원격 팀을 위한 7가지 워크플로 관리 팁

원격 작업은 새로운 개념이 아닙니다.

이는 디지털 우선 기업, 국제 노동 시장의 "개방", 세계화와 밀접한 관련이 있습니다. 그리고 팬데믹이 발생하기 몇 년 전에 전 세계의 디지털 유목민들은 원격 근무라는 아이디어를 흥미롭고 매력적으로 제시했습니다.

그러나 COVID-19 대유행이 닥치면서 많은 직원들이 원격 근무를 해야 했습니다.

라이프 스타일이나 재능 선택이 아니라 필수품이었습니다.

2년 반 후 원격 근무가 표준이 되었습니다. McKinsey의 American Opportunity Survey에 따르면 미국인의 58%가 원격으로 일할 기회가 있고 87%는 기회가 있다면 재택근무를 하겠다고 합니다. 그리고 21%는 유연한 근무 방식이 새 직장을 구하는 상위 3가지 이유 중 하나라고 답했습니다.

이 데이터는 현대 노동력의 요구 사항을 나타냅니다.

따라서 우리는 더 이상 이점에 대해 논의하지 않고 원격 작업 프로세스를 관리하는 가장 좋은 방법에 대해 논의하고 있습니다.

고용 및 오프쇼어링의 국제화로 인해 서로 다른 시간대의 서로 다른 위치에서 일하는 것이 많은 회사의 표준이 되었습니다.

그렇기 때문에 거의 모든 프로세스가 가상으로 작성되고 수행되며 대부분 개별 입력 및 출력에 맞게 조정됩니다.

관리자의 목표는 직원에게 언제 어디서나 일상 업무를 수행하는 데 필요한 도구와 전략을 제공하는 것입니다.

원격 팀 관리의 과제

1. 비효율적 인 커뮤니케이션

원격 팀의 경우 커뮤니케이션이 성공의 열쇠입니다.

대화 부족은 종종 긴장된 작업 환경의 주요 원인이며, 이는 직원 참여 및 생산성에 문제를 일으킬 수 있습니다. 열린 이중 커뮤니케이션을 촉진하는 것은 원격 팀과 함께 조금 더 어려울 수 있지만 가능합니다.

Skype 또는 Microsoft 팀과 같은 아이디어 공유 및 프로젝트 토론을 위한 전용 플랫폼은 격차를 줄이는 데 크게 도움이 될 수 있습니다.

또한 관리자가 피드백을 제공하고 팀원이 자신의 임무를 이해하도록 하는 데 더 많은 시간을 할애하도록 권장하는 것이 중요합니다. 원격 팀과의 직접적이고 정직한 커뮤니케이션은 필수입니다.

직원은 직장에서 자신에게 필요한 것이 무엇인지 짐작해서는 안 됩니다.

2. 성능 추적

모두가 사무실 밖에서 일할 때 직원들이 하는 일의 양과 완료율을 추적하는 것이 더 어려울 수 있습니다. 그리고 이것은 관리자가 식별하는 데 매우 중요하므로 누군가가 자신의 역할을 수행하지 않는지 여부를 알 수 있습니다.

성과 관리 소프트웨어를 통해 관리자는 직원의 작업을 모니터링하고 평가할 수 있습니다. 실제로 효과적인 성과 관리가 확립된 회사는 경쟁사보다 92배 더 나은 성과를 냅니다.

3. 신뢰 구축

관리자와 근로자 간의 신뢰 구축은 원격 작업 문화에서 매우 중요합니다.

따라서 투명한 의사소통은 존중받는 직장으로 이어집니다. 더 강하고 더 신뢰하는 관계를 구축하기 위해 양측의 모든 문제를 공개적으로 해결해야 합니다.

워크플로우 관리란 무엇입니까?

워크플로 관리에는 작업 프로세스 생성, 문서화, 모니터링 및 개선이 수반됩니다.

워크플로 관리를 통해 회사는 워크플로 프로세스의 문제를 식별하고 이를 최적화하여 정확하고 일관된 결과를 보장할 수 있습니다. 워크플로우를 관리하는 효율적인 방법은 워크플로우를 디지털화하는 것입니다. 워크플로 관리 시스템은 자동화된 워크플로 프로세스를 만드는 데 도움이 될 수 있습니다.

