วิธีเตรียมตัวสำหรับการสาธิตซอฟต์แวร์ของคุณ

การกำหนดตารางเวลาการสาธิตซอฟต์แวร์หมายความว่าคุณได้ทำถูกต้องแล้วในการระบุความท้าทายทางธุรกิจ กำหนดเป้าหมายและข้อกำหนดของซอฟต์แวร์ ค้นหาตัวเลือก และจำกัดการค้นหาของคุณให้แคบลงเหลือไม่เกินห้าผลิตภัณฑ์ ยินดีด้วย! คุณเข้าใกล้อีกขั้นในการเลือกและลงทุนในผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ใหม่สำหรับธุรกิจของคุณ

การสาธิตซอฟต์แวร์เป็นขั้นตอนสำคัญในเส้นทางการซื้อซอฟต์แวร์ของคุณ ซึ่งจะช่วยให้คุณเห็นการทำงานของแพลตฟอร์ม ซึ่งจะช่วยให้คุณทำการเปรียบเทียบที่มีความหมายมากขึ้นระหว่างผลิตภัณฑ์ต่างๆ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณเข้าใจผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ได้ดีขึ้น ให้การสนับสนุนที่พวกเขาสามารถทำได้ และพวกเขาเหมาะสมกับทีมของคุณหรือไม่

แม้ว่าการสาธิตซอฟต์แวร์จะเป็นโอกาสที่ดีในการทำความรู้จักผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ให้ดีขึ้น แต่ก็ไม่จำเป็นต้องเป็นการโต้ตอบครั้งแรกที่คุณแชร์ เมื่อพูดคุยกับผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ก่อนวันสาธิต คุณจะสามารถหยุด แบ่งปันข้อมูลเกี่ยวกับธุรกิจของคุณ และถามคำถามเร่งด่วนที่คุณมีอยู่แล้ว

5 สิ่งที่คุณควรปรึกษากับผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ก่อนการสาธิต

เมื่อต้องซื้อซอฟต์แวร์ อย่าอายที่จะถามคำถามตามที่เกิดขึ้น เตรียมพร้อมสำหรับการสาธิตซอฟต์แวร์ของคุณโดยพิจารณาห้าหัวข้อนี้ที่คุณอาจต้องการพูดคุยกับผู้ขายก่อนที่จะดูการสาธิตของพวกเขา

ก่อนการสาธิต ผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ควรมีแนวคิดว่าคุณเป็นใคร (เช่น ผู้จัดการโครงการ เจ้าของธุรกิจ หัวหน้าแผนก ฯลฯ) ธุรกิจของคุณคืออะไร และสิ่งที่คุณหวังว่าจะบรรลุผลสำเร็จจากการลงทุนในซอฟต์แวร์ใหม่

หากผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ทราบล่วงหน้าว่ามีผู้คนจำนวนเท่าใดที่จะใช้แพลตฟอร์มนี้ เพื่อวัตถุประสงค์อะไร ความท้าทายที่คุณคาดหวัง และแพลตฟอร์มอื่นๆ ที่คุณใช้อยู่ พวกเขาจะสามารถรองรับการสาธิตซอฟต์แวร์ให้ตรงกับความต้องการทางธุรกิจของคุณมากยิ่งขึ้น .

ในขั้นตอนนี้ คุณได้ศึกษาฟังก์ชันและความสามารถของแพลตฟอร์มสาธิตแล้ว แต่คุณอาจมีคำถามเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับความง่ายในการใช้งาน การผสานรวม คุณลักษณะหลัก และโอกาสในการปรับแต่ง

บางคำถามอาจรวมถึง:

• เส้นโค้งการเรียนรู้จะเป็นอย่างไรสำหรับทีมของฉัน
• ผลิตภัณฑ์ใช้งานง่ายเพียงใดสำหรับผู้ใช้ใหม่
• อินเทอร์เฟซผู้ใช้มีลักษณะอย่างไร
• ผลิตภัณฑ์นี้รองรับการผสานรวมกับแพลตฟอร์มอื่นอย่างไร ฉันจะต้องใช้เครื่องมือการรวมบุคคลที่สามหรือไม่?
• ผลิตภัณฑ์นี้สามารถปรับแต่งได้หรือไม่?

