7 sfaturi de gestionare a fluxului de lucru pentru echipele de la distanță

Lucrul la distanță nu este un concept nou.

Merge mână în mână cu companiile digitale, „deschiderea” pieței internaționale a muncii și globalizarea. Și timp de câțiva ani înainte de pandemie, nomazii digitali din întreaga lume au prezentat ideea muncii la distanță ca fiind incitantă și atrăgătoare.

Cu toate acestea, când a lovit pandemia de COVID-19, mulți angajați au fost forțați să lucreze de la distanță.

Nu a fost un stil de viață sau o alegere de talent, ci o necesitate.

Doi ani și jumătate mai târziu, munca de la distanță este norma. Potrivit sondajului American Opportunity Survey de la McKinsey, 58% dintre americani au posibilitatea de a lucra de la distanță, iar 87% ar face WFH dacă ar avea o șansă. Iar pentru 21%, aranjamentele flexibile de lucru se numără printre primele trei motive pentru a căuta un nou loc de muncă.

Aceste date descriu cerințele forței de muncă moderne.

Astfel, nu mai dezbatem beneficiile, ci cea mai bună modalitate de a gestiona procesul de lucru la distanță.

Odată cu internaționalizarea forței de muncă și offshoring, munca din diferite locații în diferite fusuri orare a devenit standardul pentru multe companii.

De aceea, aproape toate procesele sunt elaborate și conduse virtual, iar cele mai multe dintre ele sunt adaptate pentru intrări și rezultate individuale.

Scopul managerilor este de a oferi angajaților instrumentele și strategiile de care au nevoie pentru a-și îndeplini sarcinile zilnice oriunde și oricând.

Provocările gestionării echipelor de la distanță

1. Comunicare ineficientă

Pentru echipele de la distanță, comunicarea este cheia succesului.

Lipsa conversației este adesea principalul factor care contribuie la un mediu de lucru tensionat, care poate cauza probleme cu angajamentul și productivitatea angajaților. Promovarea unei comunicări deschise duble poate fi puțin mai dificilă cu echipele de la distanță, dar posibilă.

Platformele dedicate pentru împărtășirea ideilor și discutarea proiectelor, cum ar fi Skype sau echipele Microsoft, pot contribui semnificativ la îmbunătățirea decalajului.

În plus, este esențial să încurajăm managerii să petreacă mai mult timp oferind feedback și asigurându-se că membrii echipei înțeleg sarcinile lor. Comunicarea directă și sinceră este o necesitate cu echipele de la distanță.

Angajații nu ar trebui să ghicească ce li se cere la locul de muncă.

2. Urmărirea performanței

Când toată lumea lucrează în afara biroului, ar putea fi mai dificil să urmăriți cât de mult lucrează angajații și cu ce ritm este realizat. Și acest lucru este vital să identifice un manager, astfel încât să știe dacă cineva nu își trage greutatea.

Software-ul de management al performanței permite managerilor să monitorizeze și să evalueze munca angajaților. De fapt, companiile cu un management eficient al performanței stabilite au performanțe de 92 de ori mai bune decât concurenții lor.

3. Clădind încrederea

Construirea încrederii între manageri și lucrători este crucială în cultura muncii la distanță.

Astfel, comunicarea transparentă duce la un loc de muncă respectuos. Orice problemă din ambele părți ar trebui abordată în mod deschis pentru a construi o relație mai puternică și mai de încredere.

Ce este managementul fluxului de lucru?

Gestionarea unui flux de lucru presupune crearea, documentarea, monitorizarea și îmbunătățirea procesului de lucru.

Managementul fluxului de lucru permite companiilor să identifice problemele legate de procesele fluxului de lucru și să le optimizeze pentru a asigura rezultate corecte și consecvente. O modalitate eficientă de a gestiona fluxurile de lucru este digitalizarea acestora. Un sistem de management al fluxului de lucru poate ajuta la crearea proceselor de flux de lucru automatizate.

