18 Estrategias de Comunicación Interna para 2021

Actualizado en enero de 2021.

La forma en que comunicas un mensaje es tan importante como el mensaje mismo. Cuando se trata de comunicaciones internas, esto ciertamente es cierto. La cultura empresarial puede brindarle a su organización una gran ventaja estratégica en estos tiempos cambiantes. Pero en qué consiste su cultura (objetivos, valores y prácticas) debe transmitirse de manera efectiva de acuerdo con las mejores prácticas si los empleados van a entenderlo y actuar en consecuencia. Por lo tanto, es esencial concentrarse no solo en lo que está comunicando, sino también en cómo lo está comunicando.

En 2021 es hora de implementar nuevas tácticas que puedan mejorar su estrategia de comunicaciones internas y hacer que su equipo esté conectado, comprometido y motivado. Las 18 mejores prácticas de comunicación interna a continuación lo ayudarán a hacer precisamente eso.

1. Visualice, elabore estrategias y planifique las comunicaciones

Las buenas ideas necesitan una buena estrategia para realizar su potencial.

Reid Hoffman, fundador, LinkedIn

¿Qué quiere que la comunicación interna haga por su equipo y su empresa? ¿Cómo llegarás allí? ¿Dónde se encuentra en este momento y qué necesita mejorar? ¿Qué tan pronto le gustaría alcanzar sus metas?

Antes que nada, utilice sus respuestas a este tipo de preguntas para crear una estrategia y/o plan de comunicación interna. La forma en que lo presenta depende de usted: hágalo tan simple o elaborado, general o específico como desee. Una estrategia bien formulada debería mantenerlo encaminado y hacerlo más eficiente para alcanzar el éxito en las comunicaciones internas. Como mínimo, le dará una idea de por dónde empezar.

2. Utiliza las herramientas de comunicación adecuadas

Soy un gran creyente de que cualquier herramienta que mejore la comunicación tiene efectos profundos en términos de cómo las personas pueden aprender unas de otras.

- Bill Gates

Su equipo está ocupado, por lo que lo último que necesitan es un sistema de comunicaciones interno molesto y lleno de fricciones. Afortunadamente, el creciente enfoque en las mejores prácticas de comunicación interna ha traído numerosos programas de software que lo hacen simple e indoloro. Mantenlo así para asegurarte de que tus empleados participen y realmente lo disfruten.

Las herramientas que fomentan las mejores prácticas de comunicación interna incluyen:

• Implementación de software de chat empresarial como Slack, Microsoft Teams o Google Hangouts
• Usar tecnología en la nube como Google Drive siempre que sea posible
• Usar una plataforma para todo su correo electrónico, calendarios, documentos, etc. (por ejemplo, Google, Apple, Microsoft)
• Evitar la sobrecarga de correo electrónico con comunicaciones visuales a través de señalización digital

3. Sé visual

Las imágenes expresan ideas de una manera que se puede picar.

Kim Garst, directora ejecutiva de Boom Social

Una estadística comúnmente citada dice que el 65% de la población son aprendices visuales, por lo que es probable que haya muchos de ellos en su lugar de trabajo. Cuando se hace correctamente, las imágenes transmiten información de una manera fácil de digerir y tienen una impresión más duradera que el texto. En lugar de imprimir carteles, recomendamos pasar a lo digital: instale televisores en sus oficinas y utilícelos para mostrar una selección rotativa de mensajes visuales.

Considere usar un software de señalización digital basado en la nube especialmente diseñado, como Enplug, para mostrar imágenes en su oficina. Estas pantallas pueden servir para una variedad de propósitos, tales como:

• Informar a su equipo sobre anuncios de la empresa, ofertas de trabajo, métricas de ventas y marketing o información no específica de la empresa, como noticias de última hora y el clima.
• Inspirando a su equipo mostrando metas, logros o citas motivacionales
• Entretener a su equipo con feeds de redes sociales, paredes de hashtags en vivo o fotos del equipo

4. Haz que las comunicaciones sean entretenidas

La diversión está en el centro de la forma en que me gusta hacer negocios, y ha sido la clave de todo lo que he hecho desde el principio.

ricardo branson

Atrás quedó la noción de que se llama "trabajo" por una razón y no se supone que sea divertido. De hecho, una encuesta de 2013 realizada por PGi encontró que el 88 % de los millennials quieren trabajar en un “ambiente de trabajo social y divertido”. Asimismo, el 90 % de la Generación Z valora los lugares de trabajo que ofrecen oportunidades para la conexión humana. El trabajo puede ser divertido pero también productivo, y eso incluye las comunicaciones internas.

