วิธีเขียนจดหมายธุรกิจส่วนตัวเพื่อให้บรรลุเป้าหมายและแสดงความเชี่ยวชาญของคุณ

1. จดหมายธุรกิจส่วนตัวคืออะไร?
2. จดหมายธุรกิจส่วนตัวและจดหมายธุรกิจต่างกันอย่างไร?
3. เหตุผลหลักในการเขียนจดหมายธุรกิจส่วนตัว
4. ข้อมูลใดบ้างที่ควรรวมอยู่ในจดหมายธุรกิจส่วนบุคคล?
5. คำแนะนำทีละขั้นตอน: วิธีเขียนและจัดโครงสร้างจดหมายธุรกิจส่วนตัว
6. สิ่งสำคัญในการจัดรูปแบบจดหมายธุรกิจส่วนตัว
7. ข้อผิดพลาดทั่วไปในการเขียนจดหมายธุรกิจส่วนตัว
8. เคล็ดลับในการเขียนจดหมายธุรกิจส่วนตัวที่แข็งแกร่ง
9. วิธีส่งจดหมายธุรกิจส่วนตัวทางอีเมล
10. ตัวอย่าง 5 ตัวอย่างที่ดีที่สุดสำหรับทุกโอกาส

เครื่องมือที่มีประโยชน์:
1. Newoldstamp - การตลาดลายเซ็นอีเมล
2. ผู้ส่ง - ตัวสร้างอีเมลและผู้ส่ง
3. Reply.io - การเข้าถึงอีเมล การโทร และงานส่วนตัว
4. RocketLink - ตัวเชื่อมโยงสั้นที่มีแบรนด์ของคุณ
5. Canva - เครื่องมือออนไลน์สำหรับการออกแบบ

ที่ศูนย์กลางของความสัมพันธ์ใดๆ มีการสื่อสาร สิ่งนี้เป็นจริงสำหรับความสัมพันธ์ทางธุรกิจเช่นกัน พวกเขาขึ้นอยู่กับการประชุม การโทร และการติดต่อเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างต่อเนื่อง

โชคดีที่เทคโนโลยีทั้งหมดทำให้การโต้ตอบกับผู้อื่นง่ายขึ้นและประหยัดเวลามากขึ้น ไม่จำเป็นต้องมีร่างกายอยู่ในที่ประชุมอีกต่อไป และการส่งจดหมายกลายเป็นกิจกรรมทันทีด้วยอีเมล และถึงกระนั้นบางครั้งคาดว่าคุณจะเขียนจดหมายธุรกิจลงบนกระดาษแล้วส่งทางไปรษณีย์

ทำไมถึงเป็นเช่นนั้น? ประการแรกเป็นมืออาชีพมากขึ้น ประการที่สอง เป็นการแสดงท่าทางที่แสดงให้เห็นว่าคุณได้ทุ่มเทเวลามากขึ้นในการเข้าถึงบุคคลหรือองค์กรใดบุคคลหนึ่งโดยเฉพาะ

หากคุณพบว่าการเขียนจดหมายจริง ๆ นั้นท้าทายเกินไป อย่ากลัวเลย: นี่คือบทความสำหรับคุณ ในนั้นเราจะครอบคลุมประเด็นหลักทั้งหมดของการเขียนจดหมายธุรกิจส่วนบุคคลและพิจารณาดังต่อไปนี้:

• วิธีเขียนจดหมายธุรกิจส่วนตัว
• จดหมายธุรกิจส่วนตัวและจดหมายธุรกิจแตกต่างกันอย่างไร?
• วิธีการจัดรูปแบบจดหมายธุรกิจส่วนตัว
• เคล็ดลับและแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการ เขียนจดหมายธุรกิจส่วนตัว
• คุณสามารถใช้ตัวอย่างสากลอะไรได้บ้างเมื่อเขียนจดหมายธุรกิจส่วนตัว

เริ่มจากพื้นฐานกันก่อน

จดหมายธุรกิจส่วนตัวคืออะไร?

โดยปกติ จดหมายธุรกิจส่วนบุคคลคือจดหมายที่คุณเขียนในฐานะบุคคลธรรมดาถึงบริษัทหรือบุคคลอื่นภายในธุรกิจหนึ่งๆ ปกติจะพิมพ์ดีด แม้ว่าเหตุผลและโอกาสในการเขียนอาจแตกต่างกัน แต่เป้าหมายหลักของคุณมักจะเป็นตัวละครส่วนตัว ในขณะที่ความสัมพันธ์ของคุณมีลักษณะทางธุรกิจ จุดสำคัญที่ต้องจำไว้คือจดหมายธุรกิจส่วนบุคคลจะแตกต่างจากจดหมายธุรกิจเล็กน้อย

