18 Strategie di comunicazione interna per il 2021

Aggiornato gennaio 2021.

Il modo in cui comunichi un messaggio è importante quanto il messaggio stesso. Quando si tratta di comunicazioni interne, questo è certamente vero. La cultura aziendale può dare alla tua organizzazione un importante vantaggio strategico in questi tempi che cambiano. Ma ciò in cui consiste la tua cultura - obiettivi, valori e pratiche - deve essere efficacemente trasmesso secondo le migliori pratiche se i dipendenti vogliono capirlo e agire di conseguenza. Pertanto, è essenziale concentrarsi non solo su ciò che stai comunicando, ma anche su come lo stai comunicando.

Nel 2021 è tempo di implementare nuove tattiche che possano migliorare la tua strategia di comunicazione interna e mettere in contatto, coinvolgere e motivare il tuo team. Le 18 migliori pratiche per le comunicazioni interne riportate di seguito ti aiuteranno a fare proprio questo.

1. Immagina, crea strategie e pianifica le comunicazioni

Le buone idee hanno bisogno di una buona strategia per realizzare il loro potenziale.

Reid Hoffman, fondatore, LinkedIn

Cosa vuoi che le comunicazioni interne facciano per il tuo team e la tua azienda? Come ci arriverai? A che punto si trova in questo momento e cosa deve essere migliorato? In quanto tempo vorresti raggiungere i tuoi obiettivi?

Prima di ogni altra cosa, usa le tue risposte a questo tipo di domande per creare una strategia e/o un piano di comunicazione interna. Il modo in cui lo disponi dipende da te: rendilo semplice o elaborato, generale o specifico come desideri. Una strategia ben formulata dovrebbe tenerti sulla buona strada e renderti più efficiente nel raggiungere il successo delle comunicazioni interne. Per lo meno, ti darà un'idea di dove iniziare.

2. Usa i giusti strumenti di comunicazione

Sono fermamente convinto che qualsiasi strumento che migliora la comunicazione abbia effetti profondi in termini di come le persone possono imparare gli uni dagli altri.

– Bill Gates

Il tuo team è impegnato, quindi l'ultima cosa di cui hanno bisogno è un sistema di comunicazione interno fastidioso e pieno di attriti. Fortunatamente, la crescente attenzione alle migliori pratiche di comunicazione interna ha portato numerosi programmi software che lo rendono semplice e indolore. Mantienilo così per assicurarti che i tuoi dipendenti partecipino e si divertano davvero.

Gli strumenti che promuovono le migliori pratiche di comunicazione interna includono:

• Implementazione di software di chat aziendali come Slack, Microsoft Teams o Google Hangouts
• Utilizzo della tecnologia cloud come Google Drive quando possibile
• Utilizzando un'unica piattaforma per tutte le tue e-mail, calendari, documenti, ecc. (ad es. Google, Apple, Microsoft)
• Evitare il sovraccarico della posta elettronica con comunicazioni visive attraverso la segnaletica digitale

3. Sii visivo

Le immagini esprimono le idee in modo spuntino.

Kim Garst, CEO, Boom Social

Una statistica comunemente citata afferma che il 65% della popolazione apprende visivamente, quindi è probabile che ce ne siano molti sul posto di lavoro. Se eseguita correttamente, le immagini trasmettono informazioni in modo facile da digerire e hanno un'impressione più duratura del testo. Invece di stampare poster, ti consigliamo di passare al digitale: monta i televisori nei tuoi uffici e usali per visualizzare una selezione a rotazione di messaggi visivi.

Prendi in considerazione l'utilizzo di un software di segnaletica digitale basato su cloud appositamente progettato, come Enplug, per visualizzare elementi visivi nel tuo ufficio. Queste schermate possono servire a una vasta gamma di scopi, come ad esempio:

• Informare il tuo team di annunci aziendali, offerte di lavoro, metriche di vendita e marketing o informazioni non specifiche dell'azienda come le ultime notizie e il tempo
• Ispira la tua squadra mostrando obiettivi, risultati o citazioni motivazionali
• Intrattenere il tuo team con feed di social media, muri di hashtag live o foto del team

4. Rendi le comunicazioni divertenti

Il divertimento è al centro del modo in cui mi piace fare affari ed è stato fondamentale per tutto ciò che ho fatto sin dall'inizio.

Richard Branson

Non c'è più l'idea che si chiami "lavoro" per una ragione e non dovrebbe essere divertente. In effetti, un sondaggio del 2013 di PGi ha rilevato che l'88% dei millennial desidera lavorare in un "ambiente di lavoro sociale e divertente". Allo stesso modo, il 90% dei posti di lavoro della Generazione Z apprezzano i luoghi di lavoro che offrono opportunità di connessione umana. Il lavoro può essere divertente ma anche produttivo e ciò include le comunicazioni interne.

Ad esempio, Enplug ha un canale in Slack intitolato "casuale" in cui i membri del team possono condividere notizie stravaganti, video divertenti di YouTube e qualsiasi altra cosa che trovano divertente. È un modo divertente per i lavoratori di sfogarsi mentre creano un senso di cameratismo.

5. Includere le metriche quando possibile

Tutto ciò che viene misurato e osservato, migliora.

Bob Parsons, fondatore di GoDaddy

Essere in grado di quantificare e vedere le prestazioni dell'azienda può fare miracoli per l'etica del lavoro del tuo team. Le metriche dovrebbero informare i dipendenti delle prestazioni attuali e passate dell'azienda, delle tendenze nelle prestazioni, degli obiettivi da raggiungere e dei progressi compiuti. Puoi utilizzare la segnaletica digitale per visualizzare le metriche in tutto il tuo ufficio. Motiva il tuo team a diversi livelli mostrando le metriche per l'azienda, i reparti o persino i singoli individui.

6. Non perdere di vista il quadro generale

Fare appello a uno scopo più alto aiuta tutti a fondersi e lavorare meglio insieme.

Fran Maier, fondatore di Match.com

Comunicare informazioni specifiche e mirate è fantastico, ma può andare a scapito della perdita degli obiettivi generali, della missione e di altre componenti culturali della tua azienda. Oltre alle questioni quotidiane, assicurati di comunicare grandi idee in modo che i dipendenti le ricordino. Includi la tua visione in e-mail, display digitali o newsletter interne per ricordare al tuo team il quadro più ampio. Dopotutto, sono una parte importante di qualcosa di più grande di loro.

7. Fornire canali per feedback e idee

La nostra arma segreta per costruire la migliore cultura è un feedback aperto e onesto. Ogni membro del team contribuisce alla nostra vita in HelloSign, ogni giorno, quindi per noi è fondamentale sapere cosa funziona e, cosa più importante, cosa non funziona in modo da poter migliorare costantemente.

Gina Lau, Operazioni di squadra, HelloSign

Sapevi che "feedback" è la parola più breve nella lingua inglese contenente le lettere abcdef? A parte questo fatto interessante, il feedback è vitale per la sopravvivenza e il successo di qualsiasi azienda. Ciò include il feedback dei clienti, ovviamente, ma anche il feedback dei dipendenti .

Qual è il valore di un pensiero o di un'idea se non viene mai espresso? Assicurati di fornire canali al tuo team per fornire feedback e condividere idee, che si tratti dell'ambiente di lavoro, del prodotto attuale, dei potenziali prodotti futuri o dell'azienda nel suo insieme. Potrebbe essere un forum aziendale, un canale designato all'interno del software di chat aziendale, una lavagna in ufficio o un servizio basato su cloud. Senza questi canali si possono perdere idee brillanti e critiche utili, che nessuna azienda dovrebbe permettersi di perdere.

8. Incoraggiare la comunicazione e la collaborazione interdipartimentali

Una comunicazione efficace è una componente essenziale del successo professionale a livello interpersonale, intergruppo, intragruppo, organizzativo o esterno.

Mike Myatt, fondatore e presidente di N2Growth

Se uno dei tuoi obiettivi di comunicazione interna è far sì che i tuoi dipendenti imparino gli uni dagli altri, la comunicazione interdipartimentale è fondamentale. Tieni una sessione di domande e risposte o un incontro speciale tra i diversi dipartimenti per farli comunicare, collaborare e condividere informazioni. Enplug, ad esempio, tiene regolari sessioni di domande e risposte dipartimentali in cui i dipendenti possono porre domande a un team diverso dal proprio. Oltre a quanto appreso, impedisce ai reparti di sentirsi isolati l'uno dall'altro.

9. Evitare il sovraccarico di comunicazione

Una comunicazione interna efficace non solo connette le persone tra loro, ma anche con le informazioni giuste al momento giusto.

Marijn Deurloo, CEO, imgZine

L'era di Internet ci ha dato accesso a più informazioni e corrispondenza istantanea che mai, il che può essere sia una benedizione che una maledizione. Con le comunicazioni interne, pensare meno è meglio. Mantieni le cose semplici, brevi e al punto. Considera l'idea di inviare la tua newsletter interna meno frequentemente o di mostrare meno metriche. Concentrati sull'invio delle informazioni giuste alle persone giuste al momento giusto. La tua squadra ti ringrazierà.

10. Non limitarti a informare: ispira l'azione

Le aziende che vogliono rimanere competitive e di successo devono assicurarsi di coinvolgere, motivare e ispirare i colleghi.

Viktoria Tegard, responsabile delle comunicazioni interne, Virgin Atlantic Airways

È necessario prima di tutto informare il tuo team, ma le tue pratiche di comunicazione interna dovrebbero alla fine portare all'azione. Come allude Viktoria Tegard di Virgin Atlantic nella citazione sopra, le comunicazioni interne dovrebbero coinvolgere, motivare e ispirare il tuo team ad andare oltre.

Puoi farlo:

• Includere inviti all'azione nei messaggi
• Condivisione di citazioni motivazionali, missione e obiettivi della tua azienda, ecc.
• Offrendosi di premiare individui o team per determinati risultati

11. Aprire le linee di comunicazione

La comunicazione non può sempre seguire il modello top-down. Con la fluidità delle informazioni nel mondo degli affari oggi, i leader devono essere ascoltatori magistrali; devono essere in grado di ricevere oltre che inviare.

Joseph Badaracco, Professore di Etica Aziendale, Harvard Business School

Non limitare la tua "politica della porta aperta" allo spazio fisico dell'ufficio. Il tuo sistema di comunicazione interno dovrebbe consentire a qualsiasi dipendente di contattare facilmente un altro nell'azienda, compresi i vertici aziendali. Quando apri le linee di comunicazione in questo modo, i membri del team si sentiranno invitati a parlare tra loro piuttosto che intimiditi. Che tu sia una grande azienda o una startup, questa pratica di comunicazione interna colma le lacune e aiuta a costruire relazioni ricettive e oneste tra i dipendenti.

12. Mantenere la trasparenza

"La trasparenza inizia come un cambiamento di mentalità."

– Kevan Lee, Creatore di contenuti, Buffer

Come afferma Kevan Lee di Buffer sopra, la trasparenza è più di una semplice politica, è una mentalità. La trasparenza è fondamentale per le tue comunicazioni interne perché genera fiducia, responsabilità e dialogo aperto. Se la tua squadra si sente come se fosse stata lasciata all'oscuro su determinate questioni, potrebbe aver paura di porre domande e condividere i propri pensieri su tali questioni. Non tutte le informazioni possono essere messe a disposizione di tutti, ovviamente, ma mantenere almeno una certa trasparenza può avere enormi effetti sull'armonia e sul rapporto all'interno della tua azienda.

13. Incoraggiare l'uso dei social media da parte dell'azienda

Non utilizzare i social media sul posto di lavoro, infatti, sta iniziando ad avere tanto senso quanto non usare il telefono o l'e-mail.

Ryan Holmes, fondatore e CEO di Hootsuite

Sappiamo cosa potresti pensare: "I social media non hanno posto sul posto di lavoro". Tuttavia, se ti dicessimo che dovrebbe essere effettivamente incoraggiato in qualche modo? Chiedi al tuo team di condividere le foto di se stesso mentre lavora e si diverte in ufficio su Facebook, Twitter, Instagram, ecc. e tagga la pagina ufficiale dell'azienda. Non solo è ottimo per il coinvolgimento e il morale dei dipendenti, ma anche per l'esposizione dell'azienda e per dare un volto a chi sei e cosa fai.

14. Condividi notizie, tendenze e approfondimenti del settore

Se non dai informazioni alle persone, creeranno qualcosa per riempire il vuoto.

Carla O'Dell, CEO, Centro di produttività e qualità americano

Il tuo team non fa solo parte di un'azienda, fa parte di un settore. Tutti i membri del team dovrebbero rimanere aggiornati sugli ultimi scoop del settore, dal tuo CEO al tuo web designer. Incoraggiateli a condividere notizie, tendenze di mercato, opinioni e altri blurb relativi al settore. Simile al n. 6, vuoi che il tuo team si senta come se stesse contribuendo a qualcosa di più grande di loro e che fossero agenti di cambiamento, che sono potenti motivatori.

15. Usa le comunicazioni interne per riconoscere e lodare il successo

Il riconoscimento non è una risorsa scarsa. Non puoi usarlo o esaurirlo.

Susan M. Heathfield, esperta delle risorse umane, About.com

La minima quantità di elogi può fare molto, soprattutto in un'epoca in cui i dipendenti vogliono sentirsi apprezzati e apprezzati. Un sondaggio del 2012 dell'American Psychological Association ha rilevato che i dipendenti che si sentono apprezzati segnalano "livelli più elevati di coinvolgimento, soddisfazione e motivazione", quindi è sicuramente qualcosa su cui vale la pena investire. Può essere semplice come annunciare i successi individuali o dipartimentali attraverso il tuo software di chat , newsletter interna o altri canali. Questa best practice è vantaggiosa non solo per il morale dei dipendenti, ma anche per la produttività e la crescita della tua azienda.

16. Crea un team incentrato sul cliente con le persone

Il modo migliore per aiutare i membri del team a concentrarsi sui clienti? Dai vita ai clienti.

Alison Davis, CEO e fondatore, Davis & Company

Alison suggerisce di utilizzare le migliori pratiche di comunicazione interna per allineare i dipendenti ai clienti. Crea "profili di clienti tipici, completi di foto, dati demografici, Mi piace e Non mi piace, inclusi i programmi TV che guardano (Walking Dead o Downton Abbey?) e gli snack che preferiscono (edamame o carne secca?). In questo modo, i clienti diventano vividi, tangibili e al top". Condividi questi personaggi frequentemente con il tuo team, in conversazioni, newsletter o persino utilizzando il digital signage nei tuoi uffici.

17. Promuovere le risorse e la formazione dei dipendenti

I dipendenti vogliono sapere che la loro azienda è coinvolta nel loro sviluppo personale e professionale come loro. Comunica quali risorse offre la tua azienda in modo che i dipendenti non perdano fantastiche opportunità.

Belen Aleman, responsabile del programma di apprendimento e sviluppo, Meltwater San Francisco

Le tue comunicazioni interne dovrebbero trasmettere in modo coerente quali vantaggi e risorse sono disponibili per i dipendenti. Ciò potrebbe comportare qualsiasi cosa, dall'assicurazione sanitaria di base e piani 401K a seminari sponsorizzati dall'azienda, opportunità di formazione fuori sede e seminari di costruzione della carriera. Utilizza una combinazione di e-mail, chat, segnaletica digitale, blog interni o riunioni del team di persona per spargere la voce. Incoraggiando i dipendenti a investire nel proprio sviluppo personale e professionale attraverso la tua azienda, tutti ne traggono vantaggio a lungo termine.

Gli obiettivi di apprendimento possono anche essere formalizzati dagli individui con l'aiuto dei loro manager. Da lì, è possibile impostare attività come open house o regolari sincronizzazioni di apprendimento. Le sincronizzazioni di apprendimento avvengono con chiunque possa offrirti qualcosa per i tuoi obiettivi di apprendimento. In qualità di manager, puoi presentare i membri del tuo team a coloro che possono offrire un coaching o tutoraggio informale in queste sincronizzazioni. Queste sincronizzazioni di apprendimento possono anche assumere la forma di qualcosa come un club di libri. Avere un elenco aggiornato di libri e argomenti utili a cui le persone sono interessate e documentare gli apprendimenti per condividerli con un pubblico aziendale più ampio.

Gli open house possono essere ottimi anche per discussioni informali, soprattutto se i team sono distribuiti in aree geografiche diverse. SoundCloud ha case aperte che chiunque può annunciare e impostare sull'intranet dell'azienda. Il formato è flessibile in cui i team possono comunicare approfondimenti con altri team con cui potrebbero non interagire spesso. I team di progettazione possono condividere i prototipi di cui sono entusiasti con il team di marketing che possono essere utili per un lancio imminente, o forse il team di dati ha scoperto alcune qualità interessanti su un segmento che possono davvero aiutare il team di prodotto.

18. Pensa come un marketer

"È ora che i comunicatori dei dipendenti inizino a pensare come i marketer, fornendo le informazioni giuste al dipendente giusto al momento giusto attraverso il canale giusto".

— Shel Holtz, direttrice delle comunicazioni interne e difensore

A volte la comunicazione dei dipendenti sembra un ripensamento: ottenere le briciole di budget lasciate da pubblicità, marketing e PR. Uno degli esempi più lampanti è la mancanza di strumenti sofisticati per le comunicazioni interne. I nostri colleghi del marketing sono in grado di indirizzare messaggi e informazioni alle persone in base a una varietà di criteri, ma la maggior parte di ciò che viene inviato ai dipendenti è valido per tutti.

Come afferma Dan Woods, CEO di Evolved Media, “Spotify sa cosa ascoltiamo. Netflix può prevedere cosa vedremo. Uber sa esattamente quando e dove venirci a prendere. Tutti questi strumenti semplificano la nostra vita non lavorativa. Allora perché ci affidiamo ancora a metodi antiquati per comunicare con i dipendenti?”

Dobbiamo utilizzare i dati per sapere di cosa hanno bisogno i dipendenti e quando ne hanno bisogno. Almeno un decennio fa, la home page della intranet di IBM conteneva informazioni su ciò che il singolo dipendente stava facendo quel giorno e collegava a risorse per aiutarlo a farlo. Oggi, questo tipo di comunicazione dovrebbe essere estremamente semplice su molti canali, con i dati che ci consentono di indirizzare i contenuti rilevanti ai dipendenti giusti.

Tuttavia, dobbiamo vendere il concetto alla leadership, se vogliamo ottenere il budget necessario per fornire questo tipo di esperienza ai dipendenti. Il rilancio della vecchia intranet non la taglierà. Dobbiamo impegnarci ad adottare lo stesso approccio alla comunicazione personalizzata con i dipendenti che i nostri amici del marketing adottano con i clienti.

***

Informazioni su Enplug

I comunicatori interni di tutto il mondo utilizzano Enplug per trasformare gli schermi TV nei loro uffici in strumenti di comunicazione visiva e interattiva. Dagli annunci e il riconoscimento dei dipendenti ai social media e ai feed di notizie, ai dashboard delle metriche e ai calendari delle sale conferenze, Enplug è abbastanza potente per qualsiasi azienda e facile da usare.