7 Tips Manajemen Alur Kerja untuk Tim Jarak Jauh

Pekerjaan jarak jauh bukanlah konsep baru.

Ini sejalan dengan perusahaan yang mengutamakan digital, “pembukaan” pasar tenaga kerja internasional, dan globalisasi. Dan selama beberapa tahun sebelum pandemi, pengembara digital di seluruh dunia menampilkan gagasan kerja jarak jauh sebagai hal yang menarik dan memikat.

Namun, saat pandemi COVID-19 melanda, banyak karyawan yang terpaksa bekerja dari jarak jauh.

Itu bukan gaya hidup atau pilihan bakat, tapi kebutuhan.

Dua setengah tahun kemudian, kerja jarak jauh menjadi norma. Menurut Survei Peluang Amerika McKinsey, 58% orang Amerika memiliki kesempatan untuk bekerja dari jarak jauh, dan 87% akan melakukan WFH jika mereka memiliki kesempatan. Dan untuk 21%, pengaturan kerja yang fleksibel adalah salah satu dari tiga alasan utama untuk mencari pekerjaan baru.

Data ini menggambarkan persyaratan tenaga kerja modern.

Jadi, kami tidak lagi memperdebatkan manfaatnya, tetapi cara terbaik untuk mengelola proses kerja jarak jauh.

Dengan internasionalisasi pekerjaan dan offshoring bekerja dari lokasi yang berbeda di zona waktu yang berbeda menjadi standar bagi banyak perusahaan.

Itulah sebabnya hampir semua proses disusun dan dilakukan secara virtual, dan sebagian besar disesuaikan untuk input dan output individual.

Tujuan para manajer adalah menyediakan alat dan strategi yang dibutuhkan karyawan untuk melakukan tugas sehari-hari di mana saja dan kapan saja.

Tantangan Mengelola Tim Jarak Jauh

1. Komunikasi yang Tidak Efektif

Untuk tim jarak jauh, komunikasi adalah kunci keberhasilan.

Kurangnya percakapan seringkali menjadi kontributor utama lingkungan kerja yang tegang, yang dapat menyebabkan masalah dengan keterlibatan dan produktivitas karyawan. Membina komunikasi ganda yang terbuka bisa sedikit lebih menantang dengan tim jarak jauh, tetapi mungkin.

Platform khusus untuk berbagi ide dan mendiskusikan proyek, seperti Skype, atau tim Microsoft, dapat membantu memperbaiki kesenjangan secara signifikan.

Selain itu, sangat penting untuk mendorong manajer meluangkan lebih banyak waktu untuk memberikan umpan balik dan memastikan bahwa anggota tim memahami tugas mereka. Komunikasi langsung dan jujur ​​adalah suatu keharusan dengan tim jarak jauh.

Karyawan tidak boleh menebak apa yang diminta dari mereka di tempat kerja.

2. Performa Pelacakan

Saat semua orang bekerja di luar kantor, mungkin akan lebih sulit untuk melacak seberapa banyak pekerjaan yang dilakukan karyawan dan seberapa cepat penyelesaiannya. Dan ini sangat penting untuk diidentifikasi oleh seorang manajer, sehingga mereka tahu apakah seseorang tidak berusaha keras.

Perangkat lunak manajemen kinerja memungkinkan manajer untuk memantau dan mengevaluasi pekerjaan karyawan. Faktanya, perusahaan dengan manajemen kinerja efektif yang mapan memiliki kinerja 92 kali lebih baik daripada pesaing mereka.

3. Membangun kepercayaan

Membangun kepercayaan di antara manajer dan pekerja sangat penting dalam budaya kerja jarak jauh.

Dengan demikian, berkomunikasi secara transparan mengarah ke tempat kerja yang saling menghormati. Masalah apa pun dari kedua belah pihak harus ditangani secara terbuka untuk membangun hubungan yang lebih kuat dan saling percaya.

Apa itu Manajemen Alur Kerja?

Mengelola alur kerja memerlukan pembuatan, pendokumentasian, pemantauan, dan peningkatan proses kerja.

Manajemen alur kerja memungkinkan perusahaan mengidentifikasi masalah dengan proses alur kerja mereka dan mengoptimalkannya untuk memastikan hasil yang benar dan konsisten. Cara efisien untuk mengelola alur kerja adalah dengan mendigitalkannya. Sistem manajemen alur kerja dapat membantu menciptakan proses alur kerja otomatis.