Por ejemplo, Enplug tiene un canal en Slack titulado "aleatorio" donde los miembros del equipo pueden compartir noticias extravagantes, videos divertidos de YouTube y cualquier otra cosa que encuentren divertida. Es una forma divertida para que los trabajadores se desahoguen mientras construyen un sentido de camaradería.

5. Incluye métricas siempre que sea posible

Todo lo que se mide y se vigila, mejora.

Bob Parsons, Fundador, GoDaddy

Ser capaz de cuantificar y ver cómo se está desempeñando la empresa puede hacer maravillas para la ética de trabajo de su equipo. Las métricas deben informar a los empleados sobre el desempeño actual y pasado de la empresa, las tendencias en el desempeño, las metas a alcanzar y el progreso realizado. Puede utilizar la señalización digital para mostrar métricas en toda su oficina. Motiva a tu equipo en diferentes niveles mostrando métricas para la empresa, los departamentos o incluso las personas.

6. No pierdas de vista el panorama general

Apelar a un propósito superior ayuda a que todos se unan y trabajen mejor juntos.

Fran Maier, Fundador, Match.com

Comunicar información específica y dirigida es fantástico, pero puede ser a expensas de no cumplir con los objetivos generales, la misión y otros componentes de la cultura de su empresa. Además de los asuntos diarios, asegúrese de comunicar grandes ideas para que los empleados las recuerden. Incluya su visión en correos electrónicos, pantallas digitales o boletines internos para recordarle a su equipo el panorama general. Después de todo, son una parte importante de algo más grande que ellos.

7. Proporcione canales para comentarios e ideas

Nuestra arma secreta para construir la mejor cultura es la retroalimentación abierta y honesta. Cada miembro del equipo contribuye a nuestra vida en HelloSign, todos los días, por lo que es crucial para nosotros saber qué funciona y, lo que es más importante, qué no funciona para que podamos mejorar constantemente.

Gina Lau, operaciones de equipo, HelloSign

¿Sabías que “feedback” es la palabra más corta en inglés que contiene las letras abcdef? Aparte de este hecho interesante, la retroalimentación es vital para la supervivencia y el éxito de cualquier empresa. Esto incluye los comentarios de los clientes, por supuesto, pero también los comentarios de los empleados .

¿Cuál es el valor de un pensamiento o idea si nunca se expresa? Asegúrese de proporcionar canales para que su equipo brinde comentarios y comparta ideas, ya sea sobre el lugar de trabajo, el producto actual, los posibles productos futuros o la empresa en su conjunto. Podría ser un foro de la empresa, un canal designado dentro del software de chat de su empresa, una pizarra en la oficina o un servicio basado en la nube. Sin estos canales, se pueden perder ideas brillantes y críticas útiles que ninguna empresa debería permitirse perder.

8. Fomentar la comunicación y colaboración entre departamentos

La comunicación efectiva es un componente esencial del éxito profesional, ya sea a nivel interpersonal, intergrupal, intragrupal, organizacional o externo.

Mike Myatt, fundador y presidente de N2Growth

Si uno de sus objetivos de comunicación interna es lograr que sus empleados aprendan unos de otros, entonces la comunicación interdepartamental es clave. Organice una sesión de preguntas y respuestas o una reunión especial entre diferentes departamentos para que se comuniquen, colaboren y compartan información. Enplug, por ejemplo, organiza sesiones periódicas de preguntas y respuestas departamentales en las que los empleados pueden hacer preguntas a un equipo que no sea el suyo. Además de lo que se aprende, evita que los departamentos se sientan aislados unos de otros.

9. Evita la sobrecarga de comunicación

La comunicación interna efectiva no solo conecta a las personas entre sí, sino también con la información adecuada en el momento adecuado.

Marijn Deurloo, CEO, imgZine

La era de Internet nos ha dado acceso a más información y correspondencia instantánea que nunca, lo que puede ser tanto una bendición como una maldición. Con las comunicaciones internas, piense que menos es más. Mantenga las cosas simples, breves y al grano. Considere enviar su boletín interno con menos frecuencia o mostrar menos métricas. Concéntrese en enviar la información adecuada a las personas adecuadas en el momento adecuado. Tu equipo te lo agradecerá.

10. No se limite a informar: inspire a la acción

Las empresas que quieren seguir siendo competitivas y exitosas deben asegurarse de involucrar, motivar e inspirar a sus colegas.

Viktoria Tegard, Jefa de Comunicaciones Internas, Virgin Atlantic Airways

En primer lugar, es necesario informar a su equipo, pero sus prácticas de comunicación interna deberían conducir en última instancia a la acción. Como Viktoria Tegard de Virgin Atlantic alude en la cita anterior, las comunicaciones internas deben involucrar, motivar e inspirar a su equipo para ir más allá.

