7 conseils de gestion des flux de travail pour les équipes distantes

Le travail à distance n'est pas un concept nouveau.

Elle va de pair avec les entreprises axées sur le numérique, « l'ouverture » du marché du travail international et la mondialisation. Et pendant quelques années avant la pandémie, les nomades numériques du monde entier ont présenté l'idée du travail à distance comme excitante et séduisante.

Cependant, lorsque la pandémie de COVID-19 a frappé, de nombreux employés ont été contraints de travailler à distance.

Ce n'était pas un style de vie ou un choix de talent, mais une nécessité.

Deux ans et demi plus tard, le travail à distance est la norme. Selon l'American Opportunity Survey de McKinsey, 58 % des Américains ont la possibilité de travailler à distance et 87 % feraient du télétravail s'ils en avaient l'occasion. Et pour 21 %, les modalités de travail flexibles figurent parmi les trois principales raisons de chercher un nouvel emploi.

Ces données décrivent les exigences de la main-d'œuvre moderne.

Ainsi, nous ne débattons plus des avantages, mais de la meilleure façon de gérer le processus de travail à distance.

Avec l'internationalisation de l'emploi et la délocalisation, le travail à partir de différents endroits dans différents fuseaux horaires est devenu la norme pour de nombreuses entreprises.

C'est pourquoi presque tous les processus sont rédigés et exécutés virtuellement, et la plupart d'entre eux sont adaptés aux entrées et sorties individuelles.

L'objectif pour les managers est de fournir aux employés les outils et les stratégies dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches quotidiennes n'importe où et n'importe quand.

Défis de la gestion d'équipes distantes

1. Communication inefficace

Pour les équipes distantes, la communication est la clé du succès.

Le manque de conversation est souvent le principal contributeur à un environnement de travail tendu, ce qui peut entraîner des problèmes d'engagement et de productivité des employés. Favoriser une double communication ouverte peut être un peu plus difficile avec des équipes distantes, mais possible.

Des plates-formes dédiées au partage d'idées et à la discussion de projets, telles que Skype ou des équipes Microsoft, peuvent contribuer de manière significative à réduire l'écart.

De plus, il est crucial d'encourager les managers à passer plus de temps à fournir des commentaires et à s'assurer que les membres de l'équipe comprennent leurs missions. Une communication directe et honnête est indispensable avec les équipes distantes.

Les employés ne doivent pas deviner ce qu'on attend d'eux sur le lieu de travail.

2. Suivi des performances

Lorsque tout le monde travaille à l'extérieur du bureau, il peut être plus difficile de suivre la quantité de travail que les employés font et à quel rythme il est fait. Et c'est vital pour un manager d'identifier, afin qu'il sache si quelqu'un ne fait pas son poids.

Un logiciel de gestion de la performance permet aux managers de surveiller et d'évaluer le travail des employés. En fait, les entreprises dotées d'une gestion de la performance efficace et établie sont 92 fois plus performantes que leurs concurrents.

3. Construire de la confiance

Instaurer la confiance entre les managers et les travailleurs est crucial dans la culture du travail à distance.

Ainsi, communiquer de manière transparente conduit à un lieu de travail respectueux. Tous les problèmes de part et d'autre doivent être abordés ouvertement pour établir une relation plus forte et plus confiante.

Qu'est-ce que la gestion des flux de travail ?

La gestion d'un flux de travail implique la création, la documentation, le suivi et l'amélioration du processus de travail.

La gestion des flux de travail permet aux entreprises d'identifier les problèmes liés à leurs processus de flux de travail et de les optimiser pour garantir des résultats corrects et cohérents. Un moyen efficace de gérer les flux de travail consiste à les numériser. Un système de gestion de flux de travail peut aider à créer des processus de flux de travail automatisés.

Conseils de gestion des flux de travail pour les équipes distantes

Seulement 26 % des équipes pensent qu'elles travaillent ensemble de manière transparente. Cependant, la collaboration et la coordination sont nécessaires pour qu'une équipe complète ses KPI.

Développer un flux de travail fluide est encore plus complexe avec une équipe distante, et sa gestion peut être compliquée. Parmi les problèmes de flux de travail les plus courants figurent une mauvaise communication (30 %), des erreurs répétitives (24 %) et des retards dans le déploiement du projet (23 %).

Cependant, avec de bonnes stratégies et de bons outils, les managers et les dirigeants peuvent réussir à constituer une équipe à distance qui travaille de manière cohérente et conjointe pour atteindre ses objectifs.

1. Rôles clairement définis

Tout comme dans les équipes sur site, les équipes distantes doivent avoir des rôles clairement définis. Les membres doivent comprendre de quelles tâches ils sont responsables et comment ils s'intègrent dans le processus pour faciliter un flux de travail fluide et éviter la confusion et les conflits.

Selon une étude de Harvard Business Review, des rôles clairement définis pourraient être plus importants qu'un travail clairement défini. L'étude montre que les membres de l'équipe sont plus performants lorsqu'ils connaissent leurs responsabilités et peuvent effectuer au moins une partie de leur travail de manière autonome au lieu de compter sur les autres.

Pourtant, le travail autonome n'a pas d'impact négatif sur le travail d'équipe. En fait, selon l'étude, lorsque chaque membre connaît son travail mais a la liberté de créer son approche pour accomplir ses tâches, cela l'encourage à partager des idées et à collaborer avec les autres.

2. Utiliser de nouveaux outils numériques

L'un des aspects les plus critiques du travail à distance est d'avoir les bons outils puisque tout se passe numériquement. Outre les outils métiers tels que les CRM, les entreprises doivent investir dans des outils de gestion d'équipes distantes.

