7 เคล็ดลับการจัดการเวิร์กโฟลว์สำหรับทีมระยะไกล
เผยแพร่แล้ว: 2022-12-12การทำงานทางไกลไม่ใช่แนวคิดใหม่
มันดำเนินไปพร้อมกับบริษัทที่ให้ความสำคัญกับดิจิทัลเป็นอันดับแรก การ "เปิด" ของตลาดแรงงานระหว่างประเทศ และโลกาภิวัตน์ และสองสามปีก่อนเกิดโรคระบาด ผู้เร่ร่อนทางดิจิทัลทั่วโลกนำเสนอแนวคิดของการทำงานจากระยะไกลว่าน่าตื่นเต้นและมีเสน่ห์
อย่างไรก็ตาม เมื่อเกิดการระบาดของ COVID-19 พนักงานจำนวนมากถูกบังคับให้ทำงานจากระยะไกล
ไม่ใช่ไลฟ์สไตล์หรือการเลือกความสามารถ แต่เป็นสิ่งจำเป็น
สองปีครึ่งต่อมา การทำงานจากระยะไกลเป็นเรื่องปกติ จากการสำรวจโอกาสในอเมริกาของ McKinsey พบว่า 58% ของชาวอเมริกันมีโอกาสทำงานจากระยะไกล และ 87% จะทำ WFH หากพวกเขามีโอกาส และสำหรับ 21% การจัดเตรียมการทำงานที่ยืดหยุ่นเป็นหนึ่งในสามเหตุผลหลักในการหางานใหม่
ข้อมูลนี้แสดงถึงข้อกำหนดของแรงงานยุคใหม่
ดังนั้น เราจะไม่ถกเถียงกันถึงประโยชน์อีกต่อไป แต่พูดถึงวิธีที่ดีที่สุดในการจัดการกระบวนการทำงานระยะไกล
ด้วยความเป็นสากลของการจ้างงานและการทำงานนอกประเทศจากสถานที่ต่างๆ ในเขตเวลาต่างๆ กลายเป็นมาตรฐานสำหรับหลายบริษัท
นั่นเป็นเหตุผลที่กระบวนการเกือบทั้งหมดถูกร่างและดำเนินการแบบเสมือนจริง และส่วนใหญ่ได้รับการปรับแต่งสำหรับอินพุตและเอาต์พุตแต่ละรายการ
เป้าหมายสำหรับผู้จัดการคือการจัดเตรียมเครื่องมือและกลยุทธ์ที่จำเป็นสำหรับพนักงานในการทำงานประจำวันทุกที่ทุกเวลา
ความท้าทายในการจัดการทีมระยะไกล
- การสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ
สำหรับทีมระยะไกล การสื่อสารคือกุญแจสู่ความสำเร็จ
การขาดการสนทนามักเป็นสาเหตุหลักของสภาพแวดล้อมการทำงานที่ตึงเครียด ซึ่งอาจทำให้เกิดปัญหากับการมีส่วนร่วมของพนักงานและประสิทธิภาพการทำงาน การส่งเสริมการสื่อสารแบบสองทางแบบเปิดอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายกว่าเล็กน้อยสำหรับทีมที่อยู่ห่างไกล แต่เป็นไปได้
แพลตฟอร์มเฉพาะสำหรับการแบ่งปันแนวคิดและหารือเกี่ยวกับโครงการ เช่น Skype หรือทีม Microsoft สามารถช่วยปรับปรุงช่องว่างได้อย่างมาก
นอกจากนี้ สิ่งสำคัญคือต้องกระตุ้นให้ผู้จัดการใช้เวลามากขึ้นในการแสดงความคิดเห็นและตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมเข้าใจงานที่ได้รับมอบหมาย การสื่อสารโดยตรงและตรงไปตรงมาเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทีมที่อยู่ห่างไกล
พนักงานไม่ควรเดาว่าพวกเขาต้องการอะไรในที่ทำงาน
- การติดตามประสิทธิภาพ
เมื่อทุกคนทำงานนอกสำนักงาน อาจเป็นเรื่องท้าทายมากขึ้นในการติดตามว่าพนักงานกำลังทำงานมากน้อยเพียงใดและทำงานเสร็จในอัตราเท่าใด และนี่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้จัดการในการระบุ เพื่อให้พวกเขารู้ว่ามีใครบางคนไม่ได้ดึงน้ำหนักของพวกเขาไว้หรือไม่
ซอฟต์แวร์การจัดการประสิทธิภาพช่วยให้ผู้จัดการสามารถตรวจสอบและประเมินผลการทำงานของพนักงานได้ ในความเป็นจริง บริษัทที่มีการจัดการผลการปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพนั้นมีประสิทธิภาพดีกว่าคู่แข่งถึง 92 เท่า
- สร้างความน่าเชื่อถือ
การสร้างความไว้วางใจระหว่างผู้จัดการและพนักงานเป็นสิ่งสำคัญในวัฒนธรรมการทำงานจากระยะไกล
ดังนั้น การสื่อสารอย่างโปร่งใสจึงนำไปสู่สถานที่ทำงานที่มีความเคารพ ปัญหาใดๆ จากทั้งสองฝ่ายควรได้รับการกล่าวถึงอย่างเปิดเผยเพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งและไว้วางใจกันมากขึ้น
การจัดการเวิร์กโฟลว์คืออะไร?
