远程团队的 7 个工作流管理技巧

远程工作并不是一个新概念。

它与数字优先公司、国际劳动力市场的“开放”和全球化齐头并进。 在大流行之前的几年里，世界各地的数字游民都将远程工作的想法视为令人兴奋和诱人的。

然而，当 COVID-19 大流行来袭时，许多员工被迫远程工作。

这不是一种生活方式或天赋选择，而是一种必需。

两年半后，远程工作成为常态。 根据麦肯锡的美国机会调查，58% 的美国人有机会远程工作，如果有机会，87% 的人会选择 WFH。 对于 21% 的人来说，灵活的工作安排是寻找新工作的三大原因之一。

该数据描述了现代劳动力的要求。

因此，我们不再讨论好处，而是讨论管理远程工作流程的最佳方式。

随着就业的国际化，在不同时区的不同地点进行离岸工作成为许多公司的标准。

这就是为什么几乎所有流程都是虚拟起草和执行的，而且其中大部分流程都是针对个人输入和输出量身定制的。

管理者的目标是为员工提供随时随地执行日常任务所需的工具和策略。

管理远程团队的挑战

1. 无效沟通

对于远程团队，沟通是成功的关键。

缺乏对话通常是导致工作环境紧张的主要原因，这可能会导致员工敬业度和工作效率出现问题。 对于远程团队来说，培养开放的双向沟通​​可能更具挑战性，但也是可能的。

用于分享想法和讨论项目的专用平台，例如 Skype 或 Microsoft 团队，可以显着帮助缩小差距。

此外，鼓励经理花更多时间提供反馈并确保团队成员理解他们的任务至关重要。 与远程团队必须进行直接和诚实的沟通。

员工不应该猜测工作场所对他们的要求。

2. 追踪表现

当每个人都在办公室外工作时，跟踪员工的工作量和完成速度可能会更具挑战性。 这对于经理来说至关重要，因此他们知道是否有人没有尽力而为。

绩效管理软件使管理人员能够监控和评估员工的工作。 事实上，拥有有效绩效管理的公司比其竞争对手的绩效高出 92 倍。

3. 建立信任

在管理人员和员工之间建立信任对于远程工作文化至关重要。

因此，透明的沟通会带来相互尊重的工作场所。 任何一方的任何问题都应公开解决，以建立更牢固、更互信的关系。

什么是工作流管理？

管理工作流程需要创建、记录、监控和改进工作流程。

工作流管理使公司能够识别其工作流过程中的问题并对其进行优化以确保正确和一致的结果。 管理工作流程的一种有效方法是将其数字化。 工作流管理系统可以帮助创建自动化的工作流过程。

远程团队的工作流管理技巧

只有 26% 的团队认为他们可以无缝协作。 然而，协作和协调对于团队完成其 KPI 是必要的。

对于远程团队来说，开发一个流畅的工作流程会更加复杂，管理起来可能也很复杂。 一些最常见的工作流挑战包括沟通不畅 (30%)、重复性错误 (24%) 和项目部署延迟 (23%)。

然而，凭借良好的策略和工具，管理者和领导层可以成功地建立一个远程团队，协调一致地工作以实现其目标。

1. 明确定义的角色

就像在现场团队中一样，远程团队必须有明确定义的角色。 成员必须了解他们负责的任务以及他们如何适应流程，以促进顺畅的工作流程并避免混淆和冲突。

根据哈佛商业评论的一项研究，明确定义的角色可能比明确定义的工作更重要。 研究表明，当团队成员知道自己的职责并且至少可以独立完成一部分工作而不是依赖他人时，他们的表现会更好。

尽管如此，自主工作不会对团队合作产生负面影响。 事实上，根据这项研究，当每个成员都知道自己的工作但可以自由地创建完成任务的方法时，这会鼓励他们分享想法并与他人合作。

