Vă gândiți la un RFP pentru semnalizare digitală? Nu o face!

Să fim sinceri: cererile de propuneri sunt oarecum îngrozitoare, pentru toți cei implicați.

Solicitările de propuneri au fost de multă vreme procesul de bază pentru aprovizionarea și selectarea furnizorilor de tehnologie pentru organizațiile de toate dimensiunile. Dar sunt consumatoare de timp, hiper-birocratice și, de multe ori, nu sunt atât de eficiente în descoperirea celei mai potrivite soluții și furnizori.

Deși o cerere de propuneri poate impune o structură și o disciplină, poate duce la selectarea furnizorului greșit din cauza modului în care sunt evaluate și punctate trimiterile. RFP-urile pot, de asemenea, descuraja cei mai adecvați furnizori de la urmărirea afacerii, din cauza întregului timp necesar pentru a răspunde unei oportunitati care poate sau nu funcționa. Sau chiar să fii real.

Dacă sunteți un utilizator final, aprovizionați cu tehnologie de semnalizare digitală pentru prima dată sau pentru a înlocui sau a reîmprospăta ceea ce aveți deja în vigoare, gândiți-vă bine dacă efectuarea unui RFP este cea mai bună modalitate de a ajunge la o soluție. Există modalități mult mai puțin intensive de muncă de a găsi ceea ce aveți nevoie și probabil că vor fi mai eficiente în a vă ajuta să identificați opțiunea potrivită.

Dacă lucrați pentru o corporație mare sau o entitate guvernamentală cu procese rigide de achiziții care impun cereri de propuneri, ei bine... Godspeed. Tu o faci.

Dar dacă nu, să ne uităm la câteva căi mai ușoare.

În primul rând, iată câteva adevăruri dure despre cererile de propuneri:

• Destinatarii nu au tendința de a avea încredere în ei. Ei își fac griji, corect sau greșit, că cererile de propuneri sunt denaturate față de furnizorii deja preferați sau chiar că întrebările privind cererea de propuneri au fost elaborate de furnizori deja strânși cu utilizatorul final;
• Destinatarii se îngrijorează, de asemenea, că cererea de propuneri și procesul său sunt doar exerciții de optică și că decizia a fost deja luată (dar „regulile” spun că oportunitatea trebuie pusă în fața mai multor vânzători);
• Destinatarii analizează dimensiunea oportunității și o cântăresc în raport cu timpul necesar pentru a elabora un răspuns. În multe cazuri, directorii de vânzări vor opta în schimb să își mențină oamenii concentrați pe urmărirea oportunităților despre care știu că au șanse reale să se întâmple;
• Mărimea documentului RFP se poate corela direct cu probabilitatea de a primi răspunsuri. Cu alte cuvinte, dacă cererea de propunere este un document de peste 100 de pagini, plin de întrebări nesfârșite, mulți furnizori vor accepta. Dacă lista de întrebări RFP este scurtă, iar întrebările adresate sunt concrete și inteligente, mai mulți furnizori vor răspunde;
• Dacă cererea de propunere pune o plasă largă asupra a zeci de furnizori potențiali, vânzătorii vor crede că este doar o excursie de pescuit, iar oamenii care emit cererea de propunere vor citi răspunsurile la ora 3 dimineața, încercând să treacă peste gramada. Nimeni nu câștigă.

Există o cale mai bună...

Dezvoltați o narațiune foarte clară și clară despre ceea ce este necesar în materie de tehnologie și cum va funcționa aceasta în cadrul organizației. Vrei să înțelegi ce trebuie să facă tehnologia, dar mai exact, ar trebui să definești complet modul în care va fi gestionată.

De exemplu, compania vrea să cumpere software-ul și să-l găzduiască pe propriile servere, în spatele propriului firewall. Sau dorește să „închirieze” tehnologia în mod eficient, folosind software-ul ca serviciu (SaaS) care vede infrastructura găzduită în cloud și operațiunile centrale gestionate de furnizorul de servicii.

Cine va „deține” rețeaua de ecrane în cadrul organizației? Cine va planifica, va conduce și va urmări lucrurile? Este o singură persoană? O echipă internă? Noii veniti? Sau o mare parte sau toată munca va fi externalizată unui furnizor de servicii?

