18 Estratégias de Comunicação Interna para 2021

Atualizado em janeiro de 2021.

Como você comunica uma mensagem é tão importante quanto a própria mensagem. Quando se trata de comunicação interna, isso certamente é verdade. A cultura da empresa pode dar à sua organização uma grande vantagem estratégica nestes tempos de mudança. Mas em que consiste sua cultura – metas, valores e práticas – deve ser efetivamente transmitido de acordo com as melhores práticas para que os funcionários entendam e ajam de acordo com isso. Portanto, é essencial focar não apenas no que você está comunicando, mas também em como você está comunicando.

Em 2021 é hora de implementar novas táticas que podem melhorar sua estratégia de comunicação interna e deixar sua equipe conectada, engajada e motivada. As 18 melhores práticas de comunicação interna abaixo ajudarão você a fazer exatamente isso.

1. Visualize, crie estratégias e planeje as comunicações

Boas ideias precisam de uma boa estratégia para realizar seu potencial.

Reid Hoffman, fundador, LinkedIn

O que você quer que a comunicação interna faça para sua equipe e sua empresa? Como vais para lá? Onde está agora, e o que precisa ser melhorado? Em quanto tempo você gostaria de alcançar seus objetivos?

Antes de mais nada, use suas respostas a esses tipos de perguntas para criar uma estratégia e/ou plano de comunicação interna. A forma como você o apresenta é com você – faça-o tão simples ou elaborado, geral ou específico como você gostaria. Uma estratégia bem formulada deve mantê-lo no caminho certo e torná-lo mais eficiente para alcançar o sucesso das comunicações internas. No mínimo, lhe dará uma idéia de por onde começar.

2. Use as ferramentas de comunicação certas

Acredito firmemente que qualquer ferramenta que aprimore a comunicação tem efeitos profundos em termos de como as pessoas podem aprender umas com as outras.

– Bill Gates

Sua equipe está ocupada, então a última coisa que eles precisam é de um sistema de comunicação interna que seja incômodo e cheio de atritos. Felizmente, o foco crescente nas melhores práticas de comunicação interna trouxe vários programas de software que o tornam simples e indolor. Mantenha-o assim para garantir que seus funcionários participem e realmente aproveitem.

As ferramentas que promovem as melhores práticas de comunicação interna incluem:

• Implementação de software de bate-papo da empresa como Slack, Microsoft Teams ou Google Hangouts
• Usando tecnologia de nuvem , como o Google Drive, sempre que possível
• Usando uma plataforma para todos os seus e-mails, calendários, documentos, etc. (por exemplo, Google, Apple, Microsoft)
• Evitando a sobrecarga de e-mail com comunicações visuais por meio de sinalização digital

3. Seja visual

Os visuais expressam ideias de uma maneira fácil de comer.

Kim Garst, CEO, Boom Social

Uma estatística comumente citada diz que 65% da população são aprendizes visuais, então é provável que haja muitos deles em seu local de trabalho. Quando bem feito, os recursos visuais transmitem informações de maneira fácil de digerir e têm uma impressão mais duradoura do que o texto. Em vez de imprimir pôsteres, recomendamos o uso digital: monte TVs em seus escritórios e use-as para exibir uma seleção rotativa de mensagens visuais.

Considere o uso de um software de sinalização digital baseado em nuvem desenvolvido especificamente – como o Enplug – para exibir recursos visuais em seu escritório. Essas telas podem servir a uma série de propósitos, como:

• Informar sua equipe sobre anúncios da empresa, vagas de emprego, métricas de vendas e marketing ou informações não específicas da empresa, como notícias de última hora e previsão do tempo
• Inspirando sua equipe exibindo metas, realizações ou citações motivacionais
• Entretendo sua equipe com feeds de mídia social, murais de hashtag ao vivo ou fotos da equipe

4. Torne as comunicações divertidas

A diversão está no centro da maneira como gosto de fazer negócios e tem sido fundamental para tudo o que fiz desde o início.

Richard Branson

Foi-se a noção de que é chamado de “trabalho” por uma razão e não deveria ser divertido. De fato, uma pesquisa de 2013 da PGi descobriu que 88% dos millennials querem trabalhar em um “ambiente de trabalho social e divertido”. Da mesma forma, 90% da Geração Z valoriza locais de trabalho que oferecem oportunidades de conexão humana. O trabalho pode ser divertido, mas também produtivo, e isso inclui comunicações internas.

Por exemplo, o Enplug tem um canal no Slack intitulado “aleatório”, onde os membros da equipe podem compartilhar notícias malucas, vídeos engraçados do YouTube e qualquer outra coisa que acharem divertida. É uma maneira divertida para os trabalhadores desabafarem enquanto constroem um senso de camaradagem.

