2021년 18대 내부 커뮤니케이션 전략

2021년 1월 업데이트됨.

메시지를 전달하는 방법은 메시지 자체만큼 중요합니다. 내부 커뮤니케이션의 경우 이것은 확실히 사실입니다. 기업 문화 는 이러한 변화하는 시대에 조직에 중요한 전략적 이점을 제공할 수 있습니다. 그러나 직원들이 이해하고 그에 따라 행동하려면 목표, 가치 및 관행과 같은 문화로 구성된 문화가 모범 사례에 따라 효과적으로 전달되어야 합니다. 따라서 무엇 을 전달하는지뿐만 아니라 전달 하는 방법 에도 초점을 맞추는 것이 중요합니다.

2021년에는 내부 커뮤니케이션 전략을 개선하고 팀을 연결하고 참여시키고 동기를 부여할 수 있는 새로운 전술을 구현할 때입니다. 아래의 18가지 내부 커뮤니케이션 모범 사례가 바로 도움이 될 것입니다.

1. 커뮤니케이션 구상, 전략 수립 및 계획

좋은 아이디어는 잠재력을 실현하기 위해 좋은 전략이 필요합니다.

리드 호프만, LinkedIn 설립자

내부 커뮤니케이션이 팀과 회사를 위해 무엇을 하기를 원하십니까? 어떻게 거기에 갈 수 있습니까? 현재 어떤 위치에 있으며 개선이 필요한 점은 무엇입니까? 얼마나 빨리 목표를 달성하고 싶습니까?

무엇보다 먼저 이러한 유형의 질문에 대한 답변을 사용하여 내부 커뮤니케이션 전략 및/또는 계획을 수립하십시오. 레이아웃 방법은 사용자에게 달려 있습니다. 원하는 대로 간단하거나 정교하게, 일반적으로 또는 구체적으로 만드십시오. 잘 짜여진 전략은 올바른 방향을 유지하고 내부 커뮤니케이션 성공에 보다 효율적으로 도달할 수 있도록 해야 합니다. 최소한 어디서부터 시작해야 하는지에 대한 아이디어를 제공할 것입니다.

2. 올바른 커뮤니케이션 도구 사용

저는 의사소통을 향상시키는 모든 도구가 사람들이 서로에게서 배울 수 있는 방법에 심오한 영향을 미친다고 믿습니다.

- 빌 게이츠

당신의 팀은 바쁘기 때문에 마지막으로 필요한 것은 성가시고 마찰로 가득 찬 내부 커뮤니케이션 시스템입니다. 다행스럽게도 내부 커뮤니케이션 모범 사례에 대한 관심이 높아짐에 따라 이를 간단하고 쉽게 만드는 수많은 소프트웨어 프로그램이 도입되었습니다. 직원들이 참여하고 실제로 즐길 수 있도록 그대로 유지하십시오.

내부 커뮤니케이션 모범 사례를 촉진하는 도구는 다음과 같습니다.

• Slack, Microsoft Teams 또는 Google Hangouts와 같은 회사 채팅 소프트웨어 구현
• 가능하면 Google 드라이브와 같은 클라우드 기술 사용
• 모든 이메일, 캘린더, 문서 등에 대해 하나의 플랫폼 사용(예: Google, Apple, Microsoft)
• 디지털 사이니지를 통한 시각적 커뮤니케이션 으로 이메일 과부하 방지

3. 시각적이어야 한다

비주얼은 간식으로 아이디어를 표현합니다.

김 가스트 붐소셜 대표

일반적으로 인용되는 통계에 따르면 인구의 65%가 시각적 학습자이므로 직장에 그들 중 상당수가 있을 가능성이 있습니다. 올바르게 수행되면 시각 자료는 정보를 소화하기 쉽게 전달하고 텍스트보다 더 오래 지속되는 인상을 줍니다. 포스터를 인쇄하는 대신 디지털 방식으로 전환하는 것이 좋습니다. 사무실에 TV를 설치하고 이를 사용하여 회전하는 시각적 메시지를 표시합니다.

Enplug와 같은 특수 제작된 클라우드 기반 디지털 사이니지 소프트웨어를 사용하여 사무실에 영상을 표시하는 것을 고려하십시오. 이러한 화면은 다음과 같은 다양한 용도로 사용할 수 있습니다.