Puedes hacerlo por:

• Incluir llamadas a la acción en los mensajes
• Compartir citas motivacionales, la misión y los objetivos de su empresa, etc.
• Ofrecimiento de recompensar a individuos o equipos por ciertos logros

11. Abre las líneas de comunicación

La comunicación no siempre puede seguir el modelo de arriba hacia abajo. Con la fluidez de la información en los negocios de hoy, los líderes deben ser oyentes magistrales; necesitan poder recibir así como enviar.

Joseph Badaracco, Profesor de Ética Empresarial, Escuela de Negocios de Harvard

No limite su “política de puertas abiertas” al espacio físico de su oficina. Su sistema de comunicaciones internas debe facilitar que cualquier empleado se comunique con otro en la empresa, incluida la alta gerencia. Cuando abre las líneas de comunicación de esta manera, los miembros del equipo se sentirán bienvenidos a hablar entre ellos en lugar de sentirse intimidados. Ya sea que sea una gran corporación o una empresa nueva, esta práctica de comunicaciones internas cierra las brechas y ayuda a construir relaciones receptivas y honestas entre los empleados.

12. Mantén la transparencia

“La transparencia comienza como un cambio de mentalidad”.

– Kevan Lee, Creador de contenido, Buffer

Como afirma Kevan Lee en Buffer anteriormente, la transparencia es más que una política, es una forma de pensar. La transparencia es crucial para sus comunicaciones internas porque genera confianza, responsabilidad y diálogo abierto. Si su equipo siente que no saben nada sobre ciertos asuntos, es posible que tengan miedo de hacer preguntas y compartir sus opiniones sobre esos asuntos. Por supuesto, no toda la información puede estar disponible para todos, pero mantener al menos cierta transparencia puede tener efectos tremendos en la armonía y la relación dentro de su empresa.

13. Fomentar el uso de las redes sociales relacionado con la empresa

De hecho, no usar las redes sociales en el lugar de trabajo está empezando a tener tanto sentido como no usar el teléfono o el correo electrónico.

Ryan Holmes, fundador y director ejecutivo de Hootsuite

Sabemos lo que puede estar pensando: "Las redes sociales no tienen cabida en el lugar de trabajo". Sin embargo, ¿qué pasaría si le dijéramos que en realidad debería fomentarse de alguna manera? Haga que su equipo comparta fotos de ellos mismos trabajando y divirtiéndose en la oficina en Facebook, Twitter, Instagram, etc., y etiquete la página oficial de la empresa. No solo es excelente para el compromiso y la moral de los empleados, sino también para la exposición de la empresa y para poner una cara sobre quién es usted y lo que hace.

14. Comparta noticias, tendencias y conocimientos de la industria

Si no le das información a la gente, inventarán algo para llenar el vacío.

Carla O'Dell, Directora Ejecutiva, Centro Estadounidense de Productividad y Calidad

Tu equipo no es solo parte de una empresa, es parte de una industria. Todos los miembros del equipo deben mantenerse actualizados sobre las últimas novedades de la industria, desde su director ejecutivo hasta su diseñador web. Anímelos a compartir noticias, tendencias del mercado, artículos de opinión y otros anuncios publicitarios relacionados con la industria entre ellos. Al igual que en el n. ° 6, desea que su equipo sienta que está contribuyendo a algo más grande que ellos mismos y que son agentes de cambio, que son poderosos motivadores.

15. Utilice las comunicaciones internas para reconocer y elogiar el éxito

El reconocimiento no es un recurso escaso. No puedes agotarlo o quedarte sin él.

Susan M. Heathfield, experta en recursos humanos, About.com

La más mínima cantidad de elogios puede ser muy útil, especialmente en una época en la que los empleados quieren sentirse valorados y apreciados. Una encuesta de 2012 realizada por la Asociación Estadounidense de Psicología encontró que los empleados que se sienten valorados informan "mayores niveles de compromiso, satisfacción y motivación", por lo que definitivamente es algo en lo que vale la pena invertir. Puede ser tan simple como anunciar éxitos individuales o departamentales a través de su software de chat. , boletín interno u otros canales. Esta mejor práctica es beneficiosa no solo para la moral de los empleados, sino también para la productividad y el crecimiento de su empresa.

16. Crea un equipo centrado en el cliente con personas

¿La mejor manera de ayudar a los miembros del equipo a concentrarse en los clientes? Haz que los clientes cobren vida.

Alison Davis, CEO y fundadora, Davis & Company

Alison sugiere utilizar las mejores prácticas de comunicación interna para alinear a sus empleados con los clientes. Cree “perfiles de clientes típicos, completos con fotos, datos demográficos, gustos y disgustos, incluidos los programas de televisión que ven (¿Walking Dead o Downton Abbey?) y los refrigerios que prefieren (¿edamame o carne seca?). De esa manera, los clientes se vuelven vívidos, tangibles y lo más importante”. Comparta estas personas con frecuencia con su equipo, en conversaciones, boletines o incluso utilizando señalización digital en sus oficinas.

