遠程團隊的 7 個工作流管理技巧

遠程工作並不是一個新概念。

它與數字優先公司、國際勞動力市場的“開放”和全球化齊頭並進。 在大流行之前的幾年裡，世界各地的數字遊民都將遠程工作的想法視為令人興奮和誘人的。

然而，當 COVID-19 大流行來襲時，許多員工被迫遠程工作。

這不是一種生活方式或天賦選擇，而是一種必需。

兩年半後，遠程工作成為常態。 根據麥肯錫的美國機會調查，58% 的美國人有機會遠程工作，如果有機會，87% 的人會選擇 WFH。 對於 21% 的人來說，靈活的工作安排是尋找新工作的三大原因之一。

該數據描述了現代勞動力的要求。

因此，我們不再討論好處，而是討論管理遠程工作流程的最佳方式。

隨著就業的國際化，在不同時區的不同地點進行離岸工作成為許多公司的標準。

這就是為什麼幾乎所有流程都是虛擬起草和執行的，而且其中大部分流程都是針對個人輸入和輸出量身定制的。

管理者的目標是為員工提供隨時隨地執行日常任務所需的工具和策略。

管理遠程團隊的挑戰

1. 無效溝通

對於遠程團隊，溝通是成功的關鍵。

缺乏對話通常是導致工作環境緊張的主要原因，這可能會導致員工敬業度和工作效率出現問題。 對於遠程團隊來說，培養開放的雙向溝通可能更具挑戰性，但也是可能的。

用於分享想法和討論項目的專用平台，例如 Skype 或 Microsoft 團隊，可以顯著幫助縮小差距。

此外，鼓勵經理花更多時間提供反饋並確保團隊成員理解他們的任務至關重要。 與遠程團隊必須進行直接和誠實的溝通。

員工不應該猜測工作場所對他們的要求。

2. 追踪表現

當每個人都在辦公室外工作時，跟踪員工的工作量和完成速度可能會更具挑戰性。 這對於經理來說至關重要，因此他們知道是否有人沒有盡力而為。

績效管理軟件使管理人員能夠監控和評估員工的工作。 事實上，擁有有效績效管理的公司比其競爭對手的績效高出 92 倍。

3. 建立信任

在管理人員和員工之間建立信任對於遠程工作文化至關重要。

因此，透明的溝通會帶來相互尊重的工作場所。 任何一方的任何問題都應公開解決，以建立更牢固、更互信的關係。

什麼是工作流管理？

管理工作流程需要創建、記錄、監控和改進工作流程。

工作流管理使公司能夠識別其工作流過程中的問題並對其進行優化以確保正確和一致的結果。 管理工作流程的一種有效方法是將其數字化。 工作流管理系統可以幫助創建自動化的工作流過程。

遠程團隊的工作流管理技巧

只有 26% 的團隊認為他們可以無縫協作。 然而，協作和協調對於團隊完成其 KPI 是必要的。

對於遠程團隊來說，開發一個流暢的工作流程會更加複雜，管理起來可能也很複雜。 一些最常見的工作流挑戰包括溝通不暢 (30%)、重複性錯誤 (24%) 和項目部署延遲 (23%)。

然而，憑藉良好的策略和工具，管理者和領導層可以成功地建立一個遠程團隊，協調一致地工作以實現其目標。

1. 明確定義的角色

就像在現場團隊中一樣，遠程團隊必須有明確定義的角色。 成員必須了解他們負責的任務以及他們如何適應流程，以促進順暢的工作流程並避免混淆和衝突。

根據哈佛商業評論的一項研究，明確定義的角色可能比明確定義的工作更重要。 研究表明，當團隊成員知道自己的職責並且至少可以獨立完成一部分工作而不是依賴他人時，他們的表現會更好。

儘管如此，自主工作不會對團隊合作產生負面影響。 事實上，根據這項研究，當每個成員都知道自己的工作但可以自由地創建完成任務的方法時，這會鼓勵他們分享想法並與他人合作。

