Come prepararsi per la demo del software

La pianificazione di demo software significa che hai già svolto il compito di individuare la tua sfida aziendale, definire l'obiettivo e i requisiti del software, ricercare le opzioni e restringere la ricerca a un elenco di non più di cinque prodotti. Congratulazioni! Sei un passo più vicino alla selezione e all'investimento in un nuovo prodotto software per la tua azienda.

La demo del software è un passaggio cruciale nel tuo percorso di acquisto del software che ti consentirà di vedere la piattaforma in azione, il che ti aiuterà a fare confronti più significativi tra i prodotti. Ti darà anche una migliore comprensione del fornitore del software, del supporto che sono in grado di fornire e se sono adatti al tuo team.

Sebbene la demo del software sia una grande opportunità per conoscere meglio il fornitore del software, non deve essere la prima interazione che condividi. Parlando con il fornitore del software prima del giorno della demo, puoi rompere il ghiaccio, condividere informazioni sulla tua attività e porre le domande urgenti che probabilmente hai già.

5 cose di cui dovresti discutere con i fornitori di software prima della demo

Quando si tratta di acquistare un software, non essere timido nel porre domande man mano che si presentano. Preparati per la demo del tuo software considerando questi cinque argomenti che potresti voler discutere con i fornitori prima di vedere le loro demo.

Prima della demo, il fornitore del software dovrebbe avere un'idea di chi sei (ad esempio, project manager, imprenditore, capo reparto, ecc.), qual è la tua attività e cosa speri di ottenere investendo in nuovo software.

Se il fornitore del software sa in anticipo quante persone utilizzeranno la piattaforma, per quali scopi, le sfide che prevedi e quali altre piattaforme stai già utilizzando, sarà in grado di soddisfare ancora di più la demo del software per le tue specifiche esigenze aziendali .

In questa fase, hai già studiato le funzionalità e le capacità della piattaforma demo, ma potresti avere domande specifiche relative alla facilità d'uso, alle integrazioni, alle funzionalità chiave e alle opportunità di personalizzazione.

Alcune domande possono includere:

• Come sarà la curva di apprendimento per il mio team?
• Quanto è intuitivo il prodotto per i nuovi utenti?
• Che aspetto ha l'interfaccia utente?
• In che modo questo prodotto gestisce l'integrazione con altre piattaforme? Avrò bisogno di uno strumento di integrazione di terze parti?
• Questo prodotto può essere personalizzato?

Probabilmente anche aspetti come la personalizzazione e l'integrazione saranno trattati nella demo, ma se questi, o qualsiasi altra cosa, sono essenziali per la tua attività, considera di chiedere informazioni prima della demo per assicurarti che il prodotto faccia tutto ciò di cui hai bisogno.

Quando acquistano un software, le aziende a volte si impegnano in un prodotto pensando di conoscere i costi, solo per rendersi conto rapidamente che i costi nascosti e le commissioni si sommano. Un modo per evitare di superare il budget è discutere i costi in anticipo con il fornitore del software.

Quando si tratta di costi, pensa al costo totale di proprietà: quanto costa acquistare, implementare e mantenere il software?

Le componenti di costo includono:

• Licenza software: paghi una volta per utilizzare il software o è un abbonamento? È on-premise o basato su cloud?
• Hardware: quale tecnologia o dispositivi aggiuntivi sono necessari per utilizzare o eseguire il software?
• Implementazione: stai implementando il software da solo o lo farà il fornitore? Il prezzo di implementazione è incluso? In caso negativo , quanto costa e quali servizi includerà? Quanto tempo ci vorrà per configurare il software?
• Formazione: in che modo la tua azienda riceverà la formazione (online, di persona, presso la tua azienda, in un luogo lontano)? Cosa includerà e coinvolgerà la formazione? Quante persone possono essere formate? Il costo della formazione include un evento una tantum o include anche le future nuove assunzioni?
• Supporto : dopo l'implementazione del software, in che modo il fornitore fornirà supporto a lungo termine? L'assistenza clienti è inclusa o ha un costo aggiuntivo? Quali modalità di supporto sono disponibili per i clienti (chat online, supporto telefonico o forum)?

Assicurati di chiedere al venditore anche i livelli di prezzo, cosa include ciascuno e quali funzionalità sono vendute separatamente. Controlla il tuo elenco di funzionalità indispensabili e verifica se tali funzionalità sono incluse automaticamente o se richiedono costi aggiuntivi.

L'ultima cosa che vuoi è selezionare una piattaforma che sembri perfetta per la tua attività durante la demo, solo per scoprire che il fornitore del software non offre formazione e supporto adeguati. Senza formazione e supporto, la tua azienda potrebbe avere difficoltà a implementare e utilizzare il software.

Non fa mai male iniziare la conversazione su formazione e supporto già prima della demo. Chiedi al fornitore del software quali servizi di formazione e supporto offrono e se questi servizi sono già inclusi nel prezzo o se costano di più.

Valuta anche di chiedere quante persone possono partecipare alla formazione, quanto è accessibile il supporto (24 ore su 24, 7 giorni su 7 o solo durante l'orario di lavoro), come verrà ricevuta la formazione (online, di persona, in sede o in un luogo diverso), e quali modalità di supporto vengono offerte (chat dal vivo, forum, supporto telefonico).

Inoltre, tieni presente che non è nell'interesse del fornitore del software dire che la formazione e il supporto dell'azienda sono terribili, se è il caso. Verifica sempre ciò che dicono i venditori attraverso le recensioni scritte dai clienti.

Gli attacchi informatici e le violazioni dei dati possono essere costosi in modi sia tangibili che immateriali.

Secondo Gartner, si prevede che l'impatto finanziario degli attacchi del sistema cyber-fisico (CPS) sulle aziende supererà i 50 miliardi di dollari entro il 2023. Mentre le aziende più grandi potrebbero essere in grado di riprendersi da questo, molte aziende più piccole non saranno in grado di permettersi queste ripercussioni , e anche se lo facessero, dovrebbero lavorare per riconquistare la fiducia dei consumatori.

La tua azienda potrebbe già disporre di un piano di risposta agli incidenti di sicurezza informatica, ma quando utilizzi un software, devi assicurarti che anche il fornitore in questione prenda sul serio la sicurezza dei dati.

La sicurezza dei dati dovrebbe essere una conversazione continua tra te e il fornitore del software. Prima di impegnarti con il loro prodotto, devi sapere che tipo di sicurezza e protezioni ha in atto il fornitore per i suoi database, come proteggerà le tue informazioni e quelle dei tuoi clienti, qual è il loro piano di risposta agli incidenti di sicurezza informatica (ad esempio, come verrai informato di una violazione) e se sono conformi alle leggi locali sulla privacy dei dati.

Ottieni il massimo dalle tue demo software

Collegandoti con il fornitore del software e ponendo le tue domande urgenti in anticipo, ti stai preparando per ottenere il massimo dalla tua demo del software.

Le demo sono solo l'inizio dell'interazione con i fornitori di software e possono essere travolgenti. Tieni un elenco delle funzionalità e dei servizi a portata di mano in modo da non perdere di vista ciò che è più importante per la tua attività e ciò su cui sei disposto a scendere a compromessi.