كيف تستعد لعرض البرنامج الخاص بك
نشرت: 2022-06-29لا تحفظ أسئلتك: احصل على أقصى استفادة من العرض التوضيحي للبرنامج عن طريق طرح أسئلتك الملحة مسبقًا.
تعني جدولة العروض التوضيحية للبرامج أنك قد أنجزت بالفعل العمل القانوني المتمثل في تحديد تحدي عملك ، وتحديد هدف البرنامج ومتطلباته ، والبحث في الخيارات ، وتضييق نطاق البحث إلى قائمة مختصرة لا تزيد عن خمسة منتجات. تهانينا! لقد اقتربت خطوة واحدة من اختيار منتج برمجي جديد لعملك والاستثمار فيه.
يُعد العرض التوضيحي للبرنامج خطوة مهمة في رحلة شراء البرامج التي ستتيح لك رؤية النظام الأساسي قيد التشغيل ، مما سيساعدك على إجراء مقارنات أكثر فائدة بين المنتجات. سوف يمنحك أيضًا فهمًا أفضل لبائع البرامج ، والدعم الذي يمكنهم تقديمه ، وما إذا كانوا مناسبين لفريقك.
على الرغم من أن العرض التوضيحي للبرنامج يمثل فرصة رائعة للتعرف على بائع البرنامج بشكل أفضل ، إلا أنه لا يجب أن يكون أول تفاعل تشاركه. من خلال التحدث مع بائع البرنامج قبل يوم العرض ، يمكنك كسر الجمود ومشاركة المعلومات حول عملك وطرح الأسئلة الملحة التي من المحتمل أن تكون لديك بالفعل.
5 أشياء يجب مناقشتها مع بائعي البرامج قبل العرض التوضيحي
عندما يتعلق الأمر بشراء البرامج ، لا تخجل من طرح الأسئلة فور ظهورها. استعد للعرض التوضيحي للبرنامج من خلال النظر في هذه الموضوعات الخمسة التي قد ترغب في مناقشتها مع البائعين قبل مشاهدة عروضهم التوضيحية.
أهداف عملك
قبل العرض التوضيحي ، يجب أن يكون لدى بائع البرنامج فكرة عن هويتك (على سبيل المثال ، مدير المشروع ، صاحب العمل ، رئيس القسم ، وما إلى ذلك) ، وما هو عملك ، وما الذي تأمل في تحقيقه من خلال الاستثمار في برنامج جديد.
إذا كان بائع البرنامج يعرف مسبقًا عدد الأشخاص الذين سيستخدمون النظام الأساسي ، ولأي أغراض ، والتحديات التي تتوقعها ، وما هي الأنظمة الأساسية الأخرى التي تستخدمها بالفعل ، فسيكونون قادرين على تلبية عرض البرنامج بشكل أكبر لتلبية احتياجات عملك المحددة .
هل تبحث عن شريك برمجيات أو بائع برمجيات؟
سيساعدك التحدث مع بائع البرنامج مسبقًا على معرفة مدى استعداد بائع البرنامج للاستماع إلى أهدافك واحتياجاتك واهتماماتك ، والتي قد تشير إلى جودة دعم العملاء.
إذا لم تكن الشركة على استعداد للاستماع إليك والعمل معك قبل أن تستثمر في منتجها ، فماذا سيكون شكل الدعم في رأيك بعد التزامك بمنتجها؟ هذا مهم بشكل خاص إذا كنت تبحث عن شريك برنامج ، وليس بائع.
وظائف المنتج
في هذه المرحلة ، لقد بحثت بالفعل في وظائف وقدرات النظام الأساسي التجريبي ، ولكن قد يكون لديك أسئلة محددة تتعلق بسهولة الاستخدام والتكامل والميزات الرئيسية وفرص التخصيص.
قد تشمل بعض الأسئلة ما يلي:
- كيف سيبدو منحنى التعلم لفريقي؟
- ما مدى سهولة استخدام المنتج للمستخدمين الجدد؟
- كيف تبدو واجهة المستخدم؟
- كيف يتعامل هذا المنتج مع التكامل مع الأنظمة الأساسية الأخرى؟ هل سأحتاج إلى أداة تكامل تابعة لجهة خارجية؟
- هل يمكن تخصيص هذا المنتج؟
من المحتمل أيضًا تغطية أشياء مثل التخصيص والتكامل في العرض التوضيحي ، ولكن إذا كانت هذه الأشياء ، أو أي شيء آخر ، ضرورية لعملك ، ففكر في السؤال عنها قبل العرض التوضيحي للتأكد من أن المنتج سيفعل كل ما تحتاج إليه.