• 회사 발표, 채용 공고, 영업 및 마케팅 지표 또는 속보 및 날씨와 같은 회사 이외의 특정 정보를 팀에 알리기
• 목표, 성취 또는 동기 부여 인용문을 표시하여 팀 영감
• 소셜 미디어 피드, 라이브 해시태그 벽 또는 팀 사진으로 팀을 즐겁게 합니다.

4. 소통을 즐겁게 하라

재미는 제가 좋아하는 사업 방식의 핵심이며, 처음부터 제가 한 모든 일의 핵심이었습니다.

리처드 브랜슨

이유가 있어 "일"이라고 불리고 재미가 없어야 한다는 생각은 사라졌습니다. 실제로 PGi의 2013년 설문 조사에 따르면 밀레니얼 세대의 88%가 "재미 있고 사교적인 근무 환경"에서 일하기를 원합니다. 마찬가지로 Z세대의 90%는 인간 관계의 기회를 제공하는 직장을 중요하게 생각합니다. 일은 재미있으면서도 생산적일 수 있으며 여기에는 내부 커뮤니케이션이 포함됩니다.

예를 들어 Enplug는 팀 구성원이 이상한 뉴스 이야기, 재미있는 YouTube 동영상 및 기타 재미있는 것을 공유할 수 있는 "random"이라는 제목의 Slack 채널이 있습니다. 동료애를 형성하면서 직원들이 힘을 낼 수 있는 재미있는 방법입니다.

5. 가능할 때마다 메트릭을 포함하십시오.

측정하고 관찰하는 모든 것이 향상됩니다.

밥 파슨스, GoDaddy 설립자

회사의 성과를 수량화하고 확인할 수 있다는 것은 팀의 업무 윤리에 놀라운 일을 할 수 있습니다. 지표는 직원들에게 회사의 현재 및 과거 성과, 성과 동향, 달성해야 할 목표 및 진행 상황을 알려야 합니다. 디지털 사이니지를 사용하여 사무실 전체에 지표를 표시할 수 있습니다. 회사, 부서 또는 개인에 대한 메트릭을 표시하여 다양한 수준에서 팀에 동기를 부여하십시오.

6. 큰 그림을 놓치지 마세요

더 높은 목적에 호소하는 것은 모든 사람이 화합하고 더 잘 협력하는 데 도움이 됩니다.

Fran Maier, Match.com 설립자

구체적이고 대상이 지정된 정보를 전달하는 것은 환상적이지만 회사의 가장 중요한 목표, 사명 및 기타 문화 구성 요소를 놓치는 대가를 치르게 될 수 있습니다. 일상적인 일 외에도 직원들이 기억할 수 있도록 큰 아이디어를 전달해야 합니다. 이메일, 디지털 디스플레이 또는 내부 뉴스레터에 비전을 포함하여 팀에 더 큰 그림을 상기시키십시오. 결국, 그것들은 그들보다 더 큰 것의 중요한 부분입니다.

7. 피드백과 아이디어를 위한 채널 제공

최고의 문화를 구축하기 위한 우리의 비밀 무기는 개방적이고 정직한 피드백입니다. 모든 팀원은 매일 HelloSign에서 우리의 삶에 기여합니다. 따라서 우리가 지속적으로 개선할 수 있도록 무엇이 작동하고 무엇보다 더 중요하게 작동하지 않는 것을 아는 것이 중요합니다.

Gina Lau, 팀 운영, HelloSign

"feedback"은 abcdef를 포함하는 영어의 가장 짧은 단어라는 것을 알고 계셨습니까? 이 흥미로운 사실 ​​외에도 피드백은 모든 회사의 생존과 성공에 매우 중요합니다. 여기에는 고객의 피드백은 물론 직원 피드백 도 포함됩니다.

표현되지 않은 생각이나 아이디어의 가치는 무엇입니까? 직장, 현재 제품, 잠재적인 미래 제품 또는 회사 전체에 관한 것이든 팀이 피드백을 제공하고 아이디어를 공유할 수 있는 채널을 제공해야 합니다. 회사 포럼, 회사 채팅 소프트웨어 내의 지정된 채널, 사무실의 화이트보드 또는 클라우드 기반 서비스가 될 수 있습니다. 이러한 채널이 없으면 기발한 아이디어와 도움이 되는 비판을 놓칠 수 있으므로 어떤 회사도 잃어서는 안 됩니다.

