18 Strategi Komunikasi Internal Tahun 2021

Diperbarui Januari 2021.

Bagaimana Anda mengomunikasikan pesan sama pentingnya dengan pesan itu sendiri. Dalam hal komunikasi internal, ini tentu benar. Budaya perusahaan dapat memberi organisasi Anda keuntungan strategis utama di masa yang berubah ini. Tapi apa yang terdiri dari budaya Anda – tujuan, nilai, dan praktik – harus ditransmisikan secara efektif sesuai dengan praktik terbaik jika karyawan ingin memahami dan menindaklanjutinya. Oleh karena itu, penting untuk tidak hanya fokus pada apa yang Anda komunikasikan tetapi juga bagaimana Anda mengomunikasikannya.

Pada tahun 2021, saatnya menerapkan taktik baru yang dapat meningkatkan strategi komunikasi internal Anda dan membuat tim Anda terhubung, terlibat, dan termotivasi. 18 praktik terbaik komunikasi internal di bawah ini akan membantu Anda melakukan hal itu.

1. Membayangkan, menyusun strategi & merencanakan komunikasi

Ide-ide yang baik membutuhkan strategi yang baik untuk mewujudkan potensi mereka.

Reid Hoffman, Pendiri, LinkedIn

Apa yang Anda ingin komunikasi internal lakukan untuk tim dan perusahaan Anda? Bagaimana Anda akan sampai di sana? Di mana posisinya sekarang, dan apa yang perlu diperbaiki? Seberapa cepat Anda ingin mencapai tujuan Anda?

Sebelum melakukan hal lain, gunakan jawaban Anda untuk jenis pertanyaan ini untuk membuat strategi dan/atau rencana komunikasi internal. Bagaimana Anda meletakkannya terserah Anda – buatlah sesederhana atau rumit, umum atau spesifik seperti yang Anda inginkan. Strategi yang dirumuskan dengan baik akan membuat Anda tetap di jalur dan membuat Anda lebih efisien dalam mencapai kesuksesan komunikasi internal. Paling tidak, itu akan memberi Anda gambaran tentang di mana untuk memulai.

2. Gunakan alat komunikasi yang tepat

Saya sangat percaya bahwa alat apa pun yang meningkatkan komunikasi memiliki efek mendalam dalam hal bagaimana orang dapat belajar satu sama lain.

- Bill Gates

Tim Anda sibuk, jadi hal terakhir yang mereka butuhkan adalah sistem komunikasi internal yang mengganggu dan penuh gesekan. Untungnya, meningkatnya fokus pada praktik terbaik komunikasi internal telah menghadirkan banyak program perangkat lunak yang membuatnya sederhana dan tidak menyakitkan. Tetap seperti itu untuk memastikan karyawan Anda berpartisipasi dan benar-benar menikmatinya.

Alat yang mendorong praktik terbaik komunikasi internal meliputi:

• Menerapkan perangkat lunak obrolan perusahaan seperti Slack, Microsoft Teams, atau Google Hangouts
• Menggunakan teknologi cloud seperti Google Drive bila memungkinkan
• Menggunakan satu platform untuk semua email, kalender, dokumen, dll. (mis. Google, Apple, Microsoft)
• Menghindari email yang berlebihan dengan komunikasi visual melalui papan reklame digital

3. Jadilah visual

Visual mengekspresikan ide-ide dengan cara yang dapat dinikmati.

Kim Garst, CEO, Boom Social

Statistik yang sering dikutip mengatakan 65% populasi adalah pelajar visual, jadi kemungkinan ada banyak dari mereka di tempat kerja Anda. Jika dilakukan dengan benar, visual menyampaikan informasi dengan cara yang mudah dicerna dan memiliki kesan yang lebih bertahan lama daripada teks. Alih-alih mencetak poster, sebaiknya beralih ke digital: Pasang TV di kantor Anda dan gunakan untuk menampilkan pilihan pesan visual yang berputar.

Pertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak signage digital berbasis cloud yang dibuat khusus – seperti Enplug – untuk menampilkan visual di kantor Anda. Layar ini dapat melayani berbagai tujuan, seperti:

• Memberi tahu tim Anda tentang pengumuman perusahaan, lowongan pekerjaan, metrik penjualan dan pemasaran, atau informasi spesifik non-perusahaan seperti berita terkini dan cuaca
• Menginspirasi tim Anda dengan menampilkan tujuan, pencapaian, atau kutipan motivasi
• Menghibur tim Anda dengan umpan media sosial, dinding tagar langsung, atau foto tim

4. Jadikan komunikasi menghibur

Kesenangan adalah inti dari cara saya berbisnis, dan ini adalah kunci dari semua yang telah saya lakukan sejak awal.

