Uzak Ekipler İçin 7 İş Akışı Yönetimi İpucu

Uzaktan çalışma yeni bir kavram değildir.

Dijital öncelikli şirketler, uluslararası işgücü piyasasının "açılışı" ve küreselleşme ile el ele gider. Pandemiden birkaç yıl önce, dünyanın dört bir yanındaki dijital göçebeler, uzaktan çalışma fikrini heyecan verici ve çekici olarak sundular.

Ancak, COVID-19 salgını vurduğunda, birçok çalışan uzaktan çalışmaya zorlandı.

Bu bir yaşam tarzı ya da yetenek seçimi değil, bir gereklilikti.

İki buçuk yıl sonra, uzaktan çalışma norm haline geldi. McKinsey'nin American Opportunity Survey'ine göre, Amerikalıların %58'i uzaktan çalışma fırsatına sahip ve %87'si şansları olsa WFH'yi tercih edecek. Ve %21'lik bir oranla, esnek çalışma düzenlemeleri yeni bir iş aramak için ilk üç neden arasında yer alıyor.

Bu veriler, modern iş gücünün gereksinimlerini göstermektedir.

Bu nedenle, artık faydaları değil, uzaktan çalışma sürecini yönetmenin en iyi yolunu tartışıyoruz.

İstihdamın uluslararasılaşması ve farklı zaman dilimlerinde farklı konumlarda çalışmak birçok şirket için standart haline geldi.

Bu nedenle neredeyse tüm süreçler sanal olarak tasarlanır ve yürütülür ve bunların çoğu bireysel girdi ve çıktılara göre uyarlanır.

Yöneticilerin amacı, çalışanlara günlük görevlerini her yerde ve her zaman gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları araçları ve stratejileri sağlamaktır.

Uzak Ekipleri Yönetmenin Zorlukları

1. Etkisiz İletişim

Uzak ekipler için iletişim, başarının anahtarıdır.

Konuşma eksikliği, genellikle çalışan bağlılığı ve üretkenliği ile ilgili sorunlara neden olabilecek gergin bir çalışma ortamına en çok katkıda bulunan unsurdur. Açık iki yönlü iletişimi teşvik etmek, uzak ekiplerle biraz daha zor olabilir, ancak mümkündür.

Skype veya Microsoft ekipleri gibi fikirleri paylaşmak ve projeleri tartışmak için özel platformlar, açığı kapatmaya önemli ölçüde yardımcı olabilir.

Ayrıca, yöneticileri geri bildirim sağlamak ve ekip üyelerinin görevlerini anlamalarını sağlamak için daha fazla zaman harcamaya teşvik etmek çok önemlidir. Doğrudan ve dürüst iletişim, uzak ekipler için bir zorunluluktur.

Çalışanlar işyerinde kendilerinden ne istendiğini tahmin etmemelidir.

2. İzleme Performansı

Herkes ofis dışında çalışırken, çalışanların ne kadar iş yaptığını ve ne oranda yapıldığını takip etmek daha zor olabilir. Ve bu, bir yöneticinin tanımlaması için hayati önem taşır, böylece birinin üzerine düşeni yapıp yapmadığını bilirler.

Performans yönetimi yazılımı, yöneticilerin çalışanların çalışmalarını izlemesini ve değerlendirmesini sağlar. Aslına bakılırsa, etkili performans yönetimine sahip şirketler rakiplerinden 92 kat daha iyi performans gösteriyor.

3. Güven Oluşturma

Yöneticiler ve çalışanlar arasında güven oluşturmak, uzaktan çalışma kültüründe çok önemlidir.

Böylece şeffaf bir şekilde iletişim kurmak, saygılı bir işyerine yol açar. Daha güçlü ve daha güvenilir bir ilişki kurmak için her iki taraftan da herhangi bir sorun açıkça ele alınmalıdır.

İş Akışı Yönetimi Nedir?

Bir iş akışını yönetmek, çalışma sürecini oluşturmayı, belgelemeyi, izlemeyi ve iyileştirmeyi gerektirir.

İş akışı yönetimi, şirketlerin iş akışı süreçlerindeki sorunları belirlemesine ve doğru ve tutarlı sonuçlar sağlamak için bunları optimize etmesine olanak tanır. İş akışlarını yönetmenin etkili bir yolu, onları dijitalleştirmektir. Bir iş akışı yönetim sistemi, otomatikleştirilmiş iş akışı süreçleri oluşturmaya yardımcı olabilir.