8. 부서 간 커뮤니케이션 및 협업 장려

효과적인 의사 소통은 대인 관계, 그룹 간, 그룹 내부, 조직 또는 외부 수준에서 전문적인 성공의 필수 구성 요소입니다.

Mike Myatt, N2Growth 설립자 겸 회장

내부 커뮤니케이션 목표 중 하나가 직원들이 서로에게서 배우도록 하는 것이라면 부서 간 커뮤니케이션이 핵심입니다. Q&A 세션이나 다른 부서 간의 특별 회의를 열어 의사 소통, 협업 및 통찰력 공유를 얻으십시오. 예를 들어 Enplug는 직원이 자신이 아닌 다른 팀에 질문할 수 있는 정기적인 부서별 Q&A 세션을 개최합니다. 배운 것 외에도 부서가 서로 고립된 느낌을 받지 않도록 합니다.

9. 통신 과부하 방지

효과적인 내부 커뮤니케이션은 사람들을 서로 연결할 뿐만 아니라 적시에 올바른 정보를 제공합니다.

imgZine CEO Marijn Deurloo

인터넷 시대는 그 어느 때보다 더 많은 정보와 즉각적인 통신에 대한 액세스를 제공했으며 이는 축복이자 저주가 될 수 있습니다. 내부 커뮤니케이션에서는 적을수록 더 많이 생각합니다. 간단하고 간단하며 요점을 유지하십시오. 내부 뉴스레터를 덜 자주 보내거나 더 적은 지표를 표시하는 것을 고려하십시오. 적시에 적절한 사람들에게 적절한 정보를 보내는 데 중점을 둡니다. 당신의 팀은 감사할 것입니다.

10. 정보만 제공하지 말고 행동에 영감을 주세요

경쟁력과 성공을 유지하려는 기업은 동료를 참여시키고 동기를 부여하고 영감을 줄 필요가 있습니다.

Viktoria Tegard, Virgin Atlantic Airways 내부 커뮤니케이션 책임자

가장 먼저 팀에 알리는 것이 필요하지만 내부 커뮤니케이션 관행이 궁극적으로 행동으로 이어져야 합니다. Virgin Atlantic의 Viktoria Tegard가 위의 인용문에서 언급했듯이 내부 커뮤니케이션은 팀이 그 이상으로 나아갈 수 있도록 참여하고 동기를 부여하고 영감을 주어야 합니다.

다음과 같이 할 수 있습니다.

• 메시지 에 클릭 유도문안 포함
• 동기 부여 인용문, 회사의 사명 및 목표 등 공유
• 특정 성취에 대해 개인 또는 팀에 대한 보상 제공

11. 소통의 창을 열어라

커뮤니케이션이 항상 하향식 모델을 따를 수는 없습니다. 오늘날 비즈니스에서 정보의 유동성으로 인해 리더는 경청하는 사람이 되어야 합니다. 수신 및 송신이 가능해야 합니다.

Joseph Badaracco, 하버드 비즈니스 스쿨 경영 윤리 교수

"오픈 도어 정책"을 실제 사무실 공간으로 제한하지 마십시오. 내부 커뮤니케이션 시스템은 직원이 고위 경영진을 포함하여 회사의 다른 직원에게 쉽게 연락할 수 있도록 해야 합니다. 이런 식으로 의사 소통의 라인을 열면 팀원들은 겁을 먹기보다는 서로 이야기하는 것을 환영할 것입니다. 대기업이든 스타트업이든 이 내부 커뮤니케이션 관행은 격차를 해소하고 직원들 사이에 수용적이고 정직한 관계를 구축하는 데 도움이 됩니다.

12. 투명성 유지

“투명성은 사고방식의 변화에서 시작됩니다.”

– Kevan Lee, 콘텐츠 크래프터, 버퍼

Buffer의 Kevan Lee와 같이 투명성은 단순한 정책이 아니라 마음가짐입니다. 투명성은 신뢰, 책임 및 열린 대화를 낳기 때문에 내부 커뮤니케이션에 매우 중요합니다. 팀이 특정 문제에 대해 어둠 속에 남겨져 있다고 느낀다면 질문을 하고 해당 문제에 대한 생각을 공유하는 것을 두려워할 수 있습니다. 물론 모든 정보를 모든 사람이 사용할 수 있는 것은 아니지만 최소한의 투명성을 유지하면 회사 내 조화와 관계에 엄청난 영향을 미칠 수 있습니다.

