正在考慮數字標牌 RFP？不要這樣做！

已發表: 2022-06-01

老實說：RFP 對所有相關人員來說都有些糟糕。

長期以來，徵求建議書一直是為各種規模的組織尋找和選擇技術供應商的首選流程。但它們很耗時、過於官僚化，而且在發現最合適的解決方案和提供者方面往往不是那麼有效。

雖然 RFP 可以強制執行結構和紀律，但由於評估和評分提交的方式，它可能導致選擇錯誤的供應商。 RFP 還可以阻止最合適的供應商甚至追逐業務，因為需要所有時間來響應可能會或可能不會成功的機會。甚至是真實的。

如果您是第一次採購數字標牌技術的最終用戶，或者要替換或更新您已有的技術，請認真思考進行 RFP 是否是獲得解決方案的最佳方式。找到您需要的東西的勞動密集型方法要少得多，而且它們可能會更有效地幫助您確定正確的選擇。

如果您為大型公司或政府實體工作，其採購流程嚴格，要求 RFP，那麼……Godspeed。你在做。

但如果沒有，讓我們看看一些更簡單的路徑。

首先，這裡有一些關於 RFP 的硬道理：

收件人不傾向於信任他們。他們擔心，無論對錯，RFP 都偏向已經首選的供應商，甚至擔心 RFP 問題是由已經與最終用戶關係密切的供應商精心設計的；
收件人還擔心 RFP 及其過程只是光學練習，並且已經做出決定（但“規則”說必須將機會擺在多個供應商面前）；
收件人會查看機會的大小，並將其與製定響應所需的時間進行權衡。在很多情況下，銷售主管會選擇讓他們的員工專注於追逐他們知道真正有機會發生的機會；
RFP 文檔的大小與獲得響應的可能性直接相關。換句話說，如果 RFP 是一個 100 多頁的文件，裡面充滿了無窮無盡的問題，那麼許多供應商都會通過。如果 RFP 的問題列表很短，並且提出的問題很中肯且聰明，那麼會有更多的供應商做出回應；
如果 RFP 在數十家潛在供應商中撒下一張大網，供應商會認為這只是一次釣魚之旅，而發布 RFP 的人將在凌晨 3 點閱讀回复，試圖從一堆堆中穿過。沒有人贏。

就技術方面的需求以及它將如何在組織內發揮作用，制定一個非常清晰、清晰的敘述。您想了解您需要該技術做什麼，但更重要的是，您應該完全定義如何管理它。

例如，公司是否想購買軟件並將其託管在自己的服務器上，在自己的防火牆後面。或者它是否想要有效地“租用”該技術，使用軟件即服務 (SaaS) 來查看由服務提供商處理的雲託管基礎設施和中央操作。

誰將“擁有”組織內的屏幕網絡？誰來計劃、運行和觀察事情？那是一個人嗎？內部團隊？新員工？還是將大部分或全部工作外包給服務提供商？

您的組織需要服務提供商具備哪些特徵？您是否想要一家製作並支持出色軟件但又不礙事的公司？或者您是否想要一家能夠在一開始就提供幫助的公司——在構思階段——在規劃、推出和持續運營的整個過程中成為合作夥伴。

在每種情況下，以及更多情況下，這些可能是非常不同類型的公司。問題是 RFP 並不是梳理這些信息的好方法。

只做一個迷你 RFP。編寫一份僅包含幾個關鍵問題的文檔，重點關注真正重要的問題：

還有一些其他很好的問題和陳述可以在其中溜達，所以不要被上面列出的那些限制。只是不要繼續下去。您不應該浪費您的時間或供應商的時間，喋喋不休地提出有關支持動畫 GIF 或社交媒體提要之類的問題。許多 RFP 都充滿了關於供應商是否支持或執行幾乎每個供應商都支持和執行的事情的問題。

技術上的差異較小，而在工作方式、技術方法和垂直市場適應度上的差異更大。例如，有些軟件平台都是關於廣告的，可能也可以在學校、工作場所或醫療保健中發揮作用，但有些平台專門針對這些垂直市場和用例進行了優化。

例如，Spectrio 有一個完全與汽車經銷商環境有關的解決方案——根據其需求、動態和業務系統進行調整。

很有可能，特別是如果您已經有一個數字標牌網絡，您對自己想要什麼以及與誰合作可能會有一些想法。將 RFP 發送給其中一些看起來合適的人。他們幾乎沒有理由不回應。

如果您不了解技術或公司，請聘請數字標牌行業顧問。有些人可能想要一個固定器和數週的工作。你可能不需要那個。其他顧問有望與您一起做幾個小時來幫助確定您的需求，然後推薦合適的服務提供商的簡短列表。

如果你能進入那個短名單，發送那個迷你 RFP，篩選回复，然後讓三家公司開會——最好是親自開會。不要一個小時。讓它成為一個早晨。或者一天。您聊天的時間越多，您就越有可能超越功能和規格討論，進入關於想法和工作方式的高質量對話。

如果數字標牌技術對您來說是全新的，也許讓顧問坐在演示文稿中以指導對話並過濾響應。擅長響應 RFP 和銷售演示的供應商並不一定擅長提供服務。

這些會議會花費一些時間，但考慮一下分配給這個過程的兩到三天，而完成完整的 RFP 可能需要數周和數月。這更短更容易，而且結果也很有可能會更好。