Richard Branson

Hilang sudah anggapan bahwa itu disebut "bekerja" karena suatu alasan dan itu tidak seharusnya menyenangkan. Faktanya, survei tahun 2013 oleh PGI menemukan bahwa 88% milenial ingin bekerja di “lingkungan kerja yang menyenangkan dan sosial.” Demikian juga, 90% dari Generasi-Z menghargai tempat kerja yang menawarkan peluang untuk koneksi manusia. Pekerjaan bisa menyenangkan tetapi juga produktif, dan itu termasuk komunikasi internal.

Misalnya, Enplug memiliki saluran di Slack berjudul "acak" di mana anggota tim dapat berbagi berita aneh, video YouTube lucu, dan hal lain yang menurut mereka lucu. Ini adalah cara yang menyenangkan bagi para pekerja untuk mengeluarkan tenaga sambil membangun rasa persahabatan.

5. Sertakan metrik bila memungkinkan

Apa pun yang diukur dan diamati, meningkat.

Bob Parsons, Pendiri, GoDaddy

Mampu mengukur dan melihat bagaimana kinerja perusahaan dapat melakukan keajaiban bagi etos kerja tim Anda. Metrik harus memberi tahu karyawan tentang kinerja perusahaan saat ini dan masa lalu, tren kinerja, tujuan yang ingin dicapai, dan kemajuan yang dicapai. Anda dapat menggunakan signage digital untuk menampilkan metrik di seluruh kantor Anda. Motivasi tim Anda di berbagai level dengan menunjukkan metrik untuk perusahaan, departemen, atau bahkan individu.

6. Jangan lupakan gambaran besarnya

Menarik untuk tujuan yang lebih tinggi membantu semua orang bersatu dan bekerja lebih baik bersama-sama.

Fran Maier, Pendiri, Match.com

Mengkomunikasikan informasi yang spesifik dan ditargetkan adalah hal yang fantastis, tetapi hal itu dapat mengakibatkan hilangnya tujuan, misi, dan komponen budaya perusahaan Anda yang menyeluruh. Selain hal-hal sehari-hari, pastikan untuk mengomunikasikan ide-ide besar agar karyawan diingatkan tentangnya. Sertakan visi Anda dalam email, tampilan digital, atau buletin internal untuk mengingatkan tim Anda tentang gambaran yang lebih besar. Bagaimanapun, mereka adalah bagian penting dari sesuatu yang lebih besar dari mereka.

7. Sediakan saluran untuk umpan balik dan ide

Senjata rahasia kami untuk membangun budaya terbaik adalah umpan balik yang terbuka & jujur. Setiap anggota tim berkontribusi pada kehidupan kita di HelloSign, setiap hari, jadi sangat penting bagi kita untuk mengetahui apa yang berhasil dan yang lebih penting, apa yang tidak berfungsi sehingga kita dapat terus meningkat.

Gina Lau, Operasi Tim, HelloSign

Tahukah Anda bahwa "umpan balik" adalah kata terpendek dalam bahasa Inggris yang mengandung huruf abcdef? Selain fakta menarik ini, umpan balik sangat penting untuk kelangsungan hidup dan kesuksesan perusahaan mana pun. Ini termasuk umpan balik dari pelanggan, tentu saja, tetapi juga umpan balik karyawan .

Apa nilai sebuah pemikiran atau ide jika tidak pernah diungkapkan? Pastikan untuk menyediakan saluran bagi tim Anda untuk memberikan umpan balik dan berbagi ide, baik itu mengenai tempat kerja, produk saat ini, produk potensial masa depan, atau perusahaan secara keseluruhan. Ini bisa berupa forum perusahaan, saluran khusus dalam perangkat lunak obrolan perusahaan Anda, papan tulis di kantor, atau layanan berbasis cloud. Tanpa saluran-saluran ini, ide-ide cemerlang dan kritik yang bermanfaat dapat terlewatkan, yang tidak boleh disia-siakan oleh perusahaan mana pun.

8. Mendorong komunikasi dan kolaborasi lintas departemen

Komunikasi yang efektif merupakan komponen penting dari keberhasilan profesional apakah itu di tingkat interpersonal, antar kelompok, intra kelompok, organisasi, atau eksternal.

