18 strategii komunikacji wewnętrznej na rok 2021

Zaktualizowano w styczniu 2021 r.

Sposób, w jaki przekazujesz wiadomość, jest równie ważny jak sama wiadomość. Jeśli chodzi o komunikację wewnętrzną, to z pewnością jest prawdą. Kultura firmy może zapewnić Twojej organizacji znaczną przewagę strategiczną w tych zmieniających się czasach. Ale to, z czego składa się twoja kultura – cele, wartości i praktyki – musi być skutecznie przekazywane zgodnie z najlepszymi praktykami, jeśli pracownicy mają to rozumieć i działać zgodnie z nią. Dlatego ważne jest, aby skupić się nie tylko na tym, co komunikujesz, ale także na tym, jak to komunikujesz.

W 2021 r. nadszedł czas, aby wdrożyć nowe taktyki, które mogą poprawić Twoją strategię komunikacji wewnętrznej i sprawić, że Twój zespół będzie połączony, zaangażowany i zmotywowany. Pomoże Ci w tym 18 najlepszych praktyk w zakresie komunikacji wewnętrznej.

1. Wyobraź sobie, opracuj strategię i zaplanuj komunikację

Dobre pomysły potrzebują dobrej strategii, aby zrealizować swój potencjał.

Reid Hoffman, założyciel, LinkedIn

Co chcesz, aby komunikacja wewnętrzna robiła dla Twojego zespołu i Twojej firmy? Jak się tam dostaniesz? Na czym to się teraz znajduje, a co wymaga poprawy? Jak szybko chciałbyś osiągnąć swoje cele?

Przede wszystkim wykorzystaj swoje odpowiedzi na tego typu pytania, aby stworzyć strategię i/lub plan komunikacji wewnętrznej. To, jak to ułożysz, zależy od Ciebie – spraw, aby było tak proste lub rozbudowane, ogólne lub szczegółowe, jak chcesz. Dobrze sformułowana strategia powinna utrzymać Cię na właściwej drodze i sprawić, że będziesz skuteczniej osiągać sukces w komunikacji wewnętrznej. Przynajmniej da ci wyobrażenie, od czego zacząć.

2. Używaj odpowiednich narzędzi komunikacyjnych

Jestem głęboko przekonany, że każde narzędzie, które usprawnia komunikację, ma ogromny wpływ na to, jak ludzie mogą się od siebie uczyć.

– Bill Gates

Twój zespół jest zajęty, więc ostatnią rzeczą, jakiej potrzebują, jest kłopotliwy i pełen tarć system komunikacji wewnętrznej. Na szczęście rosnący nacisk na najlepsze praktyki komunikacji wewnętrznej przyniósł wiele programów, które sprawiają, że jest to proste i bezbolesne. Utrzymuj to w ten sposób, aby zapewnić swoim pracownikom udział i naprawdę czerpać z tego przyjemność.

Narzędzia promujące najlepsze praktyki komunikacji wewnętrznej obejmują:

• Wdrażanie firmowego oprogramowania do czatu, takiego jak Slack, Microsoft Teams czy Google Hangouts
• Korzystanie z technologii chmury, takiej jak Google Drive, gdy tylko jest to możliwe
• Korzystanie z jednej platformy do obsługi wszystkich wiadomości e-mail, kalendarzy, dokumentów itp. (np. Google, Apple, Microsoft)
• Unikanie przeciążenia poczty e-mail komunikacją wizualną za pośrednictwem digital signage

3. Bądź wizualny

Wizualizacje wyrażają pomysły w przystępny sposób.

Kim Garst, dyrektor generalny, Boom Social

Powszechnie cytowane statystyki mówią, że 65% populacji to wzrokowcy, więc istnieje prawdopodobieństwo, że w Twoim miejscu pracy jest ich wielu. Poprawnie wykonane wizualizacje przekazują informacje w łatwy do przyswojenia sposób i wywierają trwalsze wrażenie niż tekst. Zamiast drukować plakaty, zalecamy przejście na technologię cyfrową: Zamontuj telewizory w swoich biurach i używaj ich do wyświetlania różnych komunikatów wizualnych.

