7 Suggerimenti per la gestione del flusso di lavoro per i team remoti

Il lavoro a distanza non è un concetto nuovo.

Va di pari passo con le aziende digital-first, l'"apertura" del mercato del lavoro internazionale e la globalizzazione. E per un paio d'anni prima della pandemia, i nomadi digitali di tutto il mondo hanno presentato l'idea del lavoro a distanza come eccitante e allettante.

Tuttavia, quando è scoppiata la pandemia di COVID-19, molti dipendenti sono stati costretti a lavorare da remoto.

Non è stato uno stile di vita o una scelta di talento, ma una necessità.

Due anni e mezzo dopo, il lavoro a distanza è la norma. Secondo l'American Opportunity Survey di McKinsey, il 58% degli americani ha l'opportunità di lavorare da remoto e l'87% farebbe WFH se ne avesse la possibilità. E per il 21%, gli accordi di lavoro flessibili sono tra i tre principali motivi per cercare un nuovo lavoro.

Questi dati descrivono i requisiti della forza lavoro moderna.

Pertanto, non stiamo più discutendo dei vantaggi, ma del modo migliore per gestire il processo di lavoro a distanza.

Con l'internazionalizzazione del lavoro e l'offshoring, lavorare da luoghi diversi in fusi orari diversi è diventato lo standard per molte aziende.

Ecco perché quasi tutti i processi sono redatti e condotti virtualmente e la maggior parte di essi è personalizzata per input e output individuali.

L'obiettivo per i manager è fornire ai dipendenti gli strumenti e le strategie di cui hanno bisogno per svolgere le loro attività quotidiane ovunque e in qualsiasi momento.

Sfide della gestione di team remoti

1. Comunicazione inefficace

Per i team remoti, la comunicazione è la chiave del successo.

La mancanza di conversazione è spesso la causa principale di un ambiente di lavoro teso, che può causare problemi con il coinvolgimento e la produttività dei dipendenti. Promuovere una doppia comunicazione aperta può essere un po' più impegnativo con i team remoti, ma possibile.

Piattaforme dedicate per la condivisione di idee e la discussione di progetti, come Skype o i team Microsoft, possono contribuire in modo significativo a migliorare il divario.

Inoltre, è fondamentale incoraggiare i manager a dedicare più tempo a fornire feedback e ad assicurarsi che i membri del team comprendano i loro incarichi. La comunicazione diretta e onesta è un must con i team remoti.

I dipendenti non dovrebbero indovinare cosa è loro richiesto sul posto di lavoro.

2. Monitoraggio delle prestazioni

Quando tutti lavorano fuori dall'ufficio, potrebbe essere più difficile tenere traccia della quantità di lavoro svolto dai dipendenti e della velocità con cui viene svolto. E questo è fondamentale per un manager da identificare, in modo che sappiano se qualcuno non sta facendo il loro peso.

Il software di gestione delle prestazioni consente ai manager di monitorare e valutare il lavoro dei dipendenti. In effetti, le aziende con una gestione delle prestazioni efficace consolidata ottengono risultati 92 volte migliori rispetto ai loro concorrenti.

3. Costruire la fiducia

Costruire la fiducia tra manager e lavoratori è fondamentale nella cultura del lavoro a distanza.

Pertanto, comunicare in modo trasparente porta a un ambiente di lavoro rispettoso. Eventuali problemi da entrambe le parti dovrebbero essere affrontati apertamente per costruire una relazione più forte e più fiduciosa.

Che cos'è la gestione del flusso di lavoro?

La gestione di un flusso di lavoro comporta la creazione, la documentazione, il monitoraggio e il miglioramento del processo di lavoro.

La gestione del flusso di lavoro consente alle aziende di identificare i problemi con i propri processi di flusso di lavoro e di ottimizzarli per garantire risultati corretti e coerenti. Un modo efficiente per gestire i flussi di lavoro è digitalizzarli. Un sistema di gestione del flusso di lavoro può aiutare a creare processi di flusso di lavoro automatizzati.