Mike Myatt, Pendiri dan Ketua, N2Growth

Jika salah satu tujuan komunikasi internal Anda adalah membuat karyawan Anda belajar satu sama lain, maka komunikasi lintas departemen adalah kuncinya. Adakan sesi tanya jawab atau pertemuan khusus antar departemen yang berbeda untuk membuat mereka berkomunikasi, berkolaborasi, dan berbagi wawasan. Enplug, misalnya, mengadakan sesi tanya jawab departemen reguler di mana karyawan dapat mengajukan pertanyaan kepada tim selain tim mereka sendiri. Selain apa yang dipelajari, itu membuat departemen tidak merasa terisolasi satu sama lain.

9. Hindari komunikasi yang berlebihan

Komunikasi internal yang efektif tidak hanya menghubungkan orang satu sama lain, tetapi juga dengan informasi yang tepat pada waktu yang tepat.

Marijn Deurloo, CEO, imgZine

Era internet telah memberi kita akses ke lebih banyak informasi dan korespondensi instan daripada sebelumnya, yang bisa menjadi berkah sekaligus kutukan. Dengan komunikasi internal, berpikir lebih sedikit lebih banyak. Buatlah hal-hal sederhana, singkat dan to the point. Pertimbangkan untuk lebih jarang mengirimkan buletin internal atau menampilkan lebih sedikit metrik. Fokus pada pengiriman informasi yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat. Tim Anda akan berterima kasih.

10. Jangan hanya menginformasikan – menginspirasi tindakan

Perusahaan yang ingin tetap kompetitif dan sukses perlu memastikan bahwa mereka melibatkan, memotivasi, dan menginspirasi rekan kerja.

Viktoria Tegard, Kepala Komunikasi Internal, Virgin Atlantic Airways

Penting untuk memberi tahu tim Anda terlebih dahulu dan terutama, tetapi praktik komunikasi internal Anda pada akhirnya harus mengarah pada tindakan. Seperti yang disinggung oleh Viktoria Tegard dari Virgin Atlantic dalam kutipan di atas, komunikasi internal harus melibatkan, memotivasi, dan menginspirasi tim Anda untuk melangkah lebih jauh.

Anda dapat melakukannya dengan:

• Menyertakan ajakan bertindak dalam pesan
• Berbagi kutipan motivasi, misi dan tujuan perusahaan Anda, dll.
• Menawarkan untuk menghargai individu atau tim untuk pencapaian tertentu

11. Buka jalur komunikasi

Komunikasi tidak selalu mengikuti model top-down. Dengan kelancaran informasi dalam bisnis saat ini, para pemimpin perlu menjadi pendengar yang ahli; mereka harus dapat menerima dan juga mengirim.

Joseph Badaracco, Profesor Etika Bisnis, Sekolah Bisnis Harvard

Jangan batasi "kebijakan pintu terbuka" Anda pada ruang kantor fisik Anda. Sistem komunikasi internal Anda harus memudahkan setiap karyawan untuk menghubungi orang lain di perusahaan, termasuk manajemen tingkat atas. Ketika Anda membuka jalur komunikasi dengan cara ini, anggota tim akan merasa dipersilakan untuk berbicara satu sama lain daripada terintimidasi. Baik Anda perusahaan besar atau pemula, praktik komunikasi internal ini menjembatani kesenjangan dan membantu membangun hubungan yang jujur ​​dan reseptif antar karyawan.

12. Pertahankan transparansi

“Transparansi dimulai sebagai perubahan pola pikir.”

– Kevan Lee, Pembuat Konten, Penyangga

Seperti Kevan Lee di Buffer menyatakan di atas, transparansi lebih dari sekedar kebijakan, itu adalah pola pikir. Transparansi sangat penting untuk komunikasi internal Anda karena hal itu melahirkan kepercayaan, akuntabilitas, dan dialog terbuka. Jika tim Anda merasa seolah-olah tidak tahu apa-apa tentang hal-hal tertentu, mereka mungkin takut untuk mengajukan pertanyaan dan berbagi pemikiran tentang hal-hal tersebut. Tidak semua informasi dapat tersedia untuk semua orang, tentu saja, tetapi menjaga setidaknya beberapa transparansi dapat memiliki efek luar biasa pada keharmonisan dan hubungan baik di dalam perusahaan Anda.

