182021年の内部コミュニケーション戦略

2021年1月に更新されました。

メッセージをどのように伝えるかは、メッセージ自体と同じくらい重要です。 内部コミュニケーションに関しては、これは確かに当てはまります。 企業文化は、これらの変化する時代において組織に主要な戦略的利点を与えることができます。 しかし、従業員がそれを理解して行動する場合は、文化の構成要素（目標、価値観、慣行）をベストプラクティスに従って効果的に伝達する必要があります。 したがって、あなたが伝えていることだけでなく、あなたがそれをどのように伝えているかに焦点を合わせることが不可欠です。

2021年には、社内のコミュニケーション戦略を改善し、チームのつながり、関与、意欲を高めることができる新しい戦術を実装するときが来ました。 以下の18の内部コミュニケーションのベストプラクティスは、まさにそれを行うのに役立ちます。

1.コミュニケーションの構想、戦略化、計画

優れたアイデアには、その可能性を実現するための優れた戦略が必要です。

LinkedInの創設者、リード・ホフマン

チームと会社のために社内コミュニケーションで何をしたいですか？ どうやってそこに着きますか？ それは今どこにあり、何を改善する必要がありますか？ どれくらい早く目標を達成したいですか？

何よりもまず、これらのタイプの質問に対する回答を使用して、内部コミュニケーション戦略および/または計画を作成します。 どのようにレイアウトするかはあなた次第です–好きなだけシンプルまたは精巧に、一般的または具体的にしてください。 適切に策定された戦略により、順調に進み、社内コミュニケーションをより効率的に成功させることができます。 少なくとも、どこから始めればよいかがわかります。

2.適切なコミュニケーションツールを使用する

私は、コミュニケーションを強化するツールは、人々がお互いから学ぶ方法に関して大きな効果があると信じています。

- ビルゲイツ

あなたのチームは忙しいので、彼らが必要とする最後のものは、面倒で摩擦に満ちた内部通信システムです。 幸いなことに、内部通信のベストプラクティスへの注目が高まっているため、シンプルで簡単なソフトウェアプログラムが数多く提供されています。 従業員が確実に参加して実際に楽しむことができるように、この方法を維持してください。

内部コミュニケーションのベストプラクティスを促進するツールは次のとおりです。

• Slack、Microsoft Teams、GoogleHangoutsなどの企業チャットソフトウェアの実装
• 可能な限りGoogleドライブなどのクラウドテクノロジーを使用する
• すべてのメール、カレンダー、ドキュメントなどに1つのプラットフォームを使用する（例：Google、Apple、Microsoft）
• デジタルサイネージを介したビジュアルコミュニケーションによる電子メールの過負荷の回避

3.視覚的であること

ビジュアルは、アイデアをわかりやすく表現します。

ブームソーシャルCEO、キム・ガースト

よく引用される統計によると、人口の65％は視覚的な学習者であるため、職場には多くの人がいる可能性があります。 正しく行われると、ビジュアルはわかりやすい方法で情報を伝え、テキストよりも印象が長続きします。 ポスターを印刷する代わりに、デジタル化することをお勧めします。オフィスにテレビを設置し、それらを使用して、視覚的なメッセージの選択を回転させて表示します。

Enplugなどの専用のクラウドベースのデジタルサイネージソフトウェアを使用して、オフィスにビジュアルを表示することを検討してください。 これらの画面は、次のようなさまざまな目的に使用できます。

• 会社の発表、求人、販売およびマーケティングの指標、またはニュース速報や天気などの会社以外の特定の情報をチームに通知する
• 目標、成果、または動機付けの引用を表示してチームを刺激する
• ソーシャルメディアフィード、ライブハッシュタグウォール、またはチーム写真でチームを楽しませる

4.コミュニケーションを面白くする

楽しみは私がビジネスをするのが好きな方法の核心であり、それは私が最初からやってきたすべての鍵でした。

リチャードブランソン

それが理由で「仕事」と呼ばれるという概念はなくなりました、そしてそれは楽しいはずではありません。 実際、PGiによる2013年の調査では、ミレニアル世代の88％が「楽しくソーシャルな職場環境」で働きたいと考えていることがわかりました。 同様に、ジェネレーションZの90％は、人とのつながりの機会を提供する職場を大切にしています。 仕事は楽しいだけでなく生産的でもあり、それは内部のコミュニケーションを含みます。

たとえば、EnplugのSlackには「ランダム」というタイトルのチャンネルがあり、チームメンバーは奇抜なニュース記事や面白いYouTube動画など、面白いと思うものを共有できます。 それは、労働者が友情の感覚を構築しながら蒸気を吹き飛ばすための楽しい方法です。