Uzak Ekipler İçin İş Akışı Yönetimi İpuçları

Ekiplerin yalnızca %26'sı sorunsuz bir şekilde birlikte çalıştıklarına inanıyor. Ancak, bir ekibin KPI'larını tamamlaması için işbirliği ve koordinasyon gereklidir.

Sorunsuz bir iş akışı geliştirmek, uzaktaki bir ekiple daha da karmaşıktır ve bunu yönetmek karmaşık olabilir. En yaygın iş akışı zorluklarından bazıları zayıf iletişim (%30), tekrarlayan hatalar (%24) ve proje dağıtımındaki gecikmelerdir (%23).

Bununla birlikte, iyi stratejiler ve araçlarla, yöneticiler ve liderler, hedeflerine ulaşmak için tutarlı ve ortaklaşa çalışan uzak bir ekibi başarılı bir şekilde kurabilirler.

1. Açıkça Tanımlanmış Roller

Sahadaki ekiplerde olduğu gibi, uzak ekiplerin de açıkça tanımlanmış rolleri olmalıdır. Üyeler, sorunsuz iş akışını kolaylaştırmak ve karışıklık ve çatışmaları önlemek için hangi görevlerden sorumlu olduklarını ve bunların sürece nasıl uyduklarını anlamalıdır.

Bir Harvard Business Review araştırmasına göre, açıkça tanımlanmış roller, açıkça tanımlanmış işten daha önemli olabilir. Çalışma, ekip üyelerinin sorumluluklarını bildiklerinde daha iyi performans gösterdiklerini ve işlerinin en azından bir kısmını başkalarına güvenmek yerine bağımsız olarak yapabildiklerini gösteriyor.

Yine de otonom çalışmanın ekip çalışması üzerinde olumsuz bir etkisi yoktur. Aslında araştırmaya göre, her üyenin işini bilmesi ancak görevlerini tamamlama yaklaşımlarını oluşturma özgürlüğüne sahip olması, onları fikirlerini paylaşmaya ve başkalarıyla işbirliği yapmaya teşvik ediyor.

2. Yeni Dijital Araçlardan Yararlanmak

Her şey dijital olarak gerçekleştiğinden, uzaktan çalışmanın en kritik yönlerinden biri doğru araçlara sahip olmaktır. CRM'ler gibi iş araçlarının yanı sıra şirketler, uzak ekipleri yönetmek için araçlara yatırım yapmalıdır.

• İletişim araçları

İletişim, başarılı uzaktan çalışmanın bel kemiği olduğundan, doğru aracı seçmek hayati önem taşır. Bunlar e-posta istemcilerini, sohbetleri, video konferansı ve diğerlerini içerir.

İşin doğasına bağlı olarak, bazı uzak ekipler yalnızca bir araç kullanabilir. Diğerlerinin verimli bir iş akışı elde etmek için birden fazla iletişim kanalını birleştirmeleri gerekecektir.

• Görev yönetimi araçları

Görev yönetimi araçları, her üyenin görevlerini yönetmede ve izlemede etkilidir. Ek olarak, projenin ilerleyişinin, hedeflerinin, hedeflerinin ve son teslim tarihlerinin net bir şekilde görselleştirilmesini sağlarlar.

• Işbirliği araçları

İşbirliği araçları, ekip üyelerinin aynı belgeye katkıda bulunmalarına, birbirlerinin çalışmalarını gözden geçirmelerine ve iş akışı süreçleri hakkında yorum ve öneriler bırakmalarına olanak sağlayabilir. İş akışını iyileştirmek için işbirliği kaçınılmaz ve hayati önem taşır.

• Proje yönetimi araçları

Proje yönetimi araçları, iş akışlarının görünürlüğünü artırarak çalışanların sürecin tüm yolunu görmelerine ve iş akışının nasıl çalıştığını daha iyi anlamalarına olanak tanır.

Ayrıca, olası hataların belirlenmesine, nerede meydana geldiklerinin tam olarak belirlenmesine ve tekrarlanmalarının önlenmesine önemli ölçüde yardımcı olabilirler.

3. Üyeleri Bağlantıda Tutmak

Uzaktan çalışmak çok izole edici olabilir, bu nedenle ekip üyeleri bağlı ve meşgul kalmalıdır. Çalışanların %77'si, iş arkadaşlarıyla olan ilişkileri işe bağlılığın en önemli itici gücü olarak görüyor.

