2021 İçin 18 İç İletişim Stratejisi

Ocak 2021'de güncellendi.

Bir mesajı nasıl ilettiğiniz, mesajın kendisi kadar önemlidir. İç iletişim söz konusu olduğunda, bu kesinlikle doğrudur. Şirket kültürü , bu değişen zamanlarda kuruluşunuza büyük bir stratejik avantaj sağlayabilir. Ancak, kültürünüzün içeriği – hedefler, değerler ve uygulamalar – eğer çalışanlar bunu anlayacak ve buna göre hareket edecekse, en iyi uygulamalara göre etkili bir şekilde iletilmelidir. Bu nedenle, sadece ne ilettiğinize değil, aynı zamanda onu nasıl ilettiğinize de odaklanmak önemlidir.

2021'de, iç iletişim stratejinizi geliştirebilecek ve ekibinizi birbirine bağlayacak, meşgul ve motive edebilecek yeni taktikler uygulama zamanı. Aşağıdaki 18 dahili iletişim en iyi uygulaması tam da bunu yapmanıza yardımcı olacaktır.

1. İletişimi tasavvur edin, strateji oluşturun ve planlayın

İyi fikirler, potansiyellerini gerçekleştirmek için iyi stratejilere ihtiyaç duyar.

Reid Hoffman, Kurucu, LinkedIn

Ekibiniz ve şirketiniz için iç iletişimin ne yapmasını istiyorsunuz? Oraya nasıl gideceksin? Şu anda nerede duruyor ve neyin iyileştirilmesi gerekiyor? Hedeflerinize ne kadar sürede ulaşmak istersiniz?

Her şeyden önce, bir iç iletişim stratejisi ve/veya planı oluşturmak için bu tür sorulara verdiğiniz yanıtları kullanın. Nasıl düzenleyeceğiniz size kalmış - istediğiniz kadar basit veya ayrıntılı, genel veya özel yapın. İyi formüle edilmiş bir strateji, sizi yolda tutmalı ve iç iletişim başarısına ulaşmada sizi daha verimli hale getirmelidir. En azından, nereden başlayacağınız konusunda size bir fikir verecektir.

2. Doğru iletişim araçlarını kullanın

İletişimi geliştiren herhangi bir aracın, insanların birbirlerinden nasıl öğrenebilecekleri konusunda derin etkileri olduğuna çok inanıyorum.

-Bill Gates

Ekibiniz meşgul, bu yüzden ihtiyaç duydukları son şey rahatsız edici ve sürtüşmelerle dolu bir iç iletişim sistemi. Neyse ki, iç iletişimin en iyi uygulamalarına artan odaklanma, onu basit ve zahmetsiz hale getiren çok sayıda yazılım programını beraberinde getirdi. Çalışanlarınızın katılmasını ve bundan gerçekten keyif almasını sağlamak için bu şekilde tutun.

İç iletişimin en iyi uygulamalarını destekleyen araçlar şunları içerir:

• Slack, Microsoft Teams veya Google Hangouts gibi şirket sohbet yazılımlarını uygulamak
• Mümkün olduğunda Google Drive gibi bulut teknolojisini kullanmak
• Tüm e-postalarınız, takvimleriniz, belgeleriniz vb. için tek bir platform kullanma (ör. Google, Apple, Microsoft)
• Dijital tabela aracılığıyla görsel iletişimle e-posta aşırı yüklenmesini önleme

3. Görsel olun

Görseller, fikirleri atıştırmalık bir şekilde ifade eder.

Kim Garst, Boom Social CEO'su

Yaygın olarak alıntılanan bir istatistik, nüfusun %65'inin görsel öğrenenler olduğunu söylüyor, bu nedenle işyerinizde birçoğunun olma ihtimali var. Doğru yapıldığında, görseller bilgiyi sindirmesi kolay bir şekilde iletir ve metinden daha kalıcı bir izlenim bırakır. Poster basmak yerine dijitale geçmenizi öneririz: TV'leri ofislerinize monte edin ve bunları dönen bir görsel mesaj seçkisini görüntülemek için kullanın.

Ofisinizde görseller sergilemek için Enplug gibi amaca yönelik bulut tabanlı dijital bilgi ekranı yazılımını kullanmayı düşünün. Bu ekranlar, aşağıdakiler gibi bir dizi amaca hizmet edebilir:

• Ekibinizi şirket duyuruları, iş ilanları, satış ve pazarlama ölçümleri veya son dakika haberleri ve hava durumu gibi şirkete özgü olmayan bilgiler hakkında bilgilendirmek
• Hedefleri, başarıları veya motivasyonel alıntıları görüntüleyerek ekibinize ilham vermek
• Ekibinizi sosyal medya beslemeleri, canlı hashtag duvarları veya ekip fotoğrafları ile eğlendirmek

4. İletişimi eğlenceli hale getirin

İş yapmayı sevdiğim yolun temelinde eğlence var ve başından beri yaptığım her şeyin anahtarı bu oldu.