5.可能な限りメトリックを含める

測定および監視されるものはすべて改善されます。

GoDaddyの創設者、Bob Parsons

会社がどのように業績を上げているかを定量化して確認できることは、チームの労働倫理に驚異的な影響を与える可能性があります。 指標は、会社の現在および過去の業績、業績の傾向、達成する目標、および達成された進捗状況を従業員に通知する必要があります。 デジタルサイネージを使用して、オフィス全体のメトリックを表示できます。 会社、部門、さらには個人の指標を表示することで、さまざまなレベルでチームをやる気にさせます。

6.全体像を見失わないでください

より高い目的にアピールすることは、誰もが合体し、より良く一緒に働くのに役立ちます。

Match.comの創設者、Fran Maier

特定のターゲットを絞った情報を伝達することは素晴らしいことですが、会社の包括的な目標、使命、およびその他の文化的要素を見逃すことを犠牲にしてもたらされる可能性があります。 日常のことだけでなく、従業員に思い出させるために、必ず大きなアイデアを伝えてください。 チームに全体像を思い出させるために、メール、デジタルディスプレイ、または社内ニュースレターにビジョンを含めます。 結局のところ、それらはそれらよりも大きな何かの重要な部分です。

7.フィードバックやアイデアのためのチャネルを提供する

最高の文化を構築するための私たちの秘密兵器は、オープンで正直なフィードバックです。 チームメンバー全員がHelloSignでの私たちの生活に毎日貢献しているので、何が機能しているか、さらに重要なことに、何が機能していないかを知ることが重要です。

Gina Lau、チームオペレーション、HelloSign

「フィードバック」は、 abcdefという文字を含む英語の最短の単語であることをご存知ですか？ この興味深い事実は別として、フィードバックは企業の存続と成功に不可欠です。 もちろん、これには顧客からのフィードバックだけでなく、従業員からのフィードバックも含まれます。

それが決して表現されない場合、思考またはアイデアの価値は何ですか？ 職場、現在の製品、将来の製品、または会社全体に関するものであるかどうかにかかわらず、チームがフィードバックを提供し、アイデアを共有するためのチャネルを必ず提供してください。 これは、会社のフォーラム、会社のチャットソフトウェア内の指定されたチャネル、オフィスのホワイトボード、またはクラウドベースのサービスである可能性があります。 これらのチャネルがなければ、素晴らしいアイデアや有益な批判を見逃す可能性があり、企業が失うわけにはいきません。

8.部門間のコミュニケーションとコラボレーションを奨励する

効果的なコミュニケーションは、対人関係、グループ間、グループ内、組織、または外部のレベルであるかどうかにかかわらず、専門家としての成功に不可欠な要素です。

N2Growthの創設者兼会長、Mike Myatt

社内のコミュニケーション目標の1つが、従業員に互いに学び合うことである場合、部門間のコミュニケーションが重要です。 異なる部門間でQ＆Aセッションまたは特別会議を開催して、部門間のコミュニケーション、コラボレーション、洞察の共有を行います。 たとえば、Enplugは、従業員が自分以外のチームに質問できる部門別のQ＆Aセッションを定期的に開催しています。 学んだことに加えて、部門が互いに孤立していると感じないようにします。

9.通信の過負荷を回避する

効果的な社内コミュニケーションは、人々を互いに結び付けるだけでなく、適切な情報を適切なタイミングで結び付けます。

imgZine、CEO、Marijn Deurloo

インターネットの時代は、これまで以上に多くの情報と即時の通信にアクセスできるようになりました。これは、祝福と呪いの両方になる可能性があります。 内部コミュニケーションでは、少ないほど多いと思います。 物事をシンプル、簡潔、そして要点に留めてください。 内部ニュースレターの送信頻度を減らすか、表示する指標を少なくすることを検討してください。 適切な情報を適切な人に適切なタイミングで送信することに重点を置きます。 あなたのチームはあなたに感謝します。

10.通知するだけでなく、行動を促す

競争力と成功を維持したい企業は、同僚を巻き込み、意欲を高め、刺激を与えることを確実にする必要があります。

ヴァージンアトランティック航空の内部コミュニケーション責任者、Viktoria Tegard

何よりもまずチームに通知する必要がありますが、社内のコミュニケーション慣行は最終的に行動につながるはずです。 ヴァージンアトランティック航空のViktoriaTegardが上記の引用でほのめかしているように、社内のコミュニケーションには、チームが上を行き来するように関与し、動機付け、刺激を与える必要があります。