ได้รับความอนุเคราะห์จาก Sampletemplates

จดหมายธุรกิจส่วนตัวและจดหมายธุรกิจต่างกันอย่างไร

วัตถุประสงค์หลักของอีเมลธุรกิจส่วนบุคคลคือการสร้างความสัมพันธ์และการ ติดต่อ อย่างไรก็ตาม นั่นก็เป็นความจริงสำหรับจดหมายธุรกิจเช่นกัน ความแตกต่างหลักระหว่างคนทั้งสองคือคุณเขียนข้อความส่วนตัวในนามของคุณ ไม่มีจดหมายการตลาดหรือการขายที่นี่

เหตุผล ในการเขียนจดหมายธุรกิจส่วนตัว ในทางกลับกัน อาจแตกต่างออกไป มาดูสถานการณ์ทั่วไปบางส่วนในย่อหน้าถัดไป

เหตุผลหลักในการเขียนจดหมายธุรกิจส่วนตัว

• เพื่อขอข้อมูลหรือการดำเนินการ

ตัวอย่างที่พบบ่อยที่สุดคือจดหมายถึงเจ้าหน้าที่ของรัฐหรือตัวแทนธนาคารของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณต้องการรับใบแจ้งยอดประกันสังคมหรือขอคะแนนเครดิต กรณีการใช้งานที่เป็นที่นิยมอีกประการหนึ่งคือจดหมายสมัครงาน

• เพื่อแสดงความยินดี

มีหลายโอกาสสำหรับสิ่งนี้: วันเกิด, การเกิดของเด็ก, วันครบรอบการทำงาน, การเลื่อนตำแหน่งทางอาชีพ หรือ ตัวอย่างเช่น เมื่อบริษัทที่คุณกำลังดูอยู่ได้รับเงินทุนที่น่าประทับใจ

• ที่จะพูดว่า "ขอบคุณ"

หนึ่งสามารถขอบคุณสำหรับอะไร คุณสามารถเขียนจดหมายขอบคุณใครสักคนสำหรับการพบปะหรือสัมภาษณ์งาน เพื่อให้คำปรึกษา หรือแบ่งปันข้อมูลที่เป็นประโยชน์กับคุณ

• เพื่อติดตามผลภายหลัง

มีโอกาสเป็นไปได้มากมายสำหรับสิ่งนี้เช่นกัน คุณสามารถติดตามผลกับผู้จัดการการจ้างงานของคุณ กับผู้ดูแลการประชุมเชิงปฏิบัติการ กับตัวแทนประกันภัยของคุณ หรือกับพันธมิตรทางธุรกิจ การติดตามผลเป็นวิธีที่ดีในการเตือนคนอื่นถึงตัวคุณเอง

• เพื่อบอกเกี่ยวกับการตัดสินใจของคุณ

ตัวอย่างเช่น เมื่อผิดสัญญากับผู้ให้บริการหรือรับข้อเสนองาน คุณสามารถใช้รูปแบบจดหมายธุรกิจส่วนตัวเพื่อทำให้เป็นมืออาชีพมากขึ้น

• พูดขอโทษ

หากคุณไม่สามารถเข้าร่วมงานหรือโอกาสใด ๆ การเขียนจดหมายขอโทษสำหรับการเปลี่ยนแปลงแผนอาจเป็นการสุภาพมากกว่า สามารถใช้เมื่อคุณแสดงความเสียใจเมื่อมีสิ่งเลวร้ายเกิดขึ้น

• เชิญร่วมงาน

แม้ว่าคำเชิญ เช่น บันทึกแสดงความยินดี มักจะส่งพร้อมการ์ด แต่คุณสามารถใช้จดหมายธุรกิจส่วนตัวได้เช่นกัน ทุกอย่างขึ้นอยู่กับระดับของพิธีการ

• เพื่อต้อนรับพันธมิตรทางธุรกิจใหม่

หากคุณมีพันธมิตรทางธุรกิจรายใหม่ คุณสามารถส่งจดหมายทั้งจากบริษัทที่คุณเป็นตัวแทนและในนามของคุณ ในกรณีอย่างหลัง จดหมายธุรกิจส่วนตัวเป็นทางเลือกที่เหมาะสม

ได้รับความอนุเคราะห์จาก Freepik

ข้อมูลใดที่ควรรวมอยู่ในจดหมายธุรกิจส่วนบุคคล?

