リモートチーム向けのワークフロー管理に関する 7 つのヒント

公開: 2022-12-12

リモートワークは新しい概念ではありません。

それは、デジタルファーストの企業、国際労働市場の「開放」、およびグローバル化と密接に関連しています。また、パンデミックの数年前から、世界中のデジタル遊牧民は、リモートワークのアイデアを刺激的で魅力的なものとして提示していました。

しかし、COVID-19 のパンデミックが発生したとき、多くの従業員がリモートワークを余儀なくされました。

それはライフスタイルや才能の選択ではなく、必需品でした.

2年半後、リモートワークが当たり前になりました。 McKinsey の American Opportunity Survey によると、アメリカ人の 58% がリモートで仕事をする機会があり、87% が機会があれば WFH を希望します。また、21% が新しい仕事を探す理由のトップ 3 に柔軟な勤務形態を挙げています。

このデータは、現代の労働力の要件を表しています。

したがって、私たちはもはや利点について議論していませんが、リモート作業プロセスを管理するための最良の方法です.

雇用の国際化とオフショアリングにより、さまざまなタイムゾーンのさまざまな場所で働くことが多くの企業の標準になりました。

そのため、ほぼすべてのプロセスが仮想的に作成および実行され、そのほとんどが個々のインプットとアウトプットに合わせて調整されています。

マネージャーの目標は、いつでもどこでも日常業務を実行するために必要なツールと戦略を従業員に提供することです。

リモートチーム管理の課題

効果のないコミュニケーション

リモートチームにとって、コミュニケーションは成功への鍵です。

多くの場合、会話の欠如は緊張した職場環境の主な原因であり、従業員の関与と生産性に問題を引き起こす可能性があります. オープンな 2 つのコミュニケーションを促進することは、リモートチームでは少し難しいかもしれませんが、可能です。

アイデアを共有し、プロジェクトについて話し合うための専用プラットフォーム (Skype や Microsoft チームなど) は、このギャップを大幅に改善するのに役立ちます。

さらに、マネージャーがフィードバックを提供し、チームメンバーが自分の割り当てを理解できるようにするために、より多くの時間を費やすよう奨励することが重要です。リモートチームとの直接的かつ正直なコミュニケーションは必須です。

従業員は、職場で何が求められているかを推測するべきではありません。

トラッキングパフォーマンス

誰もがオフィスの外で働いている場合、従業員がどのくらいの作業をどのくらいの割合で行っているかを追跡することは、より困難になる可能性があります。そして、これはマネージャーが特定するために不可欠であり、誰かが自分の体重を減らしていないかどうかを知ることができます.

パフォーマンス管理ソフトウェアを使用すると、管理者は従業員の作業を監視および評価できます。実際、効果的なパフォーマンス管理が確立されている企業は、競合他社よりも 92 倍優れた業績を上げています。

建物の信頼

マネージャーと従業員の間で信頼関係を築くことは、リモートワークの文化において非常に重要です。

したがって、透明性のあるコミュニケーションは、お互いを尊重する職場につながります。より強力で信頼できる関係を築くために、どちらの側の問題もオープンに対処する必要があります。

ワークフロー管理とは

ワークフローの管理には、作業プロセスの作成、文書化、監視、および改善が伴います。

ワークフロー管理により、企業はワークフロープロセスの問題を特定し、それらを最適化して正確で一貫した結果を得ることができます。ワークフローを管理する効率的な方法は、ワークフローをデジタル化することです。ワークフロー管理システムは、自動化されたワークフロープロセスの作成に役立ちます。

リモートチーム向けのワークフロー管理のヒント

シームレスに連携していると考えているチームはわずか 26% です。ただし、チームが KPI を完了するには、コラボレーションと調整が必要です。

スムーズなワークフローの開発は、リモートチームではさらに複雑であり、その管理は複雑になる可能性があります。最も一般的なワークフローの課題には、コミュニケーション不足 (30%)、エラーの繰り返し (24%)、プロジェクト展開の遅延 (23%) などがあります。

ただし、優れた戦略とツールがあれば、マネージャーとリーダーシップは、目標を達成するために首尾一貫して共同作業するリモートチームをうまく構築できます。

明確に定義された役割

オンサイトチームと同様に、リモートチームにも明確に定義された役割が必要です。メンバーは、スムーズなワークフローを促進し、混乱や衝突を避けるために、自分が担当するタスクとプロセスにどのように適合するかを理解する必要があります。

Harvard Business Review の調査によると、明確に定義された役割は、明確に定義された仕事よりも重要である可能性があります。この調査によると、チームメンバーは、自分の責任を理解し、他の人に頼るのではなく、自分の仕事の少なくとも一部を独立して行うことができる場合に、パフォーマンスが向上することが示されています。

それでも、自律的な作業がチームワークに悪影響を与えることはありません。実際、調査によると、各メンバーが自分の仕事を知っていても、タスクを完了するためのアプローチを自由に作成できる場合、アイデアを共有し、他のメンバーと協力することが奨励されます。

新しいデジタルツールの活用

リモートワークの最も重要な側面の 1 つは、すべてがデジタルで行われるため、適切なツールを使用することです。 CRM などのビジネスツールに加えて、企業はリモートチームを管理するためのツールに投資する必要があります。

