18 strategii de comunicare internă pentru 2021

Actualizat ianuarie 2021.

Modul în care comunicați un mesaj este la fel de important ca și mesajul în sine. Când vine vorba de comunicații interne, acest lucru este cu siguranță adevărat. Cultura companiei poate oferi organizației dumneavoastră un avantaj strategic major în aceste vremuri în schimbare. Dar în ce constă cultura dvs. – obiective, valori și practici – trebuie transmis în mod eficient conform celor mai bune practici, dacă angajații vor înțelege și acționa în conformitate cu aceasta. Prin urmare, este esențial să vă concentrați nu doar pe ceea ce comunicați, ci și pe modul în care îl comunicați.

În 2021, este timpul să implementați noi tactici care vă pot îmbunătăți strategia de comunicare internă și vă pot ajuta echipa să fie conectată, implicată și motivată. Cele 18 bune practici de comunicare internă de mai jos vă vor ajuta să faceți exact asta.

1. Vizualizați, stabiliți strategii și planificați comunicațiile

Ideile bune au nevoie de o strategie bună pentru a-și realiza potențialul.

Reid Hoffman, fondator, LinkedIn

Ce vrei să facă comunicarea internă pentru echipa ta și compania ta? Cum vei ajunge acolo? Unde se află acum și ce necesită îmbunătățiri? Cât de curând ați dori să vă atingeți obiectivele?

Înainte de orice altceva, folosește răspunsurile tale la aceste tipuri de întrebări pentru a crea o strategie și/sau un plan de comunicare internă. Modul în care îl prezentați depinde de dvs. – faceți-l cât de simplu sau elaborat, general sau specific, după cum doriți. O strategie bine formulată ar trebui să vă mențină pe drumul cel bun și să vă facă mai eficient în atingerea succesului în comunicarea internă. Cel puțin, vă va oferi o idee de unde să începeți.

2. Utilizați instrumentele de comunicare potrivite

Sunt foarte convins că orice instrument care îmbunătățește comunicarea are efecte profunde în ceea ce privește modul în care oamenii pot învăța unii de la alții.

- Bill Gates

Echipa ta este ocupată, așa că ultimul lucru de care au nevoie este un sistem de comunicații interne care este deranjant și plin de fricțiuni. Din fericire, accentul tot mai mare asupra celor mai bune practici de comunicare internă a adus numeroase programe software care o fac simplu și nedureros. Păstrați-o așa pentru a vă asigura că angajații dvs. participă și se bucură de el.

Instrumentele care promovează cele mai bune practici de comunicare internă includ:

• Implementarea software-ului de chat al companiei, cum ar fi Slack, Microsoft Teams sau Google Hangouts
• Folosind tehnologia cloud, cum ar fi Google Drive, ori de câte ori este posibil
• Folosind o singură platformă pentru toate e-mailurile, calendarele, documentele etc. (de exemplu, Google, Apple, Microsoft)
• Evitarea supraîncărcării e-mailurilor cu comunicații vizuale prin semnalizare digitală

3. Fii vizual

Elementele vizuale exprimă ideile într-o manieră de gustare.

Kim Garst, CEO, Boom Social

O statistică citată în mod obișnuit spune că 65% din populație învață vizual, așa că sunt șanse să existe mulți dintre aceștia la locul de muncă. Când sunt făcute corect, imaginile transmit informații într-un mod ușor de digerat și au o impresie mai durabilă decât textul. În loc să tipăriți postere, vă recomandăm să treceți la digital: montați televizoare în birourile dvs. și folosiți-le pentru a afișa o selecție rotativă de mesaje vizuale.

Luați în considerare utilizarea unui software de semnalizare digitală bazat pe cloud, creat special, precum Enplug, pentru a afișa imagini în biroul dvs. Aceste ecrane pot servi pentru o serie de scopuri, cum ar fi:

• Informarea echipei despre anunțuri despre companie, locuri de muncă deschise, valori de vânzări și marketing sau informații care nu sunt specifice companiei, cum ar fi știrile de ultimă oră și vremea
• Inspirați -vă echipa afișând obiective, realizări sau citate motivaționale
• Distrează -ți echipa cu fluxuri de rețele sociale, pereți de hashtag live sau fotografii de echipă

4. Faceți comunicările distractive

Distracția este la baza modului în care îmi place să fac afaceri și a fost cheia pentru tot ceea ce am făcut încă de la început.