13. Mendorong penggunaan media sosial terkait perusahaan

Tidak menggunakan media sosial di tempat kerja, pada kenyataannya, mulai masuk akal sama seperti tidak menggunakan telepon atau email.

Ryan Holmes, Pendiri dan CEO, Hootsuite

Kami tahu apa yang mungkin Anda pikirkan: “Media sosial tidak memiliki tempat di tempat kerja.” Namun, bagaimana jika kami memberi tahu Anda bahwa itu sebenarnya harus didorong dalam beberapa cara? Mintalah tim Anda membagikan foto diri mereka bekerja dan bersenang-senang di kantor di Facebook, Twitter, Instagram, dll., dan beri tag pada halaman resmi perusahaan. Tidak hanya bagus untuk keterlibatan dan moral karyawan, tetapi juga untuk eksposur perusahaan dan menunjukkan siapa Anda dan apa yang Anda lakukan.

14. Bagikan berita, tren, dan wawasan industri

Jika Anda tidak memberikan informasi kepada orang-orang, mereka akan membuat sesuatu untuk mengisi kekosongan.

Carla O'Dell, CEO, Pusat Produktivitas dan Kualitas Amerika

Tim Anda bukan hanya bagian dari perusahaan, mereka adalah bagian dari industri. Semua anggota tim harus tetap mendapatkan informasi terbaru tentang industri, mulai dari CEO hingga desainer web Anda. Dorong mereka untuk berbagi berita, tren pasar, opini, dan uraian terkait industri lainnya satu sama lain. Mirip dengan #6, Anda ingin tim Anda merasa seolah-olah mereka berkontribusi pada sesuatu yang lebih besar dari diri mereka sendiri dan bahwa mereka adalah agen perubahan, yang merupakan motivator yang kuat.

15. Gunakan komunikasi internal untuk mengenali dan memuji kesuksesan

Pengakuan bukanlah sumber daya yang langka. Anda tidak dapat menggunakannya atau kehabisan.

Susan M. Heathfield, Pakar SDM, About.com

Pujian sekecil apa pun bisa sangat bermanfaat, terutama di zaman ketika karyawan ingin merasa dihargai dan dihargai. Sebuah survei tahun 2012 oleh American Psychological Association menemukan bahwa karyawan yang merasa dihargai melaporkan “tingkat keterlibatan, kepuasan, dan motivasi yang lebih tinggi”, jadi itu pasti sesuatu yang layak untuk diinvestasikan. Ini bisa sesederhana mengumumkan keberhasilan individu atau departemen melalui perangkat lunak obrolan Anda. , buletin internal, atau saluran lainnya. Praktik terbaik ini bermanfaat tidak hanya untuk moral karyawan tetapi juga untuk produktivitas dan pertumbuhan perusahaan Anda.

16. Buat tim yang berpusat pada pelanggan dengan persona

Cara terbaik untuk membantu anggota tim fokus pada pelanggan? Hidupkan pelanggan.

Alison Davis, CEO & Pendiri, Davis & Perusahaan

Alison menyarankan untuk menggunakan praktik terbaik komunikasi internal untuk menyelaraskan karyawan Anda dengan pelanggan. Buat “profil pelanggan biasa, lengkap dengan foto, demografi, suka, dan tidak suka—termasuk acara TV apa yang mereka tonton (Walking Dead atau Downton Abbey?) dan makanan ringan yang mereka sukai (edamame atau dendeng?). Dengan begitu, pelanggan menjadi jelas, nyata, dan top of mind.” Bagikan persona ini sesering mungkin dengan tim Anda – dalam percakapan, buletin, atau bahkan menggunakan papan nama digital di kantor Anda.

17. Mempromosikan sumber daya dan pelatihan karyawan

Karyawan ingin tahu bahwa perusahaan mereka berinvestasi dalam pengembangan pribadi dan profesional mereka sebagaimana adanya. Komunikasikan sumber daya yang disediakan perusahaan Anda sehingga karyawan tidak kehilangan peluang fantastis.

Belen Aleman, Manajer Program Pembelajaran & Pengembangan, Meltwater San Francisco

Komunikasi internal Anda harus secara konsisten menyampaikan manfaat dan sumber daya yang tersedia bagi karyawan. Ini dapat melibatkan segalanya, mulai dari asuransi kesehatan dasar dan rencana 401K hingga seminar yang disponsori perusahaan, peluang pelatihan di luar lokasi, dan lokakarya pengembangan karier. Gunakan kombinasi email, obrolan, papan nama digital, blog internal, atau rapat tim secara langsung untuk menyampaikan berita. Dengan mendorong karyawan untuk berinvestasi dalam pengembangan pribadi dan profesional mereka sendiri melalui perusahaan Anda, semua orang mendapat manfaat dalam jangka panjang.