원격 팀을 위한 워크플로 관리 팁

26%의 팀만이 서로 원활하게 협력한다고 생각합니다. 그러나 팀이 KPI를 완료하려면 협업과 조정이 필요합니다.

원활한 워크플로를 개발하는 것은 원격 팀과 함께 훨씬 더 복잡하며 이를 관리하는 것도 복잡할 수 있습니다. 가장 일반적인 워크플로 문제로는 의사 소통 부족(30%), 반복 오류(24%), 프로젝트 배포 지연(23%) 등이 있습니다.

그러나 좋은 전략과 도구를 사용하면 관리자와 경영진은 목표를 달성하기 위해 일관되고 공동으로 일하는 원격 팀을 성공적으로 구축할 수 있습니다.

1. 명확하게 정의된 역할

현장 팀과 마찬가지로 원격 팀에도 명확하게 정의된 역할이 있어야 합니다. 구성원은 원활한 작업 흐름을 촉진하고 혼란과 충돌을 피하기 위해 자신이 담당하는 작업과 프로세스에 어떻게 부합하는지 이해해야 합니다.

Harvard Business Review 연구에 따르면 명확하게 정의된 역할이 명확하게 정의된 작업보다 더 중요할 수 있습니다. 이 연구에 따르면 팀 구성원은 자신의 책임을 알고 다른 사람에게 의존하는 대신 업무의 적어도 일부를 독립적으로 수행할 수 있을 때 더 잘 수행할 수 있습니다.

그러나 자율 작업은 팀워크에 부정적인 영향을 미치지 않습니다. 실제로 이 연구에 따르면 각 구성원이 자신의 직업을 알고 있지만 작업을 완료하기 위한 접근 방식을 자유롭게 만들 수 있을 때 아이디어를 공유하고 다른 사람과 협력할 수 있습니다.

2. 새로운 디지털 도구 활용

원격 작업의 가장 중요한 측면 중 하나는 모든 것이 디지털 방식으로 이루어지기 때문에 올바른 도구를 갖추는 것입니다. CRM과 같은 비즈니스 도구 외에도 회사는 원격 팀을 관리하기 위한 도구에 투자해야 합니다.

• 커뮤니케이션 도구

커뮤니케이션은 성공적인 원격 작업의 중추이기 때문에 올바른 도구를 선택하는 것이 중요합니다. 여기에는 이메일 클라이언트, 채팅, 화상 회의 등이 포함됩니다.

작업의 특성에 따라 일부 원격 팀은 하나의 도구만 사용할 수 있습니다. 다른 사람들은 효율적인 워크플로를 달성하기 위해 여러 커뮤니케이션 채널을 결합해야 합니다.

• 작업 관리 도구

작업 관리 도구는 각 구성원의 작업을 효율적으로 관리하고 추적합니다. 또한 프로젝트의 진행 상황, 목표, 목표 및 기한을 명확하게 시각화할 수 있습니다.

• 협업 도구

공동 작업 도구를 사용하면 팀 구성원이 동일한 문서에 기여하고 서로의 작업을 검토하고 워크플로 프로세스에 대한 의견과 제안을 남길 수 있습니다. 협업은 불가피하며 작업 흐름을 개선하는 데 필수적입니다.

• 프로젝트 관리 도구

프로젝트 관리 도구는 워크플로의 가시성을 향상시켜 직원이 프로세스의 전체 경로를 보고 워크플로 작동 방식을 더 잘 이해할 수 있도록 합니다.

또한 가능한 오류를 식별하고 오류가 발생한 위치를 정확히 파악하고 다시 발생하지 않도록 방지하는 데 크게 도움이 될 수 있습니다.

3. 구성원 연결 유지

원격 근무는 매우 고립될 수 있으므로 팀 구성원은 연결 상태를 유지하고 참여해야 합니다. 직원의 77%가 동료와의 관계를 업무 참여의 최고 동인으로 꼽습니다.

개인적으로 관계를 구축하는 것이 훨씬 더 쉽지만 긍정적인 원격 작업 문화를 성장시키는 것은 여전히 ​​가능합니다. 다음을 포함하여 원격 동료 간의 연결을 지원하는 다양한 아이디어가 있습니다.