Richard Branson

A dispărut ideea că se numește „muncă” dintr-un motiv și nu ar trebui să fie distractiv. De fapt, un sondaj din 2013 realizat de PGi a constatat că 88% dintre mileniali doresc să lucreze într-un „mediu distractiv și de asistență socială”. De asemenea, 90% dintre generația Z apreciază locurile de muncă care oferă oportunități de conectare umană. Munca poate fi distractivă, dar și productivă, iar asta include și comunicațiile interne.

De exemplu, Enplug are un canal în Slack intitulat „aleatoriu”, unde membrii echipei pot împărtăși știri ciudate, videoclipuri amuzante pe YouTube și orice altceva pe care le consideră amuzant. Este o modalitate distractivă pentru lucrători de a se dezlănțui în timp ce își construiește un sentiment de camaraderie.

5. Includeți valori ori de câte ori este posibil

Tot ceea ce este măsurat și urmărit se îmbunătățește.

Bob Parsons, fondator, GoDaddy

Capacitatea de a cuantifica și a vedea performanța companiei poate face minuni pentru etica de lucru a echipei tale. Metricurile ar trebui să informeze angajații cu privire la performanța actuală și trecută a companiei, tendințele de performanță, obiectivele de atins și progresul înregistrat. Puteți utiliza semnalizarea digitală pentru a afișa valori în întregul birou. Motivați-vă echipa la diferite niveluri, arătând valori pentru companie, departamente sau chiar indivizi.

6. Nu pierde din vedere imaginea de ansamblu

Apelarea la un scop superior îi ajută pe toți să se unească și să lucreze mai bine împreună.

Fran Maier, fondator, Match.com

Comunicarea de informații specifice, direcționate este fantastică, dar poate veni în detrimentul pierderii obiectivelor generale, misiunii și altor componente ale culturii companiei dvs. Pe lângă chestiunile zilnice, asigurați-vă că comunicați idei mari, astfel încât angajaților să le amintească de ele. Includeți viziunea dvs. în e-mailuri, afișaje digitale sau buletine informative interne pentru a reaminti echipei dvs. imaginea de ansamblu. La urma urmei, sunt o parte importantă a ceva mai mare decât ei.

7. Furnizați canale pentru feedback și idei

Arma noastră secretă pentru construirea celei mai bune culturi este feedback-ul deschis și sincer. Fiecare membru al echipei contribuie la viața noastră la HelloSign, în fiecare zi, așa că este crucial pentru noi să știm ce funcționează și, mai important, ce nu funcționează, astfel încât să ne putem îmbunătăți constant.

Gina Lau, Team Operations, HelloSign

Știați că „feedback” este cel mai scurt cuvânt din limba engleză care conține literele abcdef? Pe lângă acest fapt interesant, feedback-ul este vital pentru supraviețuirea și succesul oricărei companii. Aceasta include feedback-ul clienților, desigur, dar și feedback-ul angajaților .

Care este valoarea unui gând sau a unei idei dacă nu este niciodată exprimată? Asigurați-vă că oferiți canale pentru echipa dvs. pentru a oferi feedback și a împărtăși idei, fie că este vorba despre locul de muncă, produsul actual, potențialele produse viitoare sau compania în ansamblu. Ar putea fi un forum al companiei, un canal desemnat în software-ul de chat al companiei, o tablă în birou sau un serviciu bazat pe cloud. Fără aceste canale, ideile geniale și criticile utile pot fi ratate, pe care nicio companie nu ar trebui să-și permită să le piardă.

