignados a este proceso, en comparación con lo que podrían ser semanas y meses para hacer una RFP completa. Esto es mucho más corto y fácil, y es muy probable que los resultados también sean mejores.