7 consejos de gestión del flujo de trabajo para equipos remotos

El trabajo remoto no es un concepto novedoso.

Va de la mano con las primeras empresas digitales, la "apertura" del mercado laboral internacional y la globalización. Y durante un par de años antes de la pandemia, los nómadas digitales de todo el mundo presentaron la idea del trabajo remoto como algo emocionante y atractivo.

Sin embargo, cuando llegó la pandemia de COVID-19, muchos empleados se vieron obligados a trabajar de forma remota.

No fue un estilo de vida o una elección de talento, sino una necesidad.

Dos años y medio después, el trabajo remoto es la norma. Según la Encuesta de oportunidades estadounidenses de McKinsey, el 58 % de los estadounidenses tiene la oportunidad de trabajar de forma remota y el 87 % lo haría desde casa si tuviera la oportunidad. Y para el 21%, los arreglos de trabajo flexibles se encuentran entre las tres razones principales para buscar un nuevo trabajo.

Estos datos representan los requisitos de la fuerza de trabajo moderna.

Por lo tanto, ya no estamos debatiendo los beneficios, sino la mejor manera de gestionar el proceso de trabajo remoto.

Con la internacionalización del empleo y la deslocalización, trabajar desde diferentes lugares en diferentes zonas horarias se convirtió en el estándar para muchas empresas.

Es por eso que casi todos los procesos se redactan y se llevan a cabo virtualmente, y la mayoría de ellos se adaptan a las entradas y salidas individuales.

El objetivo de los gerentes es proporcionar a los empleados las herramientas y estrategias que necesitan para realizar sus tareas diarias en cualquier lugar y en cualquier momento.

Desafíos de la gestión de equipos remotos

1. Comunicación ineficaz

Para los equipos remotos, la comunicación es la clave del éxito.

La falta de conversación suele ser el principal contribuyente a un ambiente de trabajo tenso, lo que puede causar problemas con el compromiso y la productividad de los empleados. Fomentar una comunicación doble abierta puede ser un poco más desafiante con equipos remotos, pero es posible.

Las plataformas dedicadas para compartir ideas y discutir proyectos, como Skype o los equipos de Microsoft, pueden ayudar significativamente a mejorar la brecha.

Además, es crucial alentar a los gerentes a dedicar más tiempo a brindar retroalimentación y asegurarse de que los miembros del equipo entiendan sus tareas. La comunicación directa y honesta es imprescindible con los equipos remotos.

Los empleados no deben adivinar lo que se requiere de ellos en el lugar de trabajo.

2. Seguimiento del rendimiento

Cuando todo el mundo está trabajando fuera de la oficina, puede ser más difícil hacer un seguimiento de cuánto trabajo están haciendo los empleados y a qué ritmo se hace. Y esto es vital para que un gerente lo identifique, para saber si alguien no está haciendo su trabajo.

El software de gestión del desempeño permite a los gerentes monitorear y evaluar el trabajo de los empleados. De hecho, las empresas que cuentan con una gestión eficaz del rendimiento establecida se desempeñan 92 veces mejor que sus competidores.

3. Formando confianza

Generar confianza entre gerentes y trabajadores es crucial en la cultura del trabajo remoto.

Por lo tanto, la comunicación transparente conduce a un lugar de trabajo respetuoso. Cualquier problema de cualquiera de los dos lados debe abordarse abiertamente para construir una relación más fuerte y de mayor confianza.

¿Qué es la gestión del flujo de trabajo?

Administrar un flujo de trabajo implica crear, documentar, monitorear y mejorar el proceso de trabajo.

La gestión del flujo de trabajo permite a las empresas identificar problemas con sus procesos de flujo de trabajo y optimizarlos para garantizar resultados correctos y consistentes. Una forma eficiente de administrar los flujos de trabajo es digitalizándolos. Un sistema de gestión de flujo de trabajo puede ayudar a crear procesos de flujo de trabajo automatizados.