Suggerimenti per la gestione del flusso di lavoro per i team remoti

Solo il 26% dei team crede di lavorare insieme senza problemi. Tuttavia, la collaborazione e il coordinamento sono necessari affinché un team possa completare i suoi KPI.

Lo sviluppo di un flusso di lavoro fluido è ancora più complesso con un team remoto e la sua gestione potrebbe essere complicata. Alcune delle sfide del flusso di lavoro più comuni includono scarsa comunicazione (30%), errori ripetitivi (24%) e ritardi nell'implementazione del progetto (23%).

Tuttavia, con buone strategie e strumenti, i manager e la leadership possono costruire con successo un team remoto che lavori in modo coerente e congiunto per raggiungere i propri obiettivi.

1. Ruoli chiaramente definiti

Proprio come nei team in loco, i team remoti devono avere ruoli chiaramente definiti. I membri devono capire di quali compiti sono responsabili e come si inseriscono nel processo per facilitare il flusso di lavoro regolare ed evitare confusione e conflitti.

Secondo uno studio della Harvard Business Review, ruoli chiaramente definiti potrebbero essere più importanti di un lavoro chiaramente definito. Lo studio mostra che i membri del team ottengono risultati migliori quando conoscono le proprie responsabilità e possono svolgere almeno una parte del proprio lavoro in modo indipendente invece di affidarsi ad altri.

Tuttavia, il lavoro autonomo non ha un impatto negativo sul lavoro di squadra. Infatti, secondo lo studio, quando ogni membro conosce il proprio lavoro ma ha la libertà di creare il proprio approccio per completare i propri compiti, li incoraggia a condividere idee e collaborare con gli altri.

2. Utilizzo di nuovi strumenti digitali

Uno degli aspetti più critici del lavoro a distanza è avere gli strumenti giusti poiché tutto avviene in digitale. Oltre a strumenti aziendali come i CRM, le aziende devono investire in strumenti per la gestione dei team remoti.

• Strumenti di comunicazione

Poiché la comunicazione è la spina dorsale del lavoro a distanza di successo, la scelta dello strumento giusto è fondamentale. Questi includono client di posta elettronica, chat, videoconferenze e altri.

A seconda della natura del lavoro, alcuni team remoti possono utilizzare un solo strumento. Altri dovranno combinare più canali di comunicazione per ottenere un flusso di lavoro efficiente.

• Strumenti per la gestione delle attività

Gli strumenti di gestione delle attività sono efficienti nella gestione e nel monitoraggio delle attività di ciascun membro. Inoltre, consentono una chiara visualizzazione dell'avanzamento, degli scopi, degli obiettivi e delle scadenze del progetto.

• Strumenti di collaborazione

Gli strumenti di collaborazione possono consentire ai membri del team di contribuire allo stesso documento, rivedere il lavoro degli altri e lasciare commenti e suggerimenti sui processi del flusso di lavoro. La collaborazione è inevitabile e vitale per migliorare il flusso di lavoro.

• Strumenti di gestione del progetto

Gli strumenti di gestione dei progetti migliorano la visibilità dei flussi di lavoro, consentendo ai dipendenti di vedere il percorso completo del processo e comprendere meglio come funziona il flusso di lavoro.

Inoltre, possono aiutare in modo significativo a identificare eventuali errori, individuare dove si verificano e aiutare a prevenire che si ripetano.

3. Mantenere i membri connessi

Lavorare da remoto può essere molto isolante, quindi i membri del team devono rimanere connessi e coinvolti. Il 77% dei dipendenti considera le relazioni con i colleghi uno dei principali fattori di coinvolgimento sul lavoro.