قائمة متطلبات الميزات الخاصة بك
أثناء العرض التوضيحي ، من المرجح أن يقوم بائع البرنامج بتشغيل أساسيات النظام الأساسي ، والميزات "الأفضل" التي يقدمها البرنامج. في حين أن هذه ستكون مفيدة ، إلا أنها قد لا تغطي كل ما قد تحتاج إلى رؤيته.
ضع في اعتبارك إعطاء بائع البرنامج قائمة بالميزات التي تريد تغطيتها في العرض التوضيحي لضمان تجربة عرض توضيحي أكثر رعاية ولإلقاء نظرة على هذه الميزات المهمة قيد التنفيذ.
التكلفة الإجمالية
عند شراء البرامج ، تلتزم الشركات أحيانًا بمنتج معتقدًا أنها تعرف التكاليف ، فقط لإدراك التكاليف والرسوم المخفية بسرعة. تتمثل إحدى طرق تجنب تجاوز الميزانية في مناقشة التكاليف مبكرًا مع بائع البرنامج.
عندما يتعلق الأمر بالتكلفة ، فكر في التكلفة الإجمالية للملكية: ما هي تكلفة شراء البرامج وتنفيذها وصيانتها؟
تشمل مكونات التكلفة:
- ترخيص البرنامج: هل تدفع مقابل استخدام البرنامج مرة واحدة أم أنه اشتراك؟ هل هو في مقر الشركة أم قائم على السحابة؟
- الأجهزة: ما هي التقنية أو الأجهزة الإضافية التي تحتاجها لاستخدام البرنامج أو تشغيله؟
- التنفيذ: هل تقوم بتنفيذ البرنامج بنفسك أم سيقوم البائع؟ هل ثمن التنفيذ مشمول؟ إذا لم يكن كذلك ، فما هي التكلفة وما هي الخدمات التي ستتضمنها؟ كم من الوقت سيستغرق إعداد البرنامج؟
- التدريب: كيف سيتلقى عملك التدريب (عبر الإنترنت ، شخصيًا ، في عملك ، في مكان بعيد)؟ ماذا سيشمل التدريب وسيشمله؟ كم عدد الأشخاص الذين يمكن تدريبهم؟ هل تشمل تكلفة التدريب حدثًا لمرة واحدة ، أم أنها تشمل أيضًا التعيينات الجديدة في المستقبل؟
- الدعم : بعد تنفيذ البرنامج ، كيف سيوفر البائع الدعم على المدى الطويل؟ هل دعم العملاء مشمول أم تكلفة إضافية؟ ما هي سبل الدعم المتاحة للعملاء (الدردشة عبر الإنترنت أو الدعم عبر الهاتف أو المنتديات)؟
تأكد أيضًا من سؤال البائع عن مستويات التسعير ، وما يتضمنه كل منها ، والوظائف التي تُباع بشكل منفصل. تحقق من قائمة الميزات التي يجب أن تتوفر لديك وتحقق مما إذا كانت هذه الميزات مضمنة تلقائيًا أو إذا كانت تتطلب رسومًا إضافية.
اعرف كم ستنفق
لا أحد يحب المفاجآت. استخدم حاسبة التكلفة الإجمالية للملكية من Capterra هنا لتتبع التكاليف ومعرفة ما ستدفعه قبل الالتزام بالمنتج.
التدريب والدعم
آخر شيء تريده هو اختيار منصة تبدو مثالية لعملك أثناء العرض ، فقط لتكتشف أن بائع البرنامج لا يقدم تدريبًا ودعمًا كافيين. بدون التدريب والدعم ، قد يواجه عملك صعوبة في تنفيذ البرنامج واستخدامه.
لا يؤلم أبدًا بدء المحادثة حول التدريب والدعم في وقت مبكر كما كان قبل العرض التوضيحي. اسأل بائع البرنامج عن خدمات التدريب والدعم التي يقدمها وما إذا كانت هذه الخدمات مضمنة بالفعل في السعر أو إذا كانت تكلفتها إضافية.