Yüz yüze yakınlık kurmak çok daha kolay olsa da, olumlu bir uzaktan çalışma kültürü geliştirmek hâlâ mümkün. Birçok farklı fikir, uzak iş arkadaşları arasındaki bağlantıları destekler, örneğin:

• Düzenli kahve veya öğle yemeği yakalaması
• Gayri resmi, dostça çevrimiçi toplantılar düzenleme

• Üyelerin iletişim kurması ve işbirliği yapması için sanal alanlar oluşturma
• Ekip oluşturma etkinlikleri düzenleme (çevrimiçi veya çevrimdışı)

4. Odakta Geribildirim ve Tanıma

Çalışanlar, özellikle liderlik ve yönetim tarafından, yaptıkları iş için görülmek ve değer görmek isterler. Bu tür bir onay, onları daha fazla motive eder ve işleriyle meşgul eder.

Ancak, çalışanlar liderliğin takdirine değer verdiği kadar, meslektaşlarının onayına da değer verirler. Aslında, eşler arası tanıma, katılımı neredeyse bir zam kadar artırabilir, ancak %95 daha ucuzdur.

Uzak ekipler nadiren yüz yüze görüştükleri için, onlar için benzersiz bir tanıma planı oluşturmak yönetimin elindedir. Uzaktan çalışanları mükemmel çalışmalarından dolayı tebrik etmek için sanal toplantılar düzenlemek veya şirket e-postaları göndermek, yüz yüze övgü kadar etkili olabilir.

Yine de bir ekibin iş akışını hızlandırmanın tek yolu onay değildir. Bir Harvard Business Report araştırması, çalışanların %57'sinin, kendilerine seçenek verildiğinde övgü yerine yapıcı geri bildirimi tercih ettiğini ortaya çıkardı. Geri bildirim ister olumlu ister olumsuz olsun, çalışanlar yöneticilerinin işleri hakkında ne hissettiğini bilmek ister.

Yapıcı performans geri bildirimi alan çalışanlar, performanslarını iyileştirmek ve daha iyi sonuçlar elde etmek için daha fazla motive olurlar ve böylece ekibin iş akışı gelişir.

5. Çalışanları Çalışma Alanları Oluşturmada Desteklemek

Çalışanların evde rahat ve verimli bir çalışma ortamı oluşturmasına yardımcı olmak iş akışını destekleyebilir. Aslında araştırmalar, etkili işyeri tasarımının performans üzerinde önemli bir etkiye sahip olabileceğini göstermektedir.

Şirketler, aksi takdirde ofislere harcanacak bir bütçeyi, uzaktaki ekibin çalışanları evde ofis oluşturma konusunda desteklemesi için ayırmalıdır. Şu anda, işletmelerin %14'ü ev-ofis mobilyaları için fon dağıtıyor ve şirketlerin yaklaşık üçte biri çalışanlarına dizüstü bilgisayarları için geri ödeme yapıyor.

6. Düzenli Check-inler

Bir iletişim eksikliği, uzaktan çalışmanın en büyük zorluklarından biri olduğundan, yöneticilerin iş ilerlemelerini takip etmek ve gerektiğinde destek sunmak için çalışanlarını düzenli olarak kontrol etmesi gerekir.

Aynı zamanda, üyelerin çalışmalarında herhangi bir sorunla karşılaşıp karşılaşmadıklarını sorgulamalı ve iyileştirilebilecek şeyler hakkında geri bildirimlerini istemelidirler.

Ayrıca çalışanlara ek görevler verilmesi gerekiyorsa bu toplantılar, çalışanın iş akışını aksatmayacak şekilde görev dağılımı yapmak için mükemmel bir fırsattır.

Özellikle üyelerin farklı saat dilimlerinde çalıştığına dikkat edilerek, uygun bir zamanda günlük veya haftalık toplantılar için sabit saatler belirlemek iyi bir uygulamadır.

7. Kariyer Gelişim Fırsatları Sunmak

Kariyer geliştirme fırsatları, çalışanların katılımını sağlamak için harika bir girişimdir. Ofis içi çalışanlarda olduğu gibi, uzaktan çalışanlara da pozisyonlarında ilerleme imkanı sağlanmalıdır.

Her üye için bir gelişim yolunu görsel olarak haritalamak mükemmel bir motive edici olabilir. Büyümelerini desteklemek için liderler, ekip üyelerinin kariyer basamaklarını tırmanmalarına yardımcı olacak becerileri öğrenmelerini ve geliştirmelerini sağlamak için uzaktan özel eğitim ayarlamalıdır.

Çözüm

Uzak ekipler için etkili iş akışı oluşturmak zaman ve çaba gerektirir, ancak uzun vadede buna değer. Herkesin işini daha verimli ve hızlı bir şekilde halletmesine yardımcı olur ve işlerinden mutlu ve tatmin olmalarını sağlar.