สิ่งต่างๆ เช่น การปรับแต่งและการผสานรวมอาจจะครอบคลุมในการสาธิตด้วย แต่ถ้าสิ่งเหล่านี้หรือสิ่งอื่นที่จำเป็นต่อธุรกิจของคุณ ให้พิจารณาถามเกี่ยวกับสิ่งเหล่านี้ก่อนการสาธิตเพื่อให้แน่ใจว่าผลิตภัณฑ์จะทำทุกอย่างที่คุณต้องการ

เมื่อซื้อซอฟต์แวร์ บางครั้งธุรกิจก็ผูกมัดกับผลิตภัณฑ์โดยคิดว่าพวกเขารู้ต้นทุน แต่เพื่อให้ทราบค่าใช้จ่ายและค่าธรรมเนียมที่ซ่อนอยู่อย่างรวดเร็ว วิธีหนึ่งที่จะหลีกเลี่ยงการใช้จ่ายเกินงบประมาณคือการหารือเรื่องค่าใช้จ่ายกับผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ตั้งแต่เนิ่นๆ

เมื่อพูดถึงต้นทุน ให้นึกถึงต้นทุนรวมของการเป็นเจ้าของ: การซื้อ ใช้งาน และบำรุงรักษาซอฟต์แวร์มีค่าใช้จ่ายเท่าใด

ส่วนประกอบต้นทุนรวมถึง:

• สิทธิ์การใช้งานซอฟต์แวร์: คุณจ่ายเพียงครั้งเดียวเพื่อใช้ซอฟต์แวร์ หรือเป็นการสมัครสมาชิกหรือไม่ เป็นแบบ on-premise หรือ cloud-based?
• ฮาร์ดแวร์: เทคโนโลยีหรืออุปกรณ์เพิ่มเติมใดที่คุณต้องการใช้หรือเรียกใช้ซอฟต์แวร์
• การใช้งาน: คุณกำลังใช้งานซอฟต์แวร์ด้วยตนเองหรือเป็นผู้จำหน่าย รวมค่าดำเนินการแล้วหรือยัง? ถ้าไม่เสียค่าใช้จ่ายเท่า ไหร่ และจะรวมบริการอะไรบ้าง? จะใช้เวลานานแค่ไหนในการตั้งค่าซอฟต์แวร์?
• การฝึกอบรม: ธุรกิจของคุณจะได้รับการฝึกอบรมอย่างไร (ออนไลน์ ต่อหน้า ที่ธุรกิจของคุณ ในสถานที่ห่างไกล) การฝึกอบรมจะรวมและเกี่ยวข้องอะไรบ้าง? อบรมได้กี่คน? ค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมรวมการเกิดขึ้นครั้งเดียวหรือรวมถึงการจ้างใหม่ในอนาคตด้วยหรือไม่?
• การสนับสนุน : หลังจากติดตั้งซอฟต์แวร์แล้ว ผู้จำหน่ายจะให้การสนับสนุนในระยะยาวอย่างไร? รวมการสนับสนุนลูกค้าหรือมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหรือไม่ ลูกค้ามีวิธีการสนับสนุนใดบ้าง (แชทออนไลน์ การสนับสนุนทางโทรศัพท์ หรือฟอรัม)

อย่าลืมถามผู้ขายเกี่ยวกับระดับราคา แต่ละรายการประกอบด้วยอะไรบ้าง และฟังก์ชันใดบ้างที่จำหน่ายแยกต่างหาก ตรวจสอบรายการคุณลักษณะที่ต้องมี และดูว่าคุณลักษณะเหล่านั้นรวมอยู่โดยอัตโนมัติหรือไม่ หรือต้องการค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหรือไม่

สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือการเลือกแพลตฟอร์มที่เหมาะกับธุรกิจของคุณในระหว่างการสาธิต เพียงเพื่อจะพบว่าผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ไม่มีการฝึกอบรมและการสนับสนุนที่เพียงพอ หากปราศจากการฝึกอบรมและการสนับสนุน ธุรกิจของคุณอาจประสบปัญหาในการปรับใช้และใช้ซอฟต์แวร์