5. Inclua métricas sempre que possível

Qualquer coisa que seja medida e observada, melhora.

Bob Parsons, Fundador, GoDaddy

Ser capaz de quantificar e ver o desempenho da empresa pode fazer maravilhas pela ética de trabalho de sua equipe. As métricas devem informar os funcionários sobre o desempenho atual e passado da empresa, tendências de desempenho, metas a serem alcançadas e progresso alcançado. Você pode usar a sinalização digital para exibir métricas em todo o escritório. Motive sua equipe em diferentes níveis, mostrando métricas para a empresa, departamentos ou até mesmo indivíduos.

6. Não perca de vista o quadro geral

Apelar para um propósito maior ajuda todos a se unirem e trabalharem melhor juntos.

Fran Maier, fundador, Match.com

A comunicação de informações específicas e direcionadas é fantástica, mas pode custar a perda dos objetivos, missão e outros componentes culturais da sua empresa. Além dos assuntos diários, certifique-se de comunicar grandes ideias para que os funcionários sejam lembrados delas. Inclua sua visão em e-mails, displays digitais ou boletins internos para lembrar sua equipe do quadro geral. Afinal, eles são uma parte importante de algo maior do que eles.

7. Forneça canais para feedback e ideias

Nossa arma secreta para construir a melhor cultura é o feedback aberto e honesto. Cada membro da equipe contribui para nossa vida na HelloSign, todos os dias, por isso é crucial para nós saber o que está funcionando e, mais importante, o que não está funcionando para que possamos melhorar constantemente.

Gina Lau, Operações de Equipe, HelloSign

Você sabia que “feedback” é a palavra mais curta da língua inglesa que contém as letras abcdef? Além desse fato interessante, o feedback é vital para a sobrevivência e o sucesso de qualquer empresa. Isso inclui feedback dos clientes, é claro, mas também feedback dos funcionários .

Qual é o valor de um pensamento ou ideia se nunca for expresso? Certifique-se de fornecer canais para que sua equipe dê feedback e compartilhe ideias, seja sobre o local de trabalho, o produto atual, possíveis produtos futuros ou a empresa como um todo. Pode ser um fórum da empresa, um canal designado no software de bate-papo da empresa, um quadro branco no escritório ou um serviço baseado em nuvem. Sem esses canais, ideias brilhantes e críticas úteis podem ser perdidas, o que nenhuma empresa deveria se dar ao luxo de perder.

8. Incentive a comunicação e a colaboração entre os departamentos

A comunicação eficaz é um componente essencial do sucesso profissional, seja no nível interpessoal, intergrupo, intragrupo, organizacional ou externo.

Mike Myatt, fundador e presidente da N2Growth

Se uma de suas metas de comunicação interna é fazer com que seus funcionários aprendam uns com os outros, a comunicação entre departamentos é fundamental. Realize uma sessão de perguntas e respostas ou uma reunião especial entre diferentes departamentos para que eles se comuniquem, colaborem e compartilhem insights. A Enplug, por exemplo, realiza sessões regulares de perguntas e respostas departamentais nas quais os funcionários podem fazer perguntas a uma equipe diferente da sua. Além do que é aprendido, evita que os departamentos se sintam isolados uns dos outros.

9. Evite sobrecarga de comunicação

A comunicação interna eficaz não apenas conecta as pessoas umas com as outras, mas também com as informações certas no momento certo.

Marijn Deurloo, CEO, imgZine

A era da internet nos deu acesso a mais informações e correspondência instantânea do que nunca, o que pode ser uma bênção e uma maldição. Com comunicações internas, pense que menos é mais. Mantenha as coisas simples, breves e diretas. Considere enviar seu boletim informativo interno com menos frequência ou mostrar menos métricas. Concentre-se em enviar as informações certas para as pessoas certas no momento certo. Sua equipe vai agradecer.

10. Não apenas informe – inspire ação

As empresas que desejam permanecer competitivas e bem-sucedidas precisam garantir que envolvam, motivem e inspirem os colegas.

Viktoria Tegard, chefe de comunicações internas da Virgin Atlantic Airways

É necessário informar sua equipe em primeiro lugar, mas suas práticas de comunicação interna devem levar à ação. Como Viktoria Tegard, da Virgin Atlantic, alude na citação acima, as comunicações internas devem envolver, motivar e inspirar sua equipe a ir além.