Tips Manajemen Alur Kerja untuk Tim Jarak Jauh

Hanya 26% tim yang percaya bahwa mereka bekerja bersama dengan mulus. Namun, kolaborasi dan koordinasi diperlukan bagi tim untuk menyelesaikan KPI-nya.

Mengembangkan alur kerja yang lancar bahkan lebih rumit dengan tim jarak jauh, dan mengelolanya mungkin rumit. Beberapa tantangan alur kerja yang paling umum termasuk komunikasi yang buruk (30%), kesalahan berulang (24%), dan keterlambatan penerapan proyek (23%).

Namun, dengan strategi dan alat yang baik, manajer dan pimpinan dapat berhasil membangun tim jarak jauh yang bekerja secara koheren dan bersama-sama untuk mencapai tujuannya.

1. Peran yang Ditetapkan dengan Jelas

Sama seperti di tim di tempat, tim jarak jauh harus memiliki peran yang jelas. Anggota harus memahami tugas apa yang menjadi tanggung jawab mereka dan bagaimana mereka masuk ke dalam proses untuk memfasilitasi kelancaran alur kerja dan menghindari kebingungan dan konflik.

Menurut studi Harvard Business Review, peran yang didefinisikan dengan jelas mungkin lebih penting daripada pekerjaan yang didefinisikan dengan jelas. Studi tersebut menunjukkan bahwa anggota tim bekerja lebih baik ketika mereka mengetahui tanggung jawab mereka dan dapat melakukan setidaknya sebagian dari pekerjaan mereka secara mandiri daripada mengandalkan orang lain.

Tetap saja, kerja otonom tidak berdampak negatif pada kerja sama tim. Padahal, menurut penelitian, ketika setiap anggota mengetahui pekerjaannya tetapi memiliki kebebasan untuk menciptakan pendekatannya sendiri dalam menyelesaikan tugasnya, hal itu mendorong mereka untuk berbagi ide dan berkolaborasi dengan orang lain.

2. Memanfaatkan Alat Digital Baru

Salah satu aspek terpenting dari pekerjaan jarak jauh adalah memiliki alat yang tepat karena semuanya terjadi secara digital. Selain alat bisnis seperti CRM, perusahaan harus berinvestasi dalam alat untuk mengelola tim jarak jauh.

• Alat komunikasi

Karena komunikasi adalah tulang punggung pekerjaan jarak jauh yang sukses, memilih alat yang tepat sangatlah penting. Ini termasuk klien email, obrolan, konferensi video, dan lainnya.

Bergantung pada sifat pekerjaannya, beberapa tim jarak jauh hanya dapat menggunakan satu alat. Orang lain perlu menggabungkan beberapa saluran komunikasi untuk mencapai alur kerja yang efisien.

• Alat manajemen tugas

Alat manajemen tugas efisien dalam mengelola dan melacak tugas setiap anggota. Selain itu, mereka memungkinkan visualisasi yang jelas tentang kemajuan proyek, tujuan, sasaran, dan tenggat waktu.

• Alat kolaborasi

Alat kolaborasi dapat memungkinkan anggota tim untuk berkontribusi pada dokumen yang sama, meninjau pekerjaan satu sama lain, dan memberikan komentar dan saran tentang proses alur kerja. Kolaborasi tidak dapat dihindari dan penting untuk meningkatkan alur kerja.

• Alat manajemen proyek

Alat manajemen proyek meningkatkan visibilitas alur kerja, memungkinkan karyawan untuk melihat jalur lengkap proses dan lebih memahami cara kerja alur kerja.

Selain itu, mereka dapat secara signifikan membantu dalam mengidentifikasi kemungkinan kesalahan, menunjukkan dengan tepat di mana kesalahan itu terjadi, dan membantu mencegahnya terjadi lagi.

3. Menjaga Anggota Terhubung

Bekerja dari jarak jauh bisa sangat mengisolasi, jadi anggota tim harus tetap terhubung dan terlibat. 77% karyawan menempatkan hubungan dengan rekan kerja sebagai pendorong utama keterlibatan di tempat kerja.

