แผนโครงการที่โปร่งใสคืออะไร & ทำไมคุณถึงต้องการ?

ความโปร่งใสกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการเป็นสิ่งสำคัญในการรักษางาน

คุณเพิ่งได้สัญญาก้อนโต สัญญาที่อาจจะตกเป็นของคู่แข่งรายใหญ่ที่สุดของคุณ แต่คุณตีราคาปลาใหญ่ในบ่อต่ำเกินไปโดยสัญญาว่าจะให้ความเร็ว ความคล่องตัว และทักษะในการทำโครงการให้เสร็จทันเวลาและอยู่ในขอบเขตที่ลูกค้ากำหนด

ในฐานะเจ้าของธุรกิจ คุณไม่กังวลเกี่ยวกับความสามารถและทักษะของทีมการตลาดของคุณในการทำให้ลูกค้าประทับใจ อย่างไรก็ตาม ด้วยการเปลี่ยนแปลงทางอาชีพที่เกิดขึ้นในระยะหลัง คุณไม่ต้องการให้รายละเอียดที่สำคัญของโครงการรั่วไหลไปยังคู่แข่งของคุณในสาขาที่มีการแข่งขันสูงในการลงจอดธุรกิจใหม่ในอุตสาหกรรมของคุณ คุณต้องการให้ทีมของคุณประสบความสำเร็จในด้านการตลาดของคุณเองด้วยโครงการภายในเช่นกัน

แต่คุณก็ต้องการเสริมศักยภาพให้กับทีมของคุณในทุกขั้นตอนของโครงการ เพราะพวกเขาต้องการข้อได้เปรียบทุกอย่างที่เป็นไปได้เพื่อส่งมอบเหนือความคาดหมายของลูกค้า การจัดลำดับความสำคัญของความโปร่งใสในการสื่อสารการจัดการโครงการเป็นสิ่งสำคัญที่คุณต้องประสบความสำเร็จ

1. แผนงานโครงการที่โปร่งใสคืออะไร?

แผนงานที่โปร่งใสเริ่มต้นด้วยการสื่อสารการจัดการโครงการแบบเปิดเพื่อให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้ พวกเขาอาจต้องการเข้าถึงเอกสาร อีเมล การประชุม การฝึกอบรม หรือสินทรัพย์ดิจิทัลและทางกายภาพ รายการเหล่านี้ควรมีประสิทธิภาพและค้นหาได้ง่าย ในขณะที่การรวมซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันเป็นองค์ประกอบสำคัญอีกประการหนึ่งที่คุณสามารถนำมาสู่การจัดการโครงการ

คุณต้องให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกันเมื่อพูดถึงโครงการโดยรวม แต่คุณต้องแน่ใจว่าแต่ละคนตระหนักดีว่าใครกำลังทำงานแต่ละอย่าง ผู้จัดการโครงการต้องมีวิธีที่ง่ายและรวดเร็วในการเข้าถึงเอกสาร บันทึกย่อ และการสื่อสารระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการเป็นไปตามกำหนดเวลา

2. เหตุใดความโปร่งใสจึงมีความสำคัญในการจัดการโครงการ

ความโปร่งใสช่วยให้สมาชิกในทีมทำงานภายในไทม์ไลน์ของโครงการ แก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น และย้ายโครงการไปพร้อมกันเพื่อให้ส่งมอบตรงเวลา

ในความเป็นจริง ผู้ที่ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการต้องการให้มีคุณลักษณะการทำงานร่วมกัน จากการสำรวจของผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรม 243 รายที่ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ (PM) ทุกสัปดาห์ ผู้ตอบแบบสำรวจทั้งหมด 54% ชอบเครื่องมือการทำงานร่วมกันและการสื่อสารแบบบูรณาการ ในขณะที่ 13% ชอบเครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบสแตนด์อโลน ตามคำแนะนำของซอฟต์แวร์ ^{[ 1 ]} คุณสมบัติการทำงานร่วมกันช่วยให้เจ้าของและผู้จัดการรักษาการสื่อสารการจัดการโครงการและความโปร่งใสภายในทีม

ในยุคของการทำงานจากระยะไกล การสื่อสารและการทำงานร่วมกันมีความสำคัญมากยิ่งขึ้นสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก พนักงานในธุรกิจขนาดเล็กแบบผสมผสาน ซึ่งหมายถึงพวกเขาทำงานด้วยตนเองและทำงานจากระยะไกลเป็นเวลาหลายสัปดาห์ กล่าวว่า ความท้าทายสองอันดับแรกของรูปแบบการทำงานแบบผสมผสาน ได้แก่ การรักษาประสิทธิภาพ (40%) และการสื่อสารและการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพ (35%) ในระหว่างโครงการ จากการสำรวจของ GetApp ในปี 2021[*] จากผู้มีอำนาจตัดสินใจ 503 คนและเจ้าหน้าที่ 488 คนในธุรกิจขนาดเล็กของสหรัฐฯ เนื่องจากการนำโมเดลแบบไฮบริดมาใช้ในบริษัทเหล่านี้ส่วนใหญ่ ความท้าทายอย่างต่อเนื่องสองประการ ได้แก่ การจัดการผลผลิตและการรักษาการสื่อสารและการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพในทีมโครงการ เครื่องมือการจัดการโครงการของคุณมีความสำคัญต่อการสื่อสารอย่างต่อเนื่องกับทีมทางไกล

ในฐานะเจ้าของโครงการหรือเจ้าของธุรกิจ คุณอาจลังเลที่จะแสดงความโปร่งใสอย่างเต็มที่กับทุกคนในบริษัท ทุกคนไม่จำเป็นต้องรู้มูลค่าของสัญญาหรือรายละเอียดของสัญญา อย่างไรก็ตาม คุณมีวิธีแก้ไขหากผู้จัดการและสมาชิกในทีมกังวลเกี่ยวกับความสามารถในการทำกำไร แทนที่จะกำหนดมูลค่าของสัญญา ให้แสดงจำนวนชั่วโมงสูงสุดที่พนักงานแต่ละคนต้องการในการทำงานเฉพาะ จากนั้นสร้างความประทับใจให้พวกเขาว่าจะมีกำไรมากขึ้นหากทีมสามารถทำงานให้เสร็จเร็วขึ้น

3. ลักษณะใดที่กำหนดโครงการที่โปร่งใส

เจ้าของและผู้จัดการยังคงสามารถกำหนดลักษณะของโครงการได้อย่างชัดเจนโดยไม่ต้องเปิดเผยข้อมูลทางการเงิน

การกำหนดเวลามีความสำคัญต่อการดำเนินโครงการและดำเนินการให้เสร็จทันเวลา ทุกคนควรมีวิธีการติดตามเวลาที่ใช้ในโครงการเพื่อให้ทราบว่าพวกเขาบรรลุเป้าหมายหรือไม่ ทุกเป้าหมายภายในโครงการควรชัดเจนและมีกำหนดเวลาที่ชัดเจน

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียควรทราบอย่างชัดเจนว่างานใดที่ต้องทำให้สำเร็จตลอดโครงการ แม้ว่าอาจมีการทับซ้อนกันสำหรับการขาดงานของพนักงานหรือหากมีคนต้องการความช่วยเหลือ การมีบทบาทที่ชัดเจนจะช่วยให้ทุกคนทำงานต่อไปได้โดยไม่ต้องพยายามซ้ำซ้อน

ทุกคนต้องการเครื่องมือและทรัพยากรเพื่อบรรลุเป้าหมายภายในกรอบเวลาที่กำหนด ส่งเสริมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการโดยตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีเครื่องมือ ผลิตภัณฑ์ และบริการที่เหมาะสม การสื่อสารด้านการจัดการโครงการมีความสำคัญที่นี่ เนื่องจากหัวหน้าทีมควรถามเพื่อนร่วมทีมถึงสิ่งที่พวกเขาต้องการเพื่อให้ประสบความสำเร็จ

4. ข้อผิดพลาดของการไม่มีความโปร่งใสในการวางแผนโครงการคืออะไร?

โครงการไม่ว่าเล็กหรือใหญ่อาจผิดพลาดได้จากหลายสาเหตุ สิ่งสำคัญคือต้องจับปัญหาในขณะที่มันเกิดขึ้น เพราะง่ายกว่าที่จะแก้ไขทันที แทนที่จะรอหากปัญหาก้อนหิมะลุกลามไปสู่สิ่งที่ยิ่งใหญ่กว่าในอนาคต

การสื่อสารที่ผิดพลาดภายในระหว่างพนักงานอาจทำให้ขั้นตอนของโครงการล่าช้า การขาดการสื่อสารในส่วนของลูกค้าอาจทำให้พลาดกำหนดเวลา แม้ว่านั่นจะไม่ใช่ความผิดของทีมคุณก็ตาม สร้างในไทม์ไลน์ที่เปลี่ยนแปลงในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาด

หนึ่งในสี่ของโครงการมีโอกาสน้อยกว่า 50% ที่จะส่งมอบผลลัพธ์ตรงเวลา จากการสำรวจผู้จัดการโครงการ 422 คนของเรา[**] สิ่งนี้มีส่วนทำให้มูลค่าทางธุรกิจที่ส่งมอบให้กับลูกค้าลดลง และมีโอกาสมากขึ้นที่จะใช้จ่ายเกินงบประมาณและเกินกว่านั้น เส้นเวลาดั้งเดิมสำหรับการดำเนินการให้เสร็จสิ้น

การอยู่เหนือปัญหาและตระหนักว่ามีบางอย่างไม่เป็นไปตามแผนคือกุญแจสำคัญในการบรรเทาปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพ

5. แผนโครงการโปร่งใสมีประโยชน์อย่างไร?

การมีแผนโครงการที่ชัดเจนช่วยให้ทุกคนทำงานในโครงการและตัวโครงการเอง ทุกคนเข้าใจความคาดหวังและกำหนดเวลา เห็นภาพรวมและรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ และขับเคลื่อนโครงการไปสู่ความสำเร็จ

5.1 เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเป็นทีม

เมื่อทุกคนรู้ว่าคนอื่นมีบทบาทอะไร แต่ละคนจะมีความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับหน้าที่ของทีมในขอบเขตที่กว้างขึ้นของโครงการ การรู้สิ่งเหล่านี้ช่วยปรับปรุงการสื่อสารการจัดการโครงการ ความรับผิดชอบ และผู้ที่ขอความช่วยเหลือ (หากจำเป็น)

5.2 บรรเทาอาการปวดหัว

งานบางอย่างไม่สามารถเริ่มได้จนกว่างานอื่นจะเสร็จสมบูรณ์ เมื่อเกิดความล่าช้า ผู้จัดการโครงการและสมาชิกในทีมสามารถระบุวิธีหลีกเลี่ยงความล่าช้าเพิ่มเติมได้ นอกจากนี้ยังทำหน้าที่เป็นเครื่องมือการเรียนรู้เพื่อช่วยให้ทั้งทีมเข้าใจถึงความสำคัญของการทำตามกำหนดเวลา

5.3 สร้างแรงจูงใจให้พนักงาน

กำหนดเวลาที่โปร่งใสและการสื่อสารการจัดการโครงการที่ชัดเจนจะกระตุ้นพนักงานโดยให้ทุกคนรับผิดชอบต่อการกระทำของตน แต่ละคนสามารถเห็นได้อย่างแน่นอนว่างานของพวกเขามีผลกระทบต่อคนอื่นๆ อย่างไรในขณะที่ติดตามโครงการ

6. โซลูชั่นด่วนเพื่ออำนวยความสะดวกให้กับความโปร่งใสของแผนโครงการ

ความนิยมอย่างรวดเร็วและโซลูชันที่สามารถช่วยให้แผนโครงการโปร่งใส ได้แก่ :

แบ่งปันปฏิทิน / เส้นเวลาของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด เพียงแค่รู้ว่าเมื่องานอื่นๆ เสร็จสิ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีการขึ้นต่อกัน ก็สามารถย้ายโครงการไปตามจังหวะที่เหมาะสมได้

จัดการประชุมเพื่อระดมความคิดและอัพเดทสถานะ การเช็คอินของทีมรายสัปดาห์และการอัปเดตสถานะรายเดือนนั้นเหมาะสมที่นี่ การเช็คอินส่วนบุคคลเป็นความคิดที่ดีที่จะสอบถามว่ามีใครต้องการความช่วยเหลือหรือไม่

ใช้เครื่องมือดิจิทัล เช่น ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ซอฟต์แวร์ การ จัดการเวิร์กโฟลว์ และ เครื่องมือการทำงานร่วมกัน พวกเขาสามารถลดงานทางโลกในขณะที่ปรับปรุงการสื่อสารกับทุกคนที่เกี่ยวข้อง

ฉลองความสำเร็จในการบรรลุเป้าหมาย! แม้ว่าโปรเจกต์จะยังไม่เสร็จสิ้น แต่การก้าวไปสู่ระดับใหม่ก็เป็นเหตุผลที่ควรเฉลิมฉลอง

โปรดติดตามตอนที่สองของซีรีส์นี้ ซึ่งเราจะพูดถึงคำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับการสร้างแผนโครงการที่โปร่งใส