13. 회사와 관련된 소셜 미디어 사용 장려

실제로 직장에서 소셜 미디어를 사용하지 않는 것이 전화나 이메일을 사용하지 않는 것만큼 의미가 있기 시작했습니다.

Ryan Holmes, Hootsuite 설립자 겸 CEO

"소셜 미디어는 직장에서 설 자리가 없습니다." 그러나 실제로 어떤 면에서 권장 되어야 한다고 말한다면 어떨까요? 팀이 사무실에서 일하고 즐거운 시간을 보내는 사진을 Facebook, Twitter, Instagram 등에 공유하고 공식 회사 페이지에 태그를 지정하도록 하세요. 직원 몰입도와 사기에 좋을 뿐만 아니라 회사에 대한 노출과 당신이 누구이고 무엇을 하는지에 대한 얼굴을 밝히는 데에도 좋습니다.

14. 업계 뉴스, 동향 및 통찰력 공유

당신이 사람들에게 정보를 제공하지 않으면, 그들은 공허함을 채우기 위해 무언가를 만들 것입니다.

Carla O'Dell, 미국 생산성 및 품질 센터 CEO

귀하의 팀은 회사의 일부가 아니라 산업의 일부입니다. 모든 팀 구성원은 CEO에서 웹 디자이너에 이르기까지 최신 업계 특종에 대한 최신 정보를 받아야 합니다. 뉴스, 시장 동향, 의견 및 기타 업계 관련 문구를 서로 공유하도록 권장합니다. #6과 유사하게, 당신은 팀이 자신보다 더 큰 일에 기여하고 있고 강력한 동기 부여인 변화의 주체라고 느끼기를 원합니다.

15. 내부 커뮤니케이션을 사용하여 성공을 인정하고 칭찬하십시오.

인정은 희소한 자원이 아닙니다. 당신은 그것을 다 사용하거나 그것을 실행할 수 없습니다.

Susan M. Heathfield, HR 전문가, About.com

특히 직원들이 가치 있고 인정받고 싶어 하는 시대에는 아주 작은 칭찬도 큰 효과를 볼 수 있습니다. 미국 심리학 협회(American Psychological Association)의 2012년 설문 조사에 따르면 가치를 느끼는 직원은 "높은 수준의 참여, 만족도 및 동기 부여"를 보고하므로 확실히 투자할 가치가 있습니다. 채팅 소프트웨어를 통해 개인 또는 부서의 성공을 발표하는 것만큼 간단할 수 있습니다. , 내부 뉴스레터 또는 기타 채널. 이 모범 사례는 직원의 사기뿐만 아니라 회사의 생산성과 성장에도 도움이 됩니다.

16. 페르소나로 고객 중심 팀 만들기

팀원들이 고객에게 집중하도록 돕는 가장 좋은 방법은 무엇입니까? 고객에게 생명을 불어넣습니다.

Alison Davis, Davis & Company의 CEO 겸 설립자

Alison은 내부 커뮤니케이션 모범 사례를 사용하여 직원을 고객과 일치시킬 것을 제안합니다. 사진, 인구 통계, 좋아하는 것 및 싫어하는 것으로 완성된 일반 고객의 프로필을 작성하십시오. 여기에는 그들이 시청하는 TV 프로그램(Walking Dead 또는 Downton Abbey?)과 선호하는 스낵(완두콩 또는 육포?)이 포함됩니다. 그렇게 하면 고객이 생생하고 가시적이며 가장 먼저 떠오를 수 있습니다.” 대화, 뉴스레터 또는 사무실의 디지털 사이니지를 사용하여 이러한 페르소나를 팀과 자주 공유하십시오.

17. 직원 자원 및 교육 촉진

직원들은 자신의 회사가 자신의 개인 및 전문성 개발에 투자한 만큼 알고 싶어합니다. 직원이 환상적인 기회를 놓치지 않도록 회사에서 제공하는 리소스를 전달하세요.