8. Încurajează comunicarea și colaborarea interdepartamentală

Comunicarea eficientă este o componentă esențială a succesului profesional, fie că este la nivel interpersonal, inter-grup, intra-grup, organizațional sau extern.

Mike Myatt, fondator și președinte, N2Growth

Dacă unul dintre obiectivele tale de comunicare internă este ca angajații tăi să învețe unii de la alții, atunci comunicarea interdepartamentală este cheia. Organizați o sesiune de întrebări și răspunsuri sau o întâlnire specială între diferite departamente pentru a le face să comunice, să colaboreze și să împărtășească informații. Enplug, de exemplu, organizează sesiuni regulate de întrebări și răspunsuri departamentale în care angajații pot adresa întrebări unei alte echipe decât a lor. Pe lângă ceea ce se învață, împiedică departamentele să se simtă izolate unele de altele.

9. Evitați supraîncărcarea comunicațiilor

Comunicarea internă eficientă nu numai că conectează oamenii între ei, ci și cu informațiile potrivite la momentul potrivit.

Marijn Deurloo, CEO, imgZine

Era internetului ne-a oferit acces la mai multe informații și corespondență instantanee decât oricând, ceea ce poate fi atât o binecuvântare, cât și un blestem. Cu comunicațiile interne, gândiți-vă că mai puțin înseamnă mai mult. Păstrați lucrurile simple, succinte și la obiect. Luați în considerare să trimiteți buletinul informativ intern mai rar sau să afișați mai puține valori. Concentrați-vă pe trimiterea informațiilor potrivite persoanelor potrivite la momentul potrivit. Echipa ta iti va multumi.

10. Nu doar informa, ci inspiră acțiune

Companiile care doresc să rămână competitive și de succes trebuie să se asigure că implică, motivează și inspiră colegii.

Viktoria Tegard, șeful departamentului de comunicații interne, Virgin Atlantic Airways

Este necesar să vă informați echipa în primul rând, dar practicile de comunicare internă ar trebui să conducă în cele din urmă la acțiune. După cum Viktoria Tegard de la Virgin Atlantic face aluzie în citatul de mai sus, comunicarea internă ar trebui să implice, să motiveze și să inspire echipa ta să meargă dincolo.

Puteți face acest lucru prin:

• Includerea îndemnurilor la acțiune în mesaje
• Distribuirea de citate motivaționale, misiunea și obiectivele companiei dvs. etc.
• Oferirea de a recompensa indivizi sau echipe pentru anumite realizări

11. Deschide liniile de comunicare

Comunicarea nu poate urma întotdeauna modelul de sus în jos. Având în vedere fluiditatea informațiilor în afaceri de astăzi, liderii trebuie să fie ascultători măiestri; trebuie să poată primi și trimite.

Joseph Badaracco, profesor de etică în afaceri, Harvard Business School

Nu vă limitați „politica ușilor deschise” la spațiul fizic de birou. Sistemul dvs. de comunicații interne ar trebui să faciliteze oricărui angajat să contacteze un alt angajat din companie, inclusiv conducerea superioară. Când deschideți liniile de comunicare în acest fel, membrii echipei se vor simți bineveniți să vorbească între ei, mai degrabă decât intimidați. Indiferent dacă sunteți o mare corporație sau un startup, această practică de comunicare internă compensează golurile și ajută la construirea unor relații receptive și oneste între angajați.

12. Păstrați transparența

„Transparența începe ca o schimbare a mentalității.”

– Kevan Lee, Creator de conținut, Buffer

Așa cum Kevan Lee de la Buffer spune mai sus, transparența este mai mult decât o politică, este o mentalitate. Transparența este crucială pentru comunicarea dvs. internă, deoarece generează încredere, responsabilitate și dialog deschis. Dacă echipa ta simte că este lăsată în întuneric cu privire la anumite chestiuni, s-ar putea să le fie frică să pună întrebări și să-și împărtășească gândurile despre acele chestiuni. Nu toate informațiile pot fi puse la dispoziția tuturor, desigur, dar menținerea măcar a unei anumite transparențe poate avea efecte extraordinare asupra armoniei și raportului în cadrul companiei dumneavoastră.