Meskipun membangun hubungan baik secara langsung jauh lebih mudah, menumbuhkan budaya kerja jarak jauh yang positif masih memungkinkan. Banyak ide berbeda yang mendukung koneksi antara rekan kerja jarak jauh, termasuk:

• Minum kopi atau makan siang secara teratur
• Mengadakan pertemuan online yang informal dan bersahabat

• Menciptakan ruang virtual bagi anggota untuk berkomunikasi dan berkolaborasi
• Menyelenggarakan acara membangun tim (online atau offline)

4. Umpan Balik dan Pengakuan di Fokus

Karyawan ingin dilihat dan dihargai atas pekerjaannya, terutama oleh kepemimpinan dan manajemen. Pengakuan semacam ini membuat mereka lebih termotivasi dan terlibat dalam pekerjaan mereka.

Namun, meskipun para pekerja menghargai pengakuan kepemimpinan, mereka juga menghargai persetujuan rekan kerja mereka. Faktanya, pengakuan peer-to-peer dapat meningkatkan keterlibatan hampir sama seperti kenaikan gaji, tetapi biayanya 95% lebih murah.

Karena tim jarak jauh jarang bertemu secara langsung, terserah manajemen untuk membuat rencana pengenalan yang unik bagi mereka. Mengorganisir pertemuan virtual atau mengirimkan email perusahaan untuk memberi selamat kepada karyawan jarak jauh atas pekerjaan mereka yang luar biasa bisa sama efektifnya dengan pujian secara langsung.

Namun, persetujuan bukanlah satu-satunya cara untuk meningkatkan alur kerja tim. Sebuah studi Harvard Business Report menemukan bahwa 57% karyawan lebih memilih umpan balik yang konstruktif daripada pujian jika diberi pilihan. Apakah umpan baliknya positif atau negatif, karyawan ingin tahu bagaimana perasaan manajer mereka tentang pekerjaan mereka.

Karyawan yang diberi umpan balik kinerja yang konstruktif lebih termotivasi untuk meningkatkan kinerja mereka dan mencapai hasil yang lebih baik, sehingga meningkatkan alur kerja tim.

5. Mendukung Karyawan dalam Menciptakan Ruang Kerja

Membantu karyawan membangun lingkungan kerja yang nyaman dan produktif di rumah dapat mendukung alur kerja. Faktanya, penelitian menunjukkan bahwa desain tempat kerja yang efektif dapat berdampak signifikan terhadap kinerja.

Perusahaan harus mengalokasikan anggaran yang seharusnya dihabiskan di kantor untuk tim jarak jauh guna mendukung karyawan dalam membuat kantor di rumah. Saat ini, 14% bisnis telah mendistribusikan dana untuk perabot kantor di rumah, dan hampir sepertiga perusahaan mengganti uang karyawan untuk laptop mereka.

6. Check-In Reguler

Karena kesenjangan komunikasi adalah salah satu tantangan terbesar dalam bekerja dari jarak jauh, manajer harus secara teratur menghubungi karyawan mereka untuk terus mengetahui kemajuan pekerjaan mereka dan menawarkan dukungan kapan pun diperlukan.

Pada saat yang sama, mereka harus menanyakan apakah anggota menghadapi masalah dengan pekerjaan mereka dan meminta umpan balik mereka tentang hal-hal yang dapat diperbaiki.

Selain itu, jika ada kebutuhan untuk mengalokasikan tugas tambahan kepada karyawan, rapat ini merupakan kesempatan yang tepat untuk mendistribusikan tugas yang sesuai agar tidak mengganggu alur kerja karyawan.

Merupakan praktik yang baik untuk menetapkan waktu tetap untuk rapat setiap hari atau setiap minggu pada waktu yang nyaman, terutama jika anggota bekerja di zona waktu yang berbeda.

7. Menawarkan Peluang Pertumbuhan Karir

Peluang pertumbuhan karir adalah inisiatif yang bagus untuk membuat karyawan tetap terlibat. Seperti halnya karyawan di kantor, pekerja jarak jauh juga harus diberi kesempatan untuk naik jabatan.

Memetakan jalur pengembangan secara visual untuk setiap anggota dapat menjadi motivator yang sangat baik. Untuk mendukung pertumbuhan mereka, para pemimpin harus menyiapkan pelatihan khusus jarak jauh untuk memungkinkan anggota tim belajar dan mengembangkan keterampilan untuk membantu mereka menaiki tangga karier.

Kesimpulan

Membangun alur kerja yang efektif untuk tim jarak jauh membutuhkan waktu dan upaya, tetapi itu sepadan dalam jangka panjang. Ini membantu semua orang menangani pekerjaan mereka dengan lebih efisien dan cepat dan membuat mereka senang dan puas dengan pekerjaan mereka.