Anche se è molto più facile costruire un rapporto di persona, è ancora possibile coltivare una cultura positiva del lavoro a distanza. Molte idee diverse supportano le connessioni tra colleghi remoti, tra cui:

• Avere regolarmente caffè o recuperare il pranzo
• Tenere riunioni online informali e amichevoli

• Creazione di spazi virtuali per consentire ai membri di comunicare e collaborare
• Organizzazione di eventi di team building (online o offline)

4. Feedback e riconoscimento al Focus

I dipendenti vogliono essere visti e apprezzati per il loro lavoro, soprattutto dalla leadership e dal management. Questo tipo di riconoscimento li rende più motivati ​​e coinvolti nel loro lavoro.

Tuttavia, per quanto i lavoratori apprezzino il riconoscimento della leadership, attribuiscono valore anche all'approvazione dei loro colleghi. In effetti, il riconoscimento peer-to-peer può aumentare il coinvolgimento quasi quanto un aumento, ma è meno costoso del 95%.

Poiché i team remoti raramente si incontrano faccia a faccia, spetta alla direzione creare un piano di riconoscimento unico per loro. Organizzare riunioni virtuali o inviare e-mail aziendali per congratularsi con i dipendenti remoti per il loro eccellente lavoro può essere efficace quanto lodare di persona.

Tuttavia, l'approvazione non è l'unico modo per potenziare il flusso di lavoro di un team. Uno studio dell'Harvard Business Report ha rilevato che il 57% dei dipendenti preferisce un feedback costruttivo rispetto agli elogi se ne ha la possibilità. Indipendentemente dal fatto che il feedback sia positivo o negativo, i dipendenti vogliono sapere come si sentono i loro manager riguardo al loro lavoro.

I dipendenti a cui viene fornito un feedback costruttivo sulle prestazioni sono più motivati ​​a migliorare le proprie prestazioni e ottenere risultati migliori, migliorando così il flusso di lavoro del team.

5. Supporto ai dipendenti nella creazione di spazi di lavoro

Aiutare i dipendenti a creare un ambiente di lavoro confortevole e produttivo a casa può supportare il flusso di lavoro. In effetti, la ricerca mostra che un'efficace progettazione del posto di lavoro può avere un impatto significativo sulle prestazioni.

Le aziende dovrebbero stanziare un budget che altrimenti verrebbe speso per gli uffici affinché il team remoto supporti i dipendenti nella creazione di un ufficio da casa. Attualmente, il 14% delle aziende distribuisce già fondi per mobili per ufficio a casa e quasi un terzo delle aziende rimborsa ai dipendenti i propri laptop.

6. Check-in regolari

Poiché una lacuna di comunicazione è una delle maggiori sfide del lavoro da remoto, i manager devono controllare regolarmente i propri dipendenti per tenersi aggiornati sui progressi del lavoro e offrire supporto quando necessario.

Allo stesso tempo, dovrebbero informarsi se i membri stanno affrontando problemi con il loro lavoro e chiedere il loro feedback su cose che possono essere migliorate.

Inoltre, se è necessario assegnare compiti aggiuntivi ai dipendenti, queste riunioni sono l'occasione perfetta per distribuire i compiti di conseguenza in modo da non disturbare il flusso di lavoro di un dipendente.

È buona norma stabilire orari fissi per le riunioni giornaliere o settimanali in un momento conveniente, prestando particolare attenzione se i membri lavorano in fusi orari diversi.

7. Offrire opportunità di crescita professionale

Le opportunità di crescita professionale sono un'ottima iniziativa per coinvolgere i dipendenti. Come per i dipendenti in sede, anche i lavoratori remoti dovrebbero avere la possibilità di avanzare nelle loro posizioni.

La mappatura visiva di un percorso di sviluppo per ciascun membro può essere un eccellente motivatore. Per supportare la loro crescita, i leader dovrebbero organizzare una formazione specifica a distanza per consentire ai membri del team di apprendere e sviluppare competenze che li aiutino a scalare la scala della carriera.

Conclusione

Creare un flusso di lavoro efficace per i team remoti richiede tempo e impegno, ma a lungo termine ne vale la pena. Aiuta tutti ad affrontare il proprio lavoro in modo più efficiente e rapido e li mantiene felici e soddisfatti del proprio lavoro.