7 Tipps zum Workflow-Management für Remote-Teams

Fernarbeit ist kein neues Konzept.

Sie geht Hand in Hand mit Digital-First-Unternehmen, der „Öffnung“ des internationalen Arbeitsmarktes und der Globalisierung. Und für ein paar Jahre vor der Pandemie präsentierten digitale Nomaden auf der ganzen Welt die Idee der Fernarbeit als aufregend und verlockend.

Als jedoch die COVID-19-Pandemie ausbrach, waren viele Mitarbeiter gezwungen, aus der Ferne zu arbeiten.

Es war kein Lebensstil oder eine Talentwahl, sondern eine Notwendigkeit.

Zweieinhalb Jahre später ist Fernarbeit die Norm. Laut der American Opportunity Survey von McKinsey haben 58 % der Amerikaner die Möglichkeit, aus der Ferne zu arbeiten, und 87 % würden WFH, wenn sie die Möglichkeit dazu hätten. Und für 21 % gehören flexible Arbeitsregelungen zu den drei wichtigsten Gründen für die Suche nach einer neuen Stelle.

Diese Daten bilden die Anforderungen der modernen Arbeitswelt ab.

Daher diskutieren wir nicht mehr über die Vorteile, sondern über die beste Art, den Remote-Arbeitsprozess zu verwalten.

Mit der Internationalisierung der Arbeitswelt und Offshoring wurde das Arbeiten von verschiedenen Standorten in unterschiedlichen Zeitzonen zum Standard für viele Unternehmen.

Deshalb werden fast alle Prozesse virtuell entworfen und durchgeführt, und die meisten sind auf individuellen Input und Output zugeschnitten.

Das Ziel für Manager ist es, den Mitarbeitern die Tools und Strategien an die Hand zu geben, die sie benötigen, um ihre täglichen Aufgaben überall und jederzeit zu erledigen.

Herausforderungen bei der Verwaltung von Remote-Teams

1. Ineffektive Kommunikation

Für Remote-Teams ist Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg.

Der Mangel an Gesprächen ist oft der Hauptgrund für ein angespanntes Arbeitsumfeld, das Probleme mit dem Engagement und der Produktivität der Mitarbeiter verursachen kann. Die Förderung einer offenen zweiseitigen Kommunikation kann bei Remote-Teams etwas schwieriger sein, ist aber möglich.

Spezielle Plattformen für den Austausch von Ideen und die Diskussion von Projekten, wie Skype oder Microsoft-Teams, können erheblich dazu beitragen, die Lücke zu schließen.

Darüber hinaus ist es von entscheidender Bedeutung, Manager zu ermutigen, mehr Zeit damit zu verbringen, Feedback zu geben und sicherzustellen, dass die Teammitglieder ihre Aufgaben verstehen. Direkte und ehrliche Kommunikation ist bei Remote-Teams ein Muss.

Mitarbeiter sollten nicht erraten, was von ihnen am Arbeitsplatz verlangt wird.

2. Leistung verfolgen

Wenn alle außerhalb des Büros arbeiten, kann es schwieriger sein, nachzuverfolgen, wie viel Arbeit die Mitarbeiter leisten und wie schnell sie erledigt wird. Und dies ist für einen Manager von entscheidender Bedeutung, damit er weiß, ob jemand nicht seinen Beitrag leistet.

Performance-Management-Software ermöglicht es Managern, die Arbeit der Mitarbeiter zu überwachen und zu bewerten. Tatsächlich schneiden Unternehmen mit etabliertem effektivem Leistungsmanagement 92-mal besser ab als ihre Konkurrenten.

3. Vertrauen aufbauen

Der Aufbau von Vertrauen zwischen Managern und Arbeitnehmern ist in der Kultur der Fernarbeit von entscheidender Bedeutung.

So führt eine transparente Kommunikation zu einem respektvollen Arbeitsplatz. Alle Probleme auf beiden Seiten sollten offen angesprochen werden, um eine stärkere und vertrauensvollere Beziehung aufzubauen.

Was ist Workflow-Management?

Die Verwaltung eines Workflows umfasst die Erstellung, Dokumentation, Überwachung und Verbesserung des Arbeitsprozesses.

Workflow-Management ermöglicht es Unternehmen, Probleme mit ihren Workflow-Prozessen zu identifizieren und sie zu optimieren, um korrekte und konsistente Ergebnisse zu gewährleisten. Eine effiziente Möglichkeit, Arbeitsabläufe zu verwalten, ist deren Digitalisierung. Ein Workflow-Management-System kann dabei helfen, automatisierte Workflow-Prozesse zu erstellen.

