Jak przygotować się do demonstracji oprogramowania?

Planowanie demonstracji oprogramowania oznacza, że ​​wykonałeś już całą pracę polegającą na określeniu wyzwania biznesowego, zdefiniowaniu celu i wymagań dotyczących oprogramowania, zbadaniu opcji i zawężeniu wyszukiwania do krótkiej listy nie więcej niż pięciu produktów. Gratulacje! Jesteś o krok bliżej do wybrania i zainwestowania w nowe oprogramowanie dla Twojej firmy.

Demo oprogramowania to kluczowy krok w Twojej podróży do zakupu oprogramowania, który pozwoli Ci zobaczyć platformę w akcji, co pomoże Ci dokonać bardziej sensownych porównań między produktami. Dzięki temu lepiej zrozumiesz dostawcę oprogramowania, wsparcie, jakie jest w stanie zapewnić, oraz czy dobrze pasują do Twojego zespołu.

Chociaż demonstracja oprogramowania jest świetną okazją do lepszego poznania dostawcy oprogramowania, nie musi to być pierwsza interakcja, którą udostępniasz. Rozmawiając z dostawcą oprogramowania przed dniem demonstracyjnym, możesz przełamać lody, podzielić się informacjami o swojej firmie i zadać naglące pytania, które prawdopodobnie już masz.

5 rzeczy, które powinieneś omówić z dostawcami oprogramowania przed demonstracją

Jeśli chodzi o kupowanie oprogramowania, nie wstydź się zadawać pytań na bieżąco. Przygotuj się do demonstracji oprogramowania, rozważając te pięć tematów, które możesz chcieć omówić z dostawcami, zanim zobaczysz ich wersje demonstracyjne.

Przed demonstracją dostawca oprogramowania powinien wiedzieć, kim jesteś (np. kierownikiem projektu, właścicielem firmy, kierownikiem działu itp.), czym jest Twoja firma i co masz nadzieję osiągnąć, inwestując w nowe oprogramowanie.

Jeśli dostawca oprogramowania wie z wyprzedzeniem, ile osób będzie korzystało z platformy, w jakim celu, jakie wyzwania przewidujesz i jakich innych platform już używasz, będzie w stanie dostosować wersję demonstracyjną oprogramowania jeszcze bardziej do Twoich konkretnych potrzeb biznesowych .

Na tym etapie zbadałeś już funkcjonalność i możliwości platformy demonstracyjnej, ale możesz mieć konkretne pytania dotyczące łatwości użytkowania, integracji, kluczowych funkcji i możliwości dostosowywania.

Niektóre pytania mogą obejmować:

• Jak będzie wyglądać krzywa uczenia się dla mojego zespołu?
• Jak intuicyjny jest produkt dla nowych użytkowników?
• Jak wygląda interfejs użytkownika?
• Jak ten produkt radzi sobie z integracją z innymi platformami? Czy będę potrzebować narzędzia integracyjnego innej firmy?
• Czy ten produkt można dostosować?

Rzeczy takie jak dostosowywanie i integracja prawdopodobnie również zostaną omówione w wersji demonstracyjnej, ale jeśli te lub cokolwiek innego są niezbędne dla Twojej firmy, rozważ pytanie o nie przed demonstracją, aby upewnić się, że produkt zrobi wszystko, czego potrzebujesz.

Kupując oprogramowanie, firmy czasami angażują się w produkt, myśląc, że znają koszty, tylko po to, by szybko zdać sobie sprawę, że ukryte koszty i opłaty się sumują. Jednym ze sposobów uniknięcia przekroczenia budżetu jest wczesne omówienie kosztów z dostawcą oprogramowania.

Jeśli chodzi o koszty, pomyśl o całkowitym koszcie posiadania: Ile kosztuje zakup, wdrożenie i utrzymanie oprogramowania?