การจัดการเวิร์กโฟลว์เกี่ยวข้องกับการสร้าง จัดทำเอกสาร ตรวจสอบ และปรับปรุงกระบวนการทำงาน
การจัดการเวิร์กโฟลว์ช่วยให้บริษัทต่างๆ ระบุปัญหาเกี่ยวกับกระบวนการเวิร์กโฟลว์และเพิ่มประสิทธิภาพเพื่อให้แน่ใจว่าได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้องและสอดคล้องกัน วิธีที่มีประสิทธิภาพในการจัดการเวิร์กโฟลว์คือการทำให้เป็นดิจิทัล ระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์สามารถช่วยสร้างกระบวนการเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ
เคล็ดลับการจัดการเวิร์กโฟลว์สำหรับทีมระยะไกล
มีทีมเพียง 26% เท่านั้นที่เชื่อว่าพวกเขาทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น อย่างไรก็ตาม การทำงานร่วมกันและการประสานงานเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทีมเพื่อให้บรรลุ KPI
การพัฒนาเวิร์กโฟลว์ที่ราบรื่นนั้นซับซ้อนยิ่งขึ้นด้วยทีมระยะไกล และการจัดการอาจซับซ้อน ความท้าทายด้านเวิร์กโฟลว์ที่พบบ่อยที่สุด ได้แก่ การสื่อสารที่ไม่ดี (30%) ข้อผิดพลาดซ้ำๆ (24%) และความล่าช้าในการปรับใช้โครงการ (23%)
อย่างไรก็ตาม ด้วยกลยุทธ์และเครื่องมือที่ดี ผู้จัดการและผู้นำสามารถสร้างทีมทางไกลที่ทำงานร่วมกันอย่างสอดคล้องกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายได้สำเร็จ
- บทบาทที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน
เช่นเดียวกับในทีมนอกสถานที่ ทีมระยะไกลต้องมีบทบาทที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน สมาชิกต้องเข้าใจว่างานใดที่พวกเขารับผิดชอบและเหมาะสมกับกระบวนการอย่างไร เพื่ออำนวยความสะดวกให้เวิร์กโฟลว์ราบรื่นและหลีกเลี่ยงความสับสนและความขัดแย้ง
จากการศึกษาของ Harvard Business Review บทบาทที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนอาจสำคัญกว่างานที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน การศึกษาแสดงให้เห็นว่าสมาชิกในทีมทำงานได้ดีขึ้นเมื่อพวกเขารู้ถึงความรับผิดชอบและสามารถทำงานอย่างน้อยบางส่วนได้อย่างอิสระแทนที่จะพึ่งพาผู้อื่น
ถึงกระนั้น การทำงานแบบอิสระไม่ได้ส่งผลเสียต่อการทำงานเป็นทีม จากการศึกษาพบว่า เมื่อสมาชิกแต่ละคนรู้งานของตนแต่มีอิสระในการสร้างแนวทางเพื่อให้งานของตนสำเร็จ จะเป็นการกระตุ้นให้พวกเขาแบ่งปันความคิดและทำงานร่วมกับผู้อื่น
- ใช้เครื่องมือดิจิทัลใหม่
สิ่งสำคัญที่สุดประการหนึ่งของการทำงานจากระยะไกลคือการมีเครื่องมือที่เหมาะสม เนื่องจากทุกอย่างเกิดขึ้นแบบดิจิทัล นอกจากเครื่องมือทางธุรกิจ เช่น CRM แล้ว บริษัทต่างๆ ต้องลงทุนในเครื่องมือสำหรับจัดการทีมระยะไกล
- เครื่องมือสื่อสาร
เนื่องจากการสื่อสารเป็นหัวใจสำคัญของการทำงานทางไกลที่ประสบความสำเร็จ การเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมจึงมีความสำคัญ ซึ่งรวมถึงไคลเอ็นต์อีเมล การแชท การประชุมทางวิดีโอ และอื่นๆ
