7 dicas de gerenciamento de fluxo de trabalho para equipes remotas

O trabalho remoto não é um conceito novo.

Ela anda de mãos dadas com empresas que priorizam o digital, a “abertura” do mercado de trabalho internacional e a globalização. E por alguns anos antes da pandemia, os nômades digitais de todo o mundo apresentaram a ideia do trabalho remoto como emocionante e atraente.

No entanto, quando a pandemia do COVID-19 atingiu, muitos funcionários foram forçados a trabalhar remotamente.

Não era um estilo de vida ou uma escolha de talento, mas uma necessidade.

Dois anos e meio depois, o trabalho remoto é a norma. De acordo com a American Opportunity Survey da McKinsey, 58% dos americanos têm a oportunidade de trabalhar remotamente e 87% fariam WFH se tivessem uma chance. E para 21%, os acordos de trabalho flexíveis estão entre os três principais motivos para procurar um novo emprego.

Esses dados descrevem os requisitos da força de trabalho moderna.

Assim, não estamos mais discutindo os benefícios, mas a melhor forma de gerenciar o processo de trabalho remoto.

Com a internacionalização do emprego e o offshoring, trabalhar em diferentes locais em diferentes fusos horários tornou-se o padrão para muitas empresas.

É por isso que quase todos os processos são elaborados e conduzidos virtualmente, e a maioria deles é adaptada para entradas e saídas individuais.

O objetivo dos gerentes é fornecer aos funcionários as ferramentas e estratégias necessárias para realizar suas tarefas diárias em qualquer lugar e a qualquer hora.

Desafios de gerenciar equipes remotas

1. Comunicação ineficaz

Para equipes remotas, a comunicação é a chave do sucesso.

A falta de conversa costuma ser a principal causa de um ambiente de trabalho tenso, o que pode causar problemas de engajamento e produtividade dos funcionários. Promover a comunicação dupla aberta pode ser um pouco mais desafiador com equipes remotas, mas é possível.

Plataformas dedicadas para compartilhar ideias e discutir projetos, como Skype ou equipes da Microsoft, podem ajudar significativamente a melhorar a lacuna.

Além disso, é crucial incentivar os gerentes a gastar mais tempo fornecendo feedback e garantindo que os membros da equipe entendam suas atribuições. A comunicação direta e honesta é obrigatória com equipes remotas.

Os funcionários não devem adivinhar o que é exigido deles no local de trabalho.

2. Acompanhamento de desempenho

Quando todos estão trabalhando fora do escritório, pode ser mais desafiador acompanhar a quantidade de trabalho que os funcionários estão fazendo e em que ritmo ele é feito. E isso é vital para um gerente identificar, para que ele saiba se alguém não está exercendo sua influência.

O software de gerenciamento de desempenho permite que os gerentes monitorem e avaliem o trabalho dos funcionários. Na verdade, as empresas com gerenciamento de desempenho eficaz estabelecido têm um desempenho 92 vezes melhor do que seus concorrentes.

3. Construindo confiança

Construir confiança entre gerentes e trabalhadores é crucial na cultura de trabalho remoto.

Assim, a comunicação transparente leva a um ambiente de trabalho respeitoso. Quaisquer questões de qualquer um dos lados devem ser abordadas abertamente para construir um relacionamento mais forte e de confiança.

O que é gerenciamento de fluxo de trabalho?

Gerenciar um fluxo de trabalho envolve criar, documentar, monitorar e melhorar o processo de trabalho.

O gerenciamento de fluxo de trabalho permite que as empresas identifiquem problemas com seus processos de fluxo de trabalho e os otimizem para garantir resultados corretos e consistentes. Uma maneira eficiente de gerenciar fluxos de trabalho é digitalizá-los. Um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho pode ajudar a criar processos de fluxo de trabalho automatizados.

Dicas de gerenciamento de fluxo de trabalho para equipes remotas

Apenas 26% das equipes acreditam que trabalham perfeitamente juntas. No entanto, colaboração e coordenação são necessárias para que uma equipe conclua seus KPIs.

Desenvolver um fluxo de trabalho tranquilo é ainda mais complexo com uma equipe remota, e gerenciá-lo pode ser complicado. Alguns dos desafios mais comuns do fluxo de trabalho incluem comunicação deficiente (30%), erros repetitivos (24%) e atrasos na implantação do projeto (23%).

Porém, com boas estratégias e ferramentas, gestores e liderança podem construir com sucesso uma equipe remota que trabalhe de forma coerente e conjunta para atingir seus objetivos.

1. Funções Claramente Definidas

Assim como nas equipes presenciais, as equipes remotas devem ter papéis claramente definidos. Os membros devem entender por quais tarefas são responsáveis ​​e como se encaixam no processo para facilitar o fluxo de trabalho e evitar confusões e conflitos.

De acordo com um estudo da Harvard Business Review, funções claramente definidas podem ser mais importantes do que um trabalho claramente definido. O estudo mostra que os membros da equipe têm melhor desempenho quando conhecem suas responsabilidades e podem fazer pelo menos uma parte de seu trabalho de forma independente, em vez de depender de outras pessoas.

Ainda assim, o trabalho autônomo não tem impacto negativo no trabalho em equipe. De fato, de acordo com o estudo, quando cada membro conhece seu trabalho, mas tem a liberdade de criar sua abordagem para concluir suas tarefas, isso os incentiva a compartilhar ideias e colaborar com os outros.

2. Utilizando novas ferramentas digitais

Um dos aspectos mais críticos do trabalho remoto é ter as ferramentas certas, pois tudo acontece digitalmente. Além de ferramentas de negócios como CRMs, as empresas devem investir em ferramentas para gerenciar equipes remotas.

