デジタルサイネージRFPについてお考えですか？ やらないで！
公開: 2022-06-01正直に言うと、RFPは、関係するすべての人にとって、ちょっとひどいものです。
提案依頼書は、あらゆる規模の組織のテクノロジープロバイダーを調達し、選択するための頼りになるプロセスでした。 しかし、それらは時間がかかり、非常に官僚的であり、最適なソリューションとプロバイダーを見つけるのにそれほど効果的ではないことがよくあります。
RFPは構造と規律を強制することができますが、提出物の評価とスコアリングの方法が原因で、間違ったベンダーが選択される可能性があります。 RFPはまた、うまくいくかもしれないし、うまくいかないかもしれない機会に対応するために必要なすべての時間のために、最も適切なベンダーがビジネスを追いかけることさえ思いとどまらせることができます。 または本物でさえあります。
エンドユーザーが初めてデジタルサイネージテクノロジーを調達する場合、または既存のものを交換または更新する場合は、RFPを実行することがソリューションに到達するための最良の方法であるかどうかをよく考えてください。 必要なものを見つけるための労力のかからない方法がはるかに少なく、適切なオプションを特定するのに役立つ可能性があります。
RFPを義務付ける厳格な調達プロセスを持つ大企業または政府機関で働いている場合は、まあ…ゴッドスピード。 あなたはそれをやっています。
しかし、そうでない場合は、いくつかの簡単なパスを見てみましょう。
まず、RFPに関するいくつかの難しい真実を次に示します。
- 受信者はそれらを信頼する傾向がありません。 彼らは、RFPがすでに優先されているベンダーに偏っていること、あるいはRFPの質問がすでにエンドユーザーと緊密なベンダーによって作成されていることを心配しています。
- 受信者はまた、RFPとそのプロセスが単なる光学演習であり、決定がすでに行われていることを心配しています（ただし、「ルール」では、機会を複数のベンダーの前に置く必要があるとされています）。
- 受信者は機会の大きさを見て、それを応答を作成するために必要な時間と比較検討します。 多くの場合、営業部長は代わりに、実際に起こる可能性があるとわかっている機会を追いかけることに人々を集中させることを選択します。
- RFPドキュメントのサイズは、応答を得る可能性と直接相関する可能性があります。 言い換えれば、RFPが無限の質問で満たされた100ページ以上のドキュメントである場合、多くのベンダーが合格します。 RFPの質問リストが短く、質問が的確で賢明である場合、より多くのベンダーが回答します。
- RFPが数十の潜在的なプロバイダーに幅広いネットをキャストする場合、ベンダーはそれが単なる釣り旅行であると考え、RFPを発行する人々は午前3時に応答を読んで山を通り抜けようとします。 誰も勝ちません。
より良い方法があります…
テクノロジーの観点から何が必要であり、それが組織内でどのように機能するかについて、非常に明確で明確な説明を作成します。 テクノロジーに何をする必要があるかを理解したいのですが、もっと重要なことは、テクノロジーをどのように管理するかを完全に定義する必要があります。
たとえば、会社はソフトウェアを購入して、自社のファイアウォールの背後にある自社のサーバーでホストしたいと考えていますか。 または、クラウドでホストされるインフラストラクチャとサービスプロバイダーによって処理される中央操作を確認するサービスとしてのソフトウェア（SaaS）を使用して、テクノロジーを効果的に「レンタル」したいですか。
組織内のスクリーンネットワークを「所有」するのは誰ですか？ 誰が物事を計画し、実行し、監視しますか？ あれは一人ですか？ 社内チーム？ 新入社員？ それとも、作業の多くまたはすべてをサービスプロバイダーにアウトソーシングするのでしょうか。
組織がサービスプロバイダーに必要とする特性は何ですか？ 優れたソフトウェアを作成およびサポートしているが、邪魔にならない会社が必要ですか？ それとも、計画、展開、継続的な運用に至るまで、最初からアイデアの段階でパートナーになることができる会社が必要ですか。
いずれの場合も、そしてさらに多くの場合、これらは非常に異なる種類の会社である可能性があります。 問題は、RFPがその情報を引き出すための優れた方法ではないということです。
別のアプローチ
ミニRFPを実行します。 本当に重要なものに焦点を当てた、ほんの一握りの重要な質問であるドキュメントを作成します。
- プラットフォームは信頼性が高く、安全で、確実にサポートされていますか？;
- あなたの会社は財政的に実行可能であり、したがって、3年から5年の契約期間がありますか？;
- あなたのプラットフォームは、私たちの技術的および運用上のニーズ、および私たちの計画されたアプローチと一致していますか？ これは、SaaSとエンタープライズなど、簡単に説明する必要があります。
- 契約期間中、どのように支援するか説明してください。
- 機会の規模、タイムライン、予算の状況（「準備は整っている」など）、および優先ベンダーまたは既存ベンダーの有無を明確に説明します。
そこに滑り込むべき他のいくつかの良い質問と声明がありますので、上記にリストされたものによって制限されないでください。 続けないでください。 アニメーションGIFやソーシャルメディアフィードのサポートなどに関する質問をぶち壊して、自分の時間やベンダーの時間を無駄にしないでください。 多くのRFPには、ベンダーがサポートしているか、ほぼすべてのベンダーがサポートして実行していることを実行しているかについての質問が詰め込まれています。
違いはテクノロジーではなく、働き方、テクノロジーのアプローチ、そして市場への適合性にあります。 たとえば、学校、職場、ヘルスケアでも機能する可能性のある広告に関するソフトウェアプラットフォームがありますが、これらの垂直市場やユースケース向けに特別に最適化されたプラットフォームもあります。
たとえば、Spectrioには、自動車ディーラー環境に関するすべてのソリューションがあり、そのニーズ、ダイナミクス、およびビジネスシステムに合わせて調整されています。
オプションの特定
特に、すでにデジタルサイネージネットワークを導入している場合は、何が必要で、誰と協力するのがよいかについて、いくつかのアイデアがある可能性があります。 適切と思われる数人にRFPを送信します。 彼らが応答しない理由はほとんどありません。
技術や会社がわからない場合は、デジタルサイネージ業界のコンサルタントに相談してください。 何人かは保持者と数週間の仕事を望むかもしれません。 あなたはおそらくそれを必要としないでしょう。 他のコンサルタントがあなたと数時間一緒にあなたのニーズを定義するのを手伝ってくれることを願っています。そしてそれから適切なサービスプロバイダーの短いリストを推薦します。
その短いリストにたどり着くことができたら、そのミニRFPを送信し、回答をふるいにかけてから、おそらく3社を会議に参加させます。理想的には直接会ってください。 1時間にしないでください。 朝にしてください。 または1日。 チャットする時間が長くなるほど、機能や仕様の議論を超えて、アイデアや働き方についての質の高い会話に入る可能性が高くなります。
デジタルサイネージテクノロジーがまったく新しい場合は、コンサルタントにプレゼンテーションに参加して、会話をガイドし、応答をフィルタリングしてもらいます。 RFPや売り口上への対応が得意なベンダーは、サービスの提供も自動的に得意ではありません。
これらの会議はしばらく時間がかかりますが、完全なRFPを実行するのに数週間から数か月かかる場合と比較して、このプロセスに割り当てられる2〜3日について考えてみてください。 これははるかに短くて簡単であり、結果も良くなる可能性があります。