Care sunt caracteristicile de care are nevoie organizația dumneavoastră la un furnizor de servicii? Îți dorești o companie care să creeze și să susțină software grozav, dar care să iasă din drum? Sau doriți o companie care să vă ajute chiar de la început – în faza de ideare – să fie partener până la planificare, lansare și operațiuni continue.

În fiecare caz, și în multe altele, acestea pot fi tipuri foarte diferite de companii. Problema este că cererile de propuneri nu sunt o modalitate excelentă de a scoate aceste informații.

O abordare diferită

Faceți doar un mini RFP. Creați un document care este doar o mână de întrebări cheie, concentrate pe cele care contează cu adevărat:

• Este platforma dumneavoastră fiabilă, sigură și susținută în mod fiabil?;
• Compania dvs. este viabilă financiar și, prin urmare, va exista timp de trei până la cinci ani de contract?;
• Platforma dumneavoastră se aliniază cu nevoile noastre tehnice și operaționale și cu abordarea noastră planificată? Acest lucru ar trebui explicat pe scurt – cum ar fi SaaS vs enterprise;
• Descrieți cum ne veți sprijini pe durata acordului;
• Precizați în mod clar dimensiunea oportunității, termenele, starea bugetului (cum ar fi „suntem gata de plecare”) și dacă există sau nu un furnizor preferat sau existent.

Există și alte întrebări și afirmații bune de introdus acolo, așa că nu vă limitați de cele enumerate mai sus. Doar nu continua și mai departe. Nu ar trebui să vă pierdeți timpul sau pe cel al vânzătorilor, răsturnând întrebări despre lucruri precum suportul pentru gif-uri animate sau fluxuri de social media. O mulțime de cereri de propuneri sunt pline de întrebări despre dacă furnizorii sprijină sau fac lucruri pe care aproape fiecare furnizor le sprijină și le face.

Diferențele sunt mai puține în tehnologie și mai mult în stilul de lucru, abordarea tehnologiei și adaptarea la verticala pieței. De exemplu, există platforme software care se referă numai la publicitate, care probabil ar putea face treaba și în școli, locuri de muncă sau asistență medicală, dar există platforme care sunt optimizate special pentru acele piețe verticale și cazuri de utilizare.

De exemplu, Spectrio are o soluție care se referă în totalitate la mediul dealerului auto – adaptată la nevoile, dinamica și sistemele sale de afaceri.

Identificarea Opțiunilor

Sunt șanse, mai ales dacă aveți deja o rețea de semnalizare digitală, să aveți câteva idei despre ce doriți și cu cine ar putea fi bine să lucrați. Trimiteți cererea de propunere către câțiva dintre ei care par potriviți. Există puține motive pentru care nu vor răspunde.

Dacă nu cunoașteți tehnologia sau compania, angajați un consultant în industria de semnalizare digitală. Unii s-ar putea să-și dorească un reținut și săptămâni de muncă. Probabil că nu ai nevoie de asta. Alți consultanți sperăm că vor face câteva ore cu dvs. pentru a vă ajuta să vă definiți nevoile și apoi vă vor recomanda o listă scurtă de furnizori de servicii potriviți.

Dacă puteți ajunge la acea listă scurtă, trimiteți acea mini cerere de propuneri, verificați răspunsurile și apoi participați la o întâlnire cu trei companii - ideal în persoană. Nu face o oră. Fă-o dimineață. Sau o zi. Cu cât ai mai mult timp pentru chat, cu atât mai probabil vei ajunge dincolo de discuțiile despre funcții și specificații și vei intra într-o conversație de calitate despre idei și stiluri de lucru.

Dacă tehnologia de semnalizare digitală este nouă pentru dvs., poate solicitați consultantului să participe la prezentări pentru a ghida conversația și a filtra răspunsurile. Furnizorii care sunt buni să răspundă la cererile de propuneri și la prezentările de vânzări nu sunt în mod automat buni și în a-și oferi serviciile.

Aceste întâlniri vor consuma ceva timp, dar gândiți-vă la două sau trei zile alocate acestui proces, în comparație cu ceea ce ar putea fi săptămâni și luni pentru a face un RFP complet. Acest lucru este mult mai scurt și mai ușor și există șanse mari ca rezultatele să fie și mai bune.