Rozważ użycie specjalnie zaprojektowanego oprogramowania do digital signage opartego na chmurze — takiego jak Enplug — do wyświetlania materiałów wizualnych w biurze. Ekrany te mogą służyć różnym celom, takim jak:

• Informowanie zespołu o ogłoszeniach firmowych, ofertach pracy, wskaźnikach sprzedaży i marketingu lub informacjach niezwiązanych z firmą, takich jak najświeższe wiadomości i pogoda
• Inspirowanie zespołu poprzez wyświetlanie celów, osiągnięć lub cytatów motywacyjnych
• Zapewnienie rozrywki zespołowi za pomocą kanałów społecznościowych, ścian z hashtagami na żywo lub zdjęć zespołu

4. Spraw, aby komunikacja była zabawna

Zabawa jest podstawą mojego sposobu prowadzenia biznesu i od samego początku była kluczem do wszystkiego, co robiłem.

Richard Branson

Zniknęło przekonanie, że nie bez powodu nazywa się to „pracą” i nie ma być zabawne. W rzeczywistości badanie przeprowadzone przez PGI z 2013 r. wykazało, że 88% millenialsów chce pracować w „przyjemnym i społecznym środowisku pracy”. Podobnie 90% Generacji Z ceni miejsca pracy, które oferują możliwości nawiązywania kontaktów międzyludzkich. Praca może być przyjemna, ale także produktywna, w tym komunikacja wewnętrzna.

Na przykład Enplug ma kanał w Slacku zatytułowany „losowy”, na którym członkowie zespołu mogą dzielić się zwariowanymi wiadomościami, zabawnymi filmami z YouTube i wszystkim, co uznają za zabawne. To świetny sposób dla pracowników, aby wypuścić parę, jednocześnie budując poczucie koleżeństwa.

5. W miarę możliwości dołączaj metryki

Wszystko, co jest mierzone i obserwowane, poprawia się.

Bob Parsons, założyciel, GoDaddy

Możliwość określenia ilościowego i sprawdzenia , jak firma działa, może zdziałać cuda dla etyki pracy Twojego zespołu. Wskaźniki powinny informować pracowników o bieżących i przeszłych wynikach firmy, trendach w wydajności, celach do osiągnięcia i poczynionych postępach. Możesz użyć digital signage do wyświetlania metryk w całym biurze. Motywuj swój zespół na różnych poziomach, pokazując wskaźniki dla firmy, działów, a nawet pojedynczych osób.

6. Nie trać z oczu dużego obrazu

Odwoływanie się do wyższego celu pomaga wszystkim zjednoczyć się i lepiej współpracować.

Fran Maier, założyciel, Match.com

Przekazywanie konkretnych, ukierunkowanych informacji jest fantastyczne, ale może odbywać się kosztem pominięcia nadrzędnych celów, misji i innych elementów kultury firmy. Oprócz codziennych spraw pamiętaj o przekazywaniu wielkich pomysłów, aby pracownicy byli o nich przypomnienia. Dołącz swoją wizję do wiadomości e-mail, wyświetlaczy cyfrowych lub wewnętrznych biuletynów, aby przypomnieć zespołowi o szerszym obrazie. W końcu są ważną częścią czegoś większego od nich.

7. Zapewnij kanały dla opinii i pomysłów

Naszą tajną bronią w budowaniu najlepszej kultury są otwarte i szczere opinie. Każdy członek zespołu codziennie wnosi wkład w nasze życie w HelloSign, dlatego ważne jest, abyśmy wiedzieli, co działa, a co ważniejsze, co nie działa, abyśmy mogli stale się doskonalić.

Gina Lau, Operacje Zespołowe, HelloSign

Czy wiesz, że „feedback” to najkrótsze słowo w języku angielskim zawierające litery abcdef? Poza tym interesującym faktem, informacja zwrotna jest kluczowa dla przetrwania i sukcesu każdej firmy. Obejmuje to oczywiście opinie klientów, ale także opinie pracowników .

Jaką wartość ma myśl lub idea, jeśli nigdy nie została wyrażona? Zapewnij swojemu zespołowi kanały umożliwiające przekazywanie opinii i dzielenie się pomysłami, niezależnie od tego, czy dotyczą one miejsca pracy, obecnego produktu, potencjalnych przyszłych produktów, czy też firmy jako całości. Może to być forum firmowe, wyznaczony kanał w oprogramowaniu do czatu firmy, tablica w biurze lub usługa w chmurze. Bez tych kanałów można przeoczyć genialne pomysły i pomocne uwagi krytyczne, na których utratę nie powinna sobie pozwolić żadna firma.

8. Zachęcaj do komunikacji i współpracy między działami

Skuteczna komunikacja jest niezbędnym elementem sukcesu zawodowego, niezależnie od tego, czy jest to poziom interpersonalny, międzygrupowy, wewnątrzgrupowy, organizacyjny czy zewnętrzny.

Mike Myatt, założyciel i prezes N2Growth

Jeśli jednym z celów komunikacji wewnętrznej jest skłonienie pracowników do uczenia się od siebie nawzajem, kluczowa jest komunikacja między działami. Zorganizuj sesję pytań i odpowiedzi lub specjalne spotkanie między różnymi działami, aby zachęcić ich do komunikacji, współpracy i dzielenia się spostrzeżeniami. Na przykład firma Enplug organizuje regularne działowe sesje pytań i odpowiedzi, podczas których pracownicy mogą zadawać pytania zespołowi innemu niż ich własny. Oprócz tego, czego się nauczono, zapobiega to poczuciu się odizolowanych działów od siebie.

9. Unikaj przeciążenia komunikacji

Skuteczna komunikacja wewnętrzna łączy ludzi nie tylko ze sobą, ale także z właściwymi informacjami we właściwym czasie.

Marijn Deurloo, dyrektor generalny, imgZine

Era Internetu dała nam dostęp do większej ilości informacji i natychmiastowej korespondencji niż kiedykolwiek wcześniej, co może być zarówno błogosławieństwem, jak i przekleństwem. W komunikacji wewnętrznej myśl, że mniej znaczy więcej. Utrzymuj rzeczy proste, zwięzłe i na temat. Rozważ rzadsze wysyłanie wewnętrznego biuletynu lub pokazywanie mniejszej liczby danych. Skoncentruj się na wysyłaniu właściwych informacji do właściwych osób we właściwym czasie. Twój zespół ci podziękuje.

10. Nie tylko informuj – inspiruj do działania

Firmy, które chcą pozostać konkurencyjne i odnosić sukcesy, muszą zapewnić zaangażowanie, motywację i inspirację współpracowników.

Viktoria Tegard, kierownik ds. komunikacji wewnętrznej, Virgin Atlantic Airways

Przede wszystkim konieczne jest poinformowanie zespołu, ale praktyki komunikacji wewnętrznej powinny ostatecznie prowadzić do działania. Jak nawiązuje do powyższego cytatu Viktoria Tegard z Virgin Atlantic, komunikacja wewnętrzna powinna angażować, motywować i inspirować Twój zespół do wykraczania poza granice.

Możesz to zrobić poprzez:

• Umieszczanie wezwań do działania w wiadomościach
• Udostępnianie cytatów motywacyjnych, misji i celów Twojej firmy itp.
• Oferowanie nagradzania osób lub zespołów za określone osiągnięcia

11. Otwórz linie komunikacji

Komunikacja nie zawsze może przebiegać zgodnie z modelem odgórnym. Ze względu na płynność informacji w dzisiejszym biznesie, liderzy muszą być mistrzowskimi słuchaczami; muszą być w stanie zarówno odbierać, jak i wysyłać.

Joseph Badaracco, profesor etyki biznesu, Harvard Business School

Nie ograniczaj swojej „polityki otwartych drzwi” do fizycznej przestrzeni biurowej. Twój system komunikacji wewnętrznej powinien ułatwiać każdemu pracownikowi kontakt z innym w firmie, w tym z wyższym kierownictwem. Kiedy otworzysz linie komunikacji w ten sposób, członkowie zespołu poczują się mile widziani, aby ze sobą porozmawiać, a nie onieśmieleni. Niezależnie od tego, czy jesteś dużą korporacją, czy startupem, ta praktyka komunikacji wewnętrznej wypełnia luki i pomaga budować otwarte, uczciwe relacje między pracownikami.

12. Zachowaj przejrzystość

„Przejrzystość zaczyna się od zmiany sposobu myślenia”.

– Kevan Lee, twórca treści, bufor

Jak Kevan Lee z Buffer stwierdził powyżej, przejrzystość to coś więcej niż tylko polityka, to sposób myślenia. Przejrzystość ma kluczowe znaczenie dla komunikacji wewnętrznej, ponieważ rodzi zaufanie, odpowiedzialność i otwarty dialog. Jeśli Twój zespół czuje, że w pewnych sprawach jest pozostawiony w ciemności, może bać się zadawać pytania i dzielić się swoimi przemyśleniami na te tematy. Oczywiście nie wszystkie informacje mogą być dostępne dla wszystkich, ale zachowanie przynajmniej pewnej przejrzystości może mieć ogromny wpływ na harmonię i relacje w Twojej firmie.

13. Zachęcaj do korzystania z mediów społecznościowych związanych z firmą

W rzeczywistości niekorzystanie z mediów społecznościowych w miejscu pracy zaczyna mieć mniej więcej taki sens, jak niekorzystanie z telefonu lub poczty e-mail.

Ryan Holmes, założyciel i dyrektor generalny Hootsuite

Wiemy, co możesz myśleć: „Media społecznościowe nie mają miejsca w miejscu pracy”. Co jednak, gdybyśmy ci powiedzieli, że powinno się do tego zachęcać w jakiś sposób? Niech Twój zespół udostępni zdjęcia, na których pracuje i bawi się w biurze, na Facebooku, Twitterze, Instagramie itp. oraz oznaczy oficjalną stronę firmy. Nie tylko jest świetny dla zaangażowania i morale pracowników, ale także dla wyeksponowania firmy i nadania twarzy tego, kim jesteś i co robisz.

14. Udostępniaj wiadomości branżowe, trendy i spostrzeżenia

Jeśli nie podasz ludziom informacji, wymyślą coś, co wypełni pustkę.

Carla O'Dell, dyrektor generalny, Amerykańskie Centrum Produktywności i Jakości

Twój zespół to nie tylko część firmy, to część branży. Wszyscy członkowie zespołu powinni być na bieżąco z najnowszymi informacjami w branży, od dyrektora generalnego po projektanta stron internetowych. Zachęć ich do dzielenia się ze sobą wiadomościami, trendami rynkowymi, opiniami i innymi komunikatami branżowymi. Podobnie jak w punkcie 6, chcesz, aby Twój zespół czuł się, jakby przyczyniał się do czegoś większego niż on sam i był agentem zmian, które są potężnymi motywatorami.

15. Korzystaj z komunikacji wewnętrznej, aby rozpoznawać i chwalić sukces

Uznanie nie jest zasobem deficytowym. Nie możesz go zużyć ani zabraknąć.

Susan M. Heathfield, ekspert HR, About.com

Najmniejsza ilość pochwał może być bardzo ważna, zwłaszcza w czasach, gdy pracownicy chcą czuć się doceniani i doceniani. Badanie przeprowadzone przez Amerykańskie Towarzystwo Psychologiczne z 2012 r. wykazało, że pracownicy, którzy czują się docenieni, zgłaszają „wyższy poziom zaangażowania, satysfakcji i motywacji”, więc zdecydowanie jest to coś, w co warto zainwestować. Może to być tak proste, jak ogłaszanie sukcesów indywidualnych lub wydziałowych za pomocą oprogramowania do czatu , biuletyn wewnętrzny lub inne kanały. Ta najlepsza praktyka jest korzystna nie tylko dla morale pracowników, ale także dla produktywności i rozwoju firmy.

16. Stwórz zespół zorientowany na klienta z personami

Najlepszy sposób, aby pomóc członkom zespołu skoncentrować się na klientach? Ożyw klientów.

Alison Davis, dyrektor generalny i założyciel, Davis & Company

Alison sugeruje stosowanie najlepszych praktyk w zakresie komunikacji wewnętrznej w celu dostosowania pracowników do klientów. Twórz „profile typowych klientów, wraz ze zdjęciami, danymi demograficznymi, upodobaniami i niechęciami — w tym, jakie programy telewizyjne oglądają (Walking Dead czy Downton Abbey?) i przekąskami, które preferują (edamame czy suszona wołowina?). W ten sposób klienci stają się żywi, namacalni i mają najwyższy poziom świadomości”. Często udostępniaj te persony swojemu zespołowi – w rozmowach, biuletynach, a nawet za pomocą digital signage w swoich biurach.

17. Promuj zasoby i szkolenia pracowników

Pracownicy chcą wiedzieć, że ich firma jest tak samo zainwestowana w ich rozwój osobisty i zawodowy, jak oni. Poinformuj, jakie zasoby zapewnia Twoja firma, aby pracownicy nie przegapili fantastycznych możliwości.

Belen Aleman, kierownik programu nauczania i rozwoju, Meltwater San Francisco

Twoja komunikacja wewnętrzna powinna stale wskazywać, jakie świadczenia i zasoby są dostępne dla pracowników. Może to obejmować wszystko, od podstawowego ubezpieczenia zdrowotnego i planów 401K po seminaria sponsorowane przez firmę, szkolenia poza siedzibą firmy i warsztaty budowania kariery. Użyj kombinacji poczty e-mail, czatu, oznakowania cyfrowego, wewnętrznych blogów lub osobistych spotkań zespołu, aby przekazać wiadomość. Zachęcając pracowników do inwestowania we własny rozwój osobisty i zawodowy za pośrednictwem Twojej firmy, każdy zyskuje na dłuższą metę.

Cele uczenia się mogą być również sformalizowane przez osoby fizyczne z pomocą ich menedżerów. Stamtąd można skonfigurować działania, takie jak otwarte domy lub regularne synchronizacje nauki. Synchronizacja uczenia się odbywa się z każdym, kto może zaoferować coś w celu osiągnięcia celów uczenia się. Jako menedżer możesz przedstawić członków swojego zespołu tym, którzy mogą zaoferować nieformalny coaching lub mentoring w tych synchronizacjach. Te synchronizacje uczenia się mogą również przybrać formę czegoś w rodzaju klubu książek. Przygotuj listę przydatnych książek i tematów, którymi ludzie są zainteresowani, i udokumentuj zdobytą wiedzę, którą chcesz udostępnić szerszemu gronu odbiorców.

Otwarte domy mogą być również świetne do nieformalnych dyskusji, zwłaszcza jeśli zespoły są rozmieszczone w różnych lokalizacjach geograficznych. SoundCloud ma otwarte domy, które każdy może ogłosić i skonfigurować w intranecie firmy. Format jest elastyczny, ponieważ zespoły mogą komunikować się z innymi zespołami, z którymi często nie wchodzą w interakcje. Zespoły projektowe mogą udostępniać prototypy, którymi są podekscytowani, zespołowi marketingowemu, które mogą być przydatne w nadchodzącym wprowadzeniu na rynek, lub może zespół danych odkrył kilka interesujących cech segmentu, które mogą naprawdę pomóc zespołowi produktowemu.

18. Myśl jak marketer

„Czas, aby osoby zajmujące się komunikacją pracowniczą zaczęły myśleć jak marketerzy, dostarczając właściwe informacje właściwemu pracownikowi we właściwym czasie i właściwym kanałem”.

— Shel Holtz, dyrektor ds. komunikacji wewnętrznej i adwokat

Czasami komunikacja z pracownikami wydaje się być refleksją — wyłapywanie okruchów budżetu pozostawionych przez reklamę, marketing i PR. Jednym z najbardziej rażących przykładów jest brak wyrafinowanych narzędzi do komunikacji wewnętrznej. Nasi koledzy z działu marketingu są w stanie kierować wiadomości i informacje do osób w oparciu o różne kryteria, ale większość tego, co trafia do pracowników, jest uniwersalne.

Jak mówi Dan Woods, dyrektor generalny Evolved Media: „Spotify wie, czego słuchamy. Netflix potrafi przewidzieć, co będziemy oglądać. Uber dokładnie wie, kiedy i gdzie nas odebrać. Wszystkie te narzędzia ułatwiają nam życie poza pracą. Dlaczego więc nadal polegamy na przestarzałych metodach komunikacji z pracownikami?”

Musimy wykorzystać dane, aby wiedzieć, czego potrzebują pracownicy i kiedy tego potrzebują. Co najmniej dziesięć lat temu strona główna firmy IBM w intranecie zawierała informacje o tym, co dany pracownik robił danego dnia, oraz łącza do zasobów, które miały pomóc pracownikowi to zrobić. Dziś tego rodzaju komunikacja powinna być bezproblemowa w wielu kanałach – z danymi, które pozwalają nam kierować odpowiednie treści do właściwych pracowników.

Musimy jednak sprzedać koncepcję kierownictwu, jeśli mamy uzyskać budżet niezbędny do dostarczania tego rodzaju doświadczenia pracownikom. Ponowne uruchomienie starego intranetu tego nie zmniejszy. Musimy zobowiązać się do przyjęcia takiego samego podejścia do spersonalizowanej komunikacji z pracownikami, jak nasi znajomi w marketingu z klientami.

***

O Enplug

Wewnętrzni komunikatorzy na całym świecie używają Enplug do przekształcania ekranów telewizyjnych w swoich biurach w wizualne, interaktywne narzędzia komunikacyjne. Od ogłoszeń i rozpoznawania pracowników po media społecznościowe i kanały informacyjne, pulpity wskaźników i kalendarze sal konferencyjnych — Enplug jest wystarczająco wydajny dla każdego przedsiębiorstwa i łatwy w użyciu.