디지털 사이니지 RFP에 대해 생각하고 계십니까? 하지마!

솔직히 말해서 RFP는 관련된 모든 사람에게 끔찍한 종류입니다.

제안 요청은 모든 규모의 조직을 위한 기술 제공업체를 소싱하고 선택하는 데 오랫동안 사용되어 온 프로세스입니다. 그러나 시간이 많이 걸리고 지나치게 관료적이며 가장 적합한 솔루션과 공급자를 찾는 데 그다지 효과적이지 않은 경우가 많습니다.

RFP는 구조와 원칙을 시행할 수 있지만 제출물을 평가하고 채점하는 방식 때문에 잘못된 공급업체가 선택될 수 있습니다. RFP는 또한 가장 적절한 공급업체가 비즈니스를 쫓는 것조차 하지 못하게 할 수 있습니다. 잘 될 수도 있고 안 될 수도 있는 기회에 응답하는 데 항상 시간이 걸리기 때문입니다. 아니면 진짜.

최종 사용자인 경우 디지털 사이니지 기술을 처음 소싱하거나 이미 있는 것을 교체하거나 새로 고치려면 RFP를 수행하는 것이 솔루션에 도달하는 가장 좋은 방법인지 신중하게 생각하십시오. 필요한 것을 찾는 데 훨씬 덜 노동 집약적인 방법이 있으며 올바른 옵션을 식별하는 데 더 효과적일 것입니다.

RFP를 의무화하는 엄격한 조달 프로세스가 있는 대기업이나 정부 기관에서 일하는 경우 ... Godspeed. 당신은 그것을하고 있습니다.

그러나 그렇지 않은 경우 더 쉬운 경로를 살펴보겠습니다.

먼저 RFP에 대한 몇 가지 확실한 진실이 있습니다.

• 받는 사람은 그들을 신뢰하지 않는 경향이 있습니다. 그들은 옳든 그르든 RFP가 이미 선호하는 공급업체에 치우쳐 있거나 RFP 질문이 이미 최종 사용자와 긴밀한 관계를 유지하고 있는 공급업체에 의해 만들어졌다고 걱정합니다.
• 수령인은 또한 RFP와 그 프로세스가 단지 광학 연습에 불과하고 결정이 이미 내려졌다고 걱정합니다(그러나 "규칙"에 따르면 기회는 여러 공급업체 앞에 놓아야 함).
• 수신자는 기회의 크기를 보고 응답을 작성하는 데 필요한 시간과 비교하여 평가합니다. 많은 경우에 영업 이사는 직원들이 실제로 일어날 가능성이 있다고 알고 있는 기회를 쫓는 데 집중하도록 하는 대신 선택합니다.
• RFP 문서의 크기는 응답을 받을 가능성과 직접적인 상관 관계가 있습니다. 다시 말해서, RFP가 끝없는 질문으로 가득 찬 100페이지가 넘는 문서라면 많은 공급업체가 합격할 것입니다. RFP 질문 목록이 짧고 질문이 정확하고 현명하다면 더 많은 공급업체가 응답할 것입니다.
• RFP가 수십 개의 잠재적 제공업체에 폭넓게 그물을 던지면 공급업체는 이것이 단순한 낚시 여행이라고 생각할 것이고 RFP를 발행하는 사람들은 오전 3시에 응답을 읽고 더미를 헤쳐나가려고 할 것입니다. 아무도 이기지 못한다.

더 나은 방법이 있습니다…

기술 측면에서 무엇이 필요한지, 그리고 그것이 조직 내에서 어떻게 작동할 것인지에 대한 매우 명확하고 명확한 설명을 개발하십시오. 기술을 수행하는 데 필요한 것이 무엇인지 이해하고 싶지만 더 중요한 것은 기술을 관리하는 방법을 완전히 정의해야 한다는 것입니다.

예를 들어, 회사는 소프트웨어를 구입하여 자체 방화벽 뒤에 있는 자체 서버에서 호스팅하기를 원합니까? 아니면 서비스 제공업체가 처리하는 클라우드 호스팅 인프라와 중앙 운영을 확인하는 SaaS(Software as a Service)를 사용하여 기술을 효과적으로 "임대"하고 싶습니까?

조직 내에서 누가 스크린 네트워크를 "소유"합니까? 누가 계획하고, 실행하고, 감시할 것인가? 그 한 사람인가? 사내팀? 신입사원? 아니면 대부분의 또는 모든 작업을 서비스 제공업체에 아웃소싱합니까?

