正在考虑数字标牌 RFP？不要这样做！

已发表: 2022-06-01

老实说：RFP 对所有相关人员来说都有些糟糕。

长期以来，征求建议书一直是为各种规模的组织寻找和选择技术供应商的首选流程。但它们很耗时、过于官僚化，而且在发现最合适的解决方案和提供者方面往往不是那么有效。

虽然 RFP 可以强制执行结构和纪律，但由于评估和评分提交的方式，它可能导致选择错误的供应商。 RFP 还可以阻止最合适的供应商甚至追逐业务，因为需要所有时间来响应可能会或可能不会成功的机会。甚至是真实的。

如果您是第一次采购数字标牌技术的最终用户，或者要替换或更新您已有的技术，请认真思考执行 RFP 是否是获得解决方案的最佳方式。找到您需要的东西的劳动密集型方法要少得多，而且它们可能会更有效地帮助您确定正确的选择。

如果您为大型公司或政府实体工作，其采购流程严格，要求 RFP，那么……Godspeed。你在做。

但如果没有，让我们看看一些更简单的路径。

首先，这里有一些关于 RFP 的硬道理：

收件人不倾向于信任他们。他们担心，无论对错，RFP 都偏向已经首选的供应商，甚至担心 RFP 问题是由已经与最终用户关系密切的供应商精心设计的；
收件人还担心 RFP 及其过程只是光学练习，并且已经做出决定（但“规则”说必须将机会摆在多个供应商面前）；
收件人会查看机会的大小，并将其与制定响应所需的时间进行权衡。在很多情况下，销售主管会选择让他们的员工专注于追逐他们知道真正有机会发生的机会；
RFP 文档的大小与获得响应的可能性直接相关。换句话说，如果 RFP 是一个 100 多页的文件，里面充满了无穷无尽的问题，那么许多供应商都会通过。如果 RFP 的问题列表很短，并且提出的问题很中肯且聪明，那么会有更多的供应商做出回应；
如果 RFP 在数十个潜在供应商之间撒下一张大网，供应商会认为这只是一次钓鱼之旅，而发布 RFP 的人将在凌晨 3 点阅读回复，试图从一堆堆中穿过。没有人赢。

就技术方面的需求以及它将如何在组织内发挥作用，制定一个非常清晰、清晰的叙述。您想了解您需要该技术做什么，但更重要的是，您应该完全定义如何管理它。

例如，公司是否想购买软件并将其托管在自己的服务器上，在自己的防火墙后面。或者它是否想要有效地“租用”该技术，使用软件即服务 (SaaS) 来查看由服务提供商处理的云托管基础设施和中央操作。

谁将“拥有”组织内的屏幕网络？谁来计划、运行和观察事情？那是一个人吗？内部团队？新员工？还是将大部分或全部工作外包给服务提供商？

您的组织需要服务提供商具备哪些特征？您是否想要一家制作并支持出色软件但又不碍事的公司？或者您是否想要一家能够在一开始就提供帮助的公司——在构思阶段——在规划、推出和持续运营的整个过程中成为合作伙伴。

在每种情况下，以及更多情况下，这些可能是非常不同类型的公司。问题是 RFP 并不是梳理这些信息的好方法。

只做一个迷你 RFP。编写一份仅包含几个关键问题的文档，重点关注真正重要的问题：

还有一些其他很好的问题和陈述可以在其中溜达，所以不要被上面列出的那些限制。只是不要继续下去。您不应该浪费您的时间或供应商的时间，喋喋不休地提出有关支持动画 GIF 或社交媒体提要之类的问题。许多 RFP 都充满了关于供应商是否支持或执行几乎每个供应商都支持和执行的事情的问题。

技术上的差异较小，而在工作方式、技术方法和垂直市场适应度上的差异更大。例如，有些软件平台都是关于广告的，可能也可以在学校、工作场所或医疗保健中发挥作用，但有些平台专门针对这些垂直市场和用例进行了优化。

例如，Spectrio 有一个完全与汽车经销商环境有关的解决方案——根据其需求、动态和业务系统进行调整。

很有可能，特别是如果您已经有一个数字标牌网络，您对自己想要什么以及与谁合作可能会有一些想法。将 RFP 发送给其中一些看起来合适的人。他们几乎没有理由不回应。

如果您不了解技术或公司，请聘请数字标牌行业顾问。有些人可能想要一个固定器和数周的工作。你可能不需要那个。其他顾问有望与您一起做几个小时来帮助确定您的需求，然后推荐合适的服务提供商的简短列表。

如果你能进入那个短名单，发送那个迷你 RFP，筛选回复，然后让三家公司开会——最好是亲自开会。不要一个小时。让它成为一个早晨。或者一天。您聊天的时间越多，您就越有可能超越功能和规格讨论，进入关于想法和工作方式的高质量对话。

如果数字标牌技术对您来说是全新的，也许让顾问坐在演示文稿中以指导对话并过滤响应。擅长响应 RFP 和销售演示的供应商并不一定擅长提供服务。

这些会议会花费一些时间，但考虑一下分配给这个过程的两到三天，而完成完整的 RFP 可能需要数周和数月。这更短更容易，而且结果也很有可能会更好。