Tipps zum Workflow-Management für Remote-Teams

Nur 26 % der Teams glauben, dass sie nahtlos zusammenarbeiten. Zusammenarbeit und Koordination sind jedoch erforderlich, damit ein Team seine KPIs vervollständigen kann.

Die Entwicklung eines reibungslosen Arbeitsablaufs ist mit einem Remote-Team noch komplexer, und die Verwaltung kann kompliziert sein. Einige der häufigsten Herausforderungen im Arbeitsablauf sind schlechte Kommunikation (30 %), sich wiederholende Fehler (24 %) und Verzögerungen bei der Projektbereitstellung (23 %).

Mit guten Strategien und Tools können Manager und Führungskräfte jedoch erfolgreich ein Remote-Team aufbauen, das kohärent und gemeinsam daran arbeitet, seine Ziele zu erreichen.

1. Klar definierte Rollen

Genau wie in Teams vor Ort müssen Remote-Teams klar definierte Rollen haben. Die Mitglieder müssen verstehen, für welche Aufgaben sie verantwortlich sind und wie sie sich in den Prozess einfügen, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu ermöglichen und Verwirrung und Konflikte zu vermeiden.

Laut einer Studie der Harvard Business Review könnten klar definierte Rollen wichtiger sein als klar definierte Arbeit. Die Studie zeigt, dass Teammitglieder besser abschneiden, wenn sie ihre Verantwortung kennen und zumindest einen Teil ihrer Arbeit selbstständig erledigen können, anstatt sich auf andere zu verlassen.

Dennoch wirkt sich autonomes Arbeiten nicht negativ auf die Teamarbeit aus. Wenn jedes Mitglied seinen Job kennt, aber die Freiheit hat, seinen eigenen Ansatz zur Erledigung seiner Aufgaben zu entwickeln, ermutigt es die Studie laut Studie dazu, Ideen auszutauschen und mit anderen zusammenzuarbeiten.

2. Nutzung neuer digitaler Tools

Einer der kritischsten Aspekte der Fernarbeit sind die richtigen Tools, da alles digital geschieht. Neben Business-Tools wie CRMs müssen Unternehmen in Tools für die Verwaltung von Remote-Teams investieren.

• Kommunikationswerkzeuge

Da Kommunikation das Rückgrat erfolgreicher Remote-Arbeit ist, ist die Wahl des richtigen Tools von entscheidender Bedeutung. Dazu gehören E-Mail-Clients, Chats, Videokonferenzen und andere.

Abhängig von der Art der Arbeit können einige Remote-Teams nur ein Tool verwenden. Andere müssen mehrere Kommunikationskanäle kombinieren, um einen effizienten Arbeitsablauf zu erreichen.

• Tools zur Aufgabenverwaltung

Aufgabenverwaltungstools sind effizient bei der Verwaltung und Verfolgung der Aufgaben jedes Mitglieds. Darüber hinaus ermöglichen sie eine übersichtliche Visualisierung des Projektfortschritts, der Ziele, Ziele und Fristen.

• Werkzeuge zur Zusammenarbeit

Collaboration-Tools können es Teammitgliedern ermöglichen, am selben Dokument mitzuarbeiten, die Arbeit der anderen zu überprüfen und Kommentare und Vorschläge zu Workflow-Prozessen zu hinterlassen. Zusammenarbeit ist unvermeidlich und entscheidend für die Verbesserung des Arbeitsablaufs.

• Projektmanagement-Tools

Projektmanagement-Tools verbessern die Sichtbarkeit der Arbeitsabläufe, sodass die Mitarbeiter den vollständigen Pfad des Prozesses sehen und besser verstehen können, wie der Arbeitsablauf funktioniert.

Darüber hinaus können sie erheblich dazu beitragen, mögliche Fehler zu identifizieren, zu lokalisieren, wo sie auftreten, und dazu beitragen, dass sie nicht erneut auftreten.

3. Mitglieder in Verbindung halten

Die Arbeit aus der Ferne kann sehr isolierend sein, daher müssen die Teammitglieder in Verbindung und engagiert bleiben. 77 % der Mitarbeiter betrachten die Beziehungen zu Kollegen als den wichtigsten Faktor für das Engagement bei der Arbeit.

Auch wenn es viel einfacher ist, persönlich eine Beziehung aufzubauen, ist es dennoch möglich, eine positive Kultur der Remote-Arbeit aufzubauen. Viele verschiedene Ideen unterstützen Verbindungen zwischen entfernten Mitarbeitern, darunter:

• Regelmäßige Kaffee- oder Mittagspausen
• Abhalten informeller, freundschaftlicher Online-Meetings

• Erstellen virtueller Räume, in denen Mitglieder kommunizieren und zusammenarbeiten können
• Organisation von Teambuilding-Events (online oder offline)

4. Feedback und Anerkennung im Fokus

Mitarbeiter wollen für ihre Arbeit gesehen und geschätzt werden, insbesondere von Führung und Management. Diese Art der Anerkennung macht sie motivierter und engagierter bei ihrer Arbeit.