あなたはそうすることができます：

• メッセージに召喚状を含める
• 動機付けの引用、あなたの会社の使命と目標などを共有します。
• 特定の成果に対して個人またはチームに報酬を提供する

11.通信回線を開きます

コミュニケーションは常にトップダウンモデルに従うとは限りません。 今日のビジネスにおける情報の流動性により、リーダーは見事な聞き手である必要があります。 送信だけでなく受信もできる必要があります。

ジョセフ・バダラッコ、ハーバードビジネススクールビジネス倫理学教授

「オープンドアポリシー」を実際のオフィススペースに限定しないでください。 社内のコミュニケーションシステムでは、従業員が上級管理職を含む社内の他の従業員と簡単に連絡できるようにする必要があります。 このようにコミュニケーションの線を開くと、チームメンバーは恐れることなくお互いに話し合うことができます。 あなたが大企業であろうと新興企業であろうと、この社内コミュニケーションの実践はギャップを埋め、従業員間の受容的で正直な関係を築くのに役立ちます。

12.透明性を維持する

「透明性は考え方の変化として始まります。」

– Kevan Lee、コンテンツクラフター、バッファー

上記のBufferのKevanLeeのように、透明性は単なるポリシーではなく、考え方です。 透明性は、信頼、説明責任、オープンな対話を生み出すため、社内のコミュニケーションにとって非常に重要です。 チームが特定の問題について暗闇にさらされているように感じた場合、チームは質問をしたり、それらの問題についての考えを共有したりすることを恐れている可能性があります。 もちろん、すべての情報をすべての人が利用できるわけではありませんが、少なくともある程度の透明性を維持することは、企業内の調和と信頼関係に多大な影響を与える可能性があります。

13.企業関連のソーシャルメディアの使用を奨励する

実際、職場でソーシャルメディアを使用しないことは、電話や電子メールを使用しないことと同じくらい意味があり始めています。

Hootsuiteの創設者兼CEO、ライアン・ホームズ

私たちはあなたが考えているかもしれないことを知っています：「ソーシャルメディアは職場に場所がありません。」 しかし、私たちがあなたにそれが実際にいくつかの方法で奨励されるべきであるとあなたに言ったらどうしますか？ チームに、Facebook、Twitter、Instagramなどでオフィスで働いて楽しんでいる自分の写真を共有してもらい、会社の公式ページにタグを付けます。 従業員のエンゲージメントと士気だけでなく、会社の露出や自分が誰で何をしているのかを明らかにするのにも最適です。

14.業界のニュース、トレンド、洞察を共有する

あなたが人々に情報を与えなければ、彼らは空白を埋めるために何かを作り上げるでしょう。

American Productivity and Quality Center、CEO、Carla O'Dell

あなたのチームは単なる会社の一部ではなく、業界の一部です。 すべてのチームメンバーは、CEOからWebデザイナーまで、最新の業界スクープを常に最新の状態に保つ必要があります。 ニュース、市場動向、意見記事、その他の業界関連の宣伝文句を互いに共有するように促します。 ＃6と同様に、チームが自分たちよりも大きな何かに貢献しているように感じ、強力な動機付けとなる変化のエージェントであると感じてもらいたいと考えています。

15.内部コミュニケーションを使用して、成功を認識し、賞賛します

認識は希少なリソースではありません。 あなたはそれを使い果たしたり、使い果たしたりすることはできません。

スーザンM.ヒースフィールド、HRエキスパート、About.com

わずかな賞賛は、特に従業員が大切にされ、感謝されていると感じたい時代には、大いに役立つ可能性があります。 アメリカ心理学会による2012年の調査によると、価値を感じている従業員は「より高いレベルのエンゲージメント、満足度、モチベーション」を報告しているため、投資する価値があることは間違いありません。チャットソフトウェアを通じて個人または部門の成功を発表するのと同じくらい簡単です。 、社内ニュースレターまたはその他のチャネル。 このベストプラクティスは、従業員の士気だけでなく、会社の生産性と成長にも役立ちます。

16.ペルソナを使用して顧客中心のチームを作成します

チームメンバーが顧客に集中できるようにするための最良の方法は？ 顧客に命を吹き込みます。

Davis＆Company、CEO兼創設者、Alison Davis

アリソンは、社内コミュニケーションのベストプラクティスを使用して、従業員を顧客に合わせるよう提案しています。 「写真、人口統計、好き嫌いなど、一般的な顧客のプロフィールを作成します。これには、視聴するテレビ番組（ウォーキング・デッドまたはダウントン・アビー？）や好みのスナック（枝豆またはビーフ・ジャーキー？）が含まれます。 そうすることで、顧客は鮮やかで具体的で頭に浮かぶようになります。」 これらのペルソナをチームと頻繁に共有します–会話、ニュースレター、またはオフィスでのデジタルサイネージの使用ですら。