ضع في اعتبارك أيضًا السؤال عن عدد الأشخاص الذين يمكنهم المشاركة في التدريب ، ومدى إمكانية الوصول إلى الدعم (على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع أو خلال ساعات العمل فقط) ، وكيفية تلقي التدريب (عبر الإنترنت ، أو شخصيًا ، أو في مكان العمل ، أو في موقع مختلف) ، وما هي سبل الدعم المتوفرة (الدردشة الحية والمنتديات والدعم عبر الهاتف).
أيضًا ، ضع في اعتبارك أنه ليس من مصلحة بائع البرنامج أن يقول إن تدريب الشركة ودعمها مروع ، إذا كان هذا هو الحال. تحقق دائمًا مما يقوله مندوبو المبيعات من خلال المراجعات المكتوبة من قبل العملاء.
قم بتضمين الأشخاص الذين سيستخدمون البرنامج
في كل مرحلة ، يجب عليك إشراك الأشخاص الذين سيستخدمون البرنامج في عملهم. قبل التحدث إلى بائع البرنامج حول خدمات التدريب والدعم ، تحدث أولاً مع الموظفين الذين سيستخدمون النظام الأساسي.
اسألهم عن مخاوفهم ، ومدى ارتياحهم لاستخدام التكنولوجيا الجديدة ، وكيف يفضلون تلقي التدريب والدعم. بمجرد أن تعرف احتياجات الفريق ، اصطحبهم إلى بائع البرنامج للتأكد من أنه يمكن استيعابهم.
أمن البيانات
يمكن أن تكون الهجمات الإلكترونية وخروقات البيانات مكلفة بطرق ملموسة وغير ملموسة.
وفقًا لـ Gartner ، من المتوقع أن يتجاوز الأثر المالي لهجمات النظام السيبراني المادي (CPS) على الأعمال 50 مليار دولار بحلول عام 2023. وبينما قد تتمكن الشركات الكبيرة من التعافي من ذلك ، لن تتمكن العديد من الشركات الصغيرة من تحمل هذه التداعيات ، وحتى لو فعلوا ذلك ، فسيتعين عليهم العمل لاستعادة ثقة المستهلك.
قد يكون لشركتك بالفعل خطة استجابة لحوادث الأمن السيبراني ، ولكن عند استخدام البرنامج ، عليك التأكد من أن البائع المعني يأخذ أمان البيانات على محمل الجد أيضًا.
يجب أن يكون أمان البيانات محادثة مستمرة بينك وبين بائع البرنامج. قبل الالتزام بمنتجهم ، تعرف على نوع الأمان والحماية التي يوفرها البائع لقواعد بياناته ، وكيف سيحمي معلوماتك ومعلومات عملائك ، وما هي خطة الاستجابة لحوادث الأمن السيبراني الخاصة بهم (على سبيل المثال ، كيف سيتم إخطارك بذلك) انتهاكًا) ، وإذا كانت تلتزم بقوانين خصوصية البيانات المحلية المعمول بها.
كن على معرفة
لا يضر أبدًا بالبحث عن شركة مورِّد البرامج قبل استثمار أموال (وبيانات) عملك. هل سبق لهم أن واجهوا خرقًا للبيانات من قبل؟ إذا كان لديهم ، في حين أنه ليس بالضرورة كسر للصفقة ، فقد يكون ذلك بمثابة علامة حمراء. انتبه جيدًا لكيفية تعاملهم مع حادثة الأمن السيبراني وما وضعوه للحماية نتيجة لذلك.
أيضًا ، من المهم طرح الأسئلة: كيف استجابوا؟ هل كانوا شفافين وصادقين مع عملائهم؟ هل قدموا لعملائهم المعلومات التي يحتاجونها لإخطار عملائهم واتخاذ خطوات لحماية أنفسهم؟ ما هي الإجراءات الأمنية الإضافية التي اتخذوها منذ ذلك الحين؟
احصل على أقصى استفادة من العروض التوضيحية لبرامجك
من خلال الاتصال ببائع البرنامج وطرح أسئلتك الملحة في وقت مبكر ، فأنت تقوم بإعداد نفسك لتحقيق أقصى استفادة من العرض التوضيحي لبرنامجك.
العروض التوضيحية هي مجرد بداية للتفاعل مع بائعي البرامج ، ويمكن أن تكون ساحقة. احتفظ بقائمة بالميزات والخدمات في متناول يدك حتى لا تغفل عما هو أكثر أهمية لعملك وما ترغب في التنازل عنه.
مصادر إضافية
|