7 wskazówek dotyczących zarządzania przepływem pracy dla zdalnych zespołów

Praca zdalna nie jest nową koncepcją.

Idzie to w parze z firmami stawiającymi pierwsze kroki na rynku cyfrowym, „otwarciem” międzynarodowego rynku pracy i globalizacją. A przez kilka lat przed pandemią cyfrowi nomadzi na całym świecie przedstawiali ideę pracy zdalnej jako ekscytującą i kuszącą.

Kiedy jednak wybuchła pandemia COVID-19, wielu pracowników zostało zmuszonych do pracy zdalnej.

To nie był styl życia ani wybór talentu, ale konieczność.

Dwa i pół roku później praca zdalna jest normą. Według American Opportunity Survey firmy McKinsey 58% Amerykanów ma możliwość pracy zdalnej, a 87% skorzystałoby z WFH, gdyby miało taką możliwość. A dla 21% elastyczny czas pracy to jeden z trzech głównych powodów poszukiwania nowej pracy.

Dane te obrazują wymagania współczesnej siły roboczej.

Tym samym nie dyskutujemy już o korzyściach, ale o tym, jak najlepiej zarządzać procesem pracy zdalnej.

Wraz z umiędzynarodowieniem zatrudnienia i offshoringiem praca z różnych lokalizacji w różnych strefach czasowych stała się standardem dla wielu firm.

Dlatego prawie wszystkie procesy są projektowane i przeprowadzane wirtualnie, a większość z nich jest dostosowana do indywidualnych danych wejściowych i wyjściowych.

Celem menedżerów jest zapewnienie pracownikom narzędzi i strategii potrzebnych do wykonywania codziennych zadań w dowolnym miejscu i czasie.

Wyzwania zarządzania zdalnymi zespołami

1. Nieskuteczna komunikacja

Dla zdalnych zespołów komunikacja jest kluczem do sukcesu.

Brak rozmowy jest często główną przyczyną napiętego środowiska pracy, które może powodować problemy z zaangażowaniem i produktywnością pracowników. Wspieranie otwartej, dwukierunkowej komunikacji może być nieco trudniejsze w zespołach zdalnych, ale możliwe.

Dedykowane platformy do dzielenia się pomysłami i omawiania projektów, takie jak Skype czy Microsoft Teams, mogą znacznie pomóc w zmniejszeniu luki.

Ponadto kluczowe jest zachęcanie menedżerów do poświęcania większej ilości czasu na udzielanie informacji zwrotnych i upewnianie się, że członkowie zespołu rozumieją swoje zadania. Bezpośrednia i uczciwa komunikacja jest koniecznością w zespołach zdalnych.

Pracownicy nie powinni zgadywać, czego się od nich wymaga w miejscu pracy.

2. Wydajność śledzenia

Kiedy wszyscy pracują poza biurem, śledzenie, ile pracy wykonują pracownicy i w jakim tempie jest wykonywane, może być trudniejsze. Jest to niezbędne dla menedżera do identyfikacji, aby wiedział, czy ktoś nie ciągnie ich ciężaru.

Oprogramowanie do zarządzania wydajnością umożliwia menedżerom monitorowanie i ocenę pracy pracowników. W rzeczywistości firmy z ugruntowanym efektywnym zarządzaniem wydajnością osiągają 92 razy lepsze wyniki niż ich konkurenci.

3. Budowanie zaufania

Budowanie zaufania wśród menedżerów i pracowników jest kluczowe w kulturze pracy zdalnej.

W ten sposób przejrzysta komunikacja prowadzi do pełnego szacunku miejsca pracy. Wszelkie problemy z którąkolwiek ze stron należy rozwiązywać otwarcie, aby zbudować silniejszą i bardziej opartą na zaufaniu relację.

Co to jest zarządzanie przepływem pracy?

Zarządzanie przepływem pracy obejmuje tworzenie, dokumentowanie, monitorowanie i doskonalenie procesu roboczego.

Zarządzanie przepływem pracy pozwala firmom identyfikować problemy z ich procesami przepływu pracy i optymalizować je w celu zapewnienia prawidłowych i spójnych wyników. Skutecznym sposobem zarządzania przepływami pracy jest ich digitalizacja. System zarządzania przepływem pracy może pomóc w tworzeniu zautomatyzowanych procesów przepływu pracy.

