7 نصائح لإدارة سير العمل للفرق البعيدة
نشرت: 2022-12-12العمل عن بعد ليس مفهومًا جديدًا.
إنه يسير جنبًا إلى جنب مع الشركات الرقمية أولاً ، و "انفتاح" سوق العمل الدولي ، والعولمة. ولمدة عامين قبل انتشار الوباء ، قدم الرحالة الرقميون في جميع أنحاء العالم فكرة العمل عن بُعد على أنها مثيرة ومغرية.
ومع ذلك ، عندما ضرب جائحة COVID-19 ، اضطر العديد من الموظفين إلى العمل عن بعد.
لم يكن أسلوب حياة أو اختيار موهبة ، بل ضرورة.
بعد عامين ونصف ، أصبح العمل عن بعد هو القاعدة. وفقًا لمسح McKinsey American Opportunity ، فإن 58٪ من الأمريكيين لديهم الفرصة للعمل عن بُعد ، و 87٪ سيكون لدى WFH إذا أتيحت لهم الفرصة. وبالنسبة لـ 21٪ ، تعتبر ترتيبات العمل المرنة من بين الأسباب الثلاثة الأولى للبحث عن وظيفة جديدة.
هذه البيانات تصور متطلبات القوى العاملة الحديثة.
وبالتالي ، لم نعد نناقش الفوائد ، بل أفضل طريقة لإدارة عملية العمل عن بُعد.
مع تدويل التوظيف ، أصبح العمل في الخارج من مواقع مختلفة في مناطق زمنية مختلفة هو المعيار للعديد من الشركات.
لهذا السبب تتم صياغة جميع العمليات تقريبًا وتنفيذها افتراضيًا ، ومعظمها مصمم خصيصًا للمدخلات والمخرجات الفردية.
الهدف من المديرين هو تزويد الموظفين بالأدوات والاستراتيجيات التي يحتاجونها لأداء مهامهم اليومية في أي مكان وزمان.
تحديات إدارة الفرق البعيدة
- التواصل غير الفعال
بالنسبة للفرق البعيدة ، الاتصال هو مفتاح النجاح.
غالبًا ما يكون الافتقار إلى المحادثة هو المساهم الرئيسي في بيئة العمل المتوترة ، والتي يمكن أن تسبب مشاكل في مشاركة الموظفين وإنتاجيتهم. يمكن أن يكون تعزيز الاتصال ذي الشقين المفتوح أكثر صعوبة مع الفرق البعيدة ، ولكنه ممكن.
يمكن للمنصات المخصصة لمشاركة الأفكار ومناقشة المشاريع ، مثل Skype أو فرق Microsoft ، أن تساعد بشكل كبير في تحسين الفجوة.
علاوة على ذلك ، من الضروري تشجيع المديرين على قضاء المزيد من الوقت في تقديم الملاحظات والتأكد من أن أعضاء الفريق يفهمون مهامهم. التواصل المباشر والصادق أمر لا بد منه مع الفرق البعيدة.
يجب ألا يخمن الموظفون ما هو مطلوب منهم في مكان العمل.
- تتبع الأداء
عندما يعمل الجميع خارج المكتب ، قد يكون من الصعب تتبع مقدار العمل الذي يقوم به الموظفون ومعدل إنجازه. وهذا أمر حيوي للمدير لتحديده ، حتى يعرف ما إذا كان شخص ما لا يبذل قصارى جهده.
يمكّن برنامج إدارة الأداء المديرين من مراقبة عمل الموظفين وتقييمه. في الواقع ، أداء الشركات التي لديها إدارة أداء فعالة أفضل 92 مرة من منافسيها.
- بناء الثقة
بناء الثقة بين المديرين والعاملين أمر بالغ الأهمية في ثقافة العمل عن بعد.
وبالتالي ، فإن التواصل بشفافية يؤدي إلى مكان عمل محترم. يجب معالجة أي قضايا من أي من الجانبين بشكل علني لبناء علاقة أقوى وأكثر ثقة.
ما هي إدارة سير العمل؟
تستلزم إدارة سير العمل إنشاء عملية العمل وتوثيقها ومراقبتها وتحسينها.
تتيح إدارة سير العمل للشركات تحديد المشكلات المتعلقة بعمليات سير العمل وتحسينها لضمان نتائج صحيحة ومتسقة. الطريقة الفعالة لإدارة سير العمل هي رقمنتها. يمكن أن يساعد نظام إدارة سير العمل في إنشاء عمليات سير عمل مؤتمتة.