ไม่เคยเจ็บที่จะเริ่มต้นการสนทนาเกี่ยวกับการฝึกอบรมและการสนับสนุนให้เร็วที่สุดเท่าที่ก่อนการสาธิต ถามผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ว่ามีบริการฝึกอบรมและสนับสนุนใดบ้าง และบริการเหล่านี้รวมอยู่ในราคาแล้วหรือว่ามีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหรือไม่

ลองถามด้วยว่าสามารถเข้าร่วมการฝึกอบรมได้กี่คน ความช่วยเหลือที่สามารถเข้าถึงได้ (24/7 หรือเฉพาะในช่วงเวลาทำงาน) จะได้รับการฝึกอบรมอย่างไร (ออนไลน์ ต่อหน้า ในสถานที่ หรือสถานที่อื่น) และช่องทางการสนับสนุนที่มีให้ (แชทสด ฟอรัม การสนับสนุนทางโทรศัพท์)

นอกจากนี้ พึงระลึกไว้เสมอว่า ผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ไม่ได้สนใจที่จะพูดว่าการฝึกอบรมและการสนับสนุนของบริษัทนั้นแย่มาก หาก เป็น กรณีนี้ ตรวจสอบสิ่งที่พนักงานขายพูดผ่านรีวิวที่เขียนโดยลูกค้าเสมอ

การโจมตีทางไซเบอร์และการละเมิดข้อมูลอาจมีค่าใช้จ่ายสูงในรูปแบบที่จับต้องได้และจับต้องไม่ได้

จากข้อมูลของ Gartner ผลกระทบทางการเงินของการโจมตีระบบไซเบอร์ - กายภาพ (CPS) ต่อธุรกิจคาดว่าจะสูงถึง 50 พันล้านดอลลาร์ในปี 2566 แม้ว่าธุรกิจขนาดใหญ่อาจฟื้นตัวได้ แต่ธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากจะไม่สามารถรับผลกระทบเหล่านี้ได้ และถึงแม้พวกเขาจะทำเช่นนั้น พวกเขาก็ต้องทำงานเพื่อให้ได้รับความไว้วางใจจากผู้บริโภคกลับคืนมา

ธุรกิจของคุณอาจมีแผนการตอบสนองต่อเหตุการณ์ด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์อยู่แล้ว แต่เมื่อใช้ซอฟต์แวร์ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ขายที่เป็นปัญหานั้นให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของข้อมูลอย่างจริงจังด้วย

ความปลอดภัยของข้อมูลควรเป็นการสนทนาอย่างต่อเนื่องระหว่างคุณและผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ ก่อนตกลงกับผลิตภัณฑ์ของตน ให้รู้ว่าการรักษาความปลอดภัยและการป้องกันแบบใดที่ผู้ขายมีไว้สำหรับฐานข้อมูลของตน วิธีที่ฐานข้อมูลจะปกป้องข้อมูลของคุณและลูกค้าของคุณ แผนการตอบสนองต่อเหตุการณ์ด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์ของพวกเขาคืออะไร (กล่าวคือ คุณจะได้รับการแจ้งเตือนอย่างไร) การละเมิด) และหากเป็นไปตามกฎหมายความเป็นส่วนตัวของข้อมูลในท้องถิ่นที่บังคับใช้

รับประโยชน์สูงสุดจากการสาธิตซอฟต์แวร์ของคุณ

การติดต่อกับผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์และถามคำถามเร่งด่วนล่วงหน้า เท่ากับว่าคุณพร้อมที่จะรับประโยชน์สูงสุดจากการสาธิตซอฟต์แวร์ของคุณ

การสาธิตเป็นเพียงจุดเริ่มต้นของการโต้ตอบกับผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ และสามารถครอบงำได้ เก็บรายการคุณสมบัติและบริการไว้ใกล้ตัว เพื่อที่คุณจะได้ไม่ลืมว่าสิ่งใดที่สำคัญที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณและสิ่งที่คุณยินดีจะประนีประนอม