Składniki kosztów obejmują:

• Licencja na oprogramowanie: Czy płacisz jednorazowo za korzystanie z oprogramowania, czy jest to subskrypcja? Czy działa lokalnie czy w chmurze?
• Sprzęt: Jakiej dodatkowej technologii lub urządzeń potrzebujesz, aby używać lub uruchamiać oprogramowanie?
• Wdrożenie: Czy sam wdrażasz oprogramowanie, czy będzie to dostawca? Czy cena realizacji jest wliczona? Jeśli nie, ile to kosztuje i jakie usługi będzie obejmować? Ile czasu zajmie konfiguracja oprogramowania?
• Szkolenie: W jaki sposób Twoja firma otrzyma szkolenie (online, osobiście, w Twojej firmie, w odległej lokalizacji)? Co będzie zawierało i obejmowało szkolenie? Ile osób można przeszkolić? Czy koszt szkolenia obejmuje jednorazowe zdarzenie, czy obejmuje również przyszłych nowych pracowników?
• Wsparcie : po wdrożeniu oprogramowania, w jaki sposób dostawca zapewni długoterminowe wsparcie? Czy obsługa klienta jest wliczona w cenę, czy jest dodatkowo płatna? Jakie drogi wsparcia są dostępne dla klientów (czat online, wsparcie telefoniczne lub fora)?

Pamiętaj również, aby zapytać dostawcę o poziomy cenowe, co obejmuje każdy z nich i które funkcje są sprzedawane osobno. Sprawdź listę niezbędnych funkcji i sprawdź, czy są one uwzględniane automatycznie, czy też wymagają dodatkowych opłat.

Ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest wybranie platformy, która wydaje się idealna dla Twojej firmy podczas demonstracji, tylko po to, aby dowiedzieć się, że dostawca oprogramowania nie oferuje odpowiedniego szkolenia i wsparcia. Bez szkolenia i wsparcia Twoja firma może mieć trudności z wdrożeniem i użytkowaniem oprogramowania.

Nigdy nie zaszkodzi rozpocząć rozmowę o treningu i wsparciu już przed demo. Zapytaj sprzedawcę oprogramowania, jakie szkolenia i usługi wsparcia oferuje i czy usługi te są już wliczone w cenę, czy też są dodatkowo płatne.

Zastanów się również, ile osób może wziąć udział w szkoleniu, jak dostępne jest wsparcie (24/7 lub tylko w godzinach pracy), jak zostanie odebrane szkolenie (online, osobiście, na miejscu lub w innym miejscu), i jakie możliwości wsparcia są oferowane (czat na żywo, fora, wsparcie telefoniczne).

Należy również pamiętać, że twierdzenie, że szkolenie i wsparcie firmy są okropne, nie leży w najlepszym interesie producenta oprogramowania, jeśli tak jest . Zawsze sprawdzaj, co mówią handlowcy, poprzez recenzje pisane przez klientów.

Cyberataki i naruszenia danych mogą być kosztowne w sposób zarówno namacalny, jak i niematerialny.

Według Gartnera, wpływ finansowy ataków systemów cyber-fizycznych (CPS) na firmy ma przekroczyć 50 miliardów dolarów do 2023 roku. Podczas gdy większe firmy mogą być w stanie się z tego odzyskać, wiele mniejszych firm nie będzie w stanie sobie pozwolić na te reperkusje , a nawet jeśli to zrobią, będą musieli pracować nad odzyskaniem zaufania konsumentów.

Twoja firma może już mieć plan reagowania na incydenty związane z cyberbezpieczeństwem, ale korzystając z oprogramowania, musisz upewnić się, że dany dostawca również poważnie traktuje bezpieczeństwo danych.

Bezpieczeństwo danych powinno być ciągłą rozmową między Tobą a dostawcą oprogramowania. Zanim zdecydujesz się na zakup swojego produktu, dowiedz się, jakie zabezpieczenia i zabezpieczenia wdrożył dostawca dla swoich baz danych, w jaki sposób będą chronić informacje Twoje i Twoich klientów, jaki jest ich plan reagowania na incydenty związane z cyberbezpieczeństwem (tj. w jaki sposób zostaniesz powiadomiony o naruszenia) oraz czy są one zgodne z obowiązującymi lokalnymi przepisami o ochronie danych.

Wykorzystaj w pełni swoje wersje demonstracyjne oprogramowania

Łącząc się z dostawcą oprogramowania i zadając z wyprzedzeniem pilne pytania, przygotowujesz się do jak najlepszego wykorzystania demonstracji oprogramowania.

Prezentacje to dopiero początek interakcji z dostawcami oprogramowania i może to być przytłaczające. Miej pod ręką listę funkcji i usług, aby nie tracić z oczu tego, co jest najważniejsze dla Twojej firmy i na co jesteś gotowy pójść na kompromis.