조직에서 서비스 제공자에게 필요한 특성은 무엇입니까? 훌륭한 소프트웨어를 만들고 지원하지만 방해가 되지 않는 회사를 원하십니까? 아니면 시작 단계부터 – 구상 단계에서 – 계획, 출시 및 지속적인 운영 전반에 걸쳐 파트너가 되는 데 도움을 줄 수 있는 회사를 원하십니까?

각각의 경우에, 그리고 훨씬 더 많은 경우에 이들은 매우 다른 종류의 회사가 될 수 있습니다. 문제는 RFP가 해당 정보를 알아낼 수 있는 좋은 방법이 아니라는 것입니다.

다른 접근 방식

미니 RFP를 수행하십시오. 정말 중요한 질문에 초점을 맞춘 몇 가지 핵심 질문으로 문서를 작성하세요.

• 귀하의 플랫폼은 안정적이고 안전하며 안정적으로 지원됩니까?;
• 귀하의 회사는 재정적으로 실행 가능하며 따라서 계약 기간이 3~5년입니까?;
• 귀하의 플랫폼이 당사의 기술 및 운영 요구 사항과 계획된 접근 방식에 부합합니까? 이것은 SaaS 대 기업과 같이 간략하게 설명되어야 합니다.
• 계약 기간 동안 어떻게 지원을 받을 수 있는지 설명하십시오.
• 기회의 규모, 일정, 예산 책정 상태(예: "준비 완료") 및 선호하거나 기존 공급업체가 있는지 여부를 명확하게 설명합니다.

거기에 미끄러질 다른 좋은 질문과 진술이 있으므로 위에 나열된 질문에 국한되지 마십시오. 그냥 계속하지 마십시오. 애니메이션 GIF 또는 소셜 미디어 피드에 대한 지원과 같은 문제에 대해 떠들썩하게 떠들며 시간을 낭비하거나 공급업체의 시간을 낭비해서는 안 됩니다. 많은 RFP는 공급업체가 거의 모든 공급업체가 지원하고 수행하는 작업을 지원하는지 또는 수행하는지에 대한 질문으로 가득 차 있습니다.

차이점은 기술에서 덜하고 작업 스타일, 기술 접근 ​​방식 및 시장 수직 적합성에서 더 많습니다. 예를 들어, 학교, 직장 또는 의료 분야에서도 일할 수 있는 광고에 관한 소프트웨어 플랫폼이 있지만 이러한 수직 시장 및 사용 사례에 특별히 최적화된 플랫폼이 있습니다.

예를 들어, Spectrio는 자동차 딜러 환경에 관한 모든 솔루션을 갖추고 있습니다. 이 솔루션은 요구 사항, 역학 및 비즈니스 시스템에 맞게 조정되었습니다.

옵션 식별

특히 디지털 사이니지 네트워크가 이미 구축되어 있는 경우 원하는 것과 함께 일하기 좋은 사람에 대한 아이디어가 있을 수 있습니다. 적합하다고 생각되는 몇 사람에게 RFP를 보냅니다. 그들이 응답하지 않을 이유는 거의 없습니다.

기술이나 회사에 대해 잘 모르는 경우 디지털 사이니지 업계 컨설턴트에게 문의하십시오. 일부는 리테이너와 몇 주간의 작업을 원할 수 있습니다. 당신은 아마 그것을 필요로하지 않습니다. 다른 컨설턴트가 몇 시간 동안 귀하의 요구 사항을 정의하고 적절한 서비스 제공자의 짧은 목록을 추천할 수 있기를 바랍니다.

그 짧은 목록에 도달할 수 있다면 그 미니 RFP를 보내고 응답을 검토한 다음 3개 회사가 회의에 참석하도록 하십시오. 이상적으로는 직접 대면하십시오. 시간을 만들지 마십시오. 아침을 만드십시오. 또는 하루. 채팅 시간이 많을수록 기능 및 사양에 대한 논의를 넘어 아이디어와 작업 스타일에 대한 양질의 대화에 참여할 가능성이 높아집니다.

디지털 사이니지 기술이 완전히 새로운 것이라면 컨설턴트가 프레젠테이션에 참여하여 대화를 안내하고 응답을 필터링하도록 할 수 있습니다. RFP 및 영업 프레젠테이션에 잘 응답하는 공급업체는 자동으로 서비스를 제공하는 데도 능숙하지 않습니다.

이러한 회의는 시간이 좀 걸리겠지만 전체 RFP를 수행하는 데 몇 주 및 몇 달이 걸릴 수 있는 것과 비교하여 이 프로세스에 할당된 2~3일에 대해 생각하십시오. 이것은 훨씬 더 짧고 쉬우며 결과도 더 좋을 가능성이 높습니다.