13. Încurajați utilizarea rețelelor sociale de către companie

Nu folosirea rețelelor sociale la locul de muncă, de fapt, începe să aibă la fel de mult sens ca și a nu folosi telefonul sau e-mailul.

Ryan Holmes, fondator și CEO, Hootsuite

Știm la ce te gândești: „Rețelele sociale nu au loc la locul de muncă”. Totuși, ce se întâmplă dacă ți-am spune că ar trebui să fie încurajat în anumite moduri? Rugați-vă echipa să distribuie fotografii cu ei înșiși lucrând și distrându-se la birou pe Facebook, Twitter, Instagram etc. și etichetați pagina oficială a companiei. Nu numai că este grozav pentru implicarea și moralul angajaților, ci și pentru expunerea companiei și pentru a pune o față asupra cine ești și a ceea ce faci.

14. Distribuiți știri, tendințe și perspective din industrie

Dacă nu le oferi oamenilor informații, ei vor inventa ceva pentru a umple golul.

Carla O'Dell, CEO, Centrul american de productivitate și calitate

Echipa ta nu face doar parte dintr-o companie, ci face parte dintr-o industrie. Toți membrii echipei ar trebui să fie la curent cu cele mai recente informații din industrie, de la CEO până la designerul web. Încurajați-i să împărtășească știri, tendințe ale pieței, articole de opinie și alte informații despre industrie. Similar cu numărul 6, vrei ca echipa ta să simtă ca și cum ar contribui la ceva mai mare decât ei înșiși și că sunt agenți ai schimbării, care sunt motivatori puternici.

15. Utilizați comunicațiile interne pentru a recunoaște și a lăuda succesul

Recunoașterea nu este o resursă rară. Nu îl poți folosi sau epuiza.

Susan M. Heathfield, expert în resurse umane, About.com

Cea mai mică cantitate de laudă poate merge mult, mai ales într-o epocă în care angajații vor să se simtă apreciați și apreciați. Un sondaj din 2012 realizat de Asociația Americană de Psihologie a constatat că angajații care se simt apreciați raportează „niveluri mai ridicate de implicare, satisfacție și motivație”, așa că este cu siguranță ceva în care merită să investești. Poate fi la fel de simplu ca anunțarea succeselor individuale sau departamentale prin intermediul software-ului tău de chat. , newsletter intern sau alte canale. Această bună practică este benefică nu doar pentru moralul angajaților, ci și pentru productivitatea și creșterea companiei dumneavoastră.

16. Creați o echipă centrată pe client, cu personaje

Cea mai bună modalitate de a ajuta membrii echipei să se concentreze asupra clienților? Aduceți clienții la viață.

Alison Davis, CEO și fondator, Davis & Company

Alison sugerează utilizarea celor mai bune practici de comunicare internă pentru a-ți alinia angajații cu clienții. Creați „profiluri ale clienților obișnuiți, cu fotografii, date demografice, aprecieri și antipatii – inclusiv ce emisiuni TV se uită (Walking Dead sau Downton Abbey?) și gustări pe care le preferă (edamame sau carne de vită jerky?). În acest fel, clienții devin vii, tangibili și devin frumoși.” Partajați frecvent aceste personaje cu echipa dvs. - în conversații, buletine informative sau chiar folosind semnalizare digitală în birourile dvs.

17. Promovați resursele și formarea angajaților

Angajații vor să știe că compania lor este la fel de investită în dezvoltarea lor personală și profesională ca și ei. Comunicați ce resurse oferă compania dvs., astfel încât angajații să nu piardă oportunități fantastice.

Belen Aleman, Manager de Program de Învățare și Dezvoltare, Meltwater San Francisco

Comunicațiile dvs. interne ar trebui să transmită în mod constant beneficiile și resursele disponibile pentru angajați. Acest lucru ar putea implica totul, de la asigurări de sănătate de bază și planuri 401K până la seminarii sponsorizate de companie, oportunități de formare în afara sediului și ateliere de dezvoltare a carierei. Folosiți o combinație de e-mail, chat, semnalizare digitală, bloguri interne sau întâlniri personale ale echipei pentru a transmite cuvântul. Încurajând angajații să investească în propria lor dezvoltare personală și profesională prin intermediul companiei dumneavoastră, toată lumea beneficiază pe termen lung.

