Cómo prepararse para su demostración de software

Programar demostraciones de software significa que ya ha hecho el trabajo preliminar de identificar su desafío comercial, definir su objetivo y requisitos de software, investigar las opciones y reducir su búsqueda a una lista de no más de cinco productos. ¡Felicidades! Está un paso más cerca de seleccionar e invertir en un nuevo producto de software para su negocio.

La demostración del software es un paso crucial en su viaje de compra de software que le permitirá ver la plataforma en acción, lo que lo ayudará a realizar comparaciones más significativas entre los productos. También le dará una mejor comprensión del proveedor de software, el soporte que pueden brindar y si son adecuados para su equipo.

Si bien la demostración del software es una gran oportunidad para conocer mejor al proveedor del software, no tiene que ser la primera interacción que comparta. Al hablar con el proveedor de software antes del día de la demostración, puede romper el hielo, compartir información sobre su negocio y hacer las preguntas urgentes que probablemente ya tenga.

5 cosas que debe discutir con los proveedores de software antes de la demostración

Cuando se trata de comprar software, no se avergüence de hacer preguntas a medida que surjan. Prepárese para la demostración de su software considerando estos cinco temas que tal vez quiera discutir con los proveedores antes de ver sus demostraciones.

Antes de la demostración, el proveedor de software debe tener una idea de quién es usted (p. ej., gerente de proyecto, propietario de un negocio, líder de departamento, etc.), cuál es su negocio y qué espera lograr al invertir en un nuevo software.

Si el proveedor de software sabe de antemano cuántas personas usarán la plataforma, con qué propósitos, los desafíos que anticipa y qué otras plataformas ya está usando, podrá adaptar la demostración del software aún más a sus necesidades comerciales específicas. .

En esta etapa, ya ha investigado la funcionalidad y las capacidades de la plataforma de demostración, pero es posible que tenga preguntas específicas relacionadas con la facilidad de uso, las integraciones, las funciones clave y las oportunidades de personalización.

Algunas preguntas pueden incluir:

• ¿Cómo será la curva de aprendizaje para mi equipo?
• ¿Qué tan intuitivo es el producto para los nuevos usuarios?
• ¿Cómo es la interfaz de usuario?
• ¿Cómo maneja este producto la integración con otras plataformas? ¿Necesitaré una herramienta de integración de terceros?
• ¿Se puede personalizar este producto?

Cosas como la personalización y la integración probablemente también se tratarán en la demostración, pero si estas, o cualquier otra cosa, son esenciales para su negocio, considere preguntar sobre ellas antes de la demostración para asegurarse de que el producto hará todo lo que necesita.

Al comprar software, las empresas a veces se comprometen con un producto pensando que saben los costos, solo para darse cuenta rápidamente de que los costos ocultos y las tarifas se acumulan. Una forma de evitar excederse en el presupuesto es analizar los costos desde el principio con el proveedor del software.

Cuando se trata de costos, piense en el costo total de propiedad: ¿Cuánto cuesta comprar, implementar y mantener el software?

Los componentes de costo incluyen:

• Licencia de software: ¿Paga una vez por usar el software o es una suscripción? ¿Es on-premise o basado en la nube?
• Hardware: ¿Qué tecnología o dispositivos adicionales necesita para usar o ejecutar el software?
• Implementación: ¿Está implementando el software usted mismo o lo hará el proveedor? ¿Está incluido el precio de la implementación? Si no, ¿ cuánto cuesta y qué servicios incluirá? ¿Cuánto tiempo llevará configurar el software?
• Capacitación: ¿Cómo recibirá capacitación su empresa (en línea, en persona, en su empresa, en un lugar distante)? ¿Qué incluirá e implicará la capacitación? ¿Cuántas personas se pueden capacitar? ¿El costo de la capacitación incluye una ocurrencia única o también incluye futuras nuevas contrataciones?
• Soporte : después de implementar el software, ¿cómo proporcionará el proveedor soporte a largo plazo? ¿La atención al cliente está incluida o tiene un costo adicional? ¿Qué vías de soporte están disponibles para los clientes (chat en línea, soporte telefónico o foros)?

Asegúrese de preguntar también al proveedor sobre los niveles de precios, qué incluye cada uno y qué funcionalidades se venden por separado. Consulte su lista de funciones imprescindibles y vea si esas funciones se incluyen automáticamente o si requieren cargos adicionales.

Lo último que desea es seleccionar una plataforma que parezca perfecta para su negocio durante la demostración, solo para descubrir que el proveedor de software no ofrece la capacitación y el soporte adecuados. Sin capacitación y soporte, su empresa puede tener dificultades para implementar y utilizar el software.

Nunca está de más comenzar la conversación sobre capacitación y soporte antes de la demostración. Pregúntele al proveedor de software qué servicios de capacitación y soporte ofrecen y si estos servicios ya están incluidos en el precio o si tienen un costo adicional.

Considere también preguntar cuántas personas pueden participar en la capacitación, qué tan accesible es el soporte (las 24 horas del día, los 7 días de la semana o solo durante el horario laboral), cómo se recibirá la capacitación (en línea, en persona, en las instalaciones o en una ubicación diferente), y qué vías de soporte se ofrecen (chat en vivo, foros, soporte telefónico).

Además, tenga en cuenta que no es lo mejor para el proveedor de software decir que la capacitación y el soporte de la empresa son terribles, si ese es el caso. Siempre verifique lo que dicen los vendedores a través de las reseñas escritas por los clientes.

Los ataques cibernéticos y las violaciones de datos pueden ser costosos en formas tanto tangibles como intangibles.

Según Gartner, se espera que el impacto financiero de los ataques del sistema ciberfísico (CPS) en las empresas supere los $ 50 mil millones para 2023. Si bien las empresas más grandes pueden recuperarse de esto, muchas empresas más pequeñas no podrán permitirse estas repercusiones. , e incluso si lo hicieran, tendrían que trabajar para recuperar la confianza del consumidor.

Es posible que su empresa ya tenga un plan de respuesta a incidentes de ciberseguridad, pero al usar software, debe asegurarse de que el proveedor en cuestión también se tome en serio la seguridad de los datos.

La seguridad de los datos debe ser una conversación continua entre usted y el proveedor de software. Antes de comprometerse con su producto, sepa qué tipo de seguridad y protecciones tiene el proveedor para sus bases de datos, cómo protegerá su información y la de sus clientes, cuál es su plan de respuesta a incidentes de seguridad cibernética (es decir, cómo se le notificará de una violación), y si cumplen con las leyes locales de privacidad de datos aplicables.

Aproveche al máximo sus demostraciones de software

Al conectarse con el proveedor de software y hacer sus preguntas urgentes con anticipación, se está preparando para aprovechar al máximo su demostración de software.

Las demostraciones son solo el comienzo de la interacción con los proveedores de software y pueden ser abrumadoras. Mantenga una lista de las características y servicios a mano para que no pierda de vista lo que es más importante para su negocio y lo que está dispuesto a comprometer.