2. 使用新的數字工具

遠程工作最關鍵的方面之一是擁有合適的工具，因為一切都是數字化的。 除了 CRM 等業務工具外，公司還必須投資於管理遠程團隊的工具。

• 通訊工具

由於通信是成功遠程工作的支柱，因此選擇合適的工具至關重要。 其中包括電子郵件客戶端、聊天、視頻會議等。

根據工作性質，一些遠程團隊只能使用一種工具。 其他人則需要結合多個溝通渠道來實現高效的工作流程。

• 任務管理工具

任務管理工具可以有效地管理和跟踪每個成員的任務。 此外，它們還可以清晰地顯示項目的進度、目標、目標和截止日期。

• 協作工具

協作工具可以讓團隊成員為同一個文檔做出貢獻，審查彼此的工作並留下關於工作流程的評論和建議。 協作是不可避免的，並且對於改進工作流程至關重要。

• 項目管理工具

項目管理工具增強了工作流程的可見性，使員工能夠看到流程的完整路徑並更好地理解工作流程的工作原理。

此外，它們可以極大地幫助識別任何可能的錯誤，查明錯誤發生的位置，並幫助防止錯誤再次發生。

3. 保持會員聯繫

遠程工作可能會非常孤立，因此團隊成員必須保持聯繫和參與。 77% 的員工將與同事的關係視為工作敬業度的首要驅動力。

儘管當面建立融洽關係要容易得多，但培養積極的遠程工作文化仍然是可能的。 許多不同的想法支持遠程同事之間的聯繫，包括：

• 定期喝咖啡或午餐
• 舉行非正式、友好的在線會議

• 為成員創建虛擬空間以進行交流和協作
• 組織團隊建設活動（線上或線下）

4. 焦點的反饋和認可

員工希望自己的工作被人看到並受到重視，尤其是領導層和管理層。 這種認可使他們更有動力並投入到工作中。

然而，儘管員工重視領導的認可，但他們也重視同事的認可。 事實上，點對點認可幾乎可以像加薪一樣提高敬業度，但成本要低 95%。

由於遠程團隊很少面對面會面，因此管理層需要為他們制定獨特的表彰計劃。 組織虛擬會議或發送公司電子郵件來祝賀遠程員工的出色工作與當面表揚一樣有效。

然而，批准並不是提升團隊工作流程的唯一方式。 哈佛商業報告的一項研究發現，如果可以選擇，57% 的員工更喜歡建設性的反饋而不是表揚。 無論反饋是正面的還是負面的，員工都想知道他們的經理對他們的工作有何看法。

獲得建設性績效反饋的員工更有動力提高績效並取得更好的結果，從而改善團隊的工作流程。

5. 支持員工創建工作區

幫助員工在家營造舒適高效的工作環境可以支持工作流程。 事實上，研究表明有效的工作場所設計可以對績效產生重大影響。

公司應分配預算，否則將用於遠程團隊的辦公室，以支持員工創建在家辦公。 目前，14% 的企業已經為家庭辦公家具分配資金，近三分之一的公司為員工的筆記本電腦報銷。

6. 定期簽到

由於溝通障礙是遠程工作的最大挑戰之一，因此管理人員必須定期與員工核對，以了解他們的工作進度，並在必要時提供支持。

同時，他們應該詢問成員在工作中是否遇到了任何問題，並徵求他們對可以改進的地方的反饋。

此外，如果需要向員工分配額外的任務，這些會議是相應分配任務的絕佳機會，以免打擾員工的工作流程。

最好每天或每週在方便的時間設置固定的會議時間，如果成員在不同的時區工作，尤其要注意。

7. 提供職業發展機會

職業發展機會是保持員工敬業度的一項重要舉措。 與在職員工一樣，還應為遠程工作人員提供晉升的機會。

為每個成員直觀地繪製發展路徑可能是一個很好的激勵因素。 為了支持他們的成長，領導者應設置遠程特定培訓，使團隊成員能夠學習和發展技能，幫助他們攀登職業階梯。

結論

為遠程團隊構建有效的工作流程需要時間和精力，但從長遠來看是值得的。 它可以幫助每個人更高效、更快速地處理他們的工作，並讓他們對自己的工作感到高興和滿意。