Richard Branson

Bir sebepten dolayı “iş” olarak adlandırıldığı ve eğlenceli olmaması gerektiği fikri geride kaldı. Aslında, PGi tarafından 2013 yılında yapılan bir anket, Y kuşağının %88'inin "eğlenceli ve sosyal bir çalışma ortamında" çalışmak istediğini ortaya koydu. Aynı şekilde, Z Kuşağı'nın %90'ı, insan bağlantısı için fırsatlar sunan iş yerlerine değer veriyor. İş eğlenceli olabilir ama aynı zamanda üretken olabilir ve buna şirket içi iletişim dahildir.

Örneğin, Enplug'ın Slack'te ekip üyelerinin tuhaf haberleri, komik YouTube videolarını ve eğlenceli buldukları her şeyi paylaşabilecekleri "rastgele" başlıklı bir kanalı vardır. Bir dostluk duygusu yaratırken çalışanların stres atmasının eğlenceli bir yolu.

5. Mümkün olduğunda metrikleri dahil edin

Ölçülen ve izlenen her şey gelişir.

Bob Parsons, Kurucu, GoDaddy

Şirketin nasıl performans gösterdiğini ölçebilmek ve görebilmek , ekibinizin çalışma etiği için harikalar yaratabilir. Metrikler, çalışanları şirketin mevcut ve geçmiş performansı, performans eğilimleri, ulaşılması gereken hedefler ve kaydedilen ilerleme hakkında bilgilendirmelidir. Ofisiniz genelinde metrikleri görüntülemek için dijital tabela kullanabilirsiniz. Şirket, departmanlar ve hatta bireyler için ölçümler göstererek ekibinizi farklı seviyelerde motive edin.

6. Büyük resmi gözden kaçırmayın

Daha yüksek bir amaca hitap etmek, herkesin bir araya gelmesine ve birlikte daha iyi çalışmasına yardımcı olur.

Fran Maier, Kurucu, Match.com

Spesifik, hedeflenen bilgileri iletmek harikadır, ancak şirketinizin kapsayıcı hedeflerini, misyonunu ve diğer kültür bileşenlerini kaçırma pahasına olabilir. Günlük konulara ek olarak, büyük fikirlerin çalışanlara hatırlatıldığından emin olun. Ekibinize büyük resmi hatırlatmak için vizyonunuzu e-postalara, dijital ekranlara veya dahili haber bültenlerine ekleyin. Sonuçta, onlardan daha büyük bir şeyin önemli bir parçası.

7. Geri bildirim ve fikirler için kanallar sağlayın

En iyi kültürü oluşturmak için gizli silahımız açık ve dürüst geri bildirimdir. Her ekip üyesi her gün HelloSign'daki hayatımıza katkıda bulunur, bu nedenle neyin işe yaradığını ve daha da önemlisi neyin işe yaramadığını bilmek bizim için çok önemlidir, böylece sürekli olarak gelişebiliriz.

Gina Lau, Ekip Operasyonları, HelloSign

İngilizce'de abcdef harflerini içeren en kısa kelimenin "feedback" olduğunu biliyor muydunuz? Bu ilginç gerçeğin yanı sıra geribildirim, herhangi bir şirketin hayatta kalması ve başarısı için hayati önem taşır. Bu, elbette müşterilerden gelen geri bildirimleri ve aynı zamanda çalışan geri bildirimlerini de içerir.

Bir düşüncenin veya fikrin asla ifade edilmediği takdirde değeri nedir? Ekibinizin iş yeri, mevcut ürün, gelecekteki potansiyel ürünler veya bir bütün olarak şirket hakkında geri bildirim vermesi ve fikir paylaşması için kanallar sağladığınızdan emin olun. Bir şirket forumu, şirket sohbet yazılımınızdaki belirlenmiş bir kanal, ofiste beyaz tahta veya bulut tabanlı bir hizmet olabilir. Bu kanallar olmadan, hiçbir şirketin kaybetmeyi göze almaması gereken parlak fikirler ve faydalı eleştiriler gözden kaçabilir.

8. Departmanlar arası iletişimi ve işbirliğini teşvik edin

Etkili iletişim, kişilerarası, grup içi, grup içi, organizasyonel veya dış düzeyde olsun, profesyonel başarının temel bir bileşenidir.