ทีมทางไกลบางทีมสามารถใช้เครื่องมือเดียวเท่านั้นทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะของงาน คนอื่น ๆ จะต้องรวมช่องทางการสื่อสารหลายช่องทางเพื่อให้ได้ขั้นตอนการทำงานที่มีประสิทธิภาพ
- เครื่องมือจัดการงาน
เครื่องมือจัดการงานมีประสิทธิภาพในการจัดการและติดตามงานของสมาชิกแต่ละคน นอกจากนี้ยังช่วยให้เห็นภาพความคืบหน้า เป้าหมาย วัตถุประสงค์ และกำหนดเวลาของโครงการได้อย่างชัดเจน
- เครื่องมือการทำงานร่วมกัน
เครื่องมือการทำงานร่วมกันช่วยให้สมาชิกในทีมมีส่วนร่วมในเอกสารเดียวกัน ตรวจทานงานของกันและกัน และแสดงความคิดเห็นและคำแนะนำเกี่ยวกับกระบวนการเวิร์กโฟลว์ การทำงานร่วมกันเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้และมีความสำคัญต่อการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์
- เครื่องมือการจัดการโครงการ
เครื่องมือการจัดการโครงการช่วยเพิ่มความสามารถในการมองเห็นของเวิร์กโฟลว์ ช่วยให้พนักงานเห็นเส้นทางที่สมบูรณ์ของกระบวนการและเข้าใจวิธีการทำงานของเวิร์กโฟลว์ได้ดียิ่งขึ้น
นอกจากนี้ยังสามารถช่วยในการระบุข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น ระบุตำแหน่งที่เกิดขึ้น และช่วยป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นอีก
- ทำให้สมาชิกเชื่อมต่อกัน
การทำงานจากระยะไกลอาจทำให้รู้สึกโดดเดี่ยว ดังนั้นสมาชิกในทีมจึงต้องเชื่อมต่อและมีส่วนร่วมอยู่เสมอ พนักงาน 77% ให้ความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานเป็นตัวขับเคลื่อนการมีส่วนร่วมในที่ทำงานอันดับต้น ๆ
แม้ว่าการสร้างความสัมพันธ์แบบตัวต่อตัวจะง่ายกว่ามาก แต่การสร้างวัฒนธรรมการทำงานทางไกลในเชิงบวกยังคงเป็นไปได้ แนวคิดต่างๆ มากมายสนับสนุนการเชื่อมต่อระหว่างเพื่อนร่วมงานทางไกล รวมถึง:
- ดื่มกาแฟหรือรับประทานอาหารกลางวันเป็นประจำ
- จัดการประชุมออนไลน์แบบไม่เป็นทางการและเป็นมิตร
- การสร้างพื้นที่เสมือนจริงสำหรับสมาชิกในการสื่อสารและทำงานร่วมกัน
- จัดกิจกรรมสร้างทีม (ออนไลน์หรือออฟไลน์)
- คำติชมและการรับรู้ที่โฟกัส
พนักงานต้องการได้รับการเห็นคุณค่าจากผลงานของพวกเขา โดยเฉพาะอย่างยิ่งจากความเป็นผู้นำและผู้บริหาร การรับทราบในลักษณะนี้ทำให้พวกเขามีแรงจูงใจและมีส่วนร่วมในการทำงานมากขึ้น
อย่างไรก็ตาม แม้ว่าพนักงานจะให้ความสำคัญกับการได้รับการยอมรับจากผู้นำ พวกเขาก็ยังให้ความสำคัญกับการอนุมัติจากเพื่อนร่วมงานด้วย ความจริงแล้ว การจดจำแบบเพียร์ทูเพียร์สามารถเพิ่มการมีส่วนร่วมได้เกือบเท่าๆ กับการเพิ่ม แต่มีราคาถูกกว่าถึง 95%
เนื่องจากทีมทางไกลไม่ค่อยพบปะกันแบบเห็นหน้า จึงขึ้นอยู่กับการจัดการที่จะสร้างแผนการรับรู้ที่ไม่เหมือนใครสำหรับพวกเขา การจัดการประชุมเสมือนจริงหรือการส่งอีเมลของบริษัทเพื่อแสดงความยินดีกับพนักงานทางไกลสำหรับการทำงานที่ยอดเยี่ยมของพวกเขาอาจมีประสิทธิภาพเทียบเท่ากับการชมเชยต่อหน้า