• Ferramentas de comunicação

Como a comunicação é a espinha dorsal do trabalho remoto bem-sucedido, é vital escolher a ferramenta certa. Isso inclui clientes de e-mail, chats, videoconferências e outros.

Dependendo da natureza do trabalho, algumas equipes remotas podem utilizar apenas uma ferramenta. Outros precisarão combinar vários canais de comunicação para obter um fluxo de trabalho eficiente.

• Ferramentas de gerenciamento de tarefas

As ferramentas de gerenciamento de tarefas são eficientes no gerenciamento e acompanhamento das tarefas de cada membro. Além disso, permitem uma visualização clara do andamento do projeto, metas, objetivos e prazos.

• Ferramentas de colaboração

As ferramentas de colaboração podem permitir que os membros da equipe contribuam para o mesmo documento, revisem o trabalho uns dos outros e deixem comentários e sugestões sobre processos de fluxo de trabalho. A colaboração é inevitável e vital para melhorar o fluxo de trabalho.

• Ferramentas de gerenciamento de projetos

As ferramentas de gerenciamento de projetos aumentam a visibilidade dos fluxos de trabalho, permitindo que os funcionários vejam o caminho completo do processo e entendam melhor como o fluxo de trabalho funciona.

Além disso, eles podem ajudar significativamente na identificação de possíveis erros, identificando onde eles ocorrem e ajudando a evitar que ocorram novamente.

3. Mantendo os membros conectados

Trabalhar remotamente pode ser muito isolador, então os membros da equipe devem permanecer conectados e engajados. 77% dos funcionários colocam o relacionamento com os colegas de trabalho como um dos principais impulsionadores do engajamento no trabalho.

Embora seja muito mais fácil construir um relacionamento pessoalmente, ainda é possível desenvolver uma cultura positiva de trabalho remoto. Muitas ideias diferentes suportam conexões entre colegas de trabalho remotos, incluindo:

• Tomar café ou almoçar regularmente
• Realização de reuniões online informais e amigáveis

• Criação de espaços virtuais para os membros se comunicarem e colaborarem
• Organização de eventos de teambuilding (online ou offline)

4. Feedback e Reconhecimento no Focus

Os funcionários querem ser vistos e valorizados por seu trabalho, especialmente pela liderança e gestão. Esse tipo de reconhecimento os deixa mais motivados e engajados em seu trabalho.

No entanto, por mais que os trabalhadores valorizem o reconhecimento da liderança, eles também colocam mérito na aprovação de seus colegas. Na verdade, o reconhecimento ponto a ponto pode aumentar o engajamento quase tanto quanto um aumento, mas é 95% mais barato.

Como as equipes remotas raramente se encontram pessoalmente, cabe à gerência criar um plano de reconhecimento exclusivo para elas. Organizar reuniões virtuais ou enviar e-mails da empresa para parabenizar funcionários remotos por seu excelente trabalho pode ser tão eficaz quanto elogios pessoais.

No entanto, a aprovação não é a única maneira de impulsionar o fluxo de trabalho de uma equipe. Um estudo do Harvard Business Report descobriu que 57% dos funcionários preferem feedback construtivo a elogios, se tiverem a opção. Seja o feedback positivo ou negativo, os funcionários querem saber como seus gerentes se sentem em relação ao trabalho.

Funcionários que recebem feedback construtivo de desempenho ficam mais motivados a melhorar seu desempenho e alcançar melhores resultados, aprimorando o fluxo de trabalho da equipe.

5. Apoiar os funcionários na criação de espaços de trabalho

Ajudar os funcionários a criar um ambiente de trabalho confortável e produtivo em casa pode apoiar o fluxo de trabalho. Na verdade, a pesquisa mostra que o design eficaz do local de trabalho pode ter um impacto significativo no desempenho.

As empresas devem alocar um orçamento que, de outra forma, seria gasto em escritórios para a equipe remota apoiar os funcionários na criação de um escritório em casa. Atualmente, 14% das empresas já distribuem recursos para móveis de escritório em casa e quase um terço das empresas reembolsa os funcionários por seus laptops.

6. Check-ins Regulares

Como a falha de comunicação é um dos maiores desafios do trabalho remoto, os gerentes devem verificar regularmente com seus funcionários para acompanhar o andamento do trabalho e oferecer suporte sempre que necessário.

Ao mesmo tempo, eles devem perguntar se os membros estão enfrentando algum problema com seu trabalho e pedir feedback sobre os pontos que podem ser melhorados.

Além disso, se houver necessidade de atribuir tarefas adicionais aos funcionários, essas reuniões são a oportunidade perfeita para distribuir as tarefas de acordo para não atrapalhar o fluxo de trabalho de um funcionário.

É uma boa prática definir horários fixos para reuniões diárias ou semanais em um horário conveniente, especialmente se os membros trabalharem em fusos horários diferentes.

7. Oferecendo oportunidades de crescimento na carreira

As oportunidades de crescimento na carreira são uma ótima iniciativa para manter os funcionários engajados. Tal como acontece com os funcionários no escritório, os trabalhadores remotos também devem ter a possibilidade de avançar em suas funções.

Mapear visualmente um caminho de desenvolvimento para cada membro pode ser um excelente motivador. Para apoiar seu crescimento, os líderes devem criar treinamento específico remoto para permitir que os membros da equipe aprendam e desenvolvam habilidades para ajudá-los a subir na carreira.

Conclusão

Construir um fluxo de trabalho eficaz para equipes remotas exige tempo e esforço, mas vale a pena a longo prazo. Ele ajuda todos a lidar com seu trabalho com mais eficiência e rapidez e os mantém felizes e satisfeitos com seus trabalhos.