Mike Myatt, Kurucu ve Yönetim Kurulu Başkanı, N2Growth

İç iletişim hedeflerinizden biri çalışanlarınızın birbirinden öğrenmesini sağlamaksa, departmanlar arası iletişim çok önemlidir. Farklı departmanlar arasında iletişim kurmalarını, işbirliği yapmalarını ve içgörüleri paylaşmalarını sağlamak için bir Soru-Cevap oturumu veya özel bir toplantı düzenleyin. Örneğin Enplug, çalışanların kendi ekiplerinden başka bir ekibe soru sorabilecekleri düzenli departman Soru-Cevap oturumları düzenler. Öğrenilenlere ek olarak, bölümlerin birbirinden izole hissetmesini engeller.

9. Aşırı iletişimden kaçının

Etkili iç iletişim insanları sadece birbirine bağlamakla kalmaz, aynı zamanda doğru zamanda doğru bilgi ile de bağlantı kurar.

Marijn Deurloo, CEO, imgZine

İnternet çağı bize her zamankinden daha fazla bilgiye ve anında yazışmaya erişim sağladı, bu hem bir nimet hem de bir lanet olabilir. Dahili iletişimle, daha azının daha fazla olduğunu düşünün. İşleri basit, kısa ve öz tutun. Dahili bülteninizi daha seyrek göndermeyi veya daha az ölçüm göstermeyi düşünün. Doğru zamanda doğru kişilere doğru bilgiyi göndermeye odaklanın. Ekibiniz size teşekkür edecek.

10. Sadece bilgilendirmekle kalmayın – eyleme ilham verin

Rekabetçi ve başarılı kalmak isteyen şirketler, iş arkadaşlarını dahil etmelerini, motive etmelerini ve onlara ilham vermelerini sağlamalıdır.

Viktoria Tegard, Virgin Atlantic Airways İç İletişim Başkanı

Her şeyden önce ekibinizi bilgilendirmeniz gerekir, ancak iç iletişim uygulamalarınız nihayetinde eyleme geçmelidir. Virgin Atlantic'ten Viktoria Tegard'ın yukarıdaki alıntıda ima ettiği gibi, iç iletişim ekibinizi her şeyin ötesine geçmeleri için içermeli , motive etmeli ve ilham vermelidir.

Bunu şu şekilde yapabilirsiniz:

• Mesajlara harekete geçirici mesajlar ekleme
• Motivasyonel alıntılar, şirketinizin misyon ve hedefleri vb.
• Belirli başarılar için bireyleri veya ekipleri ödüllendirmeyi teklif etmek

11. İletişim hatlarını açın

İletişim her zaman yukarıdan aşağıya modeli izleyemez. Günümüz iş dünyasında bilginin akışkanlığı ile liderlerin usta dinleyiciler olmaları gerekir; almaları ve göndermeleri gerekir.

Joseph Badaracco, İşletme Etiği Profesörü, Harvard Business School

“Açık kapı politikanızı” fiziksel ofis alanınızla sınırlamayın. İç iletişim sisteminiz, herhangi bir çalışanın üst yönetim de dahil olmak üzere şirketteki bir başkasıyla iletişim kurmasını kolaylaştırmalıdır. İletişim hatlarını bu şekilde açtığınızda, ekip üyeleri korkmak yerine birbirleriyle konuşmaktan memnuniyet duyacaktır. İster büyük bir şirket, ister yeni kurulmuş bir şirket olun, bu iç iletişim uygulaması boşlukları doldurur ve çalışanlar arasında anlayışlı, dürüst ilişkiler kurulmasına yardımcı olur.

12. Şeffaflığı koruyun

“Şeffaflık bir zihniyet değişikliği olarak başlar.”

– Kevan Lee, İçerik Oluşturucu, Tampon

Buffer'dan Kevan Lee'nin yukarıda belirttiği gibi, şeffaflık sadece bir politikadan daha fazlasıdır, bir zihniyettir. Şeffaflık, güven, hesap verebilirlik ve açık diyaloğu beslediği için iç iletişiminiz için çok önemlidir. Ekibiniz bazı konularda karanlıkta kaldıklarını hissediyorsa, bu konularda soru sormaktan ve düşüncelerini paylaşmaktan korkabilirler. Elbette tüm bilgiler herkese açık hale getirilemez, ancak en azından bir miktar şeffaflığı sürdürmek, şirketinizdeki uyum ve uyum üzerinde muazzam etkilere sahip olabilir.

13. Şirketle ilgili sosyal medya kullanımını teşvik edin

Aslında işyerinde sosyal medyayı kullanmamak, telefon veya e-posta kullanmamak kadar mantıklı gelmeye başladı.