تلميحات حول إدارة سير العمل للفرق البعيدة
يعتقد 26٪ فقط من الفرق أنها تعمل معًا بسلاسة. ومع ذلك ، فإن التعاون والتنسيق ضروريان للفريق لإكمال مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة به.
يعد تطوير سير العمل السلس أكثر تعقيدًا مع وجود فريق بعيد ، وقد تكون إدارته معقدة. تتضمن بعض تحديات سير العمل الأكثر شيوعًا ضعف الاتصال (30٪) ، والأخطاء المتكررة (24٪) ، والتأخيرات في نشر المشروع (23٪).
ومع ذلك ، مع الاستراتيجيات والأدوات الجيدة ، يمكن للمديرين والقيادة بناء فريق بعيد يعمل بشكل متماسك ومشترك لتحقيق أهدافه بنجاح.
- أدوار محددة بوضوح
تمامًا كما هو الحال في الفرق الموجودة في الموقع ، يجب أن يكون للفرق البعيدة أدوار محددة بوضوح. يجب على الأعضاء فهم المهام التي يتحملون مسؤوليتها وكيفية ملاءمتها للعملية لتسهيل سير العمل السلس وتجنب الارتباك والتعارض.
وفقًا لدراسة أجرتها Harvard Business Review ، قد تكون الأدوار المحددة بوضوح أكثر أهمية من العمل المحدد بوضوح. تظهر الدراسة أن أعضاء الفريق يؤدون أداءً أفضل عندما يعرفون مسؤولياتهم ويمكنهم القيام بجزء من عملهم على الأقل بشكل مستقل بدلاً من الاعتماد على الآخرين.
لا يزال ، العمل المستقل ليس له تأثير سلبي على العمل الجماعي. في الواقع ، وفقًا للدراسة ، عندما يعرف كل عضو وظيفته ولكن لديه الحرية في إنشاء منهجه لإكمال مهامه ، فإنه يشجعه على مشاركة الأفكار والتعاون مع الآخرين.
- استخدام الأدوات الرقمية الجديدة
أحد أهم جوانب العمل عن بُعد هو امتلاك الأدوات المناسبة لأن كل شيء يحدث رقميًا. إلى جانب أدوات العمل مثل CRMs ، يجب على الشركات الاستثمار في أدوات لإدارة الفرق البعيدة.
- أدوات الاتصال
نظرًا لأن الاتصال هو العمود الفقري للعمل الناجح عن بُعد ، فإن اختيار الأداة المناسبة أمر حيوي. يتضمن ذلك عملاء البريد الإلكتروني والمحادثات ومؤتمرات الفيديو وغيرها.
اعتمادًا على طبيعة العمل ، يمكن لبعض الفرق البعيدة استخدام أداة واحدة فقط. سيحتاج الآخرون إلى الجمع بين قنوات اتصال متعددة لتحقيق سير عمل فعال.
- أدوات إدارة المهام
أدوات إدارة المهام فعالة في إدارة وتتبع مهام كل عضو. بالإضافة إلى ذلك ، فهي تتيح تصورًا واضحًا لتقدم المشروع وأهدافه وأهدافه والمواعيد النهائية.
- أدوات التعاون
يمكن لأدوات التعاون أن تسمح لأعضاء الفريق بالمساهمة في نفس المستند ، ومراجعة عمل بعضهم البعض وترك التعليقات والاقتراحات حول عمليات سير العمل. التعاون أمر حتمي وحيوي لتحسين سير العمل.
- أدوات إدارة المشروع
تعمل أدوات إدارة المشروع على تحسين رؤية سير العمل ، مما يسمح للموظفين برؤية المسار الكامل للعملية وفهم كيفية عمل سير العمل بشكل أفضل.
علاوة على ذلك ، يمكنهم المساعدة بشكل كبير في تحديد أي أخطاء محتملة ، وتحديد مكان حدوثها ، والمساعدة في منع حدوثها مرة أخرى.
- إبقاء الأعضاء على اتصال
يمكن أن يكون العمل عن بُعد منعزلاً للغاية ، لذلك يجب على أعضاء الفريق البقاء على اتصال ومشارك. 77٪ من الموظفين يضعون العلاقات مع زملائهم كمحرك رئيسي للمشاركة في العمل.
على الرغم من أنه من الأسهل بكثير بناء علاقة شخصية ، إلا أن تنمية ثقافة عمل إيجابية عن بُعد لا تزال ممكنة. تدعم العديد من الأفكار المختلفة الاتصالات بين زملاء العمل عن بُعد ، بما في ذلك:
- تناول القهوة أو الغداء بانتظام
- عقد اجتماعات ودية غير رسمية عبر الإنترنت
- إنشاء مساحات افتراضية للأعضاء للتواصل والتعاون
- تنظيم أحداث بناء الفريق (عبر الإنترنت أو دون اتصال بالإنترنت)
- ردود الفعل والاعتراف في التركيز
يريد الموظفون أن يُنظر إليهم ويقيموا لعملهم ، خاصةً من قبل القيادة والإدارة. هذا النوع من الاعتراف يجعلهم أكثر حماسًا وانخراطًا في عملهم.