ตอนนี้เรามาดูกันว่า ส่วนหลักของจดหมายธุรกิจส่วนตัว คืออะไร ในเกือบทุกกรณี กระดาษควรประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้:

• ข้อมูลผู้ส่ง
• วันที่
• ข้อมูลผู้รับ
• คำทักทาย
• ร่างกาย
• ปิด
• ลายเซ็นของคุณ

องค์ประกอบอื่นสามารถนำเสนอได้เช่นกันทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการติดต่อสื่อสารของคุณ ตัวอย่างเช่น โลโก้บริษัทของคุณ (หากคุณเขียนในฐานะตัวแทนของบริษัท) หรือหมายเหตุเพิ่มเติมที่แสดงรายการไฟล์แนบในกรณีที่คุณมี

มาดูส่วนประกอบในเชิงลึกกันดีกว่า

คำแนะนำทีละขั้นตอน: วิธีเขียนและจัดโครงสร้างจดหมายธุรกิจส่วนตัว

ด้านล่างนี้คือคำแนะนำหลักของคุณใน การเขียนจดหมายธุรกิจส่วนตัว ในทุกโอกาส เพียงสร้างรายการองค์ประกอบเหล่านี้ก่อนที่คุณจะเริ่มสร้างข้อความของคุณ เราขอแนะนำให้คุณสร้างเทมเพลตและเก็บไว้ เพื่อที่ว่าเมื่อมีโอกาส คุณก็สามารถกรอกรายละเอียดที่จำเป็นได้

หมายเหตุ: คำแนะนำนี้เป็นไปตามรูปแบบการจัดรูปแบบบล็อก เราจะพูดถึงมันเพิ่มเติมด้านล่าง

1. ข้อมูลผู้ส่ง

เริ่มต้นด้วยที่อยู่ของคุณที่ด้านบนของหน้า โปรดจำไว้ว่า คุณเพียงแค่ต้องการชื่อถนน หมายเลขอาคาร อพาร์ตเมนต์หรือห้องชุด (ถ้ามี) รหัสไปรษณีย์ เมือง และประเทศสำหรับการติดต่อระหว่างประเทศ อย่าใส่ชื่อของคุณที่นี่ เพราะชื่อจะอยู่ด้านล่างสุดของหน้า นอกจากนี้ อย่าลืมหลีกเลี่ยงคำย่อทุกชนิด เช่น เขียน "Street" แทน "St"

2. วันที่

บรรทัดว่างหลังที่อยู่ของผู้ส่งหนึ่งบรรทัด ให้เขียนวันที่ที่เขียนจดหมาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใช้รูปแบบวันที่ที่ถูกต้องโดยขึ้นอยู่กับประเทศของคุณ ตัวอย่างเช่น ในสหรัฐอเมริกา จะมีลักษณะดังนี้:

6 มีนาคม 2565

และเช่นนี้ในสหราชอาณาจักรและยุโรป:

6 มีนาคม 2565

3. ข้อมูลผู้รับ

เว้นบรรทัดว่างไว้หนึ่งบรรทัดหลังวันที่อีกครั้ง แล้วเขียนชื่อและที่อยู่ของผู้รับ ใช้ชื่อที่เหมาะสมถ้าความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับเป็นทางการ อย่าลืมตำแหน่งทางวิชาการหากบุคคลนั้นมีปริญญา สำหรับที่อยู่ ให้ทำตามกฎเดียวกับในขั้นตอนที่ 1 (ข้อมูลผู้ส่ง)

4. คำทักทาย

หนึ่งบรรทัดว่างหลังบล็อกก่อนหน้า พูดกับบุคคลที่คุณกำลังเขียนถึง เริ่มต้นด้วยคำว่า “Dear” และใช้ชื่อที่เหมาะสม ข้อควรจำ: ถ้าผู้รับของคุณเป็นผู้หญิง และคุณไม่รู้ว่าเธอชอบนางสาว นางหรือนางสาว ให้ใช้นางสาวที่เป็นกลาง ถ้าคุณรู้จักบุคคลนั้นดี คุณสามารถใช้เพียงชื่อจริง ทำตามคำทักทายด้วยเครื่องหมายทวิภาคและเว้นบรรทัดว่างไว้

5. ร่างกาย

เริ่มเนื้อหาของข้อความด้วยอักษรตัวใหญ่ อย่าลืมแนะนำสั้น ๆ หากบุคคลนั้นไม่รู้ (หรือจำไม่ได้) ว่าคุณเป็นใคร ถัดไป ระบุวัตถุประสงค์ในการเขียนของคุณและระบุรายละเอียดที่จำเป็น หากคุณมีมากกว่าหนึ่งย่อหน้า ให้แยกย่อหน้าออกจากกันด้วยบรรทัดว่าง ในตอนท้ายของเนื้อหา ให้สรุปสิ่งที่คุณพูดและเรียกร้องให้ดำเนินการ

6. ปิด

ใช้การปิดอย่างเป็นทางการที่คุณพอใจและใช้ได้กับสถานการณ์นี้โดยเฉพาะ วิธีที่ปลอดภัยคือ "ขอแสดงความนับถือ" หรืออะไรทำนองนั้น “ขอบคุณ” หรือ “ขอแสดงความนับถือ” ก็อาจใช้ได้ผลในบางกรณีเช่นกัน

7. ลายเซ็น

บล็อกลายเซ็นประกอบด้วย:

• ลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือของคุณ
• ชื่อของคุณ
• (ไม่บังคับ: ชื่อบริษัทของคุณ)
• ที่อยู่และข้อมูลติดต่อของคุณ (หรือรายละเอียดการติดต่อบริษัทของคุณ หากคุณเขียนในนามของบริษัท)

เริ่มบล็อกนี้ด้วย สี่ บรรทัดว่างหลังการปิด คุณจะใช้พื้นที่นี้สำหรับลายเซ็นของคุณ เขียนชื่อ ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และอีเมลของคุณ—รายละเอียดการติดต่อใดๆ ที่เหมาะกับคุณ ในกรณีที่คุณเขียนในฐานะตัวแทนบริษัท ให้ใช้ชื่อและที่อยู่บริษัท

8. องค์ประกอบเสริม

สำหรับบรรทัดว่างหลังที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ คุณสามารถระบุเอกสารทั้งหมดที่คุณแนบและกำลังส่งพร้อมกับจดหมายฉบับปัจจุบัน คุณสามารถระบุจำนวนกล่องหุ้มหรือแสดงรายการทั้งหมด

สิ่งสำคัญในการจัดรูปแบบจดหมายธุรกิจส่วนตัว

ได้รับความอนุเคราะห์จาก Stocksnap

คุณควรจำไว้ว่าจดหมายธุรกิจส่วนบุคคลต้องมีรูปแบบและรูปแบบที่เป็นทางการ ในส่วนนี้ เราจะพูดถึงวิธีการ เขียนจดหมายธุรกิจส่วนบุคคลให้ถูกต้อง เพื่อให้ดูเป็นมืออาชีพ

• ใช้การจัดรูปแบบบล็อก

เมื่อเราเขียนเกี่ยวกับองค์ประกอบต่างๆ เรามี รูปแบบบล็อกของจดหมายธุรกิจส่วนตัว อยู่ในใจ มีลักษณะเฉพาะโดยการเว้นบรรทัดว่างไว้จำนวนหนึ่งระหว่างบล็อกและย่อหน้าบางย่อหน้า กฎหลักคือ:

• จัดข้อความทั้งหมดของคุณชิดซ้าย รวมทั้งเนื้อหาและบล็อคอื่นๆ (ที่อยู่ วันที่ คำทักทาย ปิด และลายเซ็น)
• ใช้ระยะขอบ 2 นิ้วจากด้านบนของหน้า
• ใช้ระยะขอบ 1 นิ้วทั้งด้านซ้ายและด้านขวา
• เว้นวรรคข้อความของคุณ
• เว้นบรรทัดว่างไว้ 1 บรรทัดหลัง: ข้อมูลผู้ส่ง วันที่ ข้อมูลผู้รับ คำทักทาย และย่อหน้าเนื้อหาแต่ละย่อหน้า
• เว้น 4 บรรทัดว่างไว้หลัง: การปิดและลายเซ็นของคุณ
• อย่าเยื้องย่อหน้า
  

• เลือกรูปแบบตัวอักษรที่เหมาะสม

เลือกประเภทแบบอักษรและรูปแบบที่เหมาะสม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใช้แบบอักษรเดียวเท่านั้น ใช้แบบอักษรมาตรฐาน เช่น Times New Roman หรือ Arial หากผู้รับของคุณไม่อนุรักษ์นิยม คุณสามารถใช้แบบอักษรอื่นที่อ่านได้ซึ่งเป็นที่ยอมรับและใช้สำหรับการติดต่อทางธุรกิจ ขนาดตัวอักษรที่เหมาะสมคือ 12

• เน้นส่วนสำคัญของข้อความ

เพื่อให้อ่านง่ายขึ้น คุณสามารถเน้นบางส่วนของข้อความที่คุณเห็นว่าสำคัญ ขึ้นอยู่กับผู้ชมของคุณ คุณสามารถทำได้ด้วยการจัดรูปแบบตัวหนาและตัวเอียงหรือด้วยสี ยังไงก็อย่าทำให้จดหมายของคุณมีสีสันเกินไป เพราะจะทำให้อ่านเอกสารน้อยลงและถือว่าไม่เป็นมืออาชีพ

• ใช้เทมเพลตของบริษัท

แม้ว่า รูปแบบจดหมายธุรกิจส่วนบุคคล จะไม่ต้องใช้หัวจดหมายธุรกิจ แต่คุณก็ยังทำได้ หากคุณกำลังเขียนในนามของบริษัทของคุณหรือในนามของบริษัท ให้แน่ใจว่าได้ใช้แม่แบบพิเศษของบริษัท โดยปกติแล้วจะมีโลโก้และที่อยู่ของบริษัท หากเหมาะสมก็อาจใช้ตราประทับของบริษัทได้เช่นกัน ยังคงต้องระวัง: หากคุณทำตัวเป็นส่วนตัว คุณไม่ควรใช้สัญลักษณ์ขององค์กรใดๆ