Ryan Holmes, Hootsuite'in Kurucusu ve CEO'su

Ne düşündüğünüzü biliyoruz: "Sosyal medyanın iş yerinde yeri yoktur." Ancak, ya size bunun bazı yönlerden teşvik edilmesi gerektiğini söylesek? Ekibinizin Facebook, Twitter, Instagram vb. üzerinde ofiste çalışırken ve eğlenirken çekilmiş fotoğraflarını paylaşmasını sağlayın ve resmi şirket sayfasını etiketleyin. Sadece çalışan bağlılığı ve morali için değil, aynı zamanda şirkete teşhir ve kim olduğunuzu ve ne yaptığınızı yansıtmak için de harikadır.

14. Sektör haberlerini, trendleri ve öngörüleri paylaşın

İnsanlara bilgi vermezseniz, boşluğu dolduracak bir şeyler uydururlar.

Carla O'Dell, CEO, Amerikan Verimlilik ve Kalite Merkezi

Ekibiniz sadece bir şirketin parçası değil, bir endüstrinin parçası. CEO'nuzdan web tasarımcınıza kadar tüm ekip üyeleri sektördeki en son gelişmelerden haberdar olmalıdır. Haberleri, piyasa trendlerini, fikir yazılarını ve sektörle ilgili diğer tanıtım yazılarını birbirleriyle paylaşmaya teşvik edin. #6'ya benzer şekilde, ekibinizin kendilerinden daha büyük bir şeye katkıda bulunuyormuş gibi hissetmesini ve güçlü motive ediciler olan değişimin aracıları olduklarını hissetmesini istersiniz.

15. Başarıyı takdir etmek ve övmek için şirket içi iletişimi kullanın

Tanıma kıt bir kaynak değildir. Onu kullanamaz veya tüketemezsiniz.

Susan M. Heathfield, İK Uzmanı, About.com

En ufak bir övgü, özellikle çalışanların kendilerini değerli ve takdir görmek istedikleri bir çağda, uzun bir yol kat edebilir. Amerikan Psikoloji Derneği tarafından 2012 yılında yapılan bir anket, değerli hisseden çalışanların "daha yüksek düzeyde katılım, memnuniyet ve motivasyon" rapor ettiğini, bu nedenle kesinlikle yatırım yapmaya değer bir şey olduğunu buldu. Sohbet yazılımınız aracılığıyla bireysel veya departman başarılarını duyurmak kadar basit olabilir. , dahili haber bülteni veya diğer kanallar. Bu en iyi uygulama, yalnızca çalışanın morali için değil, aynı zamanda şirketinizin üretkenliği ve büyümesi için de faydalıdır.

16. Kişilere sahip müşteri merkezli bir ekip oluşturun

Ekip üyelerinin müşterilere odaklanmasına yardımcı olmanın en iyi yolu? Müşterileri hayata geçirin.

Alison Davis, CEO ve Kurucu, Davis & Company

Alison, çalışanlarınızı müşterilerle uyumlu hale getirmek için en iyi şirket içi iletişim uygulamalarını kullanmanızı önerir. İzledikleri TV şovları (Walking Dead veya Downton Abbey?) ve tercih ettikleri atıştırmalıklar (edamame veya sığır sarsıntısı?) dahil olmak üzere fotoğraflar, demografi, beğeniler ve hoşlanmadıkları şeylerle birlikte tipik müşterilerin profillerini oluşturun. Bu şekilde müşteriler canlı, somut ve akılda kalıcı hale geliyor.” Bu kişileri sık sık ekibinizle paylaşın - konuşmalarda, haber bültenlerinde ve hatta ofislerinizde dijital tabelaları kullanarak.

17. Çalışan kaynaklarını ve eğitimini teşvik edin

Çalışanlar, şirketlerinin kişisel ve mesleki gelişimlerine kendileri kadar yatırım yaptığını bilmek ister. Çalışanlarınızın harika fırsatları kaçırmamaları için şirketinizin hangi kaynakları sağladığını bildirin.

Belen Aleman, Öğrenme ve Gelişim Programı Müdürü, Meltwater San Francisco

Dahili iletişimleriniz, çalışanlar için hangi faydaların ve kaynakların mevcut olduğunu sürekli olarak aktarmalıdır. Bu, temel sağlık sigortası ve 401K planlarından şirket sponsorluğundaki seminerlere, tesis dışı eğitim fırsatlarına ve kariyer geliştirme atölyelerine kadar her şeyi içerebilir. Haberi almak için e-posta, sohbet, dijital bilgi ekranı, dahili bloglar veya yüz yüze ekip toplantılarının bir kombinasyonunu kullanın. Çalışanlarınızı şirketiniz aracılığıyla kendi kişisel ve mesleki gelişimlerine yatırım yapmaya teşvik ederek, uzun vadede herkes fayda sağlar.