• 규칙적인 커피 또는 점심 식사
• 비공식적이고 친근한 온라인 회의 개최

• 구성원이 소통하고 협업할 수 있는 가상 공간 만들기
• 팀 빌딩 이벤트 구성(온라인 또는 오프라인)

4. 초점에서의 피드백 및 인정

직원들은 특히 리더십과 경영진이 자신의 업무를 보고 평가하기를 원합니다. 이런 종류의 인정은 그들이 더 많은 동기를 부여하고 업무에 몰두하게 만듭니다.

그러나 직원들은 리더의 인정을 중요하게 생각하는 만큼 동료들의 인정에도 가치를 부여합니다. 실제로 P2P 인식은 인상만큼 참여도를 높일 수 있지만 비용은 95% 저렴합니다.

원격 팀은 대면하는 경우가 거의 없기 때문에 그들을 위한 고유한 인식 계획을 만드는 것은 경영진의 몫입니다. 가상 회의를 조직하거나 회사 이메일을 보내 원격 직원의 뛰어난 작업을 축하하는 것은 직접 칭찬하는 것만큼 효과적일 수 있습니다.

그러나 승인만이 팀의 워크플로를 향상시키는 유일한 방법은 아닙니다. Harvard Business Report 연구에 따르면 직원의 57%가 선택권이 주어지면 칭찬보다 건설적인 피드백을 선호합니다. 피드백이 긍정적이든 부정적이든 직원들은 관리자가 업무에 대해 어떻게 느끼는지 알고 싶어합니다.

건설적인 성과 피드백을 받은 직원은 성과를 개선하고 더 나은 결과를 달성하려는 동기가 더 강해져 팀의 작업 흐름이 향상됩니다.

5. 직원들의 업무공간 조성 지원

직원들이 집에서 편안하고 생산적인 작업 환경을 구축할 수 있도록 지원하면 워크플로를 지원할 수 있습니다. 실제로 연구에 따르면 효과적인 업무 공간 디자인은 성과에 상당한 영향을 미칠 수 있습니다.

회사는 재택 사무실을 만드는 직원을 지원하기 위해 원격 팀이 사무실에 지출할 예산을 할당해야 합니다. 현재 기업의 14%가 이미 재택 사무용 가구에 대한 자금을 분배하고 있으며 거의 ​​1/3의 기업이 직원의 노트북에 대해 비용을 상환합니다.

6. 정기 체크인

커뮤니케이션 격차는 원격 근무의 가장 큰 문제 중 하나이기 때문에 관리자는 정기적으로 직원을 확인하여 업무 진행 상황을 파악하고 필요할 때마다 지원을 제공해야 합니다.

동시에 구성원들에게 업무상 문제가 있는지 묻고 개선할 수 있는 부분에 대한 피드백을 요청해야 합니다.

또한 직원들에게 추가로 업무를 할당할 필요가 있는 경우, 이러한 회의는 직원의 업무 흐름에 방해가 되지 않도록 그에 따라 업무를 분배할 수 있는 절호의 기회입니다.

매일 또는 매주 편리한 시간에 모임 시간을 정하는 것이 좋습니다. 특히 회원들이 다른 시간대에서 일하는 경우에 유의하십시오.

7. 경력 성장 기회 제공

경력 성장 기회는 직원들의 참여를 유지하기 위한 훌륭한 이니셔티브입니다. 사무실 직원과 마찬가지로 원격 근무자에게도 직위를 높일 수 있는 기회가 제공되어야 합니다.

각 구성원의 개발 경로를 시각적으로 매핑하면 훌륭한 동기 부여가 될 수 있습니다. 그들의 성장을 지원하기 위해 리더는 팀 구성원이 경력 사다리를 오르는 데 도움이 되는 기술을 배우고 개발할 수 있도록 원격 교육을 설정해야 합니다.

결론

원격 팀을 위한 효과적인 워크플로를 구축하려면 시간과 노력이 필요하지만 장기적으로는 그만한 가치가 있습니다. 모든 사람이 자신의 업무를 보다 효율적이고 신속하게 처리하고 업무에 만족하고 만족할 수 있도록 도와줍니다.