17. Fomentar los recursos y la formación de los empleados

Los empleados quieren saber que su empresa está tan comprometida con su desarrollo personal y profesional como ellos. Comunique qué recursos proporciona su empresa para que los empleados no se pierdan oportunidades fantásticas.

Belen Aleman, Gerente del Programa de Aprendizaje y Desarrollo, Meltwater San Francisco

Sus comunicaciones internas deben transmitir constantemente qué beneficios y recursos están disponibles para los empleados. Esto podría incluir todo, desde seguros de salud básicos y planes 401K hasta seminarios patrocinados por la empresa, oportunidades de capacitación fuera del sitio y talleres de desarrollo profesional. Use una combinación de correo electrónico, chat, señalización digital, blogs internos o reuniones de equipo en persona para correr la voz. Al alentar a los empleados a invertir en su propio desarrollo personal y profesional a través de su empresa, todos se benefician a largo plazo.

Las metas de aprendizaje también pueden ser formalizadas por individuos con la ayuda de sus gerentes. A partir de ahí, se pueden configurar actividades como jornadas de puertas abiertas o sincronizaciones regulares de aprendizaje. Las sincronizaciones de aprendizaje ocurren con cualquier persona que pueda ofrecerle algo hacia sus objetivos de aprendizaje. Como gerente, puede presentar a los miembros de su equipo a aquellos que pueden ofrecer algún tipo de orientación o tutoría informal en estas sincronizaciones. Estas sincronizaciones de aprendizaje también pueden tomar la forma de algo así como un club de lectura. Tenga una lista actualizada de libros y temas útiles en los que la gente esté interesada y documente los aprendizajes para compartirlos con una audiencia más amplia de la empresa.

Las jornadas de puertas abiertas también pueden ser excelentes para discusiones informales, especialmente si los equipos están distribuidos en diferentes geografías. SoundCloud tiene jornadas de puertas abiertas que cualquiera puede anunciar y configurar en la intranet de la empresa. El formato es flexible donde los equipos pueden comunicar ideas con otros equipos con los que no interactúan con frecuencia. Los equipos de diseño pueden compartir prototipos que les entusiasman con el equipo de marketing que pueden ser útiles para un próximo lanzamiento, o tal vez el equipo de datos haya descubierto algunas cualidades interesantes sobre un segmento que realmente pueden ayudar al equipo de producto.

18. Piensa como un vendedor

“Es hora de que los comunicadores de los empleados comiencen a pensar como especialistas en marketing, brindando la información correcta al empleado correcto en el momento correcto a través del canal correcto”.

— Shel Holtz, directora de comunicaciones internas y defensora

A veces, la comunicación de los empleados se siente como una ocurrencia tardía: obtener las migajas del presupuesto que dejan la publicidad, el marketing y las relaciones públicas. Uno de los ejemplos más evidentes es la falta de herramientas sofisticadas para las comunicaciones internas. Nuestros colegas de marketing pueden dirigir mensajes e información a individuos en función de una variedad de criterios, pero la mayor parte de lo que se envía a los empleados es de talla única.

Como dice Dan Woods, director ejecutivo de Evolved Media, “Spotify sabe lo que escuchamos. Netflix puede predecir lo que veremos. Uber sabe exactamente cuándo y dónde recogernos. Todas estas herramientas facilitan nuestra vida no laboral. Entonces, ¿por qué seguimos confiando en métodos anticuados para comunicarnos con los empleados?

Tenemos que usar datos para saber qué necesitan los empleados y cuándo lo necesitan. Hace al menos una década, la página de inicio de la intranet de IBM presentaba información sobre lo que el empleado individual estaba haciendo ese día y enlaces a recursos para ayudar al empleado a hacerlo. Hoy en día, este tipo de comunicación debería ser absolutamente fácil a través de muchos canales, con los datos que nos permiten dirigir el contenido relevante a los empleados adecuados.

Sin embargo, necesitamos vender el concepto al liderazgo, si vamos a obtener el presupuesto necesario para brindar este tipo de experiencia a los empleados. Relanzar la antigua intranet no será suficiente. Tenemos que comprometernos a adoptar el mismo enfoque de comunicación personalizada con los empleados que nuestros amigos en marketing adoptan con los clientes.

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Acerca de Enplug

Los comunicadores internos de todo el mundo están utilizando Enplug para convertir las pantallas de televisión de sus oficinas en herramientas de comunicación visuales e interactivas. Desde anuncios y reconocimiento de empleados hasta redes sociales y fuentes de noticias, paneles de métricas y calendarios de salas de conferencias, Enplug es lo suficientemente potente para cualquier empresa y fácil de usar.