Obiectivele de învățare pot fi formalizate și de către indivizi cu ajutorul managerilor lor. De acolo, pot fi configurate activități precum casele deschise sau sincronizările regulate de învățare. Sincronizările de învățare au loc cu oricine vă poate oferi ceva pentru obiectivele de învățare. În calitate de manager, îi puteți prezenta membrilor echipei dvs. celor care vă pot oferi un coaching informal sau mentorat în aceste sincronizări. Aceste sincronizări de învățare pot lua, de asemenea, forma unui club de carte. Aveți o listă curentă de cărți utile și subiecte de care oamenii sunt interesați și documentați învățările pentru a le partaja unui public mai larg al companiei.

Casele deschise pot fi grozave și pentru discuții informale, mai ales dacă echipele sunt distribuite în diferite zone geografice. SoundCloud are case deschise pe care oricine le poate anunța și configura pe intranetul companiei. Formatul este flexibil, unde echipele pot comunica informații cu alte echipe cu care este posibil să nu interacționeze des. Echipele de proiectare pot împărtăși echipei de marketing prototipuri de care sunt încântați, care pot fi utile pentru o lansare viitoare sau poate că echipa de date a descoperit câteva calități interesante despre un segment poate ajuta cu adevărat echipa de produs.

18. Gândește ca un marketer

„Este timpul ca angajații comunicatori să înceapă să gândească ca agenții de marketing, oferind informațiile potrivite angajatului potrivit, la momentul potrivit, prin canalul potrivit.”

— Shel Holtz, director de comunicare internă și avocat

Uneori, comunicarea cu angajații se simte ca o idee ulterioară - obținerea firimiturii bugetare lăsate în urmă de publicitate, marketing și PR. Unul dintre cele mai flagrante exemple este lipsa de instrumente sofisticate pentru comunicațiile interne. Colegii noștri din marketing sunt capabili să vizeze mesajele și informațiile către indivizi pe baza unei varietăți de criterii, totuși, cea mai mare parte a ceea ce iese angajaților este unică.

După cum spune Dan Woods, CEO-ul Evolved Media, „Spotify știe ce ascultăm. Netflix poate prezice ce vom urmări. Uber știe exact când și unde să ne ia. Toate aceste instrumente ne ușurează viața în afara muncii. Deci, de ce ne bazăm în continuare pe metode învechite pentru a comunica cu angajații?”

Trebuie să folosim datele pentru a ști de ce au nevoie angajații și când au nevoie. Cu cel puțin un deceniu în urmă, pagina de pornire a intranetului IBM prezenta informații despre ceea ce făcea fiecare angajat în acea zi și trimiteau la resurse pentru a-l ajuta pe angajat să facă acest lucru. Astăzi, acest tip de comunicare ar trebui să fie extrem de ușor pe mai multe canale - cu date care ne permit să direcționăm conținut relevant către angajații potriviți.

Trebuie să vindem conceptul conducerii, totuși, dacă vom obține bugetul necesar pentru a oferi acest tip de experiență angajaților. Relansarea vechiului intranet nu îl va tăia. Trebuie să ne angajăm să adoptăm aceeași abordare a comunicării personalizate cu angajații pe care o au prietenii noștri din marketing cu clienții.

***

Despre Enplug

Comunicatorii interni din întreaga lume folosesc Enplug pentru a transforma ecranele TV din birourile lor în instrumente de comunicare vizuale, interactive. De la anunțuri și recunoașterea angajaților până la rețelele sociale și fluxuri de știri, tablouri de bord cu valori și calendare pentru săli de conferințe, Enplug este suficient de puternic pentru orice întreprindere și ușor de utilizat.