Você pode fazê-lo por:

• Incluindo apelos à ação nas mensagens
• Compartilhando citações motivacionais, a missão e os objetivos da sua empresa, etc.
• Oferecendo-se para recompensar indivíduos ou equipes por determinadas realizações

11. Abra as linhas de comunicação

A comunicação nem sempre pode seguir o modelo de cima para baixo. Com a fluidez das informações nos negócios de hoje, os líderes precisam ser ouvintes magistrais; eles precisam ser capazes de receber, bem como enviar.

Joseph Badaracco, Professor de Ética Empresarial, Harvard Business School

Não limite sua “política de portas abertas” ao seu espaço físico de escritório. Seu sistema de comunicação interna deve facilitar o contato de qualquer funcionário com outro funcionário da empresa, incluindo a alta administração. Quando você abre as linhas de comunicação dessa maneira, os membros da equipe se sentirão à vontade para conversar uns com os outros, em vez de se sentirem intimidados. Seja você uma grande corporação ou uma startup, essa prática de comunicação interna preenche lacunas e ajuda a construir relacionamentos receptivos e honestos entre os funcionários.

12. Manter a transparência

“A transparência começa como uma mudança de mentalidade.”

– Kevan Lee, Criador de Conteúdo, Buffer

Como Kevan Lee da Buffer afirma acima, a transparência é mais do que apenas uma política, é uma mentalidade. A transparência é crucial para suas comunicações internas porque gera confiança, responsabilidade e diálogo aberto. Se sua equipe sente que está sendo deixada no escuro em certos assuntos, eles podem ter medo de fazer perguntas e compartilhar seus pensamentos sobre esses assuntos. Nem todas as informações podem ser disponibilizadas para todos, é claro, mas manter pelo menos alguma transparência pode ter efeitos tremendos na harmonia e no relacionamento dentro de sua empresa.

13. Incentive o uso de mídia social relacionado à empresa

Na verdade, não usar as mídias sociais no local de trabalho está começando a fazer tanto sentido quanto não usar o telefone ou o e-mail.

Ryan Holmes, fundador e CEO, Hootsuite

Sabemos o que você pode estar pensando: “A mídia social não tem lugar no local de trabalho”. No entanto, e se lhe dissermos que isso deve ser incentivado de alguma forma? Faça com que sua equipe compartilhe fotos de si mesmas trabalhando e se divertindo no escritório no Facebook, Twitter, Instagram, etc., e marque a página oficial da empresa. Não só é ótimo para o envolvimento e moral dos funcionários, mas também para a exposição da empresa e para colocar um rosto em quem você é e no que faz.

14. Compartilhe notícias, tendências e insights do setor

Se você não der informações às pessoas, elas inventarão algo para preencher o vazio.

Carla O'Dell, CEO, American Productivity and Quality Center

Sua equipe não é apenas parte de uma empresa, ela faz parte de uma indústria. Todos os membros da equipe devem se manter atualizados sobre as últimas novidades do setor, do seu CEO ao seu web designer. Incentive-os a compartilhar notícias, tendências de mercado, artigos de opinião e outras propagandas relacionadas ao setor entre si. Semelhante ao nº 6, você quer que sua equipe sinta que está contribuindo para algo maior do que eles mesmos e que são agentes de mudança, que são motivadores poderosos.

15. Use as comunicações internas para reconhecer e elogiar o sucesso

O reconhecimento não é um recurso escasso. Você não pode usá-lo ou ficar sem ele.

Susan M. Heathfield, especialista em RH, About.com

A menor quantidade de elogios pode ajudar muito, especialmente em uma época em que os funcionários querem se sentir valorizados e apreciados. Uma pesquisa de 2012 da American Psychological Association descobriu que os funcionários que se sentem valorizados relatam “níveis mais altos de engajamento, satisfação e motivação”, então definitivamente vale a pena investir. Pode ser tão simples quanto anunciar sucessos individuais ou departamentais por meio de seu software de bate-papo , newsletter interna ou outros canais. Essa prática recomendada é benéfica não apenas para o moral dos funcionários, mas também para a produtividade e o crescimento de sua empresa.

16. Crie uma equipe centrada no cliente com personas

A melhor maneira de ajudar os membros da equipe a se concentrarem nos clientes? Dê vida aos clientes.

Alison Davis, CEO e fundadora, Davis & Company

Alison sugere o uso das melhores práticas de comunicação interna para alinhar seus funcionários com os clientes. Crie “perfis de clientes típicos, completos com fotos, dados demográficos, gostos e desgostos – incluindo quais programas de TV eles assistem (Walking Dead ou Downton Abbey?) e lanches que eles preferem (edamame ou carne seca?). Dessa forma, os clientes se tornam vívidos, tangíveis e top of mind.” Compartilhe essas personas frequentemente com sua equipe – em conversas, boletins informativos ou até mesmo usando sinalização digital em seus escritórios.