Sugerencias de gestión del flujo de trabajo para equipos remotos

Solo el 26% de los equipos cree que trabajan juntos sin problemas. Sin embargo, la colaboración y la coordinación son necesarias para que un equipo complete sus KPI.

Desarrollar un flujo de trabajo fluido es aún más complejo con un equipo remoto y administrarlo puede ser complicado. Algunos de los desafíos más comunes del flujo de trabajo incluyen mala comunicación (30 %), errores repetitivos (24 %) y retrasos en la implementación del proyecto (23 %).

Sin embargo, con buenas estrategias y herramientas, los gerentes y el liderazgo pueden construir con éxito un equipo remoto que trabaje de manera coherente y conjunta para lograr sus objetivos.

1. Roles claramente definidos

Al igual que en los equipos presenciales, los equipos remotos deben tener roles claramente definidos. Los miembros deben comprender de qué tareas son responsables y cómo encajan en el proceso para facilitar un flujo de trabajo fluido y evitar confusiones y conflictos.

Según un estudio de Harvard Business Review, los roles claramente definidos pueden ser más importantes que el trabajo claramente definido. El estudio muestra que los miembros del equipo se desempeñan mejor cuando conocen sus responsabilidades y pueden hacer al menos una parte de su trabajo de forma independiente en lugar de depender de otros.

Aún así, el trabajo autónomo no tiene un impacto negativo en el trabajo en equipo. De hecho, según el estudio, cuando cada miembro conoce su trabajo pero tiene la libertad de crear su propio enfoque para completar sus tareas, los anima a compartir ideas y colaborar con otros.

2. Utilizando Nuevas Herramientas Digitales

Uno de los aspectos más críticos del trabajo remoto es tener las herramientas adecuadas, ya que todo sucede digitalmente. Además de herramientas comerciales como los CRM, las empresas deben invertir en herramientas para administrar equipos remotos.

• Herramientas de comunicación

Dado que la comunicación es la columna vertebral del trabajo remoto exitoso, elegir la herramienta adecuada es vital. Estos incluyen clientes de correo electrónico, chats, videoconferencias y otros.

Dependiendo de la naturaleza del trabajo, algunos equipos remotos pueden usar solo una herramienta. Otros necesitarán combinar múltiples canales de comunicación para lograr un flujo de trabajo eficiente.

• Herramientas de gestión de tareas

Las herramientas de administración de tareas son eficientes para administrar y rastrear las tareas de cada miembro. Además, permiten una visualización clara del progreso, las metas, los objetivos y los plazos del proyecto.

• Herramientas de colaboración

Las herramientas de colaboración pueden permitir que los miembros del equipo contribuyan al mismo documento, revisen el trabajo de los demás y dejen comentarios y sugerencias sobre los procesos de flujo de trabajo. La colaboración es inevitable y vital para mejorar el flujo de trabajo.

• Herramientas de gestión de proyectos

Las herramientas de gestión de proyectos mejoran la visibilidad de los flujos de trabajo, lo que permite a los empleados ver la ruta completa del proceso y comprender mejor cómo funciona el flujo de trabajo.

Además, pueden ayudar significativamente a identificar posibles errores, señalar dónde ocurren y ayudar a evitar que vuelvan a ocurrir.

3. Mantener a los miembros conectados

Trabajar de forma remota puede ser muy aislante, por lo que los miembros del equipo deben mantenerse conectados y comprometidos. El 77 % de los empleados sitúan las relaciones con los compañeros de trabajo como uno de los principales impulsores del compromiso en el trabajo.