ข้อผิดพลาดทั่วไปในการเขียนจดหมายธุรกิจส่วนตัว

ได้รับความอนุเคราะห์จาก Freepik

ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนจดหมาย เราอยากจะชี้ให้เห็นข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดที่ผู้คนมักทำกัน ดังนั้นโปรดพยายามหลีกเลี่ยงสิ่งต่อไปนี้:

• ไม่เป็นทางการเกินไป
• เป็นทางการเกินไปและไม่เป็นมิตร
• การเขียนข้อความจำนวนมาก
• ใช้ชื่อเรื่องผิดเมื่อพูดกับบุคคล
• ลืมแนะนำตัวเองเมื่อคุณไม่คุ้นเคยกับผู้รับมากเกินไป
• ไม่สามารถตรวจทานจดหมายของคุณก่อนส่งได้

โปรดจำไว้ว่าจดหมายธุรกิจส่วนตัวของคุณเป็นงานเขียนที่ได้มาตรฐานซึ่งควรปฏิบัติตามหลักเกณฑ์บางประการ ในทางกลับกัน พึงระลึกไว้เสมอว่าผู้รับของคุณเป็นคนที่มีชีวิตอยู่ ดังนั้นควรเก็บจดหมายของคุณไว้ทั้งแบบมืออาชีพและสุภาพ

เคล็ดลับในการเขียนจดหมายธุรกิจส่วนตัวที่แข็งแกร่ง

เคล็ดลับ ส่วนใหญ่ในการ เขียนจดหมายธุรกิจส่วนบุคคล จะเหมือนกับเคล็ดลับในการสร้างจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจอื่นๆ ตั้งแต่ข้อความขอบคุณและ ข้อความตอบ กลับอัตโนมัติ ไปจนถึง อีเมล ที่ มุ่งหวัง นี่คือเหตุผลที่คุณอาจคุ้นเคยกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดต่อไปนี้ และถึงกระนั้นก็จะไม่เจ็บที่จะทำซ้ำ

• หลีกเลี่ยงความคุ้นเคยมากเกินไป

ก่อนอื่น อย่าลืมรักษาระยะห่างระหว่างตัวคุณกับผู้รับให้กว้างขึ้นเล็กน้อย เมื่อพูดถึงการติดต่อทางธุรกิจ บ่อยครั้งที่คุณไม่รู้จักบุคคลที่คุณกำลังเขียนถึง คุณสองคนอาจมีสถานะทางสังคม ภูมิหลัง หรือแม้กระทั่งการรับรู้ที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิงในสิ่งที่ถือได้ว่าเป็นเรื่องตลกหรือเหมาะสม

• กระชับและตรงประเด็น

จำไว้ว่าจดหมายธุรกิจส่วนตัวของคุณมีวัตถุประสงค์เสมอ จุดประสงค์นี้ควรมีความชัดเจนสำหรับผู้รับของคุณตั้งแต่เริ่มต้น หลีกเลี่ยงการใช้ลักษณะทั่วไป คำอุปมา คำพูด หรืออะไรก็ตามที่ผู้รับของคุณอาจตีความผิด รักษาข้อความของคุณให้ตรงประเด็นและอย่าไปเกินกว่านั้น

• หลีกเลี่ยงการสะกดผิดและไวยากรณ์ผิดพลาด

ไม่ว่าคุณจะระบุประเด็นและจัดรูปแบบจดหมายได้ดีเพียงใด การสะกดผิดหรือข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์อาจนำไปสู่ผลที่ตามมาที่รุนแรง เป็นการดีกว่ามากที่จะไม่เขียนข้อความตั้งแต่แรก ดีกว่าส่งไปเต็มไปด้วยข้อผิดพลาด ใช้เวลาเพิ่มเติมเพื่อตรวจสอบจดหมายของคุณ หลายๆ ครั้ง ก่อนที่จะส่ง หากคุณไม่แน่ใจในหลักไวยากรณ์ของคุณ ให้ใช้ Grammarly (หรือแอปอื่นๆ) หรือแสดงงานเขียนของคุณแก่ผู้ที่เก่งในการพิสูจน์อักษร

• สุภาพและเป็นมืออาชีพ

เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องมีความเป็นมืออาชีพในการติดต่อทางธุรกิจ อย่างไรก็ตาม สิ่งที่สำคัญที่สุดที่ต้องจำไว้คือ คุณกำลังเขียนถึงมนุษย์อีกคนหนึ่ง บางครั้ง คนๆ นี้อาจจะอ่านจดหมายแบบนี้อยู่หลายสิบฉบับทุกวัน ดังนั้นจงใช้เวลาให้คุ้มค่าโดยรักษาความสุภาพและเป็นมิตร