17.従業員のリソースとトレーニングを促進する

従業員は、自分の会社が自分の個人的および専門的な開発に投資しているのと同じように投資していることを知りたがっています。 従業員が素晴らしい機会を逃さないように、会社が提供するリソースを伝えます。

Meltwater San Francisco、ラーニング＆デベロップメントプログラムマネージャー、Belen Aleman

内部コミュニケーションでは、従業員が利用できるメリットとリソースを一貫して伝える必要があります。 これには、基本的な健康保険や401Kプランから、企業主催のセミナー、オフサイトトレーニングの機会、キャリア構築ワークショップまで、あらゆるものが含まれる可能性があります。 電子メール、チャット、デジタルサイネージ、社内ブログ、または直接のチーム会議を組み合わせて、情報を広めます。 従業員があなたの会社を通じて自分の個人的および専門的能力開発に投資することを奨励することにより、誰もが長期的に利益を得ることができます。

学習目標は、マネージャーの助けを借りて個人が形式化することもできます。 そこから、オープンハウスや定期的な学習同期などのアクティビティを設定できます。 学習の同期は、学習目標に向けて何かを提供できる人と一緒に行われます。 マネージャーは、これらの同期で非公式のコーチングやメンターシップを提供できるメンバーをチームメンバーに紹介できます。 これらの学習同期は、ブッククラブのような形をとることもできます。 人々が興味を持っている有用な本やトピックの実行リストを用意し、より多くの企業の聴衆に共有するための学習を文書化します。

オープンハウスは、特にチームが異なる地域に分散している場合は、非公式の議論にも最適です。 SoundCloudにはオープンハウスがあり、誰でも会社のイントラネットで発表して設定できます。 形式は柔軟であり、チームは頻繁にやり取りしない可能性のある他のチームと洞察を伝えることができます。 設計チームは、興奮しているプロトタイプをマーケティングチームと共有できます。これは、今後の立ち上げに役立つ可能性があります。または、データチームが、セグメントに関するいくつかの興味深い品質が製品チームに本当に役立つことを発見した可能性があります。

18.マーケティング担当者のように考える

「今こそ、従業員のコミュニケーターがマーケターのように考え始め、適切な情報を適切なチャネルを通じて適切なタイミングで適切な従業員に提供するときです。」

—シェル・ホルツ、社内コミュニケーションディレクター、提唱者

時々、従業員のコミュニケーションは後付けのように感じられます—広告、マーケティング、およびPRによって予算のパンくずを取り残されます。 最も明白な例の1つは、内部コミュニケーション用の洗練されたツールの欠如です。 マーケティング部門の同僚は、さまざまな基準に基づいてメッセージや情報を個人に向けることができますが、従業員に提供されるもののほとんどは万能です。

EvolvedMediaのCEOであるDanWoodsは、次のように述べています。 Netflixは、私たちが何を視聴するかを予測できます。 Uberは、いつどこで私たちを迎えに行くかを正確に知っています。 これらのツールはすべて、仕事以外の生活を楽にします。 では、なぜ私たちはまだ従業員とのコミュニケーションに時代遅れの方法に依存しているのでしょうか？」

データを使用して、従業員が何を必要とし、いつ必要かを知る必要があります。 少なくとも10年前、IBMのイントラネットのホームページには、個々の従業員がその日に何をしていたかに関する情報と、従業員がそれを実行するのに役立つリソースへのリンクが掲載されていました。 今日、この種のコミュニケーションは、関連するコンテンツを適切な従業員にターゲティングすることを可能にするデータを使用して、多くのチャネルで簡単に実行できるはずです。

ただし、この種の経験を従業員に提供するために必要な予算を確保する場合は、コンセプトをリーダーシップに売り込む必要があります。 古いイントラネットを再起動しても、それは削減されません。 私たちは、マーケティングの友人が顧客と行うのと同じアプローチを、パーソナライズされた従業員のコミュニケーションに取り入れることを約束する必要があります。

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Enplugについて

世界中の社内コミュニケーターは、Enplugを使用して、オフィスのテレビ画面を視覚的でインタラクティブなコミュニケーションツールに変えています。 アナウンスや従業員の認識からソーシャルメディアやニュースフィード、メトリクスダッシュボード、会議室のカレンダーまで、Enplugはあらゆる企業にとって十分に強力で使いやすいです。