Sfaturi de gestionare a fluxului de lucru pentru echipele de la distanță

Doar 26% dintre echipe cred că lucrează perfect împreună. Cu toate acestea, colaborarea și coordonarea sunt necesare pentru ca o echipă să își finalizeze KPI-urile.

Dezvoltarea unui flux de lucru fluid este și mai complexă cu o echipă de la distanță, iar gestionarea acestuia ar putea fi complicată. Unele dintre cele mai frecvente provocări ale fluxului de lucru includ comunicarea slabă (30%), erorile repetitive (24%) și întârzierile în implementarea proiectului (23%).

Cu toate acestea, cu strategii și instrumente bune, managerii și conducerea pot construi cu succes o echipă de la distanță care lucrează coerent și în comun pentru a-și atinge obiectivele.

1. Roluri clar definite

La fel ca în echipele de la fața locului, echipele de la distanță trebuie să aibă roluri clar definite. Membrii trebuie să înțeleagă de ce sarcini sunt responsabili și cum se încadrează în proces pentru a facilita un flux de lucru fluid și pentru a evita confuzia și conflictele.

Potrivit unui studiu Harvard Business Review, rolurile clar definite ar putea fi mai importante decât munca clar definită. Studiul arată că membrii echipei au performanțe mai bune atunci când își cunosc responsabilitățile și își pot face cel puțin o parte din munca în mod independent, în loc să se bazeze pe alții.

Totuși, munca autonomă nu are un impact negativ asupra muncii în echipă. De fapt, potrivit studiului, atunci când fiecare membru își cunoaște meseria, dar are libertatea de a-și crea abordarea pentru a-și îndeplini sarcinile, acesta îl încurajează să împărtășească idei și să colaboreze cu ceilalți.

2. Utilizarea noilor instrumente digitale

Unul dintre cele mai critice aspecte ale lucrului la distanță este de a avea instrumentele potrivite, deoarece totul se întâmplă digital. Pe lângă instrumentele de afaceri precum CRM-urile, companiile trebuie să investească în instrumente pentru gestionarea echipelor de la distanță.

• Instrumente de comunicare

Deoarece comunicarea este coloana vertebrală a muncii de succes de la distanță, alegerea instrumentului potrivit este vitală. Acestea includ clienți de e-mail, chat-uri, conferințe video și altele.

În funcție de natura muncii, unele echipe la distanță pot folosi un singur instrument. Alții vor trebui să combine mai multe canale de comunicare pentru a obține un flux de lucru eficient.

• Instrumente de management al sarcinilor

Instrumentele de gestionare a sarcinilor sunt eficiente în gestionarea și urmărirea sarcinilor fiecărui membru. În plus, ele permit vizualizarea clară a progresului, obiectivelor, obiectivelor și termenelor limită ale proiectului.

• Instrumente de colaborare

Instrumentele de colaborare le pot permite membrilor echipei să contribuie la același document, să revizuiască munca celuilalt și să lase comentarii și sugestii despre procesele fluxului de lucru. Colaborarea este inevitabilă și vitală pentru îmbunătățirea fluxului de lucru.

• Instrumente de management de proiect

Instrumentele de management de proiect îmbunătățesc vizibilitatea fluxurilor de lucru, permițând angajaților să vadă calea completă a procesului și să înțeleagă mai bine cum funcționează fluxul de lucru.

În plus, ele pot ajuta în mod semnificativ la identificarea oricăror erori posibile, la identificarea locului în care acestea se întâmplă și la prevenirea repetarea lor.

3. Menținerea membrilor conectați

Lucrul de la distanță poate fi foarte izolant, așa că membrii echipei trebuie să rămână conectați și implicați. 77% dintre angajați consideră relațiile cu colegii de muncă drept principalul motor al angajamentului la locul de muncă.

Chiar dacă este mult mai ușor să construiți relații în persoană, creșterea unei culturi pozitive a muncii la distanță este totuși posibilă. Multe idei diferite sprijină conexiunile între colegii de la distanță, inclusiv:

• Luând o cafea regulată sau la prânz
• Organizarea de întâlniri online informale și prietenoase

• Crearea de spații virtuale pentru ca membrii să comunice și să colaboreze
• Organizarea de evenimente de team-building (online sau offline)

4. Feedback și recunoaștere la Focus

Angajații doresc să fie văzuți și apreciați pentru munca lor, în special de către conducere și management. Acest tip de recunoaștere îi face mai motivați și mai implicați în munca lor.

