Как подготовиться к демонстрации программного обеспечения

Планирование демонстраций программного обеспечения означает, что вы уже проделали всю работу по выявлению вашей бизнес-задачи, определению целей и требований к программному обеспечению, изучению вариантов и сужению поиска до короткого списка, состоящего не более чем из пяти продуктов. Поздравляем! Вы на один шаг ближе к выбору и инвестированию в новый программный продукт для вашего бизнеса.

Демонстрация программного обеспечения — это важный этап на пути к покупке программного обеспечения, который позволит вам увидеть платформу в действии, что поможет вам сделать более значимые сравнения между продуктами. Это также даст вам лучшее представление о поставщике программного обеспечения, поддержке, которую они могут предоставить, и о том, подходят ли они для вашей команды.

Хотя демонстрация программного обеспечения — это отличная возможность лучше узнать поставщика программного обеспечения, она не обязательно должна быть самым первым взаимодействием, которым вы делитесь. Поговорив с поставщиком программного обеспечения перед демонстрационным днем, вы можете растопить лед, поделиться информацией о своем бизнесе и задать насущные вопросы, которые у вас, вероятно, уже есть.

5 вещей, которые вы должны обсудить с поставщиками программного обеспечения перед демонстрацией

Когда дело доходит до покупки программного обеспечения, не стесняйтесь задавать вопросы по мере их поступления. Подготовьтесь к демонстрации программного обеспечения, рассмотрев эти пять тем, которые вы, возможно, захотите обсудить с поставщиками перед просмотром их демонстраций.

Перед демонстрацией поставщик программного обеспечения должен иметь представление о том, кто вы (например, руководитель проекта, владелец бизнеса, руководитель отдела и т. д.), в чем состоит ваш бизнес и чего вы надеетесь достичь, инвестируя в новое программное обеспечение.

Если поставщик программного обеспечения заранее знает, сколько людей будет использовать платформу, для каких целей, какие проблемы вы ожидаете и какие другие платформы вы уже используете, он сможет еще больше адаптировать демонстрацию программного обеспечения к вашим конкретным бизнес-потребностям. .

На данном этапе вы уже изучили функциональность и возможности демонстрационной платформы, но у вас могут возникнуть конкретные вопросы, связанные с простотой использования, интеграциями, ключевыми функциями и возможностями настройки.

Некоторые вопросы могут включать:

• Как будет выглядеть кривая обучения для моей команды?
• Насколько интуитивно понятен продукт для новых пользователей?
• Как выглядит пользовательский интерфейс?
• Как этот продукт справляется с интеграцией с другими платформами? Нужен ли мне сторонний инструмент интеграции?
• Можно ли настроить этот продукт?

Такие вещи, как настройка и интеграция, вероятно, также будут рассмотрены в демонстрации, но если они или что-то еще важны для вашего бизнеса, подумайте о том, чтобы спросить об этом до демонстрации, чтобы убедиться, что продукт делает все, что вам нужно.

Покупая программное обеспечение, компании иногда соглашаются на продукт, думая, что они знают цену, только для того, чтобы быстро осознать скрытые затраты и сборы. Один из способов избежать превышения бюджета — заранее обсудить затраты с поставщиком программного обеспечения.

Когда дело доходит до стоимости, подумайте об общей стоимости владения: сколько стоит покупка, внедрение и обслуживание программного обеспечения?

Компоненты затрат включают в себя:

• Лицензия на программное обеспечение: вы платите один раз за использование программного обеспечения или это подписка? Это локально или в облаке?
• Аппаратное обеспечение. Какие дополнительные технологии или устройства вам потребуются для использования или запуска программного обеспечения?
• Внедрение: вы внедряете программное обеспечение самостоятельно или поставщик? Включена ли цена реализации? Если нет, то сколько это будет стоить и какие услуги будут включены? Сколько времени займет установка программного обеспечения?
• Обучение: как ваша компания будет проходить обучение (онлайн, лично, в вашем бизнесе, удаленно)? Что будет включать в себя обучение? Сколько человек можно обучить? Включает ли стоимость обучения разовое мероприятие или оно также включает будущих новых сотрудников?
• Поддержка : после того, как программное обеспечение будет внедрено, как поставщик будет обеспечивать долгосрочную поддержку? Включена ли поддержка клиентов или за дополнительную плату? Какие способы поддержки доступны клиентам (онлайн-чат, поддержка по телефону или форумы)?

Обязательно спросите продавца о ценовых категориях, о том, что включает каждая из них и какие функции продаются отдельно. Проверьте свой список обязательных функций и посмотрите, включены ли они автоматически или за них взимается дополнительная плата.

Последнее, что вам нужно, это выбрать платформу, которая кажется идеальной для вашего бизнеса во время демонстрации, только чтобы узнать, что поставщик программного обеспечения не предлагает надлежащего обучения и поддержки. Без обучения и поддержки ваш бизнес может столкнуться с трудностями при внедрении и использовании программного обеспечения.

Никогда не помешает начать разговор об обучении и поддержке еще до демонстрации. Спросите у поставщика программного обеспечения, какие услуги по обучению и поддержке они предлагают, и включены ли эти услуги в цену или за них взимается дополнительная плата.

Рассмотрите также вопрос о том, сколько человек может принять участие в обучении, насколько доступна поддержка (24/7 или только в рабочее время), как будет проходить обучение (онлайн, лично, в помещении или в другом месте), и какие способы поддержки предлагаются (живой чат, форумы, поддержка по телефону).

Кроме того, имейте в виду, что не в интересах поставщика программного обеспечения говорить, что обучение и поддержка компании ужасны, если это так. Всегда проверяйте, что говорят продавцы, по отзывам, написанным клиентами.

Кибератаки и утечка данных могут быть как материальными, так и нематериальными затратами.

По данным Gartner, ожидается, что к 2023 году финансовые последствия атак киберфизических систем (CPS) на предприятия превысят 50 миллиардов долларов. Хотя более крупные предприятия могут оправиться от этого, многие малые предприятия не смогут позволить себе такие последствия. , и даже если они это сделают, им придется поработать, чтобы вернуть доверие потребителей.

В вашем бизнесе может уже быть план реагирования на инциденты кибербезопасности, но при использовании программного обеспечения вы должны убедиться, что соответствующий поставщик также серьезно относится к безопасности данных.

Безопасность данных должна быть предметом постоянного разговора между вами и поставщиком программного обеспечения. Прежде чем перейти к их продукту, узнайте, какие средства безопасности и защиты использует поставщик для своих баз данных, как он будет защищать вашу информацию и информацию ваших клиентов, каков их план реагирования на инциденты кибербезопасности (т. е. как вы будете уведомлены о нарушение), и если они соответствуют применимым местным законам о конфиденциальности данных.

Получите максимальную отдачу от своих демонстраций программного обеспечения

Связавшись с поставщиком программного обеспечения и заранее задав насущные вопросы, вы настраиваете себя на получение максимальной отдачи от демонстрации программного обеспечения.

Демонстрации — это только начало взаимодействия с поставщиками программного обеспечения, и оно может быть ошеломляющим. Держите под рукой список функций и услуг, чтобы не упустить из виду то, что наиболее важно для вашего бизнеса и в чем вы готовы пойти на компромисс.