So sehr die Arbeitnehmer jedoch die Anerkennung der Führung schätzen, legen sie auch Wert auf die Zustimmung ihrer Kollegen. Tatsächlich kann die Peer-to-Peer-Anerkennung das Engagement fast so stark steigern wie eine Gehaltserhöhung, ist aber 95 % günstiger.

Da sich Remote-Teams selten persönlich treffen, ist es Sache des Managements, einen einzigartigen Anerkennungsplan für sie zu erstellen. Das Organisieren virtueller Meetings oder das Versenden von Firmen-E-Mails, um Remote-Mitarbeitern zu ihrer hervorragenden Arbeit zu gratulieren, kann genauso effektiv sein wie persönliches Lob.

Die Genehmigung ist jedoch nicht die einzige Möglichkeit, den Arbeitsablauf eines Teams zu verbessern. Eine Studie des Harvard Business Report ergab, dass 57 % der Mitarbeiter konstruktives Feedback gegenüber Lob bevorzugen, wenn sie die Möglichkeit dazu haben. Unabhängig davon, ob das Feedback positiv oder negativ ist, Mitarbeiter möchten wissen, wie ihre Vorgesetzten über ihre Arbeit denken.

Mitarbeiter, die konstruktives Leistungsfeedback erhalten, sind motivierter, ihre Leistung zu verbessern und bessere Ergebnisse zu erzielen, wodurch der Arbeitsablauf des Teams verbessert wird.

5. Unterstützung der Mitarbeiter bei der Schaffung von Arbeitsbereichen

Die Unterstützung der Mitarbeiter beim Aufbau einer komfortablen und produktiven Arbeitsumgebung zu Hause kann den Arbeitsablauf unterstützen. Tatsächlich zeigen Untersuchungen, dass eine effektive Arbeitsplatzgestaltung einen erheblichen Einfluss auf die Leistung haben kann.

Unternehmen sollten dem Remote-Team ein Budget zuweisen, das sonst für Büros ausgegeben würde, um die Mitarbeiter bei der Einrichtung eines Heimbüros zu unterstützen. Derzeit verteilen bereits 14 % der Unternehmen Gelder für Heimbüromöbel, und fast ein Drittel der Unternehmen erstattet Mitarbeitern ihre Laptops.

6. Regelmäßige Check-Ins

Da eine Kommunikationslücke eine der größten Herausforderungen beim Remote-Arbeiten ist, müssen sich Manager regelmäßig bei ihren Mitarbeitern melden, um den Arbeitsfortschritt im Auge zu behalten und bei Bedarf Unterstützung anzubieten.

Gleichzeitig sollten sie sich erkundigen, ob die Mitglieder Probleme mit ihrer Arbeit haben, und um ihr Feedback zu Dingen bitten, die verbessert werden können.

Darüber hinaus sind diese Besprechungen die perfekte Gelegenheit, wenn es erforderlich ist, Mitarbeitern zusätzliche Aufgaben zuzuweisen, um die Aufgaben entsprechend zu verteilen, um den Arbeitsablauf eines Mitarbeiters nicht zu stören.

Es empfiehlt sich, feste Zeiten für tägliche oder wöchentliche Treffen zu einem geeigneten Zeitpunkt festzulegen, wobei besonders darauf zu achten ist, wenn die Mitglieder in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten.

7. Karrieremöglichkeiten bieten

Karrierechancen sind eine großartige Initiative, um Mitarbeiter zu motivieren. Wie bei Innendienstmitarbeitern sollte auch Telearbeitern die Möglichkeit geboten werden, in ihren Positionen aufzusteigen.

Die visuelle Darstellung eines Entwicklungspfades für jedes Mitglied kann eine hervorragende Motivation sein. Um ihr Wachstum zu unterstützen, sollten Führungskräfte Remote-spezifische Schulungen einrichten, damit Teammitglieder Fähigkeiten erlernen und entwickeln können, die ihnen helfen, die Karriereleiter zu erklimmen.

Fazit

Der Aufbau eines effektiven Workflows für Remote-Teams erfordert Zeit und Mühe, aber es lohnt sich auf lange Sicht. Es hilft allen, ihre Arbeit effizienter und schneller zu bewältigen, und sorgt dafür, dass sie glücklich und zufrieden mit ihrer Arbeit sind.