Aunque es mucho más fácil establecer una relación en persona, aún es posible desarrollar una cultura de trabajo remota positiva. Muchas ideas diferentes respaldan las conexiones entre compañeros de trabajo remotos, que incluyen:

• Ponerse al día con el café o el almuerzo con regularidad
• Celebración de reuniones en línea informales y amistosas

• Crear espacios virtuales para que los miembros se comuniquen y colaboren
• Organización de eventos de formación de equipos (en línea o fuera de línea)

4. Retroalimentación y Reconocimiento en el Foco

Los empleados quieren ser vistos y valorados por su trabajo, especialmente por el liderazgo y la gerencia. Este tipo de reconocimiento los hace más motivados y comprometidos con su trabajo.

Sin embargo, así como los trabajadores valoran el reconocimiento del liderazgo, también ponen mérito en la aprobación de sus compañeros. De hecho, el reconocimiento entre pares puede impulsar el compromiso casi tanto como un aumento de sueldo, pero es un 95 % menos costoso.

Dado que los equipos remotos rara vez se encuentran cara a cara, depende de la gerencia crear un plan de reconocimiento único para ellos. Organizar reuniones virtuales o enviar correos electrónicos de la empresa para felicitar a los empleados remotos por su excelente trabajo puede ser tan efectivo como los elogios en persona.

Sin embargo, la aprobación no es la única forma de impulsar el flujo de trabajo de un equipo. Un estudio de Harvard Business Report encontró que el 57% de los empleados prefieren comentarios constructivos a los elogios si se les da la opción. Ya sea que la retroalimentación sea positiva o negativa, los empleados quieren saber cómo se sienten sus gerentes con respecto a su trabajo.

Los empleados que reciben comentarios constructivos sobre el desempeño están más motivados para mejorar su desempeño y lograr mejores resultados, mejorando así el flujo de trabajo del equipo.

5. Apoyar a los empleados en la creación de espacios de trabajo

Ayudar a los empleados a crear un entorno de trabajo cómodo y productivo en el hogar puede respaldar el flujo de trabajo. De hecho, la investigación muestra que un diseño efectivo del lugar de trabajo puede tener un impacto significativo en el desempeño.

Las empresas deben asignar un presupuesto que de otro modo se gastaría en oficinas para que el equipo remoto apoye a los empleados en la creación de una oficina en casa. En la actualidad, el 14 % de las empresas ya distribuyen fondos para muebles de oficina en el hogar y casi un tercio de las empresas reembolsan a los empleados por sus computadoras portátiles.

6. Registros regulares

Dado que una brecha de comunicación es uno de los mayores desafíos del trabajo de forma remota, los gerentes deben consultar regularmente con sus empleados para mantenerse al tanto del progreso de su trabajo y ofrecer apoyo cuando sea necesario.

Al mismo tiempo, deben preguntar si los miembros enfrentan algún problema con su trabajo y solicitar su opinión sobre las cosas que se pueden mejorar.

Además, si es necesario asignar tareas adicionales a los empleados, estas reuniones son la oportunidad perfecta para distribuir las tareas en consecuencia para no perturbar el flujo de trabajo de un empleado.

Es una buena práctica establecer horarios fijos para reunirse diariamente o semanalmente en un momento conveniente, teniendo especial cuidado si los miembros trabajan en diferentes zonas horarias.

7. Ofreciendo oportunidades de crecimiento profesional

Las oportunidades de crecimiento profesional son una gran iniciativa para mantener a los empleados comprometidos. Al igual que con los empleados en la oficina, a los trabajadores remotos también se les debe brindar la posibilidad de ascender en sus puestos.

El mapeo visual de una ruta de desarrollo para cada miembro puede ser un excelente motivador. Para respaldar su crecimiento, los líderes deben establecer una capacitación remota específica para permitir que los miembros del equipo aprendan y desarrollen habilidades que los ayuden a ascender en la carrera profesional.

Conclusión

Crear un flujo de trabajo efectivo para equipos remotos requiere tiempo y esfuerzo, pero a la larga vale la pena. Ayuda a todos a abordar su trabajo de manera más eficiente y rápida y los mantiene contentos y satisfechos con sus trabajos.