2. 使用新的数字工具

远程工作最关键的方面之一是拥有合适的工具，因为一切都是数字化的。 除了 CRM 等业务工具外，公司还必须投资于管理远程团队的工具。

• 通讯工具

由于通信是成功远程工作的支柱，因此选择合适的工具至关重要。 其中包括电子邮件客户端、聊天、视频会议等。

根据工作性质，一些远程团队只能使用一种工具。 其他人则需要结合多个沟通渠道来实现高效的工作流程。

• 任务管理工具

任务管理工具可以有效地管理和跟踪每个成员的任务。 此外，它们还可以清晰地显示项目的进度、目标、目标和截止日期。

• 协作工具

协作工具可以让团队成员为同一个文档做出贡献，审查彼此的工作并留下关于工作流程的评论和建议。 协作是不可避免的，并且对于改进工作流程至关重要。

• 项目管理工具

项目管理工具增强了工作流程的可见性，使员工能够看到流程的完整路径并更好地理解工作流程的工作原理。

此外，它们可以极大地帮助识别任何可能的错误，查明错误发生的位置，并帮助防止错误再次发生。

3. 保持会员联系

远程工作可能会非常孤立，因此团队成员必须保持联系和参与。 77% 的员工将与同事的关系视为工作敬业度的首要驱动力。

尽管当面建立融洽关系要容易得多，但培养积极的远程工作文化仍然是可能的。 许多不同的想法支持远程同事之间的联系，包括：

• 定期喝咖啡或午餐
• 举行非正式、友好的在线会议

• 为成员创建虚拟空间以进行交流和协作
• 组织团队建设活动（线上或线下）

4. 焦点的反馈和认可

员工希望自己的工作被人看到并受到重视，尤其是领导层和管理层。 这种认可使他们更有动力并投入到工作中。

然而，尽管员工重视领导的认可，但他们也重视同事的认可。 事实上，点对点认可几乎可以像加薪一样提高敬业度，但成本要低 95%。

由于远程团队很少面对面会面，因此管理层需要为他们制定独特的表彰计划。 组织虚拟会议或发送公司电子邮件来祝贺远程员工的出色工作与当面表扬一样有效。

然而，批准并不是提升团队工作流程的唯一方式。 哈佛商业报告的一项研究发现，如果可以选择，57% 的员工更喜欢建设性的反馈而不是表扬。 无论反馈是正面的还是负面的，员工都想知道他们的经理对他们的工作有何看法。

获得建设性绩效反馈的员工更有动力提高绩效并取得更好的结果，从而改善团队的工作流程。

5. 支持员工创建工作区

帮助员工在家营造舒适高效的工作环境可以支持工作流程。 事实上，研究表明有效的工作场所设计可以对绩效产生重大影响。

公司应分配预算，否则将用于远程团队的办公室，以支持员工创建在家办公。 目前，14% 的企业已经为家庭办公家具分配资金，近三分之一的公司为员工的笔记本电脑报销。

6. 定期签到

由于沟通障碍是远程工作的最大挑战之一，因此管理人员必须定期与员工核对，以了解他们的工作进度，并在必要时提供支持。

同时，他们应该询问成员在工作中是否遇到了任何问题，并征求他们对可以改进的地方的反馈。

此外，如果需要向员工分配额外的任务，这些会议是相应分配任务的绝佳机会，以免打扰员工的工作流程。

最好每天或每周在方便的时间设置固定的会议时间，如果成员在不同的时区工作，尤其要注意。

7. 提供职业发展机会

职业发展机会是保持员工敬业度的一项重要举措。 与在职员工一样，还应为远程工作人员提供晋升的机会。

为每个成员直观地绘制发展路径可能是一个很好的激励因素。 为了支持他们的成长，领导者应设置远程特定培训，使团队成员能够学习和发展技能，帮助他们攀登职业阶梯。

结论

为远程团队构建有效的工作流程需要时间和精力，但从长远来看是值得的。 它可以帮助每个人更高效、更快速地处理他们的工作，并让他们对自己的工作感到高兴和满意。