Tujuan pembelajaran juga dapat diformalkan oleh individu dengan bantuan manajer mereka. Dari sana, kegiatan seperti open house atau sinkronisasi pembelajaran reguler dapat diatur. Sinkronisasi pembelajaran terjadi dengan siapa saja yang dapat menawarkan sesuatu kepada Anda untuk mencapai tujuan pembelajaran. Sebagai seorang manajer, Anda dapat memperkenalkan anggota tim Anda kepada mereka yang dapat menawarkan beberapa pembinaan atau bimbingan informal dalam sinkronisasi ini. Sinkronisasi pembelajaran ini juga dapat berbentuk seperti klub buku. Miliki daftar buku dan topik bermanfaat yang diminati orang dan dokumentasikan pembelajaran untuk dibagikan kepada audiens perusahaan yang lebih luas.

Open house juga bagus untuk diskusi informal, terutama jika tim tersebar di berbagai geografi. SoundCloud memiliki open house yang dapat diumumkan dan disiapkan oleh siapa saja di intranet perusahaan. Formatnya fleksibel di mana tim dapat mengomunikasikan wawasan dengan tim lain yang mungkin jarang berinteraksi dengan mereka. Tim desain dapat membagikan prototipe yang mereka sukai kepada tim pemasaran yang dapat berguna untuk peluncuran mendatang, atau mungkin tim data telah menemukan beberapa kualitas menarik tentang suatu segmen yang benar-benar dapat membantu tim produk.

18. Berpikirlah seperti Pemasar

“Sudah waktunya bagi komunikator karyawan untuk mulai berpikir seperti pemasar, menyampaikan informasi yang tepat kepada karyawan yang tepat pada waktu yang tepat melalui saluran yang tepat.”

— Shel Holtz, direktur komunikasi internal dan advokat

Terkadang komunikasi karyawan terasa seperti renungan — mendapatkan remah anggaran yang ditinggalkan oleh iklan, pemasaran, dan PR. Salah satu contoh paling mencolok adalah kurangnya alat canggih untuk komunikasi internal. Rekan-rekan kami di bidang pemasaran dapat menargetkan pesan dan informasi kepada individu berdasarkan berbagai kriteria, namun sebagian besar yang diberikan kepada karyawan adalah satu ukuran untuk semua.

Seperti yang dikatakan Dan Woods, CEO Evolved Media, “Spotify tahu apa yang kami dengarkan. Netflix dapat memprediksi apa yang akan kita tonton. Uber tahu persis kapan dan di mana harus menjemput kami. Semua alat ini membuat kehidupan non-kerja kita lebih mudah. Jadi mengapa kita masih mengandalkan metode kuno untuk berkomunikasi dengan karyawan?”

Kita harus menggunakan data untuk mengetahui apa yang dibutuhkan karyawan dan kapan mereka membutuhkannya. Setidaknya satu dekade yang lalu, halaman beranda intranet IBM menampilkan informasi tentang apa yang dilakukan masing-masing karyawan hari itu dan menautkan ke sumber daya untuk membantu karyawan menyelesaikannya. Saat ini, komunikasi semacam ini seharusnya sangat mudah dilakukan di banyak saluran – dengan data yang memungkinkan kami menargetkan konten yang relevan kepada karyawan yang tepat.

Namun, kita perlu menjual konsepnya kepada kepemimpinan, jika kita ingin mendapatkan anggaran yang diperlukan untuk memberikan pengalaman semacam ini kepada karyawan. Meluncurkan kembali intranet lama tidak akan berhasil. Kita harus berkomitmen untuk mengambil pendekatan yang sama terhadap komunikasi karyawan yang dipersonalisasi seperti yang dilakukan teman-teman kita di bidang pemasaran dengan pelanggan.

***

Tentang Enplug

Komunikator internal di seluruh dunia menggunakan Enplug untuk mengubah layar TV di kantor mereka menjadi alat komunikasi visual dan interaktif. Dari pengumuman dan pengakuan karyawan hingga media sosial dan umpan berita, dasbor metrik, dan kalender ruang konferensi, Enplug cukup kuat untuk perusahaan apa pun dan mudah digunakan.