Cu toate acestea, în măsura în care lucrătorii apreciază recunoașterea conducerii, ei pun și meritul în aprobarea colegilor lor. De fapt, recunoașterea peer-to-peer poate stimula implicarea aproape la fel de mult ca o mărire de salariu, dar este cu 95% mai puțin costisitoare.

Deoarece echipele de la distanță se întâlnesc rar față în față, depinde de conducere să creeze un plan unic de recunoaștere pentru ele. Organizarea de întâlniri virtuale sau trimiterea de e-mailuri ale companiei pentru a felicita angajații de la distanță pentru munca lor excelentă poate fi la fel de eficientă ca laudele în persoană.

Cu toate acestea, aprobarea nu este singura modalitate de a stimula fluxul de lucru al unei echipe. Un studiu Harvard Business Report a constatat că 57% dintre angajați preferă feedback-ul constructiv decât laude dacă li se oferă opțiunea. Indiferent dacă feedback-ul este pozitiv sau negativ, angajații doresc să știe ce simt managerii lor despre munca lor.

Angajații cărora li se oferă feedback constructiv asupra performanței sunt mai motivați să-și îmbunătățească performanța și să obțină rezultate mai bune, îmbunătățind astfel fluxul de lucru al echipei.

5. Sprijinirea angajaților în crearea spațiilor de lucru

Ajutarea angajaților să creeze un mediu de lucru confortabil și productiv acasă poate sprijini fluxul de lucru. De fapt, cercetările arată că proiectarea eficientă a locului de muncă poate avea un impact semnificativ asupra performanței.

Companiile ar trebui să aloce un buget care altfel ar fi cheltuit pe birouri pentru echipa de la distanță pentru a sprijini angajații în crearea unui birou la domiciliu. În prezent, 14% dintre companii distribuie deja fonduri pentru mobilierul de birou de acasă, iar aproape o treime dintre companii rambursează angajaților laptopurile lor.

6. Înregistrări regulate

Întrucât un decalaj de comunicare este una dintre cele mai mari provocări ale lucrului de la distanță, managerii trebuie să se consulte în mod regulat cu angajații lor pentru a fi la curent cu progresul lor în muncă și pentru a oferi sprijin ori de câte ori este necesar.

În același timp, aceștia ar trebui să se intereseze dacă membrii se confruntă cu probleme cu munca lor și să le ceară feedback cu privire la lucrurile care pot fi îmbunătățite.

In plus, daca este nevoie de alocarea unor sarcini suplimentare angajatilor, aceste intalniri sunt oportunitatea perfecta de a distribui sarcinile in mod corespunzator pentru a nu perturba fluxul de lucru al angajatului.

Este o practică bună să stabiliți ore fixe pentru întâlniri zilnic sau săptămânal la o oră convenabilă, fiind mai ales atent dacă membrii lucrează în fusuri orare diferite.

7. Oferind oportunități de creștere în carieră

Oportunitățile de creștere în carieră sunt o inițiativă excelentă pentru a menține angajații implicați. Ca și în cazul angajaților din birou, lucrătorilor la distanță ar trebui să li se ofere și posibilitatea de a avansa în funcțiile lor.

Cartografierea vizuală a unei căi de dezvoltare pentru fiecare membru poate fi un excelent motivator. Pentru a le susține creșterea, liderii ar trebui să instituie formare la distanță specifică pentru a le permite membrilor echipei să învețe și să dezvolte abilități care să îi ajute să urce pe scara carierei.

Concluzie

Crearea unui flux de lucru eficient pentru echipele de la distanță necesită timp și efort, dar merită pe termen lung. Îi ajută pe toți să-și abordeze munca mai eficient și mai rapid și îi menține fericiți și mulțumiți de munca lor.