7 советов по управлению рабочим процессом для удаленных команд

Удаленная работа — не новая концепция.

Это идет рука об руку с цифровыми компаниями, «открытием» международного рынка труда и глобализацией. А за пару лет до пандемии цифровые кочевники по всему миру преподносили идею удаленной работы как увлекательную и заманчивую.

Однако, когда разразилась пандемия COVID-19, многие сотрудники были вынуждены работать удаленно.

Это был не образ жизни или выбор таланта, а необходимость.

Два с половиной года спустя удаленная работа стала нормой. Согласно исследованию McKinsey American Opportunity Survey, 58% американцев имеют возможность работать удаленно, а 87% выбрали бы WFH, если бы у них была такая возможность. А для 21% гибкий график работы входит в тройку основных причин поиска новой работы.

Эти данные отражают потребности современной рабочей силы.

Таким образом, мы больше не обсуждаем преимущества, а обсуждаем лучший способ управления удаленным рабочим процессом.

С интернационализацией занятости и офшорингом работа из разных мест в разных часовых поясах стала стандартом для многих компаний.

Вот почему почти все процессы разрабатываются и проводятся виртуально, и большинство из них приспособлены для индивидуального ввода и вывода.

Цель менеджеров — предоставить сотрудникам инструменты и стратегии, необходимые им для выполнения своих повседневных задач в любом месте и в любое время.

Проблемы управления удаленными командами

1. Неэффективное общение

Для удаленных команд общение является ключом к успеху.

Отсутствие разговоров часто является основной причиной напряженной рабочей среды, что может вызвать проблемы с вовлеченностью сотрудников и производительностью. Содействие открытому двустороннему общению может быть немного сложнее в удаленных командах, но возможно.

Выделенные платформы для обмена идеями и обсуждения проектов, такие как Skype или команды Microsoft, могут значительно сократить разрыв.

Более того, крайне важно побуждать менеджеров тратить больше времени на предоставление обратной связи и обеспечение того, чтобы члены команды понимали свои задания. Прямое и честное общение обязательно с удаленными командами.

Сотрудники не должны догадываться, что от них требуется на рабочем месте.

2. Отслеживание производительности

Когда все работают вне офиса, может быть сложнее отслеживать, сколько работы делают сотрудники и с какой скоростью она выполняется. И это жизненно важно для менеджера, чтобы определить, чтобы он знал, не тянет ли кто-то их вес.

Программное обеспечение для управления эффективностью позволяет менеджерам отслеживать и оценивать работу сотрудников. На самом деле компании с налаженным эффективным управлением эффективностью работают в 92 раза лучше, чем их конкуренты.

3. Создание доверия

Укрепление доверия между менеджерами и работниками имеет решающее значение в культуре удаленной работы.

Таким образом, прозрачное общение ведет к уважительному рабочему месту. Любые вопросы с обеих сторон должны решаться открыто, чтобы построить более крепкие и доверительные отношения.

Что такое управление рабочим процессом?

Управление рабочим процессом влечет за собой создание, документирование, мониторинг и улучшение рабочего процесса.

Управление рабочими процессами позволяет компаниям выявлять проблемы в своих рабочих процессах и оптимизировать их для обеспечения правильных и согласованных результатов. Эффективным способом управления рабочими процессами является их цифровизация. Система управления рабочим процессом может помочь в создании автоматизированных рабочих процессов.

Советы по управлению рабочим процессом для удаленных команд

Только 26% команд считают, что они работают без сбоев. Однако сотрудничество и координация необходимы команде для выполнения своих KPI.

Разработка бесперебойного рабочего процесса еще сложнее с удаленной командой, и управление ею может быть сложным. Некоторые из наиболее распространенных проблем рабочего процесса включают плохую коммуникацию (30%), повторяющиеся ошибки (24%) и задержки в развертывании проекта (23%).

Однако при наличии хороших стратегий и инструментов менеджеры и руководство могут успешно создать удаленную команду, которая работает слаженно и сообща для достижения своих целей.

1. Четко определенные роли

Как и в локальных командах, в удаленных командах должны быть четко определены роли. Участники должны понимать, за какие задачи они несут ответственность и как они вписываются в процесс, чтобы облегчить рабочий процесс и избежать путаницы и конфликтов.

Согласно исследованию Harvard Business Review, четко определенные роли могут быть важнее, чем четко определенная работа. Исследование показывает, что члены команды работают лучше, когда знают свои обязанности и могут выполнять хотя бы часть своей работы самостоятельно, а не полагаться на других.

Тем не менее, автономная работа не оказывает негативного влияния на командную работу. На самом деле, согласно исследованию, когда каждый участник знает свою работу, но может свободно создавать свой подход к выполнению своих задач, это побуждает их делиться идеями и сотрудничать с другими.

2. Использование новых цифровых инструментов

Одним из наиболее важных аспектов удаленной работы является наличие правильных инструментов, поскольку все происходит в цифровом виде. Помимо бизнес-инструментов, таких как CRM, компании должны вкладывать средства в инструменты для управления удаленными командами.