Belen Aleman, Meltwater San Francisco 학습 및 개발 프로그램 관리자

내부 커뮤니케이션은 직원이 사용할 수 있는 혜택과 리소스를 일관되게 전달해야 합니다. 여기에는 기본 건강 보험 및 401K 플랜부터 회사 후원 세미나, 현장 외 교육 기회 및 경력 구축 워크샵에 이르기까지 모든 것이 포함될 수 있습니다. 이메일, 채팅, 디지털 사이니지, 내부 블로그 또는 대면 팀 회의를 조합하여 소문을 퍼뜨리십시오. 직원들이 회사를 통해 자신의 개인 및 전문성 개발에 투자하도록 장려함으로써 모두가 장기적으로 혜택을 볼 수 있습니다.

학습 목표는 관리자의 도움을 받아 개인이 공식화할 수도 있습니다. 거기에서 오픈 하우스 또는 정기적인 학습 동기화와 같은 활동을 설정할 수 있습니다. 학습 동기화는 학습 목표를 향해 무언가를 제공할 수 있는 모든 사람과 함께 발생합니다. 관리자는 이러한 동기화에서 비공식적인 코칭이나 멘토링을 제공할 수 있는 사람들을 팀원들에게 소개할 수 있습니다. 이러한 학습 동기화는 북클럽과 같은 형태를 취할 수도 있습니다. 사람들이 관심을 갖고 있는 유용한 책과 주제의 목록을 만들고 더 많은 회사 청중과 공유하기 위해 학습 내용을 문서화합니다.

오픈 하우스는 특히 팀이 여러 지역에 분산되어 있는 경우 비공식 토론에도 유용할 수 있습니다. SoundCloud는 회사 인트라넷에서 누구나 발표하고 설정할 수 있는 오픈 하우스를 보유하고 있습니다. 형식은 팀이 자주 상호 작용하지 않을 수 있는 다른 팀과 통찰력을 전달할 수 있는 유연합니다. 디자인 팀은 향후 출시에 유용할 수 있는 프로토타입을 마케팅 팀과 공유할 수 있습니다. 또는 데이터 팀이 세그먼트에 대한 몇 가지 흥미로운 특성이 제품 팀에 실제로 도움이 될 수 있음을 발견했을 수도 있습니다.

18. 마케터처럼 생각하라

"지금은 직원 커뮤니케이터가 마케터처럼 생각하고 적절한 채널을 통해 적절한 시간에 적절한 직원에게 적절한 정보를 전달해야 할 때입니다."

— Shel Holtz, 내부 커뮤니케이션 이사 및 옹호자

때때로 직원 커뮤니케이션은 광고, 마케팅 및 PR로 인해 남겨진 예산 부스러기를 얻는 것이 나중에 생각나는 것처럼 느껴집니다. 가장 눈에 띄는 예 중 하나는 내부 통신을 위한 정교한 도구가 없다는 것입니다. 마케팅 분야의 동료들은 다양한 기준에 따라 개인에게 메시지와 정보를 타겟팅할 수 있지만 직원들에게 전달되는 대부분은 획일적입니다.

Evolved Media의 CEO인 Dan Woods는 “Spotify는 우리가 무엇을 듣는지 알고 있습니다. Netflix는 우리가 무엇을 볼지 예측할 수 있습니다. Uber는 언제 어디서 픽업해야 하는지 정확히 알고 있습니다. 이 모든 도구는 우리의 비업무 생활을 더 쉽게 만듭니다. 그런데 왜 우리는 직원들과 의사 소통을 위해 여전히 구식 방법에 의존하고 있습니까?”

직원들이 무엇을 필요로 하고 언제 그것을 필요로 하는지 알기 위해 데이터를 사용해야 합니다. 적어도 10년 전에 IBM의 인트라넷 홈 페이지에는 개별 직원이 그날 무엇을 하고 있었는지에 대한 정보와 직원이 작업을 완료하는 데 도움이 되는 리소스에 대한 링크가 있었습니다. 오늘날 이러한 종류의 커뮤니케이션은 적절한 직원에게 관련 콘텐츠를 타겟팅할 수 있는 데이터를 통해 여러 채널에서 쉽게 없어져야 합니다.

하지만 직원들에게 이러한 경험을 제공하는 데 필요한 예산을 확보하려면 이 개념을 경영진에게 판매해야 합니다. 이전 인트라넷을 다시 시작해도 문제가 해결되지 않습니다. 우리는 마케팅 분야의 친구들이 고객과 함께 하는 것과 동일한 방식으로 개인화된 직원 커뮤니케이션을 수행하기 위해 노력해야 합니다.

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Enplug 소개

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