Wskazówki dotyczące zarządzania przepływem pracy dla zdalnych zespołów

Tylko 26% zespołów uważa, że ​​bezproblemowo ze sobą współpracują. Jednak współpraca i koordynacja są niezbędne, aby zespół mógł zrealizować swoje KPI.

Opracowanie płynnego przepływu pracy jest jeszcze bardziej złożone w przypadku zespołu zdalnego, a zarządzanie nim może być skomplikowane. Niektóre z najczęstszych wyzwań związanych z przepływem pracy obejmują słabą komunikację (30%), powtarzające się błędy (24%) i opóźnienia we wdrażaniu projektów (23%).

Jednak dzięki dobrym strategiom i narzędziom menedżerowie i liderzy mogą z powodzeniem zbudować zdalny zespół, który spójnie i wspólnie pracuje, aby osiągnąć swoje cele.

1. Jasno określone role

Podobnie jak w zespołach stacjonarnych, zespoły zdalne muszą mieć jasno określone role. Członkowie muszą rozumieć, za jakie zadania są odpowiedzialni i jak wpasowują się w proces, aby ułatwić płynny przepływ pracy i uniknąć nieporozumień i konfliktów.

Według badania Harvard Business Review, jasno określone role mogą być ważniejsze niż jasno określona praca. Badanie pokazuje, że członkowie zespołu działają lepiej, gdy znają swoje obowiązki i mogą wykonać przynajmniej część swojej pracy samodzielnie, zamiast polegać na innych.

Jednak samodzielna praca nie wpływa negatywnie na pracę zespołową. W rzeczywistości, zgodnie z badaniem, kiedy każdy członek zna swoją pracę, ale ma swobodę tworzenia własnego podejścia do wykonywania swoich zadań, zachęca ich to do dzielenia się pomysłami i współpracy z innymi.

2. Wykorzystanie nowych narzędzi cyfrowych

Jednym z najważniejszych aspektów pracy zdalnej jest posiadanie odpowiednich narzędzi, ponieważ wszystko dzieje się cyfrowo. Oprócz narzędzi biznesowych, takich jak CRM, firmy muszą inwestować w narzędzia do zarządzania zdalnymi zespołami.

• Narzędzia komunikacyjne

Ponieważ komunikacja jest podstawą udanej pracy zdalnej, wybór odpowiedniego narzędzia ma kluczowe znaczenie. Należą do nich klienci poczty e-mail, czaty, wideokonferencje i inne.

W zależności od charakteru pracy niektóre zespoły zdalne mogą korzystać tylko z jednego narzędzia. Inni będą musieli połączyć wiele kanałów komunikacji, aby osiągnąć efektywny przepływ pracy.

• Narzędzia do zarządzania zadaniami

Narzędzia do zarządzania zadaniami skutecznie zarządzają i śledzą zadania każdego członka. Ponadto umożliwiają przejrzystą wizualizację postępów projektu, celów, celów i terminów.

• Narzędzia współpracy

Narzędzia do współpracy pozwalają członkom zespołu współtworzyć ten sam dokument, przeglądać nawzajem swoją pracę oraz zostawiać komentarze i sugestie dotyczące procesów przepływu pracy. Współpraca jest nieunikniona i niezbędna do usprawnienia przepływu pracy.

• Narzędzia do zarządzania projektami

Narzędzia do zarządzania projektami poprawiają widoczność przepływów pracy, pozwalając pracownikom zobaczyć pełną ścieżkę procesu i lepiej zrozumieć, jak działa przepływ pracy.

Co więcej, mogą znacznie pomóc w identyfikacji ewentualnych błędów, wskazać miejsce ich wystąpienia i pomóc w zapobieganiu ich ponownemu wystąpieniu.

3. Utrzymywanie członków w kontakcie

Praca zdalna może być bardzo izolująca, dlatego członkowie zespołu muszą pozostawać w kontakcie i zaangażowani. 77% pracowników uważa relacje ze współpracownikami za główny czynnik zaangażowania w pracy.