• Outils de communication

La communication étant la clé de voûte d'un travail à distance réussi, il est essentiel de choisir le bon outil. Ceux-ci incluent les clients de messagerie, les chats, les vidéoconférences et autres.

Selon la nature du travail, certaines équipes distantes ne peuvent utiliser qu'un seul outil. D'autres devront combiner plusieurs canaux de communication pour obtenir un flux de travail efficace.

• Outils de gestion des tâches

Les outils de gestion des tâches sont efficaces pour gérer et suivre les tâches de chaque membre. De plus, ils permettent une visualisation claire de l'avancement, des buts, des objectifs et des délais du projet.

• Outils de collaboration

Les outils de collaboration peuvent permettre aux membres de l'équipe de contribuer au même document, de revoir le travail de chacun et de laisser des commentaires et des suggestions sur les processus de flux de travail. La collaboration est inévitable et vitale pour améliorer le flux de travail.

• Outils de gestion de projet

Les outils de gestion de projet améliorent la visibilité des flux de travail, permettant aux employés de voir le chemin complet du processus et de mieux comprendre le fonctionnement du flux de travail.

De plus, ils peuvent aider de manière significative à identifier les erreurs possibles, à localiser où elles se produisent et à éviter qu'elles ne se reproduisent.

3. Garder les membres connectés

Le travail à distance peut être très isolant, les membres de l'équipe doivent donc rester connectés et engagés. 77 % des employés placent les relations avec leurs collègues comme l'un des principaux moteurs de l'engagement au travail.

Même s'il est beaucoup plus facile d'établir des relations en personne, il est toujours possible de développer une culture positive du travail à distance. De nombreuses idées différentes prennent en charge les connexions entre les collègues distants, notamment :

• Prendre régulièrement un café ou un déjeuner de rattrapage
• Tenir des réunions en ligne informelles et conviviales

• Créer des espaces virtuels permettant aux membres de communiquer et de collaborer
• Organisation d'événements de team building (en ligne ou hors ligne)

4. Rétroaction et reconnaissance au foyer

Les employés veulent être vus et appréciés pour leur travail, en particulier par la direction et la direction. Ce type de reconnaissance les rend plus motivés et engagés dans leur travail.

Cependant, même si les travailleurs apprécient la reconnaissance du leadership, ils accordent également du mérite à l'approbation de leurs collègues. En fait, la reconnaissance entre pairs peut stimuler l'engagement presque autant qu'une augmentation, mais elle est 95 % moins chère.

Étant donné que les équipes distantes se rencontrent rarement en personne, il appartient à la direction de créer un plan de reconnaissance unique pour elles. Organiser des réunions virtuelles ou envoyer des e-mails à l'entreprise pour féliciter les employés distants pour leur excellent travail peut être aussi efficace que des éloges en personne.

Pourtant, l'approbation n'est pas le seul moyen de dynamiser le flux de travail d'une équipe. Une étude du Harvard Business Report a révélé que 57% des employés préfèrent les commentaires constructifs aux éloges s'ils en ont la possibilité. Que les commentaires soient positifs ou négatifs, les employés veulent savoir ce que leurs managers pensent de leur travail.

Les employés qui reçoivent des commentaires constructifs sur leurs performances sont plus motivés pour améliorer leurs performances et obtenir de meilleurs résultats, améliorant ainsi le flux de travail de l'équipe.

5. Accompagner les employés dans la création d'espaces de travail

Aider les employés à créer un environnement de travail confortable et productif à la maison peut soutenir le flux de travail. En fait, la recherche montre qu'une conception efficace du lieu de travail peut avoir un impact significatif sur la performance.

Les entreprises doivent allouer un budget qui serait autrement consacré aux bureaux de l'équipe à distance pour aider les employés à créer un bureau à domicile. Actuellement, 14 % des entreprises distribuent déjà des fonds pour le mobilier de bureau à domicile et près d'un tiers des entreprises remboursent leurs ordinateurs portables à leurs employés.

6. Enregistrements réguliers

Étant donné qu'un manque de communication est l'un des plus grands défis du travail à distance, les managers doivent régulièrement contacter leurs employés pour suivre l'avancement de leur travail et offrir un soutien si nécessaire.

En même temps, ils doivent demander si les membres rencontrent des problèmes dans leur travail et demander leur avis sur les choses qui peuvent être améliorées.

De plus, s'il est nécessaire d'attribuer des tâches supplémentaires aux employés, ces réunions sont l'occasion idéale de répartir les tâches en conséquence afin de ne pas perturber le flux de travail d'un employé.

Il est recommandé de fixer des heures fixes pour les réunions quotidiennes ou hebdomadaires à un moment opportun, en étant particulièrement attentif si les membres travaillent dans des fuseaux horaires différents.

7. Offrir des opportunités de croissance de carrière

Les opportunités de croissance de carrière sont une excellente initiative pour maintenir l'engagement des employés. Comme pour les employés de bureau, les travailleurs à distance devraient également avoir la possibilité d'évoluer dans leurs fonctions.

Cartographier visuellement un chemin de développement pour chaque membre peut être un excellent facteur de motivation. Pour soutenir leur croissance, les dirigeants doivent mettre en place une formation spécifique à distance pour permettre aux membres de l'équipe d'apprendre et de développer des compétences pour les aider à gravir les échelons de carrière.

Conclusion

Construire un flux de travail efficace pour les équipes distantes prend du temps et des efforts, mais cela en vaut la peine à long terme. Il aide chacun à aborder son travail plus efficacement et plus rapidement et les rend heureux et satisfaits de leur travail.