• ใช้คำกระตุ้นการตัดสินใจ

คุณคาดหวังอะไรจากผู้รับเมื่ออ่านจดหมายของคุณ? คุณต้องการให้พวกเขาเขียนหรือโทรกลับหาคุณ? หรือคุณต้องการให้พวกเขาส่งข้อมูลบางอย่างถึงคุณหรืออาจจะเพื่อแก้ปัญหา? คุณต้องระบุสิ่งนี้ที่ส่วนท้ายของจดหมายของคุณ ให้คำกระตุ้นการตัดสินใจที่ชัดเจนแก่บุคคลนั้น เพื่อที่พวกเขาจะได้รู้ว่าต้องทำอะไรต่อไป

• ตรวจทานและแก้ไขจดหมายของคุณ

เราได้กล่าวถึงความสำคัญของไวยากรณ์ที่เหมาะสมในจดหมายโต้ตอบของคุณข้างต้นแล้ว จำไว้ว่าการทิ้งความผิดพลาดไว้โดยไม่มีใครดูแลคือสิ่งที่แย่ที่สุดที่คุณสามารถทำได้ ไม่ใช่เพราะความผิดพลาดที่ทำให้คุณดูไม่ฉลาดนัก แต่อาจเป็นเพราะอาจสร้างความประทับใจที่คุณไม่สนใจมากพอที่จะพิสูจน์อักษรจดหมายของคุณ

• ใช้เสียงพูด

ได้รับความอนุเคราะห์จาก Atomicreach

แม้ว่าจะไม่มีอะไรเลวร้ายเกินไปเกี่ยวกับการใช้เสียงที่เฉยเมย แต่ให้ลองหลีกเลี่ยง มันจะเปลี่ยนการเน้นออกจากวัตถุไปยังวัตถุ และในบางกรณีก็หมายถึงการเอาความรับผิดชอบออกไปด้วย การพูดว่า "พบปัญหาแล้ว" นั้นไม่เหมือนกับการพูดว่า "ฉันพบปัญหา" แม้ว่าทั้งสองจะดูเหมือนตรงกัน ประโยคของคุณฟังดูแข็งแกร่งขึ้นด้วยเสียงที่กระตือรือร้น

วิธีส่งจดหมายธุรกิจส่วนตัวทางอีเมล

ในบางกรณี คุณไม่จำเป็นต้องส่งจดหมายธุรกิจส่วนตัวทางไปรษณีย์ อีเมลอาจเป็นทางเลือกที่ดีกว่า โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากจดหมายกระดาษใช้เวลานานเกินไปกว่าจะถึงผู้รับหรือหากฉบับหลังระบุว่าควรติดต่อทางอีเมลจะดีกว่า

ในกรณีดังกล่าว คุณสามารถทำสิ่งใดสิ่งหนึ่งจากสองสิ่งต่อไปนี้:

A) เขียนจดหมายธุรกิจส่วนตัวมาตรฐานและแนบไปกับอีเมลของคุณ

B) เขียนข้อความของจดหมายส่วนตัวของคุณในเนื้อหาอีเมล

หากคุณใช้ตัวเลือก B) คุณไม่จำเป็นต้องใส่ใจกับการจัดรูปแบบข้อความมากนัก คุณยังอาจหลีกเลี่ยงการระบุที่อยู่ทางไปรษณีย์ของผู้รับโดยไม่คำนึงถึงตัวเลือก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณไม่ทราบ

ยิ่งไปกว่านั้น ในกรณีของอีเมล คุณสามารถเปลี่ยนลายเซ็นส่วนตัวของคุณด้วย ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ หรือ ลาย เซ็น อีเมล ศึกษาข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องเพื่อทำความเข้าใจว่าข้อใดจะเพียงพอที่นี่

คลิกที่นี่เพื่อปรับแต่งจดหมายธุรกิจมากยิ่งขึ้นโดยการสร้างลายเซ็นอีเมลแบบมืออาชีพ

5 ตัวอย่างที่ดีที่สุดสำหรับทุกโอกาส

ก่อนสรุปบทความนี้ ให้เรายก ตัวอย่างจดหมายธุรกิจส่วนตัวหลายตัวอย่าง ให้ คุณ พวกมันมีความเป็นสากลไม่มากก็น้อย และคุณสามารถนำสิ่งเหล่านี้มาปรับใช้กับโอกาสเฉพาะของคุณได้ อย่าลืมเปลี่ยนชื่อและรายละเอียดส่วนบุคคลทั้งของคุณและผู้รับ

ตัวอย่าง #1: จดหมายขอบคุณสำหรับธุรกิจส่วนตัว

Un-Conf LLC

ไฮ สตรีท 123

ลอนดอน [รหัสไปรษณีย์]

6 มีนาคม 2565

Brian Peters

Hospital-ly LLC

เลนต่ำ 47

ลอนดอน [รหัสไปรษณีย์]