อย่างไรก็ตาม การอนุมัติไม่ใช่วิธีเดียวที่จะช่วยเพิ่มเวิร์กโฟลว์ของทีม การศึกษาของ Harvard Business Report พบว่า 57% ของพนักงานชอบคำติชมที่สร้างสรรค์มากกว่าคำชมหากได้รับตัวเลือก ไม่ว่าผลตอบรับจะเป็นบวกหรือลบ พนักงานก็ต้องการทราบว่าผู้จัดการรู้สึกอย่างไรกับงานของพวกเขา
พนักงานที่ได้รับข้อเสนอแนะด้านประสิทธิภาพที่สร้างสรรค์จะมีแรงจูงใจมากขึ้นในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและบรรลุผลลัพธ์ที่ดีขึ้น ดังนั้น จึงช่วยยกระดับเวิร์กโฟลว์ของทีม
- สนับสนุนพนักงานในการสร้างพื้นที่ทำงาน
การช่วยให้พนักงานสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่สะดวกสบายและมีประสิทธิภาพที่บ้านสามารถสนับสนุนเวิร์กโฟลว์ได้ ในความเป็นจริง การวิจัยแสดงให้เห็นว่าการออกแบบสถานที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพสามารถมีผลกระทบอย่างมากต่อประสิทธิภาพการทำงาน
บริษัทควรจัดสรรงบประมาณที่จะใช้ในสำนักงานสำหรับทีมงานทางไกลเพื่อสนับสนุนพนักงานในการสร้างสำนักงานที่บ้าน ปัจจุบัน 14% ของธุรกิจได้แจกจ่ายเงินสำหรับเฟอร์นิเจอร์สำนักงานที่บ้านแล้ว และเกือบหนึ่งในสามของบริษัทจ่ายเงินคืนพนักงานสำหรับค่าแล็ปท็อป
- เช็คอินปกติ
เนื่องจากช่องว่างในการสื่อสารเป็นหนึ่งในความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของการทำงานจากระยะไกล ผู้จัดการจึงต้องตรวจสอบกับพนักงานเป็นประจำเพื่อติดตามความคืบหน้าในการทำงานและให้การสนับสนุนเมื่อจำเป็น
ในขณะเดียวกันก็ควรสอบถามว่าสมาชิกประสบปัญหาในการทำงานหรือไม่และขอความคิดเห็นเกี่ยวกับสิ่งที่สามารถปรับปรุงได้
นอกจากนี้ หากมีความจำเป็นต้องจัดสรรงานเพิ่มเติมให้กับพนักงาน การประชุมเหล่านี้เป็นโอกาสที่ดีในการกระจายงานให้สอดคล้องกัน เพื่อไม่ให้รบกวนเวิร์กโฟลว์ของพนักงาน
เป็นแนวปฏิบัติที่ดีที่จะกำหนดเวลาการประชุมรายวันหรือรายสัปดาห์ในเวลาที่สะดวก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากสมาชิกทำงานในโซนเวลาที่ต่างกัน
- เสนอโอกาสในการเติบโตในสายอาชีพ
โอกาสในการเติบโตในสายอาชีพเป็นความคิดริเริ่มที่ดีในการทำให้พนักงานมีส่วนร่วม เช่นเดียวกับพนักงานในสำนักงาน พนักงานที่ทำงานทางไกลควรได้รับโอกาสในการก้าวหน้าในตำแหน่งของตน
การทำแผนที่เส้นทางการพัฒนาด้วยภาพสำหรับสมาชิกแต่ละคนสามารถเป็นแรงจูงใจที่ยอดเยี่ยม เพื่อสนับสนุนการเติบโตของพวกเขา ผู้นำควรจัดการฝึกอบรมเฉพาะระยะไกลเพื่อให้สมาชิกในทีมได้เรียนรู้และพัฒนาทักษะเพื่อช่วยให้พวกเขาไต่ระดับอาชีพ
บทสรุป
การสร้างเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพสำหรับทีมระยะไกลต้องใช้เวลาและความพยายาม แต่ก็คุ้มค่าในระยะยาว ช่วยให้ทุกคนจัดการกับงานของตนได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็วยิ่งขึ้น และช่วยให้พวกเขามีความสุขและพอใจกับงานของตน