コミュニケーションツール

コミュニケーションはリモートワークを成功させるためのバックボーンであるため、適切なツールを選択することが重要です。これらには、電子メールクライアント、チャット、ビデオ会議などが含まれます。

仕事の性質によっては、1 つのツールしか使用できないリモートチームもあります。また、効率的なワークフローを実現するために、複数のコミュニケーションチャネルを組み合わせる必要がある企業もあります。

タスク管理ツール

タスク管理ツールは、各メンバーのタスクを効率的に管理および追跡します。さらに、プロジェクトの進捗状況、目標、目的、期限を明確に視覚化できます。

コラボレーションツール

コラボレーションツールを使用すると、チームメンバーは同じドキュメントに貢献したり、互いの作業を確認したり、ワークフロープロセスに関するコメントや提案を残すことができます。ワークフローを改善するには、コラボレーションが不可欠であり、不可欠です。

プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールは、ワークフローの可視性を高め、従業員がプロセスの完全なパスを確認し、ワークフローがどのように機能するかをよりよく理解できるようにします。

さらに、エラーの可能性を特定し、エラーが発生した場所を特定し、エラーの再発を防止するのに大いに役立ちます。

メンバーのつながりを保つ

リモートで作業することは非常に孤立する可能性があるため、チームメンバーはつながりを保ち、関与し続ける必要があります。従業員の 77% が、職場でのエンゲージメントの最大の原動力として、同僚との関係を挙げています。

直接会って信頼関係を築く方がはるかに簡単ですが、ポジティブなリモートワーク文化を育てることは依然として可能です. リモートの同僚同士のつながりをサポートするさまざまなアイデアには、次のようなものがあります。

定期的なコーヒーまたはランチキャッチアップ
カジュアルでフレンドリーなオンライン会議の開催

メンバーがコミュニケーションとコラボレーションを行うための仮想空間の作成
チームビルディングイベントの開催 (オンラインまたはオフライン)

フォーカスでのフィードバックと評価

従業員は、特にリーダーシップと管理職から、自分の仕事を認められ、評価されることを望んでいます。この種の承認により、彼らはよりやる気を起こさせ、仕事に専念することができます。

しかし、従業員はリーダーの承認を重視するのと同様に、同僚の承認にもメリットを感じます。実際、ピアツーピアの認識は、昇給とほぼ同じくらいエンゲージメントを高めることができますが、費用は 95% 安くなります。

リモートチームが顔を合わせて会うことはめったにないため、彼らのために独自の表彰計画を作成するのは経営陣の責任です。仮想会議を開催したり、会社の電子メールを送信して、遠隔地の従業員の優れた仕事を祝福したりすることは、直接賞賛するのと同じくらい効果的です。

しかし、承認だけがチームのワークフローを向上させる唯一の方法ではありません。 Harvard Business Report の調査によると、従業員の 57% は、オプションが与えられた場合、賞賛よりも建設的なフィードバックを好むことがわかりました。フィードバックが肯定的であろうと否定的であろうと、従業員は上司が自分の仕事についてどのように感じているかを知りたがっています。

建設的なパフォーマンスフィードバックを与えられた従業員は、パフォーマンスを向上させ、より良い結果を達成することへの意欲が高まり、チームのワークフローが強化されます。

従業員のワークスペースづくりを支援

従業員が自宅で快適で生産的な作業環境を構築できるように支援することで、ワークフローをサポートできます。実際、調査によると、効果的な職場の設計はパフォーマンスに大きな影響を与える可能性があります。

企業は、従業員が在宅オフィスを作成できるように、リモートチームがオフィスに費やす予算を割り当てる必要があります。現在、企業の 14% がすでに在宅オフィス用家具の資金を配布しており、企業の 3 分の 1 近くが従業員のラップトップに払い戻しを行っています。

定期チェックイン

コミュニケーションギャップは、リモートで作業する際の最大の課題の 1 つであるため、マネージャーは定期的に従業員と連絡を取り、作業の進捗状況を把握し、必要に応じてサポートを提供する必要があります。

同時に、メンバーが仕事で問題に直面しているかどうかを尋ね、改善できる点についてフィードバックを求める必要があります。

さらに、従業員に追加のタスクを割り当てる必要がある場合、これらの会議は、従業員のワークフローを妨げないように、それに応じてタスクを分配する絶好の機会です。

メンバーが異なるタイムゾーンで働いている場合は特に注意して、毎日または毎週、都合の良い時間に会議の固定時間を設定することをお勧めします。

キャリアアップの機会を提供

キャリアアップの機会は、従業員のエンゲージメントを維持するための優れた取り組みです。オフィス内の従業員と同様に、リモートワーカーにも昇進の機会を提供する必要があります。

各メンバーの開発パスを視覚的にマッピングすることは、優れた動機付けになる可能性があります。彼らの成長をサポートするために、リーダーはリモート固有のトレーニングを設定して、チームメンバーがキャリアのはしごを登るのに役立つスキルを学び、開発できるようにする必要があります。

結論

リモートチーム向けの効果的なワークフローを構築するには時間と労力がかかりますが、長期的には価値があります。誰もがより効率的かつ迅速に仕事に取り組めるように支援し、仕事に対する満足感と幸福感を維持します。