เรียนไบรอัน:

ฉันขอขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือของคุณในการจัดงาน “Tech Un-Conference” ในลอนดอนเมื่อต้นเดือนนี้ หากไม่ได้รับการสนับสนุนจากคุณ บริษัทของฉันไม่สามารถรองรับวิทยากรได้ ซึ่งอาจส่งผลให้ส่วนใหญ่ไม่สามารถเข้าร่วมได้

เพื่อเป็นความกตัญญู ข้าพเจ้าขอเชิญคุณและพนักงานของคุณเข้าร่วมเวิร์กช็อปการเขียนโค้ดออนไลน์หลายชุด ซึ่งคุณสามารถเข้าร่วมได้ทุกเมื่อตามที่คุณสะดวก

ฉันขอให้คุณเลือกเทคโนโลยีหรือภาษาที่คุณแต่ละคนสนใจมากที่สุด แล้วติดต่อกลับหาฉันภายในสิ้นสัปดาห์หน้า จากนั้นฉันจะส่งรหัสลงทะเบียนส่วนบุคคลของคุณ คุณสามารถติดต่อฉันได้ที่ [email protected] หรือหมายเลขโทรศัพท์ +440000000000

หากคุณมีคำถามหรือต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเวิร์กช็อปที่มีอยู่ โปรดติดต่อฉันได้ตลอดเวลา

ขอแสดงความนับถือ,

แองเจล่า มาร์โควิช

Un-Conf LLC

ไฮ สตรีท 123

ลอนดอน [รหัสไปรษณีย์]

สิ่งที่ส่งมาด้วย: โบรชัวร์การประชุมเชิงปฏิบัติการ Un-Conf

ตัวอย่าง #2: จดหมายถึงร้านค้าปลีกในพื้นที่เกี่ยวกับการจัดส่งล่าช้า

[ที่อยู่ของผู้ส่ง]

[เมือง รหัสไปรษณีย์/รหัสไปรษณีย์]

[วันที่]

[ชื่อผู้รับ]

[ที่อยู่ของผู้รับ]

[เมือง รหัสไปรษณีย์/รหัสไปรษณีย์]

เรียน [ชื่อผู้รับ]:

เมื่อวันที่ 12 มกราคม 2022 ฉันสั่งซื้อรองเท้าผ้าใบจากร้านค้าออนไลน์ของคุณ (หมายเลขคำสั่งซื้อ 100997634) ตามข้อมูลบนหน้าการจัดส่งและการจัดส่งของคุณ ฉันควรจะได้รับสินค้าภายในวันที่ 26 มกราคม 2022 อย่างไรก็ตาม เป็นเวลามากกว่าหนึ่งเดือนนับตั้งแต่วันที่คาดว่าจะได้รับสินค้า และฉันยังไม่ได้รับสินค้าที่สั่งซื้อ ฉันต้องการให้คุณตรวจสอบสาเหตุที่เป็นไปได้ว่าทำไมคำสั่งซื้อของฉันจึงอาจล่าช้า

ฉันเชื่อว่ามีข้อผิดพลาดง่ายๆ ในการประมวลผลคำสั่งซื้อ ฉันต้องการซื้อจากร้านค้าของคุณในอนาคต และหวังว่าปัญหาปัจจุบันนี้จะสามารถแก้ไขได้ภายในสองสามวัน หากคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคำสั่งซื้อของฉัน คุณสามารถติดต่อเราได้ที่ 444-444-3333 หรือ [email protected]

ขอบคุณล่วงหน้า!

[ชื่อผู้ส่ง]

[ที่อยู่ผู้ส่ง]

ตัวอย่าง #3: จดหมายขอโทษ

[ที่อยู่ของผู้ส่ง]

[เมือง รหัสไปรษณีย์/รหัสไปรษณีย์]

[วันที่]

[ชื่อผู้รับ]

[ที่อยู่ของผู้รับ]

[เมือง รหัสไปรษณีย์/รหัสไปรษณีย์]

เรียน [ชื่อ],

ฉันอยากจะขอโทษสำหรับการยกเลิกการนัดหมายของเราเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว ฉันเข้าใจว่าการโทรในนาทีสุดท้ายของฉันต้องรบกวนแผนของคุณในวันนั้น หากนี่ไม่ใช่เหตุฉุกเฉิน ฉันจะไม่ทำสิ่งนี้

ฉันต้องการให้คุณรู้ว่าความสัมพันธ์ที่ดีของเรามีความสำคัญกับฉันมาก ดังนั้นฉันจึงอยากจะทำขึ้นเพื่อคุณและเชิญคุณไปรับประทานอาหารกลางวัน โปรดเลือกเวลาและวันที่ที่คุณว่าง แล้วฉันจะทำให้แน่ใจว่าจะไปที่นั่น แน่นอน มื้อเที่ยงเป็นหน้าที่ของฉัน

คุณสามารถติดต่อฉันได้ตลอดเวลาที่อีเมลของฉัน [email protected] หรือโทรศัพท์ 444 444 3333

รอคอยที่จะตอบสนองของคุณ

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อผู้ส่ง]

[ที่อยู่ผู้ส่ง]

ตัวอย่าง #4: จดหมายถึงพนักงาน

[ชื่อบริษัทของผู้ส่ง]

[ที่อยู่บริษัท]

[เมือง รหัสไปรษณีย์/รหัสไปรษณีย์]

[วันที่]

[ชื่อผู้รับ]

[ที่อยู่ของผู้รับ]

[เมือง รหัสไปรษณีย์/รหัสไปรษณีย์]

มาร์วินที่รัก

ขอแสดงความยินดีอย่างอบอุ่นที่ได้รับเลือกให้เป็นพนักงานแห่งปี! เพื่อแสดงความชื่นชมต่อผลงานที่โดดเด่นของคุณทั้งบริษัท เราขอมอบโบนัสให้คุณในสิ้นเดือนนี้

ฉันอยากจะขอบคุณเป็นการส่วนตัวสำหรับความมุ่งมั่นทั้งหมดของคุณ ด้วยทักษะและความเชี่ยวชาญของคุณ บริษัทของเราเติบโตขึ้นตลอดทั้งปีจากการเริ่มต้นใช้งาน 10 คนไปจนถึงธุรกิจระหว่างประเทศที่มีความมั่นคง คุณเป็นทรัพย์สินอันมีค่าสำหรับบริษัทของเราและเป็นแบบอย่างให้กับผู้อื่นในทีม ฉันไม่สามารถขอบคุณได้มากพอ

ขอแสดงความนับถือ,

Janet Deliah

CTO, [ชื่อบริษัท]

ตัวอย่าง #5: จดหมายเชิญ

Un-Conf LLC

ไฮ สตรีท 123

ลอนดอน [รหัสไปรษณีย์]

6 มีนาคม 2565

Brian Peters

Hospital-ly LLC

เลนต่ำ 47

ลอนดอน [รหัสไปรษณีย์]

เรียนไบรอัน:

ฉันขอเชิญคุณและทีมของคุณเข้าร่วมเวิร์กชอปต่อไปนี้:

• รากฐานของการออกแบบ UX (เริ่มใช้: 6 พฤษภาคม 2565)
• การสร้างแอพด้วย React Native (เริ่ม: 14 มิถุนายน 2565)
• โครงสร้างข้อมูล (เริ่ม: 15 มิถุนายน 2565)

กรุณาค้นหารหัสส่วนบุคคลและโปรแกรมหลักสูตรที่แนบมา

ฉันหวังว่าคุณจะสนุกกับการเวิร์กช็อปมากพอๆ กับที่ Lauren, Paul และ Aneesh สนุกกับการออกแบบ หากคุณมีคำถามหรือต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเวิร์กช็อปที่มีอยู่ โปรดติดต่อฉันได้ตลอดเวลา เช่นเคย คุณสามารถติดต่อฉันได้ที่ [email protected] หรือ +440000000000

ขอแสดงความนับถือ,

แองเจล่า มาร์โควิช

Un-Conf LLC

ไฮ สตรีท 123

ลอนดอน [รหัสไปรษณีย์]

สิ่งที่ส่งมาด้วย:

• รากฐานของการออกแบบ UX: รหัสลงทะเบียน x 7, โปรแกรม x 7
• การ สร้างแอพด้วย React Native: รหัสลงทะเบียน x 5, โปรแกรม x 5
• โครงสร้างข้อมูล: รหัสลงทะเบียน x 3, โปรแกรม x 3

บทสรุป

การเขียนจดหมายธุรกิจส่วนตัวไม่ใช่เรื่องยากหากคุณรู้ว่าจดหมายประกอบด้วยองค์ประกอบใดบ้างและจัดรูปแบบอย่างไร หลังจากที่คุณเขียนจดหมายดังกล่าวเพียงครั้งเดียว คุณจะได้รับการคุ้มครอง ถึงกระนั้น คุณต้องแน่ใจว่าคุณไม่ได้ทำผิดพลาดสำคัญๆ เช่น ไม่ตรวจทานก่อนที่จะส่งหรือใส่รายละเอียดมากเกินไป หรือการโลดโผนเกินไปในการเขียนของคุณ

เพียงจำไว้ว่า ไม่ว่าคุณจะเขียนจดหมายส่วนตัวด้วยเหตุผลใดก็ตาม คุณต้องสุภาพ เป็นมืออาชีพ และตรงประเด็นเสมอ และหากคุณมีข้อสงสัย คุณสามารถปรึกษาตัวอย่างของเราได้ตลอดเวลา