Chociaż znacznie łatwiej jest budować relacje osobiście, nadal możliwe jest rozwijanie pozytywnej kultury pracy zdalnej. Wiele różnych pomysłów obsługuje połączenia między zdalnymi współpracownikami, w tym:

• Regularne spotkania przy kawie lub lunchu
• Organizowanie nieformalnych, przyjaznych spotkań online

• Tworzenie wirtualnych przestrzeni dla członków do komunikacji i współpracy
• Organizowanie imprez integracyjnych (online lub offline)

4. Informacje zwrotne i uznanie w centrum uwagi

Pracownicy chcą być postrzegani i doceniani za swoją pracę, zwłaszcza przez kierownictwo i kierownictwo. Tego rodzaju uznanie sprawia, że ​​są bardziej zmotywowani i zaangażowani w swoją pracę.

Jednakże, o ile pracownicy cenią uznanie przywództwa, przywiązują również wagę do aprobaty swoich kolegów. W rzeczywistości uznanie peer-to-peer może zwiększyć zaangażowanie prawie tak samo jak podwyżka, ale jest o 95% tańsze.

Ponieważ zdalne zespoły rzadko spotykają się twarzą w twarz, do kierownictwa należy stworzenie dla nich unikalnego planu uznania. Organizowanie wirtualnych spotkań lub wysyłanie firmowych e-maili z gratulacjami dla zdalnych pracowników za ich doskonałą pracę może być równie skuteczne, jak osobiste pochwały.

Jednak zatwierdzenie nie jest jedynym sposobem na usprawnienie przepływu pracy w zespole. Badanie Harvard Business Report wykazało, że 57% pracowników woli konstruktywną informację zwrotną niż pochwałę, jeśli ma taką możliwość. Niezależnie od tego, czy opinia jest pozytywna, czy negatywna, pracownicy chcą wiedzieć, co ich przełożeni sądzą o ich pracy.

Pracownicy, którzy otrzymują konstruktywną informację zwrotną na temat wyników, są bardziej zmotywowani do poprawy swojej wydajności i osiągania lepszych wyników, a tym samym poprawiają przepływ pracy zespołu.

5. Wspieranie Pracowników w Tworzeniu Przestrzeni Pracy

Pomaganie pracownikom w budowaniu komfortowego i produktywnego środowiska pracy w domu może wspierać przepływ pracy. W rzeczywistości badania pokazują, że efektywne projektowanie miejsca pracy może mieć znaczący wpływ na wydajność.

Firmy powinny przeznaczyć budżet, który w przeciwnym razie byłby przeznaczony na biura dla zespołu zdalnego, aby wesprzeć pracowników w tworzeniu biura w domu. Obecnie 14% firm już dystrybuuje fundusze na meble do domowego biura, a prawie jedna trzecia firm zwraca pracownikom koszty zakupu laptopów.

6. Regularne zameldowania

Ponieważ luka komunikacyjna jest jednym z największych wyzwań związanych z pracą zdalną, menedżerowie muszą regularnie kontaktować się ze swoimi pracownikami, aby być na bieżąco z postępami w pracy i oferować wsparcie w razie potrzeby.

Jednocześnie powinni zapytać, czy członkowie napotykają jakieś problemy w swojej pracy i poprosić ich o opinie na temat rzeczy, które można poprawić.

Dodatkowo, jeśli istnieje potrzeba przydzielenia pracownikom dodatkowych zadań, spotkania te są idealną okazją do odpowiedniego rozłożenia zadań, tak aby nie zakłócać przepływu pracy pracownika.

Dobrą praktyką jest ustalanie stałych godzin spotkań codziennie lub co tydzień w dogodnym czasie, szczególnie jeśli członkowie pracują w różnych strefach czasowych.

7. Oferowanie możliwości rozwoju kariery

Możliwości rozwoju kariery to świetna inicjatywa, która ma na celu utrzymanie zaangażowania pracowników. Podobnie jak w przypadku pracowników biurowych, pracownicy zdalni również powinni mieć możliwość awansu na swoich stanowiskach.

Wizualne zmapowanie ścieżki rozwoju dla każdego członka może być doskonałym motywatorem. Aby wspierać ich rozwój, liderzy powinni organizować szkolenia zdalne, aby umożliwić członkom zespołu naukę i rozwijanie umiejętności, które pomogą im wspinać się po szczeblach kariery.

Wniosek

Zbudowanie efektywnego przepływu pracy dla zdalnych zespołów wymaga czasu i wysiłku, ale na dłuższą metę jest tego warte. Pomaga wszystkim wydajniej i szybciej wykonywać swoją pracę oraz sprawia, że ​​są szczęśliwi i zadowoleni ze swojej pracy.