17. Promover recursos e treinamento de funcionários

Os funcionários querem saber que sua empresa está tão investida em seu desenvolvimento pessoal e profissional quanto eles. Comunique quais recursos sua empresa oferece para que os funcionários não percam oportunidades fantásticas.

Belen Aleman, Gerente de Programa de Aprendizagem e Desenvolvimento, Meltwater San Francisco

Suas comunicações internas devem transmitir consistentemente quais benefícios e recursos estão disponíveis para os funcionários. Isso pode envolver tudo, desde seguro de saúde básico e planos 401K até seminários patrocinados pela empresa, oportunidades de treinamento fora do local e workshops de construção de carreira. Use uma combinação de e-mail, bate-papo, sinalização digital, blogs internos ou reuniões de equipe presenciais para divulgar. Ao incentivar os funcionários a investir em seu próprio desenvolvimento pessoal e profissional por meio de sua empresa, todos se beneficiam a longo prazo.

As metas de aprendizagem também podem ser formalizadas por indivíduos com a ajuda de seus gerentes. A partir daí, atividades como casas abertas ou sincronizações regulares de aprendizado podem ser configuradas. As sincronizações de aprendizado acontecem com qualquer pessoa que possa oferecer algo para seus objetivos de aprendizado. Como gerente, você pode apresentar os membros de sua equipe àqueles que podem oferecer algum treinamento ou orientação informal nessas sincronizações. Essas sincronizações de aprendizado também podem assumir a forma de algo como um clube de livros. Tenha uma lista contínua de livros e tópicos úteis nos quais as pessoas estão interessadas e documente os aprendizados para compartilhar com um público mais amplo da empresa.

As casas abertas também podem ser ótimas para discussões informais, especialmente se as equipes estiverem distribuídas em diferentes geografias. O SoundCloud tem casas abertas que qualquer pessoa pode anunciar e configurar na intranet da empresa. O formato é flexível, onde as equipes podem comunicar insights com outras equipes com as quais podem não interagir com frequência. As equipes de design podem compartilhar protótipos com os quais estão empolgados com a equipe de marketing que podem ser úteis para um próximo lançamento, ou talvez a equipe de dados tenha descoberto algumas qualidades interessantes sobre um segmento que podem realmente ajudar a equipe de produto.

18. Pense como um profissional de marketing

“É hora de os comunicadores de funcionários começarem a pensar como profissionais de marketing, entregando as informações certas para o funcionário certo no momento certo pelo canal certo.”

— Shel Holtz, diretora de comunicação interna e defensora

Às vezes, a comunicação dos funcionários parece uma reflexão tardia – recebendo as migalhas do orçamento deixadas para trás pela publicidade, marketing e relações públicas. Um dos exemplos mais gritantes é a falta de ferramentas sofisticadas para comunicações internas. Nossos colegas de marketing são capazes de direcionar mensagens e informações para indivíduos com base em uma variedade de critérios, mas a maior parte do que vai para os funcionários é de tamanho único.

Como diz Dan Woods, CEO da Evolved Media: “O Spotify sabe o que ouvimos. A Netflix pode prever o que vamos assistir. A Uber sabe exatamente quando e onde nos buscar. Todas essas ferramentas facilitam nossa vida fora do trabalho. Então, por que ainda confiamos em métodos antiquados para nos comunicarmos com os funcionários?”

Temos que usar dados para saber o que os funcionários precisam e quando precisam. Há pelo menos uma década, a home page da intranet da IBM apresentava informações sobre o que o funcionário individual estava fazendo naquele dia e links para recursos para ajudá-lo a fazer isso. Hoje, esse tipo de comunicação deve ser fácil em muitos canais – com os dados que nos permitem direcionar conteúdo relevante para os funcionários certos.

No entanto, precisamos vender o conceito para a liderança, se quisermos obter o orçamento necessário para entregar esse tipo de experiência aos funcionários. Relançar a antiga intranet não será suficiente. Temos que nos comprometer a adotar a mesma abordagem de comunicação personalizada com os funcionários que nossos amigos do marketing adotam com os clientes.

***

Sobre o Enplug

Comunicadores internos em todo o mundo estão usando o Enplug para transformar telas de TV em seus escritórios em ferramentas de comunicação visual e interativa. De anúncios e reconhecimento de funcionários a mídias sociais e feeds de notícias, painéis de métricas e calendários de salas de conferência, o Enplug é poderoso o suficiente para qualquer empresa e fácil de usar.