ومع ذلك ، بقدر ما يقدر العمال تقدير القيادة ، فإنهم أيضًا يضعون الجدارة في موافقة زملائهم. في الواقع ، يمكن أن يعزز التعرف على الأشخاص من نظير إلى نظير المشاركة تقريبًا بقدر زيادة الزيادة ، ولكنه أقل تكلفة بنسبة 95٪.
نظرًا لأن الفرق البعيدة نادرًا ما تلتقي وجهًا لوجه ، فإن الأمر متروك للإدارة لإنشاء خطة فريدة للتعرف عليها. يمكن أن يكون تنظيم اجتماعات افتراضية أو إرسال رسائل بريد إلكتروني للشركة لتهنئة الموظفين عن بُعد على عملهم الممتاز بنفس فعالية الثناء الشخصي.
ومع ذلك ، فإن الموافقة ليست هي الطريقة الوحيدة لتعزيز سير عمل الفريق. وجدت دراسة أجرتها Harvard Business Report أن 57٪ من الموظفين يفضلون التعليقات البناءة على الثناء إذا أعطيت لهم الخيار. سواء كانت التعليقات إيجابية أو سلبية ، يريد الموظفون معرفة شعور مديريهم تجاه عملهم.
يكون الموظفون الذين يتلقون ملاحظات بناءة حول الأداء أكثر تحفيزًا لتحسين أدائهم وتحقيق نتائج أفضل ، وبالتالي تعزيز سير عمل الفريق.
- دعم الموظفين في خلق مساحات العمل
يمكن أن تساعد مساعدة الموظفين على بناء بيئة عمل مريحة ومنتجة في المنزل على دعم سير العمل. في الواقع ، تظهر الأبحاث أن التصميم الفعال لمكان العمل يمكن أن يكون له تأثير كبير على الأداء.
يجب على الشركات تخصيص ميزانية يمكن إنفاقها على مكاتب الفريق البعيد لدعم الموظفين في إنشاء مكتب في المنزل. في الوقت الحالي ، توزع 14٪ من الشركات بالفعل أموالًا لأثاث المكاتب في المنزل ، وما يقرب من ثلث الشركات تعوض الموظفين عن أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم.
- تسجيلات الوصول المنتظمة
نظرًا لأن فجوة الاتصال هي واحدة من أكبر تحديات العمل عن بُعد ، يجب على المديرين التحقق بانتظام من موظفيهم لمتابعة تقدم عملهم وتقديم الدعم عند الضرورة.
في الوقت نفسه ، يجب عليهم الاستعلام عما إذا كان الأعضاء يواجهون أي مشاكل في عملهم وطلب ملاحظاتهم حول الأشياء التي يمكن تحسينها.
بالإضافة إلى ذلك ، إذا كانت هناك حاجة لتخصيص مهام إضافية للموظفين ، فإن هذه الاجتماعات هي فرصة مثالية لتوزيع المهام وفقًا لذلك حتى لا تزعج سير عمل الموظف.
من الممارسات الجيدة تحديد أوقات ثابتة للاجتماع يوميًا أو أسبوعيًا في وقت مناسب ، مع الانتباه بشكل خاص إذا كان الأعضاء يعملون في مناطق زمنية مختلفة.
- تقديم فرص النمو الوظيفي
تُعد فرص النمو الوظيفي مبادرة رائعة للحفاظ على مشاركة الموظفين. كما هو الحال مع الموظفين داخل المكتب ، ينبغي أيضًا تزويد العمال عن بُعد بإمكانية التقدم في وظائفهم.
يمكن أن يكون التخطيط البصري لمسار التطوير لكل عضو حافزًا ممتازًا. لدعم نموهم ، يجب على القادة إعداد تدريب خاص عن بعد لتمكين أعضاء الفريق من التعلم وتطوير المهارات لمساعدتهم على تسلق السلم الوظيفي.
استنتاج
يستغرق بناء سير عمل فعال للفرق البعيدة وقتًا وجهدًا ، ولكنه يستحق ذلك على المدى الطويل. يساعد الجميع على معالجة عملهم بشكل أكثر كفاءة وسرعة ويحافظ على رضاهم ورضاهم عن وظائفهم.
