Stai pensando a una richiesta di proposta per la segnaletica digitale? Non farlo!

Siamo onesti: le richieste di offerta sono un po' orribili, per tutti i soggetti coinvolti.

Le richieste di proposte sono state a lungo il processo di riferimento per l'approvvigionamento e la selezione di fornitori di tecnologia per organizzazioni di tutte le dimensioni. Ma sono dispendiose in termini di tempo, iperburocratiche e molto spesso non così efficaci nello scoprire la soluzione e il fornitore più adatti.

Sebbene una richiesta di offerta possa imporre una struttura e una disciplina, può comportare la selezione del fornitore sbagliato a causa del modo in cui gli invii vengono valutati e valutati. Le richieste di offerta possono anche dissuadere i fornitori più appropriati dall'inseguire persino l'attività, a causa di tutto il tempo necessario per rispondere a un'opportunità che potrebbe o meno funzionare. O anche essere reale.

Se sei un utente finale che cerca per la prima volta la tecnologia di digital signage, o per sostituire o aggiornare ciò che hai già in atto, rifletti bene sul fatto se fare una richiesta di offerta sia il modo migliore per arrivare a una soluzione. Ci sono modi molto meno laboriosi per trovare ciò di cui hai bisogno e probabilmente saranno più efficaci nell'aiutarti a identificare l'opzione giusta.

Se lavori per una grande azienda o ente governativo con rigidi processi di approvvigionamento che richiedono richieste di offerta, beh... Godspeed. Lo stai facendo.

Ma in caso contrario, diamo un'occhiata ad alcuni percorsi più semplici.

Innanzitutto, ecco alcune dure verità sulle richieste di offerta:

• I destinatari non tendono a fidarsi di loro. Si preoccupano, a torto oa ragione, che le RFP siano orientate verso fornitori già preferiti, o anche che le domande RFP siano state formulate da fornitori già a stretto contatto con l'utente finale;
• I destinatari temono anche che la RFP e il suo processo siano solo esercizi di ottica e che la decisione sia già stata presa (ma le "regole" dicono che l'opportunità deve essere messa di fronte a più fornitori);
• I destinatari esaminano la dimensione dell'opportunità e la valutano rispetto alla quantità di tempo necessaria per elaborare una risposta. In molti casi, i direttori delle vendite sceglieranno invece di mantenere il loro personale concentrato sulla ricerca di opportunità che sanno avere reali possibilità di accadere;
• La dimensione del documento RFP può essere direttamente correlata alla probabilità di ottenere risposte. In altre parole, se la RFP è un documento di oltre 100 pagine pieno di infinite domande, molti fornitori passeranno. Se l'elenco delle domande RFP è breve e le domande poste sono puntuali e intelligenti, più fornitori risponderanno;
• Se la RFP getta un'ampia rete tra dozzine di potenziali fornitori, i venditori penseranno che sia solo una battuta di pesca e le persone che emetteranno la RFP leggeranno le risposte alle 3 del mattino, cercando di superare la pila. Nessuno vince.

C'è un modo migliore...

Sviluppare una narrazione molto chiara e nitida su ciò che è necessario in termini di tecnologia e su come funzionerà all'interno dell'organizzazione. Vuoi capire cosa devi fare con la tecnologia, ma più precisamente, dovresti definire completamente come verrà gestita.

Ad esempio, l'azienda desidera acquistare il software e ospitarlo sui propri server, dietro il proprio firewall. Oppure vuole effettivamente "affittare" la tecnologia, utilizzando il software come servizio (SaaS) che vede l'infrastruttura ospitata nel cloud e le operazioni centrali gestite dal fornitore di servizi.

Chi "possederà" la rete dello schermo all'interno dell'organizzazione? Chi pianificherà, correrà e guarderà le cose? Quella è una persona? Una squadra interna? Nuovi assunti? O gran parte o tutto il lavoro sarà affidato a un fornitore di servizi?

Quali sono le caratteristiche di cui la tua organizzazione ha bisogno in un fornitore di servizi? Vuoi un'azienda che produca e supporti un ottimo software, ma si tolga di mezzo? Oppure vuoi un'azienda che possa aiutare fin dall'inizio - nella fase di ideazione - essendo un partner durante tutto il percorso attraverso la pianificazione, il lancio e le operazioni in corso.

In ogni caso, e in molti altri, possono trattarsi di tipi di società molto diversi. Il problema è che le richieste di offerta non sono un ottimo modo per estrarre tali informazioni.

Un approccio diverso

Fai solo una mini RFP. Crea un documento che sia solo una manciata di domande chiave, incentrato su quelle che contano davvero:

• La tua piattaforma è affidabile, sicura e supportata in modo affidabile?;
• La tua azienda è finanziariamente redditizia e, quindi, sarà disponibile per i tre o cinque anni di contratto?;
• La tua piattaforma è in linea con le nostre esigenze tecniche e operative e con il nostro approccio pianificato? Questo dovrebbe essere spiegato in breve, come SaaS vs enterprise;
• Descrivi come avrai le nostre spalle per la durata del contratto;
• Spiega chiaramente l'entità dell'opportunità, le tempistiche, lo stato del budget (come "siamo a posto") e se esiste o meno un fornitore preferito o in carica.

Ci sono altre buone domande e affermazioni da inserire, quindi non essere limitato da quelle elencate sopra. Basta non andare avanti e indietro. Non dovresti sprecare il tuo tempo, o quello dei venditori, a snocciolare domande su cose come il supporto per gif animate o feed di social media. Molte richieste di offerta sono piene di domande sul fatto che i fornitori supportino o facciano cose che quasi tutti i fornitori supportano e fanno.

Le differenze sono meno nella tecnologia e più nello stile di lavoro, nell'approccio tecnologico e nell'adattamento al mercato verticale. Ad esempio, ci sono piattaforme software che riguardano esclusivamente la pubblicità che probabilmente potrebbero anche svolgere il loro lavoro nelle scuole, nei luoghi di lavoro o nell'assistenza sanitaria, ma ci sono piattaforme specificamente ottimizzate per quei mercati verticali e casi d'uso.

Ad esempio, Spectrio ha una soluzione incentrata sull'ambiente dei concessionari di auto, sintonizzata sulle sue esigenze, dinamiche e sistemi aziendali.

Identificazione delle opzioni

È probabile che, in particolare se disponi già di una rete di segnaletica digitale, hai alcune idee su ciò che desideri e con chi potrebbe essere utile lavorare. Invia la richiesta di proposta ad alcuni di loro che sembrano adatti a te. Ci sono poche ragioni per cui non rispondono.

Se non conosci la tecnologia o l'azienda, rivolgiti a un consulente del settore del digital signage. Alcuni potrebbero volere un fermo e settimane di lavoro. Probabilmente non ne hai bisogno. Si spera che altri consulenti dedicheranno qualche ora a te per aiutarti a definire le tue esigenze e quindi consiglieranno un breve elenco di fornitori di servizi adeguati.

Se riesci a raggiungere quella breve lista, invia quella mini RFP, passa al setaccio le risposte e poi invita forse tre aziende a un incontro, idealmente di persona. Non farcela un'ora. Falla una mattinata. O un giorno. Più tempo hai a disposizione per chattare, più è probabile che tu vada oltre le discussioni su caratteristiche e specifiche e in una conversazione di qualità su idee e stili di lavoro.

Se la tecnologia del digital signage è una novità per te, chiedi al consulente di partecipare alle presentazioni per guidare la conversazione e filtrare le risposte. I fornitori che sono bravi a rispondere alle richieste di offerta e alle presentazioni di vendita non sono automaticamente bravi anche a fornire i loro servizi.

Questi incontri richiederanno un po' di tempo, ma pensa a due o tre giorni assegnati a questo processo, rispetto a quelle che potrebbero essere settimane e mesi per fare una RFP completa. Questo è molto più breve e più facile e ci sono buone probabilità che anche i risultati siano migliori.