18 стратегий внутренней коммуникации на 2021 год

Обновлено в январе 2021 г.

То, как вы передаете сообщение, так же важно, как и само сообщение. Когда дело доходит до внутренних коммуникаций, это, безусловно, верно. Корпоративная культура может дать вашей организации серьезное стратегическое преимущество в эти переменчивые времена. Но то, из чего состоит ваша культура — цели, ценности и практики — должно эффективно передаваться в соответствии с лучшими практиками, если сотрудники собираются это понимать и действовать в соответствии с ними. Поэтому очень важно сосредоточиться не только на том, что вы сообщаете, но и на том, как вы это сообщаете.

В 2021 году пришло время внедрить новую тактику, которая может улучшить вашу стратегию внутренних коммуникаций и связать, вовлечь и мотивировать вашу команду. Приведенные ниже 18 рекомендаций по внутренним коммуникациям помогут вам в этом.

1. Представьте, разработайте стратегию и план коммуникаций

Хорошим идеям нужна хорошая стратегия, чтобы реализовать их потенциал.

Рид Хоффман, основатель LinkedIn

Что вы хотите, чтобы внутренние коммуникации сделали для вашей команды и вашей компании? Как вы туда доберетесь? Как обстоят дела сейчас и что нужно улучшить? Как скоро вы хотели бы достичь своих целей?

Прежде всего, используйте свои ответы на эти типы вопросов для создания стратегии и/или плана внутренних коммуникаций. Как вы это сделаете, зависит от вас — сделайте это простым или сложным, общим или конкретным, как вы хотите. Хорошо сформулированная стратегия должна держать вас на правильном пути и сделать вас более эффективными в достижении успеха внутренних коммуникаций. По крайней мере, это даст вам представление о том, с чего начать.

2. Используйте правильные инструменты коммуникации

Я твердо верю, что любой инструмент, улучшающий общение, оказывает глубокое влияние на то, как люди могут учиться друг у друга.

- Билл Гейтс

Ваша команда занята, поэтому последнее, что им нужно, — это система внутренней связи, которая утомительна и полна трений. К счастью, растущее внимание к передовым методам внутренних коммуникаций привело к появлению множества программ, которые делают это простым и безболезненным. Держите его таким образом, чтобы ваши сотрудники участвовали и действительно получали от этого удовольствие.

К инструментам, способствующим внедрению передового опыта внутренних коммуникаций, относятся:

• Внедрение программного обеспечения корпоративного чата, такого как Slack, Microsoft Teams или Google Hangouts.
• Использование облачных технологий , таких как Google Диск, когда это возможно
• Использование одной платформы для всей вашей электронной почты, календарей, документов и т. д. (например, Google, Apple, Microsoft)
• Избегайте перегрузки электронной почты визуальными коммуникациями с помощью цифровых вывесок

3. Будьте визуальными

Визуальные эффекты выражают идеи в легкой манере.

Ким Гарст, генеральный директор Boom Social

Согласно часто цитируемой статистике, 65% населения являются визуалами, поэтому есть вероятность, что многие из них работают на вашем рабочем месте. Если все сделано правильно, визуальные эффекты передают информацию в легко усваиваемой форме и производят более длительное впечатление, чем текст. Вместо того, чтобы печатать плакаты, мы рекомендуем перейти на цифровые технологии: установите телевизоры в своих офисах и используйте их для показа чередующихся визуальных сообщений.

Рассмотрите возможность использования специального облачного программного обеспечения для цифровых вывесок, такого как Enplug, для отображения визуальных материалов в вашем офисе. Эти экраны могут служить ряду целей, таких как:

• Информирование вашей команды об объявлениях компании, вакансиях, показателях продаж и маркетинга или информации, не относящейся к компании, такой как последние новости и погода.
• Вдохновляйте свою команду, показывая цели, достижения или мотивационные цитаты
• Развлекайте свою команду новостями в социальных сетях, живыми стенами с хэштегами или командными фотографиями.

4. Сделайте общение интересным

Веселье лежит в основе того, как я люблю вести бизнес, и это было ключом ко всему, что я делал с самого начала.

Ричард Брэнсон

Исчезло представление о том, что это называется «работой» по какой-то причине, и это не должно быть развлечением. Фактически, опрос, проведенный PGi в 2013 году, показал, что 88% миллениалов хотят работать в «веселой и социальной рабочей среде». Точно так же 90% представителей поколения Z ценят рабочие места, которые предлагают возможности для человеческого общения. Работа может быть веселой, но также и продуктивной, включая внутренние коммуникации.

Например, у Enplug есть канал в Slack под названием «случайный», где члены команды могут делиться дурацкими новостями, забавными видео на YouTube и всем, что они находят забавным. Это интересный способ для работников выпустить пар, укрепляя чувство товарищества.

5. Включайте метрики, когда это возможно

Все, что измеряется и наблюдается, улучшается.

Боб Парсонс, основатель GoDaddy

Возможность количественно оценить и увидеть , как работает компания, может творить чудеса с рабочей этикой вашей команды. Метрики должны информировать сотрудников о текущей и прошлой деятельности компании, тенденциях в производительности, целях, которые необходимо достичь, и достигнутом прогрессе. Вы можете использовать цифровые вывески для отображения метрик по всему офису. Мотивируйте свою команду на разных уровнях, показывая метрики для компании, отделов или даже отдельных лиц.

6. Не упускайте из виду общую картину

Обращение к более высокой цели помогает всем объединиться и лучше работать вместе.

Фрэн Майер, основатель Match.com

Передача конкретной, целевой информации — это фантастика, но это может происходить за счет упущения основных целей, миссии и других компонентов культуры вашей компании. Помимо повседневных дел, обязательно сообщайте о больших идеях, чтобы сотрудники напоминали о них. Включите свое видение в электронные письма, цифровые дисплеи или внутренние информационные бюллетени, чтобы напомнить вашей команде о более широкой картине. В конце концов, они являются важной частью чего-то большего, чем они сами.

7. Обеспечьте каналы для обратной связи и идей

Наше секретное оружие для создания лучшей корпоративной культуры — открытая и честная обратная связь. Каждый член команды вносит свой вклад в нашу жизнь в HelloSign каждый день, поэтому для нас очень важно знать, что работает и, что более важно, что не работает, чтобы мы могли постоянно совершенствоваться.

Джина Лау, Team Operations, HelloSign

Знаете ли вы, что «feedback» — самое короткое слово в английском языке, содержащее буквы abcdef? Помимо этого интересного факта, обратная связь жизненно важна для выживания и успеха любой компании. Это включает, конечно, отзывы клиентов, а также отзывы сотрудников .

Какова ценность мысли или идеи, если она никогда не выражается? Обязательно предоставьте вашей команде каналы для обратной связи и обмена идеями, будь то рабочее место, текущий продукт, потенциальные будущие продукты или компания в целом. Это может быть корпоративный форум, специальный канал в корпоративном чате, доска в офисе или облачный сервис. Без этих каналов можно упустить блестящие идеи и полезную критику, которую ни одна компания не должна позволить себе потерять.

8. Поощряйте межведомственное общение и сотрудничество

Эффективное общение является важным компонентом профессионального успеха, будь то на межличностном, межгрупповом, внутригрупповом, организационном или внешнем уровне.

Майк Мятт, основатель и председатель N2Growth

Если одной из ваших целей внутреннего общения является научить ваших сотрудников учиться друг у друга, то межведомственное общение является ключевым. Проведите сеанс вопросов и ответов или специальную встречу между различными отделами, чтобы они общались, сотрудничали и обменивались идеями. Enplug, например, проводит регулярные сессии вопросов и ответов, на которых сотрудники могут задавать вопросы команде, отличной от их собственной. В дополнение к полученным знаниям это не дает отделам чувствовать себя изолированными друг от друга.

9. Избегайте коммуникативной перегрузки

Эффективная внутренняя коммуникация соединяет людей не только друг с другом, но и с нужной информацией в нужное время.

Марин Дерлоо, генеральный директор imgZine

Век Интернета дал нам доступ к большему количеству информации и мгновенной переписки, чем когда-либо прежде, что может быть как благословением, так и проклятием. С внутренними коммуникациями думайте меньше, да лучше. Говорите просто, кратко и по делу. Подумайте о том, чтобы реже рассылать внутренние информационные бюллетени или показывать меньше показателей. Сосредоточьтесь на отправке нужной информации нужным людям в нужное время. Ваша команда будет вам благодарна.

10. Не просто информируйте — вдохновляйте на действия

Компании, которые хотят оставаться конкурентоспособными и успешными, должны вовлекать, мотивировать и вдохновлять коллег.

Виктория Тегард, руководитель отдела внутренних коммуникаций, Virgin Atlantic Airways

В первую очередь необходимо проинформировать вашу команду, но ваши методы внутреннего общения должны в конечном итоге привести к действию. Как намекает Виктория Тегард из Virgin Atlantic в приведенной выше цитате, внутренние коммуникации должны вовлекать, мотивировать и вдохновлять вашу команду на то, чтобы идти дальше и дальше.

Вы можете сделать это:

• Включение призывов к действию в сообщения
• Делитесь мотивационными цитатами, миссией и целями вашей компании и т. д.
• Предложение поощрения отдельных лиц или команд за определенные достижения

11. Откройте линии связи

Коммуникация не всегда может следовать нисходящей модели. Сегодня, когда информация в бизнесе изменчива, лидеры должны быть искусными слушателями; они должны иметь возможность как получать, так и отправлять.

Джозеф Бадаракко, профессор деловой этики Гарвардской школы бизнеса

Не ограничивайте свою «политику открытых дверей» физическим офисным пространством. Ваша система внутренних коммуникаций должна позволять любому сотруднику легко связаться с другим сотрудником компании, в том числе с высшим руководством. Когда вы открываете линии связи таким образом, члены команды будут чувствовать себя комфортно, чтобы поговорить друг с другом, а не запугать. Независимо от того, являетесь ли вы крупной корпорацией или стартапом, эта практика внутренних коммуникаций устраняет пробелы и помогает построить восприимчивые и честные отношения между сотрудниками.

12. Поддерживайте прозрачность

«Прозрачность начинается с изменения мышления».

– Кеван Ли, создатель контента, Buffer

Как заявил выше Кеван Ли из Buffer, прозрачность — это больше, чем просто политика, это образ мышления. Прозрачность имеет решающее значение для ваших внутренних коммуникаций, поскольку она способствует доверию, ответственности и открытому диалогу. Если вашей команде кажется, что они остаются в неведении по некоторым вопросам, они могут бояться задавать вопросы и делиться своими мыслями по этим вопросам. Конечно, не всю информацию можно сделать доступной для всех, но соблюдение хотя бы некоторой прозрачности может оказать огромное влияние на гармонию и взаимопонимание внутри вашей компании.

13. Поощряйте использование социальных сетей, связанных с компанией

На самом деле отказ от использования социальных сетей на рабочем месте начинает иметь такой же смысл, как и отказ от использования телефона или электронной почты.

Райан Холмс, основатель и генеральный директор Hootsuite

Мы знаем, что вы можете подумать: «Социальным сетям не место на рабочем месте». Однако что, если мы скажем вам, что это действительно следует поощрять ? Попросите вашу команду поделиться фотографиями, на которых они работают и развлекаются в офисе, в Facebook, Twitter, Instagram и т. д., а также отметьте официальную страницу компании. Это не только отлично подходит для вовлечения и морального духа сотрудников, но также для демонстрации компании и демонстрации того, кто вы и чем вы занимаетесь.

14. Делитесь отраслевыми новостями, тенденциями и идеями

Если вы не дадите людям информацию, они придумают что-нибудь, чтобы заполнить пустоту.

Карла О'Делл, генеральный директор Американского центра производительности и качества

Ваша команда — это не просто часть компании, это часть отрасли. Все члены команды должны быть в курсе последних новостей отрасли, от вашего генерального директора до вашего веб-дизайнера. Поощряйте их делиться друг с другом новостями, рыночными тенденциями, мнениями и другими отраслевыми новостями. Как и в случае с № 6, вы хотите, чтобы ваша команда чувствовала, что они вносят свой вклад в нечто большее, чем они сами, и что они являются проводниками перемен, которые являются мощными мотиваторами.

15. Используйте внутреннюю коммуникацию, чтобы признавать и хвалить успех

Признание — не дефицитный ресурс. Вы не можете использовать его или исчерпать его.

Сьюзан М. Хитфилд, эксперт по персоналу, About.com

Малейшая похвала может иметь большое значение, особенно в эпоху, когда сотрудники хотят чувствовать, что их ценят и ценят. Опрос, проведенный Американской психологической ассоциацией в 2012 году, показал, что сотрудники, которые чувствуют, что их ценят, сообщают о «более высоком уровне вовлеченности, удовлетворенности и мотивации», поэтому в это определенно стоит инвестировать. , внутренний информационный бюллетень или другие каналы. Эта передовая практика полезна не только для морального духа сотрудников, но и для производительности и роста вашей компании.

16. Создайте клиентоориентированную команду с персонажами

Как лучше всего помочь членам команды сосредоточиться на клиентах? Оживите клиентов.

Элисон Дэвис, генеральный директор и основатель Davis & Company

Элисон предлагает использовать передовые методы внутренней коммуникации, чтобы привести ваших сотрудников в соответствие с клиентами. Создавайте «профили типичных клиентов с фотографиями, демографическими данными, предпочтениями и антипатиями, включая то, какие телешоу они смотрят («Ходячие мертвецы» или «Аббатство Даунтон»?) и закуски, которые они предпочитают (эдамаме или вяленая говядина?). Таким образом, клиенты становятся яркими, осязаемыми и запоминающимися». Часто делитесь этими персонажами со своей командой — в беседах, информационных бюллетенях или даже с помощью цифровых вывесок в своих офисах.

17. Продвигайте ресурсы и обучение сотрудников

Сотрудники хотят знать, что их компания так же инвестирует в их личное и профессиональное развитие, как и они сами. Сообщите, какие ресурсы предоставляет ваша компания, чтобы сотрудники не упустили фантастические возможности.

Белен Алеман, менеджер программы обучения и развития, Meltwater, Сан-Франциско

Ваши внутренние коммуникации должны постоянно сообщать, какие льготы и ресурсы доступны для сотрудников. Это может включать в себя все, от базового медицинского страхования и планов 401K до семинаров, спонсируемых компанией, возможностей обучения за пределами предприятия и семинаров по построению карьеры. Используйте комбинацию электронной почты, чата, цифровых вывесок, внутренних блогов или личных встреч команды, чтобы донести информацию. Поощряя сотрудников инвестировать в свое личное и профессиональное развитие с помощью вашей компании, в долгосрочной перспективе выиграют все.

Цели обучения также могут быть формализованы отдельными лицами с помощью их менеджеров. Оттуда можно настроить такие мероприятия, как дни открытых дверей или регулярные учебные синхронизации. Синхронизация обучения происходит с любым, кто может предложить вам что-то для достижения целей обучения. Как менеджер, вы можете познакомить членов своей команды с теми, кто может предложить неформальный коучинг или наставничество в этих синхронизациях. Эти учебные синхронизации также могут принимать форму чего-то вроде книжного клуба. Составьте список полезных книг и тем, которые интересуют людей, и задокументируйте полученные знания, чтобы поделиться ими с более широкой аудиторией компании.

Дни открытых дверей также могут быть полезны для неформальных дискуссий, особенно если команды распределены по разным географическим регионам. У SoundCloud есть дни открытых дверей, о которых любой может объявить и организовать во внутренней сети компании. Гибкий формат позволяет командам обмениваться мнениями с другими командами, с которыми они могут редко взаимодействовать. Команды дизайнеров могут поделиться прототипами, которые им нравятся, с маркетинговой командой, которые могут быть полезны для предстоящего запуска, или, может быть, команда данных обнаружила некоторые интересные качества в сегменте, которые действительно могут помочь команде продукта.

18. Думайте как маркетолог

«Коммуникаторам сотрудников пора начать думать как маркетологи, доставляя нужную информацию нужному сотруднику в нужное время по правильному каналу».

— Шел Хольц, директор по внутренним коммуникациям и адвокат

Иногда коммуникация с сотрудниками кажется второстепенной мыслью — получение крох бюджета, оставленных рекламой, маркетингом и PR. Один из самых ярких примеров — отсутствие сложных инструментов для внутренней коммуникации. Наши коллеги по маркетингу могут нацеливать сообщения и информацию на отдельных лиц на основе различных критериев, однако большая часть того, что доходит до сотрудников, является универсальным.

Как говорит Дэн Вудс, генеральный директор Evolved Media: «Spotify знает, что мы слушаем. Netflix может предсказать, что мы будем смотреть. Uber точно знает, когда и где нас забрать. Все эти инструменты облегчают нашу нерабочую жизнь. Так почему же мы до сих пор полагаемся на устаревшие методы общения с сотрудниками?»

Мы должны использовать данные, чтобы знать, что нужно сотрудникам и когда им это нужно. По крайней мере, десять лет назад на домашней странице IBM в интранете была информация о том, что делал конкретный сотрудник в тот день, и ссылки на ресурсы, которые могли бы помочь сотруднику в выполнении этой задачи. Сегодня этот вид связи должен быть невероятно простым по многим каналам — с данными, которые позволяют нам нацеливать соответствующий контент на нужных сотрудников.

Однако нам нужно продать концепцию руководству, если мы собираемся получить бюджет, необходимый для предоставления такого рода опыта сотрудникам. Перезапуск старой интрасети не поможет. Мы должны взять на себя обязательство использовать тот же подход к персонализированному общению сотрудников, что и наши друзья в маркетинге с клиентами.

***

О Enplug

Внутренние коммуникаторы по всему миру используют Enplug, чтобы превратить телевизионные экраны в своих офисах в наглядные интерактивные средства коммуникации. От объявлений и признания сотрудников до социальных сетей и новостных лент, панелей показателей и календарей конференц-залов, Enplug достаточно мощен для любого предприятия и прост в использовании.