Como se preparar para sua demonstração de software

Agendar demonstrações de software significa que você já fez o trabalho braçal de identificar seu desafio de negócios, definir sua meta e requisitos de software, pesquisar as opções e restringir sua pesquisa a uma lista restrita de não mais de cinco produtos. Parabéns! Você está a um passo de selecionar e investir em um novo produto de software para sua empresa.

A demonstração do software é uma etapa crucial em sua jornada de compra de software que permitirá que você veja a plataforma em ação, o que o ajudará a fazer comparações mais significativas entre os produtos. Também lhe dará uma melhor compreensão do fornecedor de software, o suporte que eles podem fornecer e se eles são adequados para sua equipe.

Embora a demonstração do software seja uma ótima oportunidade para conhecer melhor o fornecedor do software, ela não precisa ser a primeira interação que você compartilha. Ao conversar com o fornecedor do software antes do dia da demonstração, você pode quebrar o gelo, compartilhar informações sobre sua empresa e fazer as perguntas urgentes que provavelmente já tem.

5 coisas que você deve discutir com os fornecedores de software antes da demonstração

Quando se trata de comprar software, não tenha vergonha de fazer perguntas à medida que elas surgem. Prepare-se para a demonstração do software considerando estes cinco tópicos que você pode querer discutir com os fornecedores antes de ver suas demonstrações.

Antes da demonstração, o fornecedor do software deve ter uma ideia de quem você é (por exemplo, gerente de projeto, proprietário da empresa, líder de departamento etc.), qual é a sua empresa e o que espera alcançar investindo em um novo software.

Se o fornecedor do software souber de antemão quantas pessoas usarão a plataforma, para quais propósitos, os desafios que você prevê e quais outras plataformas você já está usando, ele poderá atender ainda mais a demonstração do software às suas necessidades específicas de negócios. .

Neste estágio, você já pesquisou a funcionalidade e os recursos da plataforma de demonstração, mas pode ter perguntas específicas relacionadas à facilidade de uso, integrações, recursos principais e oportunidades de personalização.

Algumas perguntas podem incluir:

• Como será a curva de aprendizado para minha equipe?
• Quão intuitivo é o produto para novos usuários?
• Como é a interface do usuário?
• Como este produto lida com a integração com outras plataformas? Precisarei de uma ferramenta de integração de terceiros?
• Este produto pode ser personalizado?

Coisas como personalização e integração provavelmente também serão abordadas na demonstração, mas se isso, ou qualquer outra coisa, for essencial para o seu negócio, considere perguntar sobre elas antes da demonstração para garantir que o produto faça tudo o que você precisa.

Ao comprar software, as empresas às vezes se comprometem com um produto pensando que conhecem os custos, apenas para perceber rapidamente que os custos ocultos e as taxas se somam. Uma maneira de evitar ultrapassar o orçamento é discutir os custos desde o início com o fornecedor do software.

Quando se trata de custo, pense no custo total de propriedade: quanto custa comprar, implementar e manter o software?

Os componentes de custo incluem:

• Licença do software: Você paga uma vez para usar o software ou é uma assinatura? É local ou baseado em nuvem?
• Hardware: De que tecnologia ou dispositivos adicionais você precisa para usar ou executar o software?
• Implementação: Você está implementando o software por conta própria ou o fornecedor? O preço de implementação está incluído? Se não , quanto custa e quais serviços incluirá? Quanto tempo levará para configurar o software?
• Treinamento: Como sua empresa receberá treinamento (online, presencial, em sua empresa, em um local distante)? O que o treinamento incluirá e envolverá? Quantas pessoas podem ser treinadas? O custo do treinamento inclui uma ocorrência única ou também inclui novas contratações futuras?
• Suporte : Depois que o software for implementado, como o fornecedor fornecerá suporte de longo prazo? O suporte ao cliente está incluído ou tem um custo adicional? Quais meios de suporte estão disponíveis para os clientes (chat online, suporte por telefone ou fóruns)?

Certifique-se também de perguntar ao fornecedor sobre os níveis de preços, o que cada um inclui e quais funcionalidades são vendidas separadamente. Verifique sua lista de recursos obrigatórios e veja se esses recursos são incluídos automaticamente ou se exigem cobranças adicionais.

A última coisa que você quer é selecionar uma plataforma que pareça perfeita para o seu negócio durante a demonstração, apenas para descobrir que o fornecedor do software não oferece treinamento e suporte adequados. Sem treinamento e suporte, sua empresa pode ter dificuldades para implementar e usar o software.

Nunca é demais começar a conversa sobre treinamento e suporte antes da demonstração. Pergunte ao fornecedor do software quais serviços de treinamento e suporte eles oferecem e se esses serviços já estão incluídos no preço ou se custam mais.

Considere também perguntar quantas pessoas podem participar do treinamento, quão acessível é o suporte (24 horas por dia, 7 dias por semana ou apenas durante o horário de trabalho), como o treinamento será recebido (online, pessoalmente, no local ou em um local diferente), e quais meios de suporte são oferecidos (chat ao vivo, fóruns, suporte por telefone).

Além disso, lembre-se de que não é do interesse do fornecedor do software dizer que o treinamento e o suporte da empresa são péssimos, se for o caso. Sempre verifique o que os vendedores dizem por meio de avaliações escritas por clientes.

Ciberataques e violações de dados podem ser caros de maneiras tangíveis e intangíveis.

De acordo com o Gartner, espera-se que o impacto financeiro dos ataques de sistemas cibernéticos (CPS) nas empresas ultrapasse US$ 50 bilhões até 2023. Embora as empresas maiores possam se recuperar disso, muitas empresas menores não poderão arcar com essas repercussões , e mesmo que o façam, terão de trabalhar para reconquistar a confiança do consumidor.

Sua empresa pode já ter um plano de resposta a incidentes de segurança cibernética, mas ao usar o software, você precisa garantir que o fornecedor em questão também leve a sério a segurança dos dados.

A segurança dos dados deve ser uma conversa contínua entre você e o fornecedor do software. Antes de se comprometer com o produto, saiba que tipo de segurança e proteções o fornecedor possui para seus bancos de dados, como ele protegerá suas informações e as de seus clientes, qual é o plano de resposta a incidentes de segurança cibernética (ou seja, como você seria notificado sobre uma violação) e se estiverem em conformidade com as leis de privacidade de dados locais aplicáveis.

Tire o máximo proveito de suas demonstrações de software

Ao se conectar com o fornecedor do software e fazer suas perguntas urgentes com antecedência, você está se preparando para aproveitar ao máximo sua demonstração de software.

As demonstrações são apenas o começo da interação com os fornecedores de software e podem ser esmagadoras. Mantenha uma lista dos recursos e serviços à mão para não perder de vista o que é mais importante para o seu negócio e o que você está disposto a comprometer.