Öğrenme hedefleri, yöneticilerinin yardımıyla bireyler tarafından da resmileştirilebilir. Oradan, açık toplantılar veya düzenli öğrenme senkronizasyonları gibi etkinlikler kurulabilir. Öğrenme senkronizasyonları, size öğrenme hedeflerine yönelik bir şeyler sunabilecek herkesle gerçekleşir. Bir yönetici olarak, ekip üyelerinizi bu senkronizasyonlarda gayri resmi koçluk veya mentorluk sunabilecek kişilerle tanıştırabilirsiniz. Bu öğrenme senkronizasyonları, kitap kulübü gibi bir şey şeklini de alabilir. İnsanların ilgilendiği faydalı kitapların ve konuların sürekli bir listesine sahip olun ve öğrendiklerinizi daha geniş bir şirket hedef kitlesiyle paylaşmak için belgeleyin.

Açık toplantılar, özellikle ekipler farklı coğrafyalara dağılmışsa, resmi olmayan tartışmalar için de harika olabilir. SoundCloud, herkesin şirketin intranetinde duyurabileceği ve kurabileceği açık alanlara sahiptir. Biçim, ekiplerin sık etkileşimde bulunmayabilecekleri diğer ekiplerle içgörüleri iletebildiği esnektir. Tasarım ekipleri heyecan duydukları prototipleri pazarlama ekibiyle paylaşabilir ve bu prototipler yaklaşan bir lansman için faydalı olabilir veya belki veri ekibi bir segmentle ilgili bazı ilginç nitelikler keşfetmiş olabilir, ürün ekibine gerçekten yardımcı olabilir.

18. Bir Pazarlamacı gibi düşünün

“Çalışan iletişimcilerinin pazarlamacılar gibi düşünmeye başlamalarının, doğru bilgiyi doğru zamanda doğru kanaldan doğru çalışana iletmenin zamanı geldi.”

— Shel Holtz, iç iletişim direktörü ve savunucusu

Bazen çalışan iletişimi, reklam, pazarlama ve halkla ilişkiler tarafından geride bırakılan bütçe kırıntılarını almak sonradan akla gelen bir düşünce gibi geliyor. En göze çarpan örneklerden biri, dahili iletişimler için gelişmiş araçların eksikliğidir. Pazarlamadaki meslektaşlarımız, mesajları ve bilgileri çeşitli kriterlere göre bireylere hedefleyebilir, ancak çalışanlara gönderilenlerin çoğu tek bedendir.

Evolved Media CEO'su Dan Woods'un dediği gibi, “Spotify ne dinlediğimizi biliyor. Netflix ne izleyeceğimizi tahmin edebilir. Uber bizi tam olarak ne zaman ve nereden alacağını biliyor. Tüm bu araçlar iş dışı hayatımızı kolaylaştırıyor. Öyleyse neden hala çalışanlarla iletişim kurmak için eski yöntemlere güveniyoruz?”

Çalışanların neye ve ne zaman ihtiyaç duyduklarını bilmek için verileri kullanmalıyız. En az on yıl önce, IBM'in intranet ana sayfasında, bireysel çalışanın o gün ne yaptığı hakkında bilgiler ve çalışanın bunu yapmasına yardımcı olmak için kaynaklara bağlantı veriliyordu. Günümüzde bu tür bir iletişim, ilgili içeriği doğru çalışanlara hedeflememizi sağlayan verilerle birlikte birçok kanalda son derece kolay olmalıdır.

Ancak, bu tür bir deneyimi çalışanlara sunmak için gerekli bütçeyi alacaksak, konsepti liderliğe satmamız gerekiyor. Eski intraneti yeniden başlatmak onu kesmez. Pazarlamadaki arkadaşlarımızın müşterilerle benimsediği kişiselleştirilmiş çalışan iletişimine aynı yaklaşımı benimsemeyi taahhüt etmeliyiz.

***

Enplug Hakkında

Dünyanın dört bir yanındaki dahili iletişimciler, ofislerindeki TV ekranlarını görsel, etkileşimli iletişim araçlarına dönüştürmek için Enplug kullanıyor. Duyurular ve çalışan tanımadan sosyal medya ve haber akışlarına, ölçüm panoları ve konferans odası takvimlerine kadar, Enplug herhangi bir kuruluş için yeterince güçlüdür ve kullanımı kolaydır.