• Средства коммуникации

Поскольку общение является основой успешной удаленной работы, жизненно важно выбрать правильный инструмент. К ним относятся почтовые клиенты, чаты, видеоконференции и другие.

В зависимости от характера работы некоторые удаленные команды могут использовать только один инструмент. Другим потребуется объединить несколько каналов связи для достижения эффективного рабочего процесса.

• Инструменты управления задачами

Инструменты управления задачами эффективны в управлении и отслеживании задач каждого участника. Кроме того, они позволяют четко визуализировать ход проекта, цели, задачи и сроки.

• Инструменты для совместной работы

Инструменты для совместной работы позволяют членам команды вносить свой вклад в один и тот же документ, проверять работу друг друга и оставлять комментарии и предложения по процессам рабочего процесса. Сотрудничество неизбежно и жизненно важно для улучшения рабочего процесса.

• Инструменты управления проектами

Инструменты управления проектами улучшают видимость рабочих процессов, позволяя сотрудникам видеть полный путь процесса и лучше понимать, как работает рабочий процесс.

Кроме того, они могут существенно помочь в выявлении любых возможных ошибок, определении места их возникновения и предотвращении их повторения.

3. Поддержание связи участников

Удаленная работа может быть очень изолирующей, поэтому члены команды должны оставаться на связи и быть вовлеченными. 77% сотрудников считают отношения с коллегами главным фактором вовлеченности на работе.

Несмотря на то, что гораздо проще установить контакт лично, развитие позитивной культуры удаленной работы все же возможно. Многие различные идеи поддерживают связи между удаленными сотрудниками, в том числе:

• Регулярные встречи за чашечкой кофе или обедом
• Проведение неформальных дружеских онлайн-встреч

• Создание виртуальных пространств для участников для общения и совместной работы
• Организация командообразующих мероприятий (онлайн или офлайн)

4. Обратная связь и признание в центре внимания

Сотрудники хотят, чтобы их работу видели и ценили, особенно руководство и руководство. Такое признание делает их более мотивированными и вовлеченными в свою работу.

Однако, как бы рабочие ни ценили признание руководства, они также ценят одобрение своих коллег. На самом деле, взаимное признание может повысить вовлеченность почти так же, как повышение, но это на 95% дешевле.

Поскольку удаленные команды редко встречаются лицом к лицу, руководство должно создать для них уникальный план признания. Организация виртуальных встреч или рассылка корпоративных электронных писем, чтобы поздравить удаленных сотрудников с отличной работой, может быть столь же эффективной, как и личная похвала.

Тем не менее, одобрение — не единственный способ улучшить рабочий процесс команды. Исследование Harvard Business Report показало, что 57% сотрудников предпочитают конструктивную обратную связь похвале, если им предоставляется возможность. Независимо от того, положительная или отрицательная обратная связь, сотрудники хотят знать, как их руководители относятся к их работе.

Сотрудники, которым предоставляется конструктивная обратная связь, более мотивированы на улучшение своей работы и достижение лучших результатов, тем самым улучшая рабочий процесс команды.

5. Поддержка сотрудников в создании рабочих мест

Помогая сотрудникам создать комфортную и продуктивную рабочую среду дома, вы можете улучшить рабочий процесс. На самом деле, исследования показывают, что эффективный дизайн рабочего места может оказать значительное влияние на производительность.

Компании должны выделить бюджет, который в противном случае был бы потрачен на офисы, для удаленной команды, чтобы помочь сотрудникам создать домашний офис. В настоящее время 14% предприятий уже распределяют средства на домашнюю офисную мебель, а почти треть компаний возмещает сотрудникам расходы на их ноутбуки.

6. Регулярные проверки

Поскольку разрыв в общении является одной из самых больших проблем при удаленной работе, менеджеры должны регулярно связываться со своими сотрудниками, чтобы быть в курсе их рабочего процесса и предлагать поддержку, когда это необходимо.

В то же время они должны узнать, сталкиваются ли участники с какими-либо проблемами в своей работе, и спросить их мнение о том, что можно улучшить.

Кроме того, если есть необходимость распределить дополнительные задачи между сотрудниками, эти встречи — прекрасная возможность распределить задачи соответствующим образом, чтобы не мешать рабочему процессу сотрудника.

Хорошей практикой является установление фиксированного времени для ежедневных или еженедельных встреч в удобное время, особенно если участники работают в разных часовых поясах.

7. Предлагая возможности карьерного роста

Возможности карьерного роста — отличная инициатива для поддержания вовлеченности сотрудников. Как и в случае с офисными сотрудниками, удаленным работникам также должна быть предоставлена ​​возможность продвижения по должности.

Визуальное отображение пути развития для каждого участника может стать отличным мотиватором. Чтобы поддержать их рост, лидеры должны организовать специальное дистанционное обучение, чтобы члены команды могли учиться и развивать навыки, которые помогут им подняться по карьерной лестнице.

Вывод

Создание эффективного рабочего процесса для удаленных команд требует времени и усилий, но в долгосрочной перспективе оно того стоит. Это помогает всем выполнять свою работу более